公司的財務(wù)檔案管理制度總結(jié)

1、公司的財務(wù)檔案管理制度總結(jié) 企業(yè)的財務(wù)檔案作為企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理的一局部,在企業(yè)的開展中,具有不可無視的地位，是企業(yè)財務(wù)管理和檔案管理的重要內(nèi)容。下面愛匯的公司的財務(wù)檔案管理，供你參考。 第一章總那么 第一條為加強公司檔案管理，提高檔案利用效率，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施方法、企業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，制定本方法。 第二條本方法中所稱檔案是指各部門在各項工作活動中直接形成的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料。 第三條公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，其他任何部門和個人不得以任何理由分散保管，據(jù)為己有;不得以任何借口拒絕歸檔。 第二章

2、檔案管理 第四條公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原那么，辦公室為公司主體檔案管理歸口部門。 第五條辦公室檔案保管履行以下職責(zé)： 1.貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、等有關(guān)規(guī)章制度; 2.統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本公司檔案的收集、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作; 3.指導(dǎo)各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作。 第六條公司的檔案管理由辦公室指定專人負(fù)責(zé)。其職責(zé)是： 1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、分類、歸檔等工作; 2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔; 3.遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與平安。 第七條各部們應(yīng)確定人員

3、負(fù)責(zé)本部文件材料的收集、及歸檔，按各種檔案歸檔時間定期交綜合辦公室集中管理。 第三章資料歸檔 第八條文件材料的收集管理 1.公司文件材料的收集管理由辦公室指定的檔案管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行。- 1 - 2.各部門的文件材料由經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)收集，部門主任審閱后交辦公室歸檔。 3.一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室主任審閱后歸檔。 4.會議文件由檔案管理員負(fù)責(zé)收集。 第九條歸檔范圍 1.重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。 2.本公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。 3.本公司的各項規(guī)章制度，各種工作方案、總結(jié)、報告

4、、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 4.本公司與有關(guān)單位簽訂的、協(xié)議書等文件材料。 5.本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第十條歸檔要求 1.檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系;區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3.在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;

5、跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5.檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即：批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 6.案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定打印或用鋼筆書寫，手寫時字跡要工整、清晰。 7.公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件及時歸檔并保持完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。如工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接 - 2 - 辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第四章檔案借閱 第十一條檔案、資料主要供本單位和有關(guān)人員在工作中查閱使用。 第十二條公司內(nèi)部

6、人員借閱檔案，借閱者需填寫借閱單，報主管人員批準(zhǔn)后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱由辦公室主任簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱由副總經(jīng)理、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 第十四條外單位人員查閱檔案，必須持有單位介紹信(注明身份、查閱內(nèi)容和用途)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才可查閱。閱檔后，介紹信留辦公室備查。珍貴的實物檔案、重要的照片、錄像等檔案一律不借出。 第十五條條檔案借閱的.最長期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、喪失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報副總經(jīng)理、總經(jīng)理處理。 第十六條必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。 第十七條不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字

7、句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。 第十八條必須保護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)拆撕檔案資料，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線、作記號、折角等。 第十九條不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。 第二十條用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。 第五章檔案的銷毀 第二十一條檔案銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。 第二十二條根據(jù)國家檔案法相關(guān)規(guī)定，將我公司檔案按照歷史價值和現(xiàn)實利用價值，科學(xué)地劃分其不同的保管期限，把超過期限確無需保存的檔案材料，經(jīng)過鑒定和批準(zhǔn)，予以銷毀。 - 3 - 第二十三條任何個人和部

8、室未經(jīng)鑒定、批準(zhǔn)，無權(quán)進(jìn)行檔案文件材料的銷毀，對不按規(guī)定辦理鑒定銷毀的個人或部門，將進(jìn)行嚴(yán)肅的處分。 第二十四條當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交辦公室主任審核經(jīng)副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 第二十五條凡屬于密級的檔案資料必須由副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由辦公室主任批準(zhǔn)前方可銷毀。 第二十六條檔案的銷毀，必須在相應(yīng)的案卷目錄上注明“已銷毀”。檔案銷毀清冊、檔案銷毀目錄、公司檔案資料銷毀審批表等有關(guān)文件材料應(yīng)歸檔保管，并永久保存。 第二十七條在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。 第六章附那么 第二十八條本

9、制度由辦公室負(fù)責(zé)修訂和解釋。 第二十九條本制度自執(zhí)行之日實施。 一、目的： 為了加強公司財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，特制定本制度。 二、適用范圍 本制度用于財務(wù)部檔案的管理。 三、檔案管理職責(zé) 財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的、編號、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的平安、完整、保密負(fù)責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。 四、財務(wù)檔案定義 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。 五、會計檔案范圍 包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個局部。 (一)會計

10、憑證 會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。 (二)會計賬簿、 會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。 (三)會計報表 會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反映指標(biāo)快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明

11、書等。 (四) 其他會計核算資料 其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。 六、會計檔案的裝訂和保管 會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。 (一)會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作： (1)分類，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否

12、齊全; (2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整; (3)檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全; (二)會計憑證裝訂時的要求： (1)裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。 (2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證; (3)裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。 (三)會計憑證裝訂后的考前須知： (1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、

13、憑證張數(shù)。 (2)在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。 (四)會計檔案的保管要求。 (1)會計檔案室應(yīng)選擇在枯燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。 (2)會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。 (3)會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。 (4)會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕; (5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密; (6) 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等平安

14、措施。 (五)檔案保管期限 (1)原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年 (2)銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 5年 (3)日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年 (4)明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年 (5)固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年 (6)主要財務(wù)指標(biāo)報表(包括文字分析) 3年 (7)月、季度會計報表(包括文字分析) 5年 (8)年度會計報表(包括文字分析) 永久 (9)會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久 (10)主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議 永久 七、會計檔案的借閱 (一)會計檔案為本單位所利用，原那么上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)。 (二)外部

15、借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。 (三)本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。 (四)借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方能攜帶外出或復(fù)制原件)。 八、會計檔案的銷毀 (1)會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)前方可予以銷毀。

16、(2)會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。 (3)銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的工程逐一清查核對;各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。 一、總那么? 1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司開展效勞，特制定本制度。 2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管

17、理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。 3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。? 二、文件材料的收集管理? 1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)，交總經(jīng)理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍? 1、重要的會議材料，包括會議的通

18、知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 3、本公司的各種工作方案、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。? 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。? 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。? 四、歸檔要求 1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。? 2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。? 5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。? 6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 五、檔案管理人員職責(zé) 1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求