文件和記錄管理制度

1、文件和記錄管理制度ZA-021. 目的確保我局與管理體系運(yùn)行有關(guān)的各崗位員工活動(dòng)所依據(jù)的文件均為有效版本，防止使用作廢的文件，對文件要求的相關(guān)記錄進(jìn)行控制，保證管理體系運(yùn)行 的有效性和可追溯性。2. 適用范圍適用于我局所有與管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。3. 主要職責(zé)3.1質(zhì)量安全部負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編制、修訂、發(fā)放和回收等工作，負(fù)責(zé) 法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的備案管理。3.2各部門、處（廠）及項(xiàng)目部負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)文件的編制、修訂、發(fā)放和回收等工作，對形成的記錄進(jìn)行控制。3.3辦公室負(fù)責(zé)公文的管理和科技檔案的保管。4. 工作內(nèi)容及要求4.1文件的分類文件分為管理體系文件、法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程

2、文件和其他文件。4.1.1管理體系文件管理體系文件包括：a）管理手冊b）管理目標(biāo)c）管理制度d）支持性文件e）管理體系運(yùn)行中所形成的記錄4.1.2法律法規(guī)：適用的法律及地方法規(guī)及相關(guān)行政規(guī)章。4.1.3技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：適用于施工生產(chǎn)的質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。4.1.4工程文件：項(xiàng)目部在施工過程中產(chǎn)生的文件、記錄和相關(guān)部門發(fā)來的有關(guān)工程的文件。4.1.5其他文件：單位在對內(nèi)實(shí)施管理和對外交往過程中，形成的具有管理效力的文件。4.2文件的編、審、批4.2.1管理手冊由質(zhì)量安全部編寫，管理者代表審核，局長批準(zhǔn)；管理制度由各主管職能部門編寫，質(zhì)量安全部組織審核，管理者代表批準(zhǔn)，質(zhì)量安全部進(jìn) 行

3、發(fā)放。4.2.2法律法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：各部門、處（廠）負(fù)責(zé)識(shí)別本部門需要的法律法規(guī)、 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立本部門、本處（廠）的法律法規(guī)活單和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本 目錄活單，并報(bào)質(zhì)量安全部備案。4.2.3工程文件：項(xiàng)目部要做好文件的編制、審批、發(fā)放、落實(shí)。 需要?dú)w檔的 在工程結(jié)束后按照工程檔案管理要求隨竣工資料入檔管理。4.3文件的收發(fā)過程中要做好收發(fā)文記錄。4.4文件的更改4.4.1管理手冊由質(zhì)量安全部進(jìn)行更改，經(jīng)管理者代表審核，局長批準(zhǔn)；管 理制度的更改由原編制部門負(fù)責(zé)，管理者代表批準(zhǔn)，質(zhì)量安全部下發(fā)文件更改 通知單，文件持有部門按通知單內(nèi)容和要求進(jìn)行修改并標(biāo)識(shí)。4.4.2法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)如有最新版本

4、，各部門應(yīng)及時(shí)更新。4.5文件和記錄的保管4.5.1各類文件、記錄應(yīng)分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方。4.5.2記錄要進(jìn)行標(biāo)識(shí)，并保證記錄的內(nèi)容準(zhǔn)確可靠、字跡活晰、有可追溯性 ， 按發(fā)生的順序與類別進(jìn)行保存，以便丁檢索查閱。查閱記錄時(shí)，需經(jīng)保管人員同 意，保管要確保不損壞、丟失。4.5.3如有文件失效或作廢，由原文件發(fā)放部門以文件形式在其發(fā)放范圍內(nèi)通告，并將失效/作廢文件撤出工作場所或自行銷毀。對有參考價(jià)值的失效文件可 加蓋“失效暫存”印章，隔離存放。4.5.4當(dāng)記錄需要更改時(shí)，可以劃改，但必須在更改處作出標(biāo)記，由更改人簽名。4.5.5對丁超過保存期限的記錄，如因特殊需要以后查閱、考證之用時(shí)，

5、應(yīng)標(biāo)明 “失效暫存”，隔離存放。需要銷毀的記錄，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后以適當(dāng)?shù)姆绞戒N 毀，并填寫記錄銷毀登記表。4.5.6對法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)合訂本，如屆丁部分作廢，應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)目錄相應(yīng)位置 及章節(jié)首頁上加蓋“作廢”印章，或做出相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。4.5.7工程施工過程記錄的歸檔，按有關(guān)文件規(guī)定執(zhí)行。4.6電子文件的管理參照以上條款執(zhí)行。4.7管理體系文件的編號規(guī)則及記錄分類保存期限見下表：管理體系文件編號規(guī)則管理手冊管理目標(biāo)管理制度支持性文件記錄表格X X版X X制定AB-序號AB-序號-分序號JAB-序號-小序號代碼說明：XX年號，如：2011；A -一部門代碼（見下表）JAB 記錄（拼音）+部門代碼部門名稱代碼部門名稱代碼質(zhì)量安全部ZA人力資源部RL生廣經(jīng)管部SC財(cái)務(wù)物資部CW記錄分類）丁與記錄分類分管部門保存期限1管理體系文件明確的記錄各主管部門3年2與管理體系有關(guān)的工作記錄各主管部門3年3工程歸檔資料工程、質(zhì)檢部門按規(guī)定執(zhí)行注：在工程施工中與管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄， 工期大丁 3年的，保存期應(yīng)在保修期滿之后。5. 記錄發(fā)文記錄JZA-02-01收文記錄JZA-