北大青鳥-Time Management時間管理

1、時間管理時間管理Time Management引子：你了解時間嗎？一項調(diào)查表明：工作繁忙的人同其配偶或其他“主要共同生活者”有意義的交流時間平均每天金錢，時間=生命的價值。時間的特征：公平性：時間對每個人都同樣公平，每人 每天都是24小時，每小時都是60分，每分都是60秒。單程性：時間一去不返，人生是一次單程旅行。 ？既然時間是公平的，那么為什么有人在有限的時間里既取得了學業(yè)的成就、事業(yè)的成功，又沒耽誤享受親情和友情，還能使自己的生活豐富多彩，秘密何在呢？何謂時間管理？何謂時間管理？ 秘密在于是否掌握時間管理其本質(zhì)是主動有效地控制時間，而非被動的受制于時間。時間管理實際包含三個層次的問題： 意

2、愿和決心：由人生觀價值觀等決定，由個人自行解決； 原則和方法：本培訓要解決的核心問題，將圍繞此展開； 形成行為習慣：關鍵是觀念和毅力。第二章第二章 時間那去了？對時間時間那去了？對時間的分析的分析 請你分析：軟件開發(fā)部項目經(jīng)理王鵬的一天。 請問：王鵬的時間管理是否存在問題，如有，應如何改進？ 自我測試自我測試你能支配自己的時間嗎？時間分析方法時間分析方法 工作清單分析； 工作重要性分析； 工作緊急性分析； 工作效益性分析；工作清單分析：分析你在一個工作日內(nèi)都做了那些工作事項并填入下表，連續(xù)記錄四周后匯總。說明：累計超過10分鐘的工作填入“工作事項”。工作重要性分析：分析一段時間內(nèi)各工作事項的重

3、要程度并填表。說明：“重要性”的標準如下： 非常重要 A 絕對重要（其他事情都可以不做也要做） 重要 B 需要做（你不做就要出問題） 不太重要 C 應該做（可做可不做但做比不做好一點） 不重要 D 可不做（做也不見得好）工作緊急性分析：分析一段時間內(nèi)各工作事項的緊急程度并填入下表。說明：“緊急性”的標準如下： 非常緊急 A 現(xiàn)在就做（馬上放下其他事情開始做） 緊急 B 短時間內(nèi)需要做（一般為當天要做） 不太緊急 C 可放一放再做（可納入計劃中去安排） 不緊急 D 什么時候干都行（無需計劃）工作效益性分析： 這里的效益指投入單位的人力資源（時間、精力、努力）而產(chǎn)出的成果。分析一段時間內(nèi)各工作事項

4、的效益并填入下表。 說明：“工作效益” 可以從以下三個的指標衡量： A 目標/職務貢獻度：某事項對實現(xiàn)工作目標或履行崗位職責的貢獻大小，貢獻越大，效益越高。 B 必要性：某事項由你來做的必要程度（可否由其他同事或下屬完成），必要性越強，效益越高。 C 所需人力資源（時間、精力、努力），顯然，所需資源越少，效益越高。自我分析自我分析盡可能全面地列出你具有代表性的一周/一個月的所有工作事項，并按照上面介紹的方法進行分析。第三章第三章 時間管理的原則時間管理的原則 制訂計劃 排序分時 80/20原則 符合生理周期 養(yǎng)成習慣原則原則1：制訂計劃：制訂計劃計劃：為完成一定的目標而事前對措施和步驟 作出的

5、部署。 計劃的作用：事先計劃是時間管理的根本途徑， 要想控制時間，必須首先制訂計劃。計劃的前提是確立目標哈佛大學有一個非常著名的關于目標對人生影響的跟蹤調(diào)查。對象是一群智力、學歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調(diào)查結(jié)果如下：3%10%60%27%有清晰且長期有清晰且長期 的目標的目標有清晰但短期有清晰但短期 的目標的目標有較模糊目標有較模糊目標無目標無目標3%10%60%27%25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標。他們都朝著同一個年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標。他們都朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會備界的頂尖成功方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會備界的頂尖成功人士，

6、他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領袖、社會精英人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領袖、社會精英 大都生活在社會的中上層。他們的共同特點是，那些短期目大都生活在社會的中上層。他們的共同特點是，那些短期目標不斷被達成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或標不斷被達成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等 幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績但都沒有什么特別的成績 幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如幾乎都生

7、活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)。靠社會救濟，并且常常都在抱怨他人，意，常常失業(yè)。靠社會救濟，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會，抱怨世界抱怨社會，抱怨世界 制訂計劃的SMART原則S 明確的(Specific) M 可衡量的(Measurable) A 可達成又具挑戰(zhàn)性的（Achievable） R 相適的或稱合理的（Relevance） T 時間性（Timeliness）我的目標是想在一年內(nèi)賺 100萬！請問我應該如何計劃我的目標呢？ 一個符合一個符合SMARTSMART原則的計劃是目標原則的計劃是目標能否實現(xiàn)的度量儀。能否實現(xiàn)的度量儀。計劃的形成：采用樹杈法（魚骨法）將目

8、標分解成任務形成計劃 寫下一個大目標； 寫出實現(xiàn)該目標所有的必要條件及充分條件，作為小目標，即第一層樹杈 ； 寫出實現(xiàn)每個小目標所需的必要條件及充分條件，變成第二層樹杈 ； 如此類推，直到畫出所有的樹葉-即時目標為止，才算完成該目標多杈樹的分解 ； 檢查多杈樹分解是否充分、即反之從葉子到樹枝再到樹干，不斷檢查如果小目標均達成，大目標是否一定會達成，如是則表示分解已完成；如不是則表明所列的條件還不夠充分，繼續(xù)補充被忽略的樹枝 。目標目標尋找尋找如意配偶如意配偶相遇條件你的條件對象條件能力品格生理條件工作他可能期望你達到的條件如何吸引他如何找到他如何創(chuàng)造緣份收入未來感情長期維系條件個人條件個人觀念

9、家庭條件基本條件應自我塑造的條件他會在哪里如何處理競爭者如何接觸到他事業(yè)條件一位人事主管的周工作計劃第第 39 周周工工作作計計劃劃姓姓名名： 張張虹虹制制訂訂日日期期： 9月月25日日事事項項序序號號工工作作事事項項優(yōu)優(yōu)先先順順序序協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)人人消消耗耗工工時時完完成成時時間間備備注注1辦理員工檔案、學生協(xié)議63本周2三季度考核方案的制定及實施1部門經(jīng)理6本周3考核制度的修改3部門經(jīng)理8本周初稿試行4中層經(jīng)理考核的實施2全體6本周5考核前的培訓4部門經(jīng)理66安排對員工的法律培訓74周三7在“大學生就業(yè)”上登廣告的相關工作82本周三8與交通醫(yī)院聯(lián)系復查及帳務結(jié)算92本周9與德勤聯(lián)系薪資調(diào)查一事5

10、部門經(jīng)理4本周其其他他1新員工的上崗培訓2周一、周四2勞動合同的簽訂及發(fā)放2周五34原則原則2：排序分時：排序分時即排出順序、分配時間資源即排出順序、分配時間資源時間管理矩陣圖 重要 不重要 緊急 不緊急危機急迫的問題有限期的任務，會議籌備事項準備及預防工作計劃關系的建立培訓，授權(quán)，創(chuàng)新干擾，一些電話一些會議一些緊急事件符合別人期望的事細瑣的工作浪費時間的閑聊無關緊要的信件無關緊要的私人電話錯誤傾向：偏重第一類事務 結(jié)果： 壓力 筋疲力竭 危機處理 忙于收拾殘局錯誤傾向：偏重第三類事務 結(jié)果： 輕重不分，未有效完成本職 缺乏自制力，怪罪他人 面臨危機壓力 失去目標與計劃第二象限工作法 合理的按

11、照緊急和重要兩個緯度劃分自己的工作事項； 將大部分時間和精力放在第二象限的工作上，主要根據(jù)第二象限的工作制訂計劃，80%的時間資源放在第二象限，20%放在其他象限。原則原則3：80/20原則原則 80/20原則（也叫帕雷托原則）： 80%的工作價值來自于20%的工作事項，而剩下的20%的價值來自于80%的工作事項。80/20原則的啟示 啟示：20%的工作事項創(chuàng)造80%的工作價值；抓住工作的關鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保證80%的工作結(jié)果；改進這20%的工作處理方法，可以獲得80%的新效果。 誤區(qū)：面面俱到都想做好；完全主義都想做完；平均分配時間和精力。原則原則4：符合生理

12、周期：符合生理周期了解你的“興奮”和“低潮”時間段并以此為依據(jù)制定你每天的工作計劃。 請做以下測試，了解自己的生活節(jié)奏，以便有效的工作：原則原則5：養(yǎng)成習慣：養(yǎng)成習慣 送給參訓者三句話： 好習慣是在有意識的控制中形成的，壞習慣是在無意識的放任中形成的。 我們先要塑造自己良好的習慣，然后好習慣會塑造我們自己。 形成好習慣的過程同時也是克服壞習慣的過程，形成過程中會比較困難，但好習慣一旦養(yǎng)成也會具有自然的慣性，保持起來相對比較容易；堅持下去，21天可基本形成習慣。第四章第四章 時間管理的步驟時間管理的步驟 分析當前工作事項和時間支配 確定浪費時間的因素 審核目標 將目標分解成可管理的任務 安排時間

13、計劃 實施計劃并力爭形成習慣 評估計劃并進行調(diào)整一、分析你當前的工作事項和時一、分析你當前的工作事項和時間支配情況間支配情況 。分析你在一個工作日內(nèi)都做了那些工作事項和實際用時，連續(xù)記錄四周后匯總成星期和月度工作完成情況表；運用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標對工作事項作出分類，分別歸納到第一至第四象限中；二、確定浪費時間的因素并列出二、確定浪費時間的因素并列出應對它們的策略。應對它們的策略。審查你的時間使用情況，并確定浪費時間的因素。 針對每一種浪費時間的因素，思考適合你的風格的策略。一次對付一種浪費時間的因素。 對你制定的策略進行嘗試，保留切合實際的那些。 三、審核目標。三、審核目標

14、。審核你個人的工作目標是否與組織的戰(zhàn)略、目標、部門的任務以及崗位職責相適應。 考慮你為每一目標安排的優(yōu)先順序、時間資源分配和完成期限。 四、將目標分解成可管理的任務。四、將目標分解成可管理的任務。采用樹杈法（魚骨法）將工作目標分解成需要完成的多層任務，在此基礎上才能制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計劃。根據(jù)任務對首要目標的支持程度，給每項任務設定優(yōu)先順序，將任務按先后順序進行排列。五、安排時間計劃。五、安排時間計劃。 在任務分解的基礎上制定自己的年度、半年、季度、月度、周工作計劃；同時從長期和短期的角度考慮，計劃每天應完成的任務，一次應制定出數(shù)周甚或數(shù)月的時間安排。 根據(jù)計劃確定所有必

15、要的工作事項，運用“緊急性”、“重要性”、“效益性”指標對工作事項作出分類，分別歸納到第一至第四象限中； 運用第二象限工作法排出完成事項的順序和分配時間資源。目標任務總體工作計劃工作事項短期具體工作計劃整體思路：六、實施計劃并力爭形成習慣。六、實施計劃并力爭形成習慣。 帶上你的待辦事項清單，需要時對照查詢，以保證你至少完成了當天的首要任務。 在一天結(jié)束時對計劃進行復核。獎賞自己按計劃完成了某些任務，并在一周剩下的時間內(nèi)對計劃進行必要的調(diào)整。 謹記，像堅持計劃這樣的新習慣一開始是很難保持的。習慣成自然，你實踐得越多，保持起來就會越容易。 七、評估計劃并進行調(diào)整。七、評估計劃并進行調(diào)整。 在使用有

16、關輔助工具安排時間一個月之后，監(jiān)督你的執(zhí)行情況及其所帶來的結(jié)果。向自己提出以下問題： 你能完成為一周設定的任務嗎？ 為實現(xiàn)目標你正在取得進展嗎？不做某些事情會有什么后果？ 你在回避浪費時間的情況嗎？ 這是你能堅持的計劃嗎？ 如果你在按時完成任務方面有困難，可以讓你的經(jīng)理、同事和下屬提供反饋意見。采納他們的意見不斷改進自己的工作，并根據(jù)你的分析修訂自己的計劃。 第五章第五章 時間管理的技巧時間管理的技巧 安排時間計劃的技巧 遵循時間計劃的技巧 控制浪費時間因素的技巧一、安排時間的技巧一、安排時間的技巧1期望不要太多期望不要太多我們都有太多的事情要做。承認你不可能將所有的目標都實現(xiàn)是很重要的，即使

17、是你的最首要目標。期望太多對生活的所有方面都有不好的影響。“了解你的主要責任，專注于你最主要的目標”這一原則有助于你避開這個陷阱。 2利用工具利用工具 時間安排工具可以幫助你輕而易舉地對任務和活動進行整體規(guī)劃，使你能夠觀察自己能否應對任何計劃外的請求，也可以使你了解自己為什么沒有時間。 以下是一些時間計劃工具： 年度、季度、月度與每周的工作計劃表格 待辦事項清單 約會日程表 管理軟件（如電腦日程表和個人助理） 臺歷、效率手冊 下面重點介紹待辦事項清單：一份有效的待辦事項清單包括以下按優(yōu)先順序排列的工作事項： 你需要做出的決定；你需要起草的總結(jié)報告； 你正在等待的信息； 你需要撥打或你期待接聽的

18、電話； 你需要發(fā)送的信函和電子郵件； 你應該參加的會議和約會；3記住帕金森定律記住帕金森定律：抓住工作的關鍵，集中80%的主要精力做20%的主要工作。4平衡你每日的活動平衡你每日的活動：即計劃時間時要考慮放松的時間，用來活動身體、娛樂和參加社會活動。5每天留出至少一個小時計劃每天留出至少一個小時計劃外的時間外的時間用以應付危機和突發(fā)事件和處理一些耗費時間而無效的事情。6給每月工作設定一個核心主給每月工作設定一個核心主題題爭取每月完成一項重要任務，每周爭取每月完成一項重要任務，每周完成組成該重要任務的重要一環(huán)。完成組成該重要任務的重要一環(huán)。二、遵循時間計劃的技巧二、遵循時間計劃的技巧1利用個人生

19、理周期：利用個人生理周期：了解你的“興奮”和“低潮”時間段，把需要創(chuàng)造力和智慧的重要工作或活動安排在你精力旺盛的時間來做。日常的或單調(diào)的事務則應放在精力不太旺盛時處理。2今天抽取一些時間為明天最重今天抽取一些時間為明天最重要的工作做些準備。要的工作做些準備。查看你的檔案，審查時間期限，或突出關鍵事件，這樣當你第二天開始工作時，你將節(jié)省不少時間。 3獎勵自己的有效使用工作時獎勵自己的有效使用工作時間。間。 4不必花太多時間追求完美。不必花太多時間追求完美。如果你已完成當天任務的90%，你就算成功了。5將你的計劃放在一個易于取放將你的計劃放在一個易于取放的地方。的地方。把你要完成的目標粘貼到你隨時

20、可以看見的地方。視線之內(nèi)應該永遠有一幅掛歷或臺歷打開著置于你的桌面之上。不時用它檢查你一天的工作是否達到了目標。三、控制浪費時間因素的技巧三、控制浪費時間因素的技巧1給約會限定以保持你自己能在給約會限定以保持你自己能在既定的會面時間內(nèi)集中精力。既定的會面時間內(nèi)集中精力。 2合并同類項合并同類項：盡可能將相似的任務進行綜合與合并。 3把諸如回電話、收發(fā)把諸如回電話、收發(fā)EMAIL、約會、案頭工作等相似的活動集中約會、案頭工作等相似的活動集中到一個時間段處理。到一個時間段處理。例如，將所有的電話安排在每天計劃好的某個時間一起打；在一上班、午休后、下班前各留15分鐘處理EMAIL，余時不看。4利用意料之外的空閑時間利用意料之外的空閑時間下列多種因素會導致出現(xiàn)意料之外的空閑時間：旅行延遲、會議取消、約會延遲。這些時間經(jīng)常會被浪費掉。要養(yǎng)成利用這些空余時間處理事務的習慣。利用空閑時間的建議：5分鐘 10分鐘 30分鐘 安排一個約會 打一個簡短的電話 瀏覽刊物、雜志和 寫張便條 為某次會議準備議題 安排你的每周計劃 更新代辦單 閱讀并回復電子郵件 撰寫一份報告提綱 安排即將來臨的旅行 填寫一份開支報告 5利用授權(quán)利用授權(quán)授權(quán)能夠讓你在你所擁有的時間內(nèi)擴大你能夠完成的工