加強(qiáng)過程控制-避免合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)

1、加強(qiáng)過程控制，避免合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)過程控制，避免合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn) 摘 要：合同管理是采油院經(jīng)營管理部重要工作內(nèi)容之一，其主要目標(biāo)是優(yōu)化合同管理流程、降低合同管理風(fēng)險(xiǎn)、提高合同管理效率。規(guī)范采油院經(jīng)營行為，強(qiáng)化合同管理，避免或減少因合同管理不當(dāng)造成經(jīng)濟(jì)損失，主張、實(shí)現(xiàn)與維護(hù)采油院的合法權(quán)益。這需要對合同管理的一般流程與合同管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。其中，對合同管理風(fēng)險(xiǎn)分析，可以從合同管理流程入手，也可以從導(dǎo)致合同管理風(fēng)險(xiǎn)的主要因素入手。 關(guān)鍵詞：合同；管理；風(fēng)險(xiǎn)分析 1概述 我們可以將合同管理劃分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同的前期調(diào)研、初步確定準(zhǔn)合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序

2、；合同簽署階段，包括正式簽署合同、將合同分送相關(guān)部門等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更或轉(zhuǎn)讓、終止、處理糾紛等程序；合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執(zhí)行情況評價(jià)等程序。 2合同管理流程中的風(fēng)險(xiǎn)分析及控制手段 合同管理風(fēng)險(xiǎn)包含在整個(gè)合同管理流程的各個(gè)階段當(dāng)中，所以分析合同管理風(fēng)險(xiǎn)，可以從合同管理流程入手。我們將合同風(fēng)險(xiǎn)分為合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)、合同簽署階段的風(fēng)險(xiǎn)、合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)與合同履行后管理階段的風(fēng)險(xiǎn)。 2.1合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn) 合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同準(zhǔn)備過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同盡職調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)、談判風(fēng)險(xiǎn)、合同文本風(fēng)險(xiǎn)、審核風(fēng)險(xiǎn)等。 合同調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)是指在合同調(diào)查過程中對

3、被調(diào)查對象做出不當(dāng)評價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在對被調(diào)查對象的主體資格、資質(zhì)、資信情況及履約能力給予不當(dāng)評價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)。要控制這類風(fēng)險(xiǎn)，主要是提高合同管理員的專業(yè)素質(zhì)與責(zé)任心，在充分收集相關(guān)證據(jù)的基礎(chǔ)上做出恰當(dāng)?shù)呐袛啵缯{(diào)查是否已辦理油田準(zhǔn)入證；調(diào)查合同相對人的主體資格等，重要交易合同與訴訟、擔(dān)保等或有事項(xiàng)，環(huán)境保護(hù)、稅務(wù)、勞動(dòng)關(guān)系狀況；建立合同對象的信用檔案等。 合同談判風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：對合同標(biāo)的、產(chǎn)品與服務(wù)的數(shù)量、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款或酬金的確定方式與支付方式、履約期限與地點(diǎn)及方式、違約責(zé)任的主要類型及其承擔(dān)方式、爭議的解決方法與地點(diǎn)等涉及合同內(nèi)容與條款的核心部分，乃至關(guān)鍵細(xì)節(jié)等的

4、忽略或做出了不當(dāng)?shù)淖尣?，可能?dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損的風(fēng)險(xiǎn)；對可能存在的不符合國家產(chǎn)業(yè)政策與法律法規(guī)要求之事項(xiàng)的忽略。控制合同談判風(fēng)險(xiǎn)的主要方法是組建素質(zhì)結(jié)構(gòu)合理的談判小組，如要求談判小組中應(yīng)當(dāng)有談判經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)、財(cái)會(huì)、審計(jì)、法律等方面的人員參與談判，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)聘請外部專家參與合同的相關(guān)工作；在談判過程中，談判小組及時(shí)總結(jié)談判過程中的得失，研究確定下一步談判的策略等，充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的智慧；在整個(gè)過程中，強(qiáng)調(diào)并做好保密工作。 合同文本風(fēng)險(xiǎn)是指合同內(nèi)容與條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：合同內(nèi)容與條款可能存在的不合理、不嚴(yán)密、不完整、不明確或表述不當(dāng)，可能導(dǎo)致重大誤解；合同內(nèi)容違反國家法律法規(guī)或國家產(chǎn)

5、業(yè)政策等。控制這類風(fēng)險(xiǎn)的主要方法是嚴(yán)格執(zhí)行合同審核制度。 合同審核風(fēng)險(xiǎn)是指在合同審核過程中沒有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當(dāng)內(nèi)容與條款的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：合同審核人員因?qū)I(yè)素質(zhì)或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容與條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)；雖然發(fā)現(xiàn)了問題但未提出恰當(dāng)?shù)男抻喴庖姷娘L(fēng)險(xiǎn)；合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進(jìn)意見或建議，導(dǎo)致合同中的不當(dāng)內(nèi)容與條款未被糾正等?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法是提高合同審核人員的專業(yè)素質(zhì)；劃分合同起草人員與審核人員的責(zé)任；制定合同審核操作指南；建立合同審核工作底稿；實(shí)施合同管理責(zé)任追究制度等。 2.2合同簽署階段的風(fēng)險(xiǎn) 合同簽署階段的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同簽署階段存在不當(dāng)

6、行為的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括合同正式簽署風(fēng)險(xiǎn)等。 合同正式簽署風(fēng)險(xiǎn)是指正式簽署合同過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：合同印章管理不當(dāng)，為不符合管理程序的合同加蓋了合同印章；簽署后的合同被篡改等。 采油院合同專用章實(shí)行集中管理，由合同管理部門統(tǒng)一保管與使用。建立合同專用章使用登記臺(tái)賬，如實(shí)記錄登記蓋章時(shí)間、合同名稱、對方名稱、標(biāo)的額、經(jīng)辦人、蓋章人等內(nèi)容。合同必須由雙方當(dāng)事人當(dāng)面簽訂；采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質(zhì)合同書、加蓋騎縫章，防止對方單方面改動(dòng)合同文書等。 2.3合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn) 合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同履行階段中存在

7、不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)、合同變更或轉(zhuǎn)讓風(fēng)險(xiǎn)、合同終止風(fēng)險(xiǎn)、合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)等。 合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同履行過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為違約風(fēng)險(xiǎn)，即本企業(yè)或?qū)Ψ經(jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)。控制違約風(fēng)險(xiǎn)的主要方法是：簽約前認(rèn)真調(diào)查對方的履約能力與商業(yè)信譽(yù)等情況，盡量只與具有良好履約能力與商業(yè)信譽(yù)的單位簽訂合同；在合同中明確規(guī)定違約責(zé)任；要求對方為履行合同提供相應(yīng)的擔(dān)保措施；對合同履行過程進(jìn)行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能或違約行為，則采取相應(yīng)措施將合同損失降到最低等。 采油院加強(qiáng)監(jiān)督檢查與驗(yàn)收結(jié)算環(huán)節(jié)，監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)包括合同管理部門對將要到期的合同督促經(jīng)辦單位按期

8、履行，對部分不能按期履行的合同查清原因，進(jìn)行整改。在驗(yàn)收結(jié)算環(huán)節(jié)方面，合同履行完畢，經(jīng)辦單位及時(shí)驗(yàn)收，對復(fù)雜合同與重大的合同組織有關(guān)部門參加驗(yàn)收，經(jīng)辦單位持合同履行結(jié)算報(bào)告單到合同部門簽署意見后再到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算。 合同終結(jié)風(fēng)險(xiǎn)是指在辦理合同終止手續(xù)過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：未達(dá)到終止條件的合同終止；合同終止未辦理相關(guān)的手續(xù)等?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法是：明確規(guī)定合同終止的條件以及應(yīng)當(dāng)辦理的相關(guān)手續(xù)；指定專人對合同終止手續(xù)進(jìn)行復(fù)核等。 合同糾紛處理不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)是指在處理合同糾紛過程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要包括：未及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同糾紛與擬采取的對策；未及時(shí)采取有

9、效措施防止糾紛的擴(kuò)大與發(fā)展；未與對方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權(quán)批準(zhǔn)；未收集充分的對方違約行為的證據(jù)，導(dǎo)致本企業(yè)在糾紛處置過程中處于舉證不力的地位；未按照合同約定追究對方的違約責(zé)任等。控制此類風(fēng)險(xiǎn)的主要方法是明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法；明確各類人員在合同糾紛處置中的責(zé)任等。采油院2012年全年在合同管理中未發(fā)生一起法律糾紛案件。 2.4合同履行后管理階段的風(fēng)險(xiǎn) 合同履行后管理階段的風(fēng)險(xiǎn)即在合同履行完畢或終止后管理過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同歸檔保管的風(fēng)險(xiǎn)、執(zhí)行情況評價(jià)的風(fēng)險(xiǎn)等。 合同歸檔保管的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同歸檔保管過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)主要包括合同丟失或泄密；合同被濫用等?？刂拼祟愶L(fēng)險(xiǎn)的主要方法是明確規(guī)定合同管理人員的職責(zé)；實(shí)施合同管理的責(zé)任追究制度；對合同保管情況實(shí)施定期與不定期的檢查等。 采油院經(jīng)營管理部通過生產(chǎn)經(jīng)營監(jiān)督系統(tǒng)建立合同管理臺(tái)賬，充分利用信息化手段，定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類與歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行與變更等情況，實(shí)行合同的全過程閉環(huán)管理。并向法 （下轉(zhuǎn)第79頁） （上接第74頁） 律事務(wù)處定期報(bào)送合同統(tǒng)計(jì)分析情況，做到信息準(zhǔn)確，內(nèi)容完整。 3 結(jié)論 完整的內(nèi)部控