高效會議培訓(xùn)教材(PPT 42頁)

1、 與與 GO-FAST交流人交流人:為什么要開會？為什么要開會？會議的目的：會議的目的： 發(fā)布信息、收集信息發(fā)布信息、收集信息 作出決定、達(dá)成共識作出決定、達(dá)成共識 解決實(shí)際問題解決實(shí)際問題 以上三項(xiàng)的綜合以上三項(xiàng)的綜合高效會議高效會議p太多的企業(yè)召開類似會議無果而終，無效的太多的企業(yè)召開類似會議無果而終，無效的會議重復(fù)召開浪費(fèi)企業(yè)的資源、時間，改善和會議重復(fù)召開浪費(fèi)企業(yè)的資源、時間，改善和機(jī)遇悄悄流逝；機(jī)遇悄悄流逝；會議案例解析會議案例解析我們遇到的困難我們遇到的困難p精益生產(chǎn)項(xiàng)目運(yùn)行過程中存在大量的信息溝通和業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，會精益生產(chǎn)項(xiàng)目運(yùn)行過程中存在大量的信息溝通和業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)，會議成為項(xiàng)目有序展

2、開的議成為項(xiàng)目有序展開的“必殺技必殺技”，通過一定形式的會議能夠，通過一定形式的會議能夠達(dá)達(dá)成共識、獲取方法、快速執(zhí)行成共識、獲取方法、快速執(zhí)行等作用。等作用。p例行類會議解析：例行類會議解析：日例會、周例會、月度例會、培訓(xùn)宣貫類會議日例會、周例會、月度例會、培訓(xùn)宣貫類會議等形式是及時捕捉項(xiàng)目等形式是及時捕捉項(xiàng)目信息的平臺，能夠及時傳遞項(xiàng)目信息、獲取項(xiàng)目異常信息的通道，但是例信息的平臺，能夠及時傳遞項(xiàng)目信息、獲取項(xiàng)目異常信息的通道，但是例會會召開的比較臃長，效率和效果不佳召開的比較臃長，效率和效果不佳！p管理改善類會議解析：管理改善類會議解析：項(xiàng)目運(yùn)行過程中我們會發(fā)現(xiàn)大量的問題，而這些問題是需

3、要集中團(tuán)隊項(xiàng)目運(yùn)行過程中我們會發(fā)現(xiàn)大量的問題，而這些問題是需要集中團(tuán)隊智慧和資源來改善的，會議提供一個智慧和資源來改善的，會議提供一個集思廣益、共同討論、團(tuán)隊協(xié)作集思廣益、共同討論、團(tuán)隊協(xié)作的平的平臺來實(shí)現(xiàn)專題業(yè)務(wù)的提升，但是由于現(xiàn)場的問題責(zé)任一般責(zé)任方不明確，臺來實(shí)現(xiàn)專題業(yè)務(wù)的提升，但是由于現(xiàn)場的問題責(zé)任一般責(zé)任方不明確，會議過程經(jīng)常出現(xiàn)會議過程經(jīng)常出現(xiàn)“踢皮球踢皮球”、“無果而終無果而終”的局面！的局面！高效會議高效會議需要弄清楚問題：需要弄清楚問題：有什么問題有什么問題主要問題是什么主要問題是什么哪些問題必須要解決哪些問題必須要解決問題解決的資源評估問題解決的資源評估其他其他問題在那里？

4、問題在那里？精益生產(chǎn)管理工作相關(guān)會議運(yùn)行原則精益生產(chǎn)管理工作相關(guān)會議運(yùn)行原則如果如果不開會不開會也能解決的問題就取消精益生產(chǎn)會議！也能解決的問題就取消精益生產(chǎn)會議！如果如果局部溝通局部溝通就能夠就能夠達(dá)成共識達(dá)成共識的就可以取消會議！的就可以取消會議！成功會議的三要素成功會議的三要素 是什么在推動著一次成功的會議？是什么在推動著一次成功的會議？ 一、優(yōu)秀的主持人一、優(yōu)秀的主持人 二、運(yùn)行流程和方法二、運(yùn)行流程和方法 三、引導(dǎo)良好的參與三、引導(dǎo)良好的參與一、優(yōu)秀主持人的技巧一、優(yōu)秀主持人的技巧o 會前會前決定會議是否有必要決定會議是否有必要準(zhǔn)備會議議程準(zhǔn)備會議議程安排會議地點(diǎn)安排會議地點(diǎn)o 會中

5、會中組織會議組織會議明確會議宗旨和會議目的明確會議宗旨和會議目的鼓勵與會者的積極參與鼓勵與會者的積極參與聽取并考慮所有觀點(diǎn)聽取并考慮所有觀點(diǎn)會議期間安排會議要點(diǎn)記錄會議期間安排會議要點(diǎn)記錄掌握好會議的時間掌握好會議的時間控制沖突和不同意見控制沖突和不同意見觀點(diǎn)明確、目標(biāo)鮮明觀點(diǎn)明確、目標(biāo)鮮明o 會后會后對已達(dá)成一致的意見要對已達(dá)成一致的意見要發(fā)放會議備忘錄行動發(fā)放會議備忘錄行動方案確保行動方案得方案確保行動方案得以實(shí)施以實(shí)施二、會議運(yùn)行方法二、會議運(yùn)行方法PDCA會議運(yùn)行步驟會議運(yùn)行步驟1、會議議程表、會議議程表 主持人要弄清楚主持人要弄清楚 為何要召開本次會議為何要召開本次會議 有何目的有何

6、目的 何人參加何人參加 何時舉行何時舉行 何處召開何處召開 如何進(jìn)行如何進(jìn)行2、召開會議、召開會議開場白開場白 讓與會者明白開會的讓與會者明白開會的目的及流程目的及流程； 讓與會者知道讓與會者知道為何為何請他們來開會；請他們來開會； 預(yù)先提示預(yù)先提示避免不相關(guān)避免不相關(guān)的主題；的主題； 取得與會者對取得與會者對會議進(jìn)行方式會議進(jìn)行方式的認(rèn)可；的認(rèn)可；3、召開會議、召開會議 組織會議以取得預(yù)期結(jié)果為組織會議以取得預(yù)期結(jié)果為目標(biāo)目標(biāo) 按設(shè)定按設(shè)定議程開會議程開會 包括每一個包括每一個議項(xiàng)、概述議項(xiàng)、概述各項(xiàng)決定各項(xiàng)決定 引導(dǎo)、鼓勵引導(dǎo)、鼓勵與會人員參與與會人員參與 重要的備忘事項(xiàng)和決定需做重要的備

7、忘事項(xiàng)和決定需做記錄記錄 時間是寶貴的時間是寶貴的要掌握要掌握時間時間 控制控制爭議爭議、要有最后、要有最后決策決策4、召開會議、召開會議總結(jié)總結(jié) 會議結(jié)束后會議結(jié)束后主持人傳達(dá)與會者主持人傳達(dá)與會者已討論過的問題已討論過的問題 概述已達(dá)成的會議決議：概述已達(dá)成的會議決議：何事、負(fù)責(zé)人、何時完成、何事、負(fù)責(zé)人、何時完成、需要與會者何種支持需要與會者何種支持! 對溝通的內(nèi)容達(dá)成對溝通的內(nèi)容達(dá)成共識并形成書面共識并形成書面文件！文件！5、會后措施、會后措施 自上而下逐級向非與會者自上而下逐級向非與會者傳達(dá)信息傳達(dá)信息 制訂制訂行動計劃行動計劃以完成分配給您的任務(wù)以完成分配給您的任務(wù) 確定計劃以跟蹤

8、確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進(jìn)度會議所作決議的工作進(jìn)度 根據(jù)需要根據(jù)需要制訂下次會議制訂下次會議的議程的議程三、與會人員良好的參與意識三、與會人員良好的參與意識 與會者的職責(zé)是：與會者的職責(zé)是：有備而來、投入討論有備而來、投入討論清楚地和積極地提出觀點(diǎn)清楚地和積極地提出觀點(diǎn)切中主題切中主題不要離題不要離題鼓勵差異性的意見鼓勵差異性的意見集中于會議主題集中于會議主題考慮別人的意見考慮別人的意見提供折衷意見提供折衷意見與會人員良好的參與意識與會人員良好的參與意識 與會者的職責(zé)是：與會者的職責(zé)是：避免重復(fù)和夸夸其談避免重復(fù)和夸夸其談?wù)J真傾聽他人的觀點(diǎn)！認(rèn)真傾聽他人的觀點(diǎn)！協(xié)助主持人以取得會議的預(yù)

9、期結(jié)果！協(xié)助主持人以取得會議的預(yù)期結(jié)果！支持會議最終達(dá)成的意見！支持會議最終達(dá)成的意見！積極向非與會者傳達(dá)信息！積極向非與會者傳達(dá)信息！低效會議的表現(xiàn)要素低效會議的表現(xiàn)要素成功會議的黃金規(guī)則成功會議的黃金規(guī)則GO-FAST（頭腦風(fēng)暴法）（頭腦風(fēng)暴法）深圳路創(chuàng)企業(yè)管理咨詢有限公司深圳路創(chuàng)企業(yè)管理咨詢有限公司精益生產(chǎn)項(xiàng)目當(dāng)前的問題精益生產(chǎn)項(xiàng)目當(dāng)前的問題 實(shí)際問題解決：實(shí)際問題解決：我們發(fā)現(xiàn)大量的問題，但是我們找不到方法！我們發(fā)現(xiàn)大量的問題，但是我們找不到方法！我們找到方法但是方法不完美！我們找到方法但是方法不完美！我們覺得有很多方法能夠解決問題但不能決策！我們覺得有很多方法能夠解決問題但不能決策！

10、討論問題的時候領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)占主導(dǎo)無法拓展！討論問題的時候領(lǐng)導(dǎo)的觀點(diǎn)占主導(dǎo)無法拓展！沒有創(chuàng)造性的方法實(shí)現(xiàn)大的突破！沒有創(chuàng)造性的方法實(shí)現(xiàn)大的突破！有效途徑：群策群力（有效途徑：群策群力（GO-FAST）GO-FASTGO-FAST簡介簡介 GO-FAST：GO-行動；行動；FAST-快速；快速； 集思廣益！快速決策！馬上行動！集思廣益！快速決策！馬上行動！ 目的：目的： 為企業(yè)經(jīng)營過程中的問題解決提供標(biāo)準(zhǔn)流程，集中員工智慧、整合企為企業(yè)經(jīng)營過程中的問題解決提供標(biāo)準(zhǔn)流程，集中員工智慧、整合企業(yè)有限資源解決現(xiàn)場可以克服的具體問題。業(yè)有限資源解決現(xiàn)場可以克服的具體問題。 要點(diǎn)：要點(diǎn)： 集體智慧集體智慧 和

11、諧研討和諧研討 現(xiàn)場決策現(xiàn)場決策 快速行動快速行動 如果：如果：1=5 2=25 3=125 4=625 那么：那么： 5=？啟示：思維定勢、思維激蕩啟示：思維定勢、思維激蕩頭腦風(fēng)暴法頭腦風(fēng)暴法(Go-Fast)1、集思廣益、集思廣益如對現(xiàn)場問題無法決策，可召開智囊團(tuán)會議商討具體方如對現(xiàn)場問題無法決策，可召開智囊團(tuán)會議商討具體方案，可采用集體智慧，尋求辦法解決實(shí)際問題。案，可采用集體智慧，尋求辦法解決實(shí)際問題。想法想法2想法想法8想法想法1想法想法3想法想法9想法想法4想法想法5想法想法問題問題問題問題建議建議主題主題快速決策快速決策快速決策快速決策公司常規(guī)發(fā)公司常規(guī)發(fā)展路徑展路徑GoFast

12、!確認(rèn)確認(rèn)分析分析計劃計劃實(shí)施實(shí)施評估評估2、快速決策、快速決策陳述作陳述作出決策出決策小組討小組討論方案論方案提出行提出行動建議動建議問題問題收集收集會議目會議目的介紹的介紹3、馬上行動、馬上行動 “GoFast”會議輸出研討結(jié)果管理會議輸出研討結(jié)果管理制定明確實(shí)施計劃或會議紀(jì)要制定明確實(shí)施計劃或會議紀(jì)要提供資源支持所有確定的決議提供資源支持所有確定的決議及時總結(jié)階段成果并匯報及時總結(jié)階段成果并匯報評估已經(jīng)實(shí)施了的方案評估已經(jīng)實(shí)施了的方案追蹤結(jié)果持續(xù)改進(jìn)追蹤結(jié)果持續(xù)改進(jìn)“Go-FastGo-Fast”運(yùn)行的意義運(yùn)行的意義決策文化決策文化 迅速做出決策，迅速實(shí)施迅速做出決策，迅速實(shí)施 將計劃付

13、諸實(shí)施將計劃付諸實(shí)施 全員參與管理現(xiàn)場活動全員參與管理現(xiàn)場活動歡迎變化歡迎變化 企業(yè)管理人員樂于變化企業(yè)管理人員樂于變化 廣泛聽取員工的意見廣泛聽取員工的意見 將建議及時付諸實(shí)施將建議及時付諸實(shí)施 激勵進(jìn)步、引導(dǎo)改善激勵進(jìn)步、引導(dǎo)改善迅速應(yīng)變迅速應(yīng)變 培養(yǎng)迅速應(yīng)變能力培養(yǎng)迅速應(yīng)變能力 有效應(yīng)對變化有效應(yīng)對變化 要求領(lǐng)導(dǎo)首先具有要求領(lǐng)導(dǎo)首先具有“緊迫感緊迫感”GoFast！研討會主要課題安排研討會主要課題安排選擇合適的問選擇合適的問題，堅持以關(guān)題，堅持以關(guān)鍵業(yè)務(wù)為先導(dǎo)鍵業(yè)務(wù)為先導(dǎo)選定以改善為選定以改善為導(dǎo)向作為研討導(dǎo)向作為研討會議的主旨！會議的主旨！確定需要研討確定需要研討問題的范圍問題的范圍為

14、所需業(yè)務(wù)選定為所需業(yè)務(wù)選定 若若干名員工干名員工 組成研討組成研討團(tuán)隊團(tuán)隊為決策小組選定主為決策小組選定主要領(lǐng)導(dǎo)人要領(lǐng)導(dǎo)人確定優(yōu)秀的人為會確定優(yōu)秀的人為會議主持人議主持人主持人與決策人研主持人與決策人研討如何根據(jù)在研討討如何根據(jù)在研討會上聽到的建議作會上聽到的建議作出決策，迅速行動出決策，迅速行動如何引導(dǎo)會議有序如何引導(dǎo)會議有序展開展開確定會議前期需要確定會議前期需要準(zhǔn)備的資料并落實(shí)準(zhǔn)備的資料并落實(shí)貫徹實(shí)施決策貫徹實(shí)施決策支持解決確定的決議支持解決確定的決議評審實(shí)施情況評審實(shí)施情況跟蹤結(jié)果跟蹤結(jié)果選定課題或研討主選定課題或研討主題并明確研討范圍題并明確研討范圍選定研討會成選定研討會成員和決策小

15、組員和決策小組GO-FAST前期準(zhǔn)備前期準(zhǔn)備 組織組織GO-FAST后續(xù)跟蹤貫徹實(shí)施后續(xù)跟蹤貫徹實(shí)施研討會時間因課題研討會時間因課題及學(xué)員人數(shù)的多少及學(xué)員人數(shù)的多少而異而異多數(shù)研討會以輸出多數(shù)研討會以輸出需要的結(jié)果為結(jié)束需要的結(jié)果為結(jié)束點(diǎn)或組織滾動研討點(diǎn)或組織滾動研討GO-FAST會議議程案例會議議程案例前期的準(zhǔn)備工作前期的準(zhǔn)備工作集思廣益，提出有獨(dú)創(chuàng)性的觀點(diǎn)，如需要的話，可召開會議發(fā)集思廣益，提出有獨(dú)創(chuàng)性的觀點(diǎn)，如需要的話，可召開會議發(fā)表獨(dú)創(chuàng)性觀點(diǎn)，討論具體事宜和需優(yōu)先操作的事項(xiàng)表獨(dú)創(chuàng)性觀點(diǎn)，討論具體事宜和需優(yōu)先操作的事項(xiàng). .與會人員：與會人員：q 發(fā)起人、部門主管、主要負(fù)責(zé)人或課題專家（

16、可選擇）、課題相關(guān)方發(fā)起人、部門主管、主要負(fù)責(zé)人或課題專家（可選擇）、課題相關(guān)方人員人員選定議題：選定議題：q 幫助主持人選議題或?qū)嶋H急需改善的具體問題幫助主持人選議題或?qū)嶋H急需改善的具體問題選定主持人：選定主持人：q 幫助確定一名優(yōu)秀的主持人幫助確定一名優(yōu)秀的主持人召開召開GO-FAST研討會并發(fā)布研討會議通知！研討會并發(fā)布研討會議通知！q會議安排會議安排確定會議日期確定會議日期 確定會議地點(diǎn)確定會議地點(diǎn)確定與會出席者確定與會出席者確定會議用品狀態(tài)確定會議用品狀態(tài)確定研討會工作議程確定研討會工作議程:q為工作組確定確定的會議議程為工作組確定確定的會議議程q向主持人提供背景材料使之可以更好地了

17、解向主持人提供背景材料使之可以更好地了解“提高會議效率提高會議效率”事宜！事宜！前期的準(zhǔn)備工作前期的準(zhǔn)備工作第一步：集思廣益第一步：集思廣益某些問題如果是跨部門或責(zé)任不清的情況下，可召開某些問題如果是跨部門或責(zé)任不清的情況下，可召開“智智囊團(tuán)囊團(tuán)”會議會議商討具體方案，可采用集體智慧，也可以采用其他商討具體方案，可采用集體智慧，也可以采用其他方法！方法！第二步：選定議題第二步：選定議題 好的議題應(yīng)著眼于解決現(xiàn)場存在的問題：好的議題應(yīng)著眼于解決現(xiàn)場存在的問題： 跨部門又存有爭議且責(zé)任不清跨部門又存有爭議且責(zé)任不清 需要跨部門投入資源支持才能解決需要跨部門投入資源支持才能解決 集中解決主要業(yè)務(wù)或客

18、戶目標(biāo)（也即有關(guān)生產(chǎn)能力、士氣、制造周期、集中解決主要業(yè)務(wù)或客戶目標(biāo)（也即有關(guān)生產(chǎn)能力、士氣、制造周期、制造質(zhì)量、生產(chǎn)成本）制造質(zhì)量、生產(chǎn)成本） 當(dāng)前最迫切的、具體的、實(shí)際的問題當(dāng)前最迫切的、具體的、實(shí)際的問題 在研討小組能控制的范圍內(nèi)在研討小組能控制的范圍內(nèi)第三步：選定主持人第三步：選定主持人主持人應(yīng)是這樣的人：主持人應(yīng)是這樣的人： 是研討問題的直接負(fù)責(zé)主管是研討問題的直接負(fù)責(zé)主管 對問題的具體信息了如指掌對問題的具體信息了如指掌 被授予最終決策權(quán)被授予最終決策權(quán) 對該問題充滿熱忱對該問題充滿熱忱 對該議題從選題到實(shí)施負(fù)全部責(zé)任對該議題從選題到實(shí)施負(fù)全部責(zé)任第四步：第四步：GO-FAST研討

19、研討目標(biāo)：目標(biāo)： 經(jīng)主持人審定問題具備經(jīng)主持人審定問題具備GO-FAST條件條件 將問題研討保持在可控制的范圍內(nèi)并能及時完成將問題研討保持在可控制的范圍內(nèi)并能及時完成 確定問題研討相關(guān)方成員確定問題研討相關(guān)方成員 和課題專家和課題專家 問題定義問題定義1問題定義問題定義2問題定義問題定義3活動掛圖活動掛圖各個小組發(fā)一個活動掛圖和一只筆。每個小組必須輸出一各個小組發(fā)一個活動掛圖和一只筆。每個小組必須輸出一個方案個方案.然后對所有人的方案加以匯總，比較性的找出問題然后對所有人的方案加以匯總，比較性的找出問題解決方法的共同點(diǎn)，并展開研討輸出當(dāng)前最佳的方案。解決方法的共同點(diǎn)，并展開研討輸出當(dāng)前最佳的方

20、案。GO-FAST自由研討自由研討研討法則：研討法則：獨(dú)立思考發(fā)表個人意見獨(dú)立思考發(fā)表個人意見我們歡迎你暢所欲言我們歡迎你暢所欲言個人的解決方案要具體、簡潔個人的解決方案要具體、簡潔核實(shí)所有的觀點(diǎn)不能夠帶有傾向性的觀點(diǎn)核實(shí)所有的觀點(diǎn)不能夠帶有傾向性的觀點(diǎn)集體討論輸出答案并將意見分組歸納集體討論輸出答案并將意見分組歸納務(wù)必對某一事務(wù)發(fā)表意見（視主題而定也可對同類事務(wù)投票表決）選出最佳觀點(diǎn)務(wù)必對某一事務(wù)發(fā)表意見（視主題而定也可對同類事務(wù)投票表決）選出最佳觀點(diǎn) 鄭重提示：鄭重提示：與會人開放的心態(tài)是參與與會人開放的心態(tài)是參與GO-FAST會議的基礎(chǔ)。會議的基礎(chǔ)。創(chuàng)造性的思維是創(chuàng)造性的思維是GO-FAST會議的動力之源。會議的動力之源。有效的組織是有效的組織是GO-FAST成功運(yùn)行的唯一條件。成功運(yùn)行的唯一條件。最終決策并落實(shí)和執(zhí)行是最終決策并落