檔案信息化建設(shè)講座(王芳) - 副本

1、檔案信息化建設(shè)工作檔案信息化建設(shè)工作 20122012年年5 5月月 一、檔案信息化建設(shè)概述一、檔案信息化建設(shè)概述 二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 三、檔案信息資源建設(shè)的途徑三、檔案信息資源建設(shè)的途徑 四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用方法四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用方法 提綱提綱1 1、定義、定義 檔案信息化，就是在國(guó)家檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理檔案行政管理部門部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)，對(duì)檔案信息資源檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，

2、加速實(shí)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程 。2 2、工作原則：、工作原則：統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn) 分級(jí)建設(shè)、安全保密分級(jí)建設(shè)、安全保密 （一）檔案信息化建設(shè)的總體要求（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求檔案信息化建設(shè)的總體要求一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述3、工作內(nèi)容：、工作內(nèi)容：（1）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)（2）檔案信息資源建設(shè)）檔案信息資源建設(shè)（3）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)）應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（4）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)（5）人才隊(duì)伍建設(shè)）人才隊(duì)伍建設(shè)（6）安全保障體系建

3、設(shè)）安全保障體系建設(shè)一、檔案信息化建設(shè)工作概一、檔案信息化建設(shè)工作概述述（一）檔案信息化建設(shè)的總體要求檔案信息化建設(shè)的總體要求4、工作目標(biāo)：、工作目標(biāo)：（1）檔案資源數(shù)字化）檔案資源數(shù)字化（2）信息管理標(biāo)準(zhǔn)化）信息管理標(biāo)準(zhǔn)化（3）信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化）信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化1、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè) 制定文書類檔案長(zhǎng)期保存格式標(biāo)準(zhǔn)，制定文書類檔案長(zhǎng)期保存格式標(biāo)準(zhǔn)，研發(fā)文書類檔案長(zhǎng)期保存格式產(chǎn)品和轉(zhuǎn)化工研發(fā)文書類檔案長(zhǎng)期保存格式產(chǎn)品和轉(zhuǎn)化工具并組織試點(diǎn)和示范。具并組織試點(diǎn)和示范。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（2）電子文件歸檔管理系統(tǒng)）電子文件歸檔管理系統(tǒng)（3）電子檔案

4、移交管理系統(tǒng)）電子檔案移交管理系統(tǒng)（4）數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng)）數(shù)字檔案信息發(fā)布利用系統(tǒng) （二）“十二五十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)檔案信息化建設(shè)任務(wù)一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述資源建設(shè)資源建設(shè)（1 1）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化（2 2）電子文件接收）電子文件接收（3 3）重要數(shù)字信息采集）重要數(shù)字信息采集資源共享資源共享 提供提供“一站式一站式”檔案信息服務(wù)檔案信息服務(wù)（二）（二）“十二五十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)檔案信息化建設(shè)任務(wù)一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（二）（二）“十二五

5、十二五”檔案信息化建設(shè)任務(wù)檔案信息化建設(shè)任務(wù)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)電子文件（檔案）備份中心電子文件（檔案）備份中心（3 3）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)）建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密系統(tǒng)（4 4）建立檔案信息預(yù)期恢復(fù)備份系統(tǒng)）建立檔案信息預(yù)期恢復(fù)備份系統(tǒng)一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作成都市檔案信息化建設(shè)主要工作一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作成都市檔案信息化建設(shè)主要工作總體目標(biāo)：總體目標(biāo)： 以電子政務(wù)建設(shè)為依托，檔案信息資源以電

6、子政務(wù)建設(shè)為依托，檔案信息資源建設(shè)為核心，電子文件管理為重點(diǎn)，檔案信建設(shè)為核心，電子文件管理為重點(diǎn)，檔案信息化安全保障體系為基礎(chǔ)，充分運(yùn)用云計(jì)算、息化安全保障體系為基礎(chǔ)，充分運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)全市檔案資源數(shù)字物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)全市檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建立立“分布式管理、集中式利用分布式管理、集中式利用”的檔案信息的檔案信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“全域成都一體化全域成都一體化”的檔案信的檔案信息資源共享。息資源共享。一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市檔案信息

7、化建設(shè)主要工作成都市檔案信息化建設(shè)主要工作主要任務(wù)：主要任務(wù)： 完成全市國(guó)家綜合檔案館和專業(yè)檔案館間完成全市國(guó)家綜合檔案館和專業(yè)檔案館間的高速安全鏈接、數(shù)據(jù)可控共享、館際交互利的高速安全鏈接、數(shù)據(jù)可控共享、館際交互利用，提高全市檔案系統(tǒng)公共服務(wù)能力，建立全用，提高全市檔案系統(tǒng)公共服務(wù)能力，建立全域成都的檔案信息專網(wǎng)。市屬各區(qū)（市）縣全域成都的檔案信息專網(wǎng)。市屬各區(qū)（市）縣全部建成檔案信息網(wǎng)站，以部建成檔案信息網(wǎng)站，以“成都檔案網(wǎng)成都檔案網(wǎng)”為平為平臺(tái)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站群，臺(tái)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站群，推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)。推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)。一、檔案信息化建

8、設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作成都市檔案信息化建設(shè)主要工作主要任務(wù)：主要任務(wù)： 積極推進(jìn)電子文件中心、電子文件（檔積極推進(jìn)電子文件中心、電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，將各級(jí)國(guó)家綜合檔案館案）備份中心建設(shè)，將各級(jí)國(guó)家綜合檔案館建成安全保存國(guó)家檔案信息資源數(shù)據(jù)基地、建成安全保存國(guó)家檔案信息資源數(shù)據(jù)基地、電子文件（檔案）備份中心、檔案信息服務(wù)電子文件（檔案）備份中心、檔案信息服務(wù)查詢中心。查詢中心。一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作成都市檔案信息化建設(shè)主要工作主要任

9、務(wù)：主要任務(wù)： 加快檔案信息資源建設(shè)，貫徹落實(shí)國(guó)加快檔案信息資源建設(shè)，貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的家有關(guān)電子文件管理、數(shù)字檔案館建設(shè)的文件精神，加強(qiáng)電子文件接收、管理和數(shù)文件精神，加強(qiáng)電子文件接收、管理和數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。字檔案館（室）建設(shè)。一、檔案信息化建設(shè)工作概述一、檔案信息化建設(shè)工作概述（三）（三）“十二五十二五”成都市檔案信息化建設(shè)主要工作成都市檔案信息化建設(shè)主要工作主要任務(wù)：主要任務(wù)： 推進(jìn)檔案信息安全保障體系建設(shè)，建推進(jìn)檔案信息安全保障體系建設(shè)，建立和完善檔案數(shù)據(jù)安全、信息系統(tǒng)安全、立和完善檔案數(shù)據(jù)安全、信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全管理體系。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全管理體系

10、。 由國(guó)家檔案局主持起草，經(jīng)中國(guó)文獻(xiàn)工作由國(guó)家檔案局主持起草，經(jīng)中國(guó)文獻(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)討論通過，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)討論通過，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)局1985年批準(zhǔn)頒行。年批準(zhǔn)頒行。1999年重新修訂。年重新修訂。 該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案著錄項(xiàng)目、著錄內(nèi)容和著錄該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案著錄項(xiàng)目、著錄內(nèi)容和著錄格式都有明確要求，對(duì)建立健全全國(guó)統(tǒng)一的檔格式都有明確要求，對(duì)建立健全全國(guó)統(tǒng)一的檔案檢索體系，建立地方和全國(guó)的目錄中心，逐案檢索體系，建立地方和全國(guó)的目錄中心，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索具有十分重要的意義。步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索具有十分重要的意義。 （一）檔案著錄規(guī)則（一）檔案著錄規(guī)則（DAT18-1999)二、檔案信息化建設(shè)技

11、術(shù)標(biāo)準(zhǔn) （GBT/T18894-2002GBT/T18894-2002）2002-122002-12發(fā)布發(fā)布 2003-5-12003-5-1實(shí)施實(shí)施 該標(biāo)準(zhǔn)是中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)是中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)規(guī)定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保定了在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有保存存價(jià)值的價(jià)值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的一般方法。統(tǒng)計(jì)的一般方法。 該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件的收集與積累、電子該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件的收集與積累、電子文件的歸檔、歸檔電子文件的整理、歸檔電文件的歸檔、歸檔電子文件的整理、歸檔電子文件的移交、接收與保管等方面都作了詳子文件的

12、移交、接收與保管等方面都作了詳細(xì)的規(guī)定。細(xì)的規(guī)定。 （二）電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范 一、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) （國(guó)家檔案局令第（國(guó)家檔案局令第6 6號(hào)）號(hào)） 2003-07-282003-07-28發(fā)布，發(fā)布，2003-09-012003-09-01實(shí)施實(shí)施 根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳電子公文傳輸管電子公文傳輸管理暫行辦法理暫行辦法制定。制定。 該辦法所指的電子公文，是指由國(guó)務(wù)該辦法所指的電子公文，是指由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。據(jù)。（三）電

13、子公文歸檔管理暫行辦法電子公文歸檔管理暫行辦法二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)2005-4-302005-4-30發(fā)布發(fā)布（四）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31DA/T3120052005） 二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 該該規(guī)范規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技規(guī)范規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。術(shù)要求。 對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本流程中的案卷整對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本流程中的案卷整理、目錄建庫(kù)、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息理、目錄建庫(kù)、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)、檢索利用等工序提出了定義和工作技存儲(chǔ)、檢索利用等工序提出了定義和工作技術(shù)規(guī)范。術(shù)規(guī)范。 適用于用掃描儀對(duì)各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字適

14、用于用掃描儀對(duì)各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理。化加工處理。2003-09-012003-09-01發(fā)布發(fā)布 2003-10-012003-10-01實(shí)施。實(shí)施。 （五）文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式（五）文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 由四川省檔案局起草，四川省質(zhì)量技術(shù)由四川省檔案局起草，四川省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布。監(jiān)督局發(fā)布。 該標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)四川省檔案信息資源庫(kù)的該標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)四川省檔案信息資源庫(kù)的基礎(chǔ)之一，是為建立全省統(tǒng)一的檔案信息計(jì)基礎(chǔ)之一，是為建立全省統(tǒng)一的檔案信息計(jì)算機(jī)檢索和管理體系，更好地開發(fā)檔案信息算機(jī)檢索和管理體系，更好地開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)

15、檔案信息資源共享而對(duì)全省檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享而對(duì)全省檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提出的一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)提出的一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。 二二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（六）（六）DA/T46-2009文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案 （2009-12-16發(fā)布發(fā)布 2010-06-01實(shí)施）實(shí)施） 規(guī)定了以文件和案卷形式的檔案為對(duì)象的規(guī)定了以文件和案卷形式的檔案為對(duì)象的文書類電子文件形成、交換、歸檔、移交、保文書類電子文件形成、交換、歸檔、移交、保管、利用等全過程元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、捕獲、著錄的管、利用等全過程元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、捕獲、著錄的一般要求。適用于各級(jí)各類檔

16、案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)一般要求。適用于各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)計(jì)算機(jī)系體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的文書類電子文件（含紙質(zhì)文件、統(tǒng)中直接生成的文書類電子文件（含紙質(zhì)文件、檔案數(shù)字化圖像、文本）的管理。檔案數(shù)字化圖像、文本）的管理。二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（七）版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求（七）版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求 （DA/T47-2009）（2009-12-16發(fā)布發(fā)布 2010-06-01實(shí)施）實(shí)施） 明確了版式電子文件長(zhǎng)期保存格式的明確了版式電子文件長(zhǎng)期保存格式的特征。適用于各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、特征

17、。適用于各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織遴選歸檔保存企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織遴選歸檔保存版式電子文件格式，也適用于版式電子文件版式電子文件格式，也適用于版式電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)的制訂與相關(guān)軟件開發(fā)。格式標(biāo)準(zhǔn)的制訂與相關(guān)軟件開發(fā)。二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（八）基于（八）基于XML的電子文件封裝規(guī)范的電子文件封裝規(guī)范 （DA/T48-2009） 2009-12-16發(fā)布發(fā)布 2010-06-01實(shí)施實(shí)施 規(guī)定了基于規(guī)定了基于XML的電子文件封裝格式的電子文件封裝格式和要求。適用于各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)和要求。適用于各級(jí)各類檔案館、機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事

18、業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)文本文體、企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)文本文件和靜態(tài)圖像文件的文件級(jí)封裝。件和靜態(tài)圖像文件的文件級(jí)封裝。2010-062010-06發(fā)布發(fā)布（九）數(shù)字檔案館建設(shè)指南（九）數(shù)字檔案館建設(shè)指南二、檔案信息化建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) 這是全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范性依據(jù)。這是全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范性依據(jù)。它確定了數(shù)字檔案館的基本目標(biāo)、基本要求它確定了數(shù)字檔案館的基本目標(biāo)、基本要求和基本架構(gòu)，提供了數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目立和基本架構(gòu)，提供了數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)指導(dǎo)方案，統(tǒng)一了全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的項(xiàng)指導(dǎo)方案，統(tǒng)一了全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對(duì)推動(dòng)檔案信息資源社會(huì)共享，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，對(duì)推動(dòng)檔案

19、信息資源社會(huì)共享，全面提高全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)和應(yīng)用水平，全面提高全國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)和應(yīng)用水平，構(gòu)建具有中國(guó)特色的數(shù)字檔案館體系具有重構(gòu)建具有中國(guó)特色的數(shù)字檔案館體系具有重要意義。要意義。 存量檔案的數(shù)字化就是將以紙張、膠存量檔案的數(shù)字化就是將以紙張、膠片、音像等傳統(tǒng)載體保存的片、音像等傳統(tǒng)載體保存的模擬信號(hào)模擬信號(hào)檔案檔案通過通過掃描、拍攝掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)數(shù)字信號(hào)檔檔案。案。 工作內(nèi)容：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)工作內(nèi)容：建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù) 建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)。（一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 1、建立目錄數(shù)

20、據(jù)庫(kù)、建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù) （1）標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：檔案著錄規(guī)則）標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：檔案著錄規(guī)則 （2）工作步驟：）工作步驟： 確定著錄級(jí)別：案卷級(jí)確定著錄級(jí)別：案卷級(jí) 文件級(jí)文件級(jí) 確定著錄項(xiàng)目：確定著錄項(xiàng)目：（一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法2 2、建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)、建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)（1 1） 標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范范（2）（一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法

21、 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化二、檔案資源建設(shè)的途徑和方法二、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （一）存量

22、檔案數(shù)字化（一）存量檔案數(shù)字化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案

23、電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性 確定密級(jí)確定密級(jí) 確定歸檔范圍確定歸檔范圍 劃定保管期限劃定保管期限 填寫填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記 表表（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（3）歸檔時(shí)間）歸檔時(shí)間 邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行 物理歸檔按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。物理歸檔按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。（4）檢測(cè)）檢測(cè) 檢測(cè)內(nèi)容：硬件環(huán)境的有效性檢測(cè)內(nèi)容：硬件環(huán)境的有效性; 軟件環(huán)境的有效性軟件環(huán)境

24、的有效性; 信息記錄格式信息記錄格式; 有無(wú)病毒感染等。有無(wú)病毒感染等。（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 檢驗(yàn)項(xiàng)目檢驗(yàn)項(xiàng)目 單位

25、名稱單位名稱 移交單位移交單位 接收單位接收單位載體外觀檢驗(yàn)載體外觀檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)病毒檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)真實(shí)性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)完整性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)有效性檢驗(yàn)技術(shù)方法與相關(guān)軟件技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明登記表、軟件、說明資料檢驗(yàn)說明資料檢驗(yàn)填表人（簽名）填表人（簽名） 年年 月月 日日 年年 月月 日日審核人（簽名）審核人（簽名） 年年 月月 日日 年年 月月 日日單單 位（印章）位（印章） 年年 月月 日日 年年 月月 日日（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三

26、、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（二）增量檔案電子化（二）增量檔案電子化三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（三）雙重采集（三）雙重采集三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法（三）雙重采集（三）雙重采集三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法2、工作原則：、工作原則：（1）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分工協(xié)作、整合資源、）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分工協(xié)作、整合資源、 節(jié)約成本節(jié)約成本（2）誰(shuí)牽頭、誰(shuí)負(fù)責(zé)）誰(shuí)牽頭、誰(shuí)負(fù)責(zé)（三）雙重采集（三）雙重采集三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資

27、源建設(shè)的途徑和方法3、采集范圍、采集范圍（1）重要政務(wù)活動(dòng)：省級(jí)以上對(duì)內(nèi)政務(wù)接待活動(dòng)）重要政務(wù)活動(dòng)：省級(jí)以上對(duì)內(nèi)政務(wù)接待活動(dòng) 重要會(huì)議重要會(huì)議 外事活動(dòng)外事活動(dòng)（2）重大活動(dòng)：重大節(jié)慶、紀(jì)念活動(dòng)）重大活動(dòng)：重大節(jié)慶、紀(jì)念活動(dòng) 重大商貿(mào)、博覽活動(dòng)重大商貿(mào)、博覽活動(dòng) 重大創(chuàng)建、申辦活動(dòng)重大創(chuàng)建、申辦活動(dòng) 重要學(xué)術(shù)、論壇活動(dòng)重要學(xué)術(shù)、論壇活動(dòng)（3）突發(fā)事件處置活動(dòng)：重大自然災(zāi)害）突發(fā)事件處置活動(dòng)：重大自然災(zāi)害 重大事故災(zāi)難重大事故災(zāi)難 突發(fā)公共衛(wèi)生事件突發(fā)公共衛(wèi)生事件 突發(fā)社會(huì)安全事件突發(fā)社會(huì)安全事件（三）雙重采集（三）雙重采集三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法4、歸檔范圍、歸

28、檔范圍（1）文字資料）文字資料（2）照片）照片（3）錄音錄像）錄音錄像（4）標(biāo)志性實(shí)物）標(biāo)志性實(shí)物（三）雙重采集（三）雙重采集三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法5、歸檔質(zhì)量要求、歸檔質(zhì)量要求（1）歸檔文件整理規(guī)則）歸檔文件整理規(guī)則（2）CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔 案管理要求案管理要求（3）電子文件歸檔與管理規(guī)范）電子文件歸檔與管理規(guī)范（4）照片檔案管理規(guī)范）照片檔案管理規(guī)范（三）雙重采集（三）雙重采集三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法6、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)間 各牽頭、承辦責(zé)任部門在活動(dòng)結(jié)束后各牽頭、承辦責(zé)任部門在活動(dòng)結(jié)束

29、后2個(gè)月內(nèi)向市檔案館移交檔案資料。個(gè)月內(nèi)向市檔案館移交檔案資料。 成都日?qǐng)?bào)、成都電視臺(tái)在活動(dòng)報(bào)道結(jié)成都日?qǐng)?bào)、成都電視臺(tái)在活動(dòng)報(bào)道結(jié)束后束后2個(gè)月內(nèi)向市檔案館移交檔案資料。個(gè)月內(nèi)向市檔案館移交檔案資料。1 1、點(diǎn)擊、點(diǎn)擊“收文管理收文管理”，錄入接收文件。，錄入接收文件。2 2、點(diǎn)擊、點(diǎn)擊“發(fā)文管理發(fā)文管理”，錄入發(fā)文文件。，錄入發(fā)文文件。3 3、點(diǎn)擊、點(diǎn)擊“人工歸檔人工歸檔”，錄入已歸檔文，錄入已歸檔文件。件。（一）文件條目錄入文件條目錄入四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 1 1、自動(dòng)歸檔、自動(dòng)歸檔 進(jìn)入紫晶系統(tǒng)進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊自動(dòng)歸檔按鈕點(diǎn)擊自動(dòng)歸檔按鈕 在在分類分

30、類下的下的形成年度形成年度前方框打前方框打“”并并輸入對(duì)應(yīng)的四位數(shù)值年度輸入對(duì)應(yīng)的四位數(shù)值年度 在在分類分類下的下的保管期限保管期限前的方框打前的方框打“”并選擇對(duì)應(yīng)的期限并選擇對(duì)應(yīng)的期限 在在排列排列下的下的文件形成日期文件形成日期前方框打前方框打“” （二）歸檔歸檔四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 在在排列排列下的下的保管期限保管期限前方框打前方框打“” 在在編號(hào)編號(hào)下的下的全宗號(hào)、年度、保管期限、全宗號(hào)、年度、保管期限、卷卷(盒盒)號(hào)號(hào)輸入對(duì)應(yīng)的內(nèi)容輸入對(duì)應(yīng)的內(nèi)容 點(diǎn)擊確定按鈕，點(diǎn)擊確定按鈕， 在在頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù)/盒前盒前的方框打的方框打“”并輸入頁(yè)并輸入頁(yè)數(shù)數(shù) 點(diǎn)擊歸

31、檔按鈕點(diǎn)擊歸檔按鈕 點(diǎn)擊繼續(xù)按鈕點(diǎn)擊繼續(xù)按鈕（二）歸檔歸檔四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 2 2、人工歸檔、人工歸檔 進(jìn)入紫晶系統(tǒng)進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊人工歸檔按鈕點(diǎn)擊人工歸檔按鈕 在在檔號(hào)檔號(hào)一欄輸入檔號(hào)一欄輸入檔號(hào) 在空白處點(diǎn)擊左鍵在空白處點(diǎn)擊左鍵 點(diǎn)擊點(diǎn)擊OK按鈕按鈕 點(diǎn)擊歸檔文件目錄按鈕點(diǎn)擊歸檔文件目錄按鈕 分別輸入：分別輸入：文件編號(hào)文件編號(hào)、責(zé)任者責(zé)任者、題名題名、日期日期、頁(yè)數(shù)（號(hào)）頁(yè)數(shù)（號(hào)） 等項(xiàng)目?jī)?nèi)容等項(xiàng)目?jī)?nèi)容 點(diǎn)擊保存按鈕點(diǎn)擊保存按鈕 點(diǎn)擊添加按鈕進(jìn)行下一份文件的錄入點(diǎn)擊添加按鈕進(jìn)行下一份文件的錄入（二）歸檔歸檔四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體

32、化管理系統(tǒng)的使用 1、快速檢索、快速檢索 進(jìn)入紫晶系統(tǒng)進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊編目檢索點(diǎn)擊編目檢索 點(diǎn)擊文件檢索點(diǎn)擊文件檢索 在在請(qǐng)輸入檢索內(nèi)容請(qǐng)輸入檢索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)鍵詞輸入相關(guān)關(guān)鍵詞 點(diǎn)擊檢索點(diǎn)擊檢索（三）檔案檢索檔案檢索四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 2、高級(jí)檢索、高級(jí)檢索 （1）進(jìn)入紫晶系統(tǒng)）進(jìn)入紫晶系統(tǒng) （2）點(diǎn)擊編目檢索）點(diǎn)擊編目檢索 （3）點(diǎn)擊文件檢索）點(diǎn)擊文件檢索 （4）點(diǎn)擊高級(jí)檢索）點(diǎn)擊高級(jí)檢索 （5）分別在）分別在“關(guān)鍵字關(guān)鍵字”、“運(yùn)算符運(yùn)算符”、“條件值條件值”中輸入相關(guān)內(nèi)容，匯總形成檢中輸入相關(guān)內(nèi)容，匯總形成檢索條件索條件 （6）點(diǎn)擊檢索）點(diǎn)擊檢索

33、（三）檔案檢索檔案檢索四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用（三）檔案檢索檔案檢索四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用備注：備注：1、在第步、在第步請(qǐng)輸入檢索內(nèi)容請(qǐng)輸入檢索內(nèi)容輸入相關(guān)關(guān)鍵輸入相關(guān)關(guān)鍵 詞中，用戶輸入兩個(gè)或以上關(guān)鍵詞時(shí)必詞中，用戶輸入兩個(gè)或以上關(guān)鍵詞時(shí)必 須用空格隔開。須用空格隔開。2、輸入相關(guān)關(guān)鍵詞可為：、輸入相關(guān)關(guān)鍵詞可為：文件編號(hào)文件編號(hào)、責(zé)任責(zé)任 者者、題名題名、日期日期等已錄入計(jì)算機(jī)的任意等已錄入計(jì)算機(jī)的任意 內(nèi)容，如進(jìn)行復(fù)雜查詢，需用高級(jí)檢索。內(nèi)容，如進(jìn)行復(fù)雜查詢，需用高級(jí)檢索。3、用戶可根據(jù)該文件的檔號(hào)快速找到該文、用戶可根據(jù)

34、該文件的檔號(hào)快速找到該文 件。如文件掛有全文，可點(diǎn)擊全文瀏覽件。如文件掛有全文，可點(diǎn)擊全文瀏覽 直接瀏覽文件，還可點(diǎn)擊動(dòng)態(tài)鏈接對(duì)文直接瀏覽文件，還可點(diǎn)擊動(dòng)態(tài)鏈接對(duì)文 件進(jìn)行修改利用。件進(jìn)行修改利用。（三）檔案檢索檔案檢索四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 1、全文目錄管理、全文目錄管理 進(jìn)入紫晶系統(tǒng)進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 點(diǎn)擊全文管理點(diǎn)擊全文管理 點(diǎn)擊全文目錄管理，單擊需要建立新點(diǎn)擊全文目錄管理，單擊需要建立新 的子目錄的父目錄，打開該父目錄的子目錄的父目錄，打開該父目錄 點(diǎn)擊新增目錄按鈕點(diǎn)擊新增目錄按鈕 在在用戶輸入用戶輸入欄輸入文件目錄名稱欄輸入文件目錄名稱 點(diǎn)擊確定按鈕點(diǎn)擊確

35、定按鈕 點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕（四）全文管理全文管理四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 2、全文文件管理、全文文件管理 （1）點(diǎn)擊全文文件管理）點(diǎn)擊全文文件管理 （2）分別對(duì)）分別對(duì)源文件位置源文件位置和和目標(biāo)目錄目標(biāo)目錄兩個(gè)目?jī)蓚€(gè)目 錄選擇框進(jìn)行目錄選擇，選擇源文件錄選擇框進(jìn)行目錄選擇，選擇源文件 所在目錄位置和文件入庫(kù)后的存放位所在目錄位置和文件入庫(kù)后的存放位 置（即目標(biāo)目錄）置（即目標(biāo)目錄） （3）選擇用戶所需文件）選擇用戶所需文件 （4）點(diǎn)擊傳輸文件按鈕）點(diǎn)擊傳輸文件按鈕 （5）點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕）點(diǎn)擊關(guān)閉按鈕 （四）全文管理全文管理四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文

36、檔一體化管理系統(tǒng)的使用 （6）點(diǎn)擊檔案整理）點(diǎn)擊檔案整理 （7）點(diǎn)擊歸檔）點(diǎn)擊歸檔/卷內(nèi)文件按鈕卷內(nèi)文件按鈕 （8）在）在檔號(hào)檔號(hào)一欄輸入檔號(hào)一欄輸入檔號(hào) （9）到位需要進(jìn)行全文掛接的機(jī)讀目錄）到位需要進(jìn)行全文掛接的機(jī)讀目錄 （10）點(diǎn)擊全文掛接按鈕）點(diǎn)擊全文掛接按鈕 （11） 選中對(duì)應(yīng)的文件選中對(duì)應(yīng)的文件 （12）點(diǎn)擊選中退出按鈕）點(diǎn)擊選中退出按鈕 （13）設(shè)置）設(shè)置全文級(jí)別全文級(jí)別 （14）點(diǎn)擊保存按鈕）點(diǎn)擊保存按鈕（四）全文管理全文管理四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 1、進(jìn)入紫晶系統(tǒng)、進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 2、點(diǎn)擊人工歸檔按鈕、點(diǎn)擊人工歸檔按鈕 3、在、在檔號(hào)檔號(hào)一欄輸

37、入檔號(hào)一欄輸入檔號(hào) 4、在空白處點(diǎn)擊左鍵、在空白處點(diǎn)擊左鍵 5、點(diǎn)擊、點(diǎn)擊OK按鈕按鈕 6、點(diǎn)擊歸檔文件目錄按鈕、點(diǎn)擊歸檔文件目錄按鈕 7、點(diǎn)擊目錄打印按鈕、點(diǎn)擊目錄打印按鈕 8、進(jìn)行相關(guān)設(shè)置、進(jìn)行相關(guān)設(shè)置 9、點(diǎn)擊打印按鈕、點(diǎn)擊打印按鈕（五）目錄打印目錄打印四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用四、文檔一體化管理系統(tǒng)的使用 1、進(jìn)入紫晶系統(tǒng)、進(jìn)入紫晶系統(tǒng) 2、點(diǎn)擊人工歸檔按鈕、點(diǎn)擊人工歸檔按鈕 3、在、在檔號(hào)檔號(hào)一欄輸入需要更改的檔案的檔號(hào)一欄輸入需要更改的檔案的檔號(hào) 4、在空白處點(diǎn)擊左鍵、在空白處點(diǎn)擊左鍵 5、點(diǎn)擊、點(diǎn)擊OK按鈕按鈕 6、在、在檔號(hào)檔號(hào)一欄直接輸入新的檔號(hào)一欄直接輸入新的檔號(hào) 7、敲擊回車鍵、