公司展覽展會(huì)管理辦法含附件模板

1、展覽展會(huì)管理辦法一、總則第一條 明確公司參展操作流程，持續(xù)改進(jìn)和完善公司展會(huì)的組織、 開(kāi)展和管理工作。使各相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人各司其責(zé)，協(xié)調(diào)配合， 良好的完成公司參展目標(biāo)，提升品牌競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)銷(xiāo)售。二、適用范圍及部門(mén)職責(zé)第二條 本制度適用于展會(huì)的組織、信息收集和參展的程序管理。 提出參加展會(huì)的主要部門(mén)即為展會(huì)總牽頭部門(mén)，管理中心行政 組協(xié)助配合。第三條 所有展會(huì)的參展方案、總結(jié)等檔案資料需移交管理中心存 檔。第四條各部門(mén)職責(zé)（一）展會(huì)牽頭部門(mén)職責(zé)：每年初，提出參展或觀展需求，提交管理中心匯總。擬訂參展方案，參展后，收集參展資料，撰寫(xiě)參展總結(jié)。（二）管理中心職責(zé)：負(fù)責(zé)展會(huì)總協(xié)調(diào)、編制年度展會(huì)方案；人

2、員分工安排、效果分析、禮品準(zhǔn)備、樣品準(zhǔn)備、宣傳物資 準(zhǔn) 備、展品運(yùn)輸、展會(huì)費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)銷(xiāo)、展會(huì)期間當(dāng)?shù)亟煌ㄗ?宿餐飲安排、機(jī)票（火車(chē)票）預(yù)訂、簽訂協(xié)議。存檔參展檔案。（三）總公司品牌運(yùn)營(yíng)部：品牌部負(fù)責(zé)宣傳報(bào)道、物料設(shè)計(jì)制作、品牌建議。（四）銷(xiāo)售中心市場(chǎng)數(shù)據(jù)收集、分析、整理總結(jié)，后期客戶(hù)跟蹤反饋；客戶(hù)消 費(fèi)心理調(diào)查研究；競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手調(diào)查；產(chǎn)品建議。接待參展嘉賓。（五）產(chǎn)品中心：協(xié)助接待參展嘉賓、參展產(chǎn)品支持、參加技術(shù)論壇匯報(bào)、產(chǎn)品 發(fā)布。（六）財(cái)務(wù)部：費(fèi)用審批（七）法務(wù)部：合同審核（八）總公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)部：參展品知識(shí)產(chǎn)權(quán)審核三、年度展會(huì)計(jì)劃制定第五條信息調(diào)研管理中心應(yīng)每年11月上旬，對(duì)目標(biāo)展會(huì)做詳盡的信

3、息調(diào)查，包括： 主辦方、承辦單位、舉辦時(shí)間、展館位置、承租信息、展位信息、展 會(huì)影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。如赴國(guó)外參 展，還應(yīng)了解當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言、政治環(huán)境、文化風(fēng)俗、交通和食宿信息等。 逐漸形成展會(huì)資源庫(kù)。調(diào)研信息制作成詳細(xì)列表，提供給銷(xiāo)售中心和 產(chǎn)品中心參考選擇。第六條 選擇參展銷(xiāo)售中心和產(chǎn)品中心提出參展建議，并提交展會(huì)信息及參展提案表（見(jiàn)附件2）。第七條收集匯總參展意見(jiàn)管理中心收集各部門(mén)參展意見(jiàn)，做好財(cái)務(wù)預(yù)算，包括：參展費(fèi)用、展示布置費(fèi)用、展品運(yùn)輸保管費(fèi)用、廣告費(fèi)用、宣傳贈(zèng)品費(fèi)用、人員 差旅費(fèi)用等其他可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用；擬定下年度參展計(jì)劃。第八條 確定年度計(jì)劃管理中心向總經(jīng)理參展年

4、度計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng) 理批復(fù)，12月中旬公布年度參展計(jì)劃及各展會(huì)牽頭部門(mén)。四、參展實(shí)施階段工作第九條參展計(jì)劃落實(shí)每一次展會(huì)前夕，牽頭部門(mén)需要制定詳細(xì)的參展方案并負(fù)責(zé)落實(shí)。 撰寫(xiě)參展策劃（見(jiàn)附件3：參展方案模板）。參展方案經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)管理中心備案，牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織 召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議，明確人員組織與分工、物資清單、行程的制定。由管 理中心行政組負(fù)責(zé)簽訂參展協(xié)議、廣告宣傳協(xié)議，協(xié)助籌備物資；參 展人員做好訂機(jī)票和住宿申請(qǐng)、出差申請(qǐng)等工作。第十條 參展組成人員及職責(zé)（一）展會(huì)牽頭部門(mén)策劃人員：前期會(huì)展方案的策劃及請(qǐng)示工作；了解市場(chǎng)和廣告需求；監(jiān)督展位制作和設(shè)計(jì)方案；保證展品及物料及時(shí)到場(chǎng)，保證展期提供充足

5、的材料和宣傳品, 確保公司形象良好反映在展會(huì)上；負(fù)責(zé)參展人員的分工安排及管理；負(fù)責(zé)資料和宣傳品的分發(fā)管理并解答提問(wèn)；負(fù)責(zé)展品的清點(diǎn)和匯總；負(fù)責(zé)拍攝展會(huì)照片、視頻；負(fù)責(zé)展會(huì)期間交通住宿餐飲安排；負(fù)責(zé)與主辦方溝通，負(fù)責(zé)突發(fā)事件應(yīng)急處理；撰寫(xiě)整個(gè)展會(huì)效 果評(píng)估總結(jié)報(bào)告。（二）銷(xiāo)售人員：必須是經(jīng)驗(yàn)豐富的銷(xiāo)售人員，普通話標(biāo)準(zhǔn)，形象良好。對(duì)公司 及產(chǎn)品的概況進(jìn)行介紹；分發(fā)宣傳品和紀(jì)念品；指導(dǎo)客人填寫(xiě)信息和聯(lián)絡(luò)表格；恭送問(wèn)詢(xún)者離開(kāi)，展會(huì)客戶(hù)信息的匯總；市場(chǎng)信息收集、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)控，會(huì)后負(fù)責(zé)撰寫(xiě)展會(huì)現(xiàn) 場(chǎng)來(lái)訪總結(jié)。（見(jiàn)附件4：展會(huì)信息收集概要表、見(jiàn)附件5：參 展客戶(hù)信息登記表）；（三）專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員：必須

6、是經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員，對(duì)產(chǎn)品和技術(shù)細(xì)節(jié)非常了解，為 參觀客戶(hù)進(jìn)行產(chǎn)品演示，對(duì)客戶(hù)提出的技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行回答； 調(diào)研新品趨勢(shì)及發(fā)展建議，會(huì)后撰寫(xiě)。撰寫(xiě)信息收集和產(chǎn)品反 饋報(bào)告。（四）管理中心品牌人員：現(xiàn)場(chǎng)拍攝，新聞稿件推送；參展企業(yè)展位設(shè)計(jì)收集，素材收集，物料設(shè)計(jì)收集。（附件6： 展會(huì)效果評(píng)估表 銷(xiāo)售、技術(shù)人員配合）第十一條 參展人員規(guī)范全體參展人員要求統(tǒng)一著裝，佩戴名卡，女士化淡妝。舉止合乎禮儀；談吐規(guī)范，富有熱情；對(duì)參展的必要事項(xiàng)、信息和規(guī)范做展前 培訓(xùn)。第十二條參展人員要求參展人員應(yīng)認(rèn)真做好客戶(hù)溝通，信息 收集（包括新產(chǎn)品信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息、行業(yè)及技術(shù)發(fā)展動(dòng)向信息），信息包括宣傳資料、樣品、

7、言論、照片等；公司產(chǎn)品及品牌的展示工作。第十三條展后總結(jié)（一）效果分析 包括參觀流量、有效客戶(hù)數(shù)量、展覽對(duì)銷(xiāo)售的 促進(jìn)效果、客戶(hù)對(duì)展覽的印象等。（二）信息整理行業(yè)信息、產(chǎn)品發(fā)展動(dòng)態(tài)、新技術(shù)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手 信息、客戶(hù)信息、客戶(hù)質(zhì)詢(xún)和建議、展示設(shè)計(jì)趨勢(shì)和改進(jìn)等等；（三）展會(huì)展品展會(huì)如有剩余的展品，退回庫(kù)房后做樣品使用。（四）信息分配 展會(huì)結(jié)束后，在兩個(gè)工作日內(nèi)由商務(wù)中心把在 展會(huì)上獲取的信息或商機(jī)分配相關(guān)部門(mén)跟進(jìn)。（五）總結(jié)報(bào)告參展人員于展會(huì)結(jié)束7個(gè)工作日內(nèi)遞交所有資料及展會(huì)總結(jié)交給 品牌運(yùn)營(yíng)部，內(nèi)容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會(huì)評(píng)價(jià)、改進(jìn)建 議等。（見(jiàn)附件7：總結(jié)報(bào)告模板 附件& 參會(huì)檔案

8、存檔目錄模板） 管理中心應(yīng)在收到展會(huì)總結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)提交公司。（六）費(fèi)用劃撥 參展費(fèi)：由除職能部門(mén)外的參展部門(mén)共同承擔(dān)。 機(jī)票（火車(chē)票）費(fèi)：由辦公室按參展人員所在部門(mén)按人員比共同承擔(dān)。食宿行費(fèi)：由 牽頭部門(mén)按參展人員所在部門(mén)按人員比共同承擔(dān)。（七）資料存檔品牌運(yùn)營(yíng)部將所有展會(huì)的資料匯總裝訂成冊(cè)， 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后存檔，在電腦和檔案櫥中各保存一份。五、附則第十四條 本制度自下發(fā)之日起生效，如有臨時(shí)性展會(huì)或特殊展 會(huì)參展部門(mén)需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。第十五條 本制度最終解釋權(quán)歸管理中心。附件：附件1:展會(huì)操作流程圖附件2：展會(huì)信息及參展提案表附件3：參展方案模板附件4：展會(huì)信息收集概要表附件5：參展客戶(hù)信

9、息登記表附件6：展會(huì)效果評(píng)估表附件7：總結(jié)報(bào)告模板附件8：參會(huì)檔案存檔目錄模板6/14附件1展會(huì)操作流程圖8/14管理中心總經(jīng)理展會(huì)操作流程圖牽頭部門(mén)備注2年度參見(jiàn)建議3匯總,報(bào)總經(jīng)理審批/、>4.審批、1 每年12月,管理中 心行政專(zhuān)員進(jìn)行信息調(diào) 研.價(jià)搟及優(yōu)忠政策落 實(shí).擬訂下年度展會(huì)匯 總.提供給各部門(mén)參考2.捉出參展意見(jiàn).提交展會(huì)信息及參展提案5 .公布年度參展計(jì)劃YES5.管理中心12月中旬 公（結(jié)束Ke7.審批確展:Y6.提交某展會(huì) 參展計(jì)劃方案6.每一次展會(huì)牽頭部門(mén)濡 耍制定詳細(xì)的參展方案.經(jīng)總經(jīng)理確認(rèn)簽批。見(jiàn)參展計(jì)劃9模板。8 簽訂合冋YES8 決定參展后由管理中心負(fù)責(zé)與

10、主辦方聯(lián)絡(luò).并簽訂合同9 協(xié)助備展9 管理中心負(fù)責(zé)展會(huì)的 策劃籌備、簽訂廣告合 同、簽證辦理、預(yù)定房 間和機(jī)票：牽頭部門(mén)G 貴召開(kāi)會(huì)議.物資淸 單、樣品清單.人員組 織與分工。12. 見(jiàn)參展總結(jié)模板13. 見(jiàn)展會(huì)存檔目錄附件2展會(huì)信息及參展提案表提案部門(mén):展會(huì)名稱(chēng)時(shí)間地點(diǎn)主辦單位承辦單位及聯(lián)絡(luò) 人聯(lián)絡(luò)方式評(píng) 價(jià)相關(guān)性影響力往期效果資 信 調(diào) 查承租展館核實(shí)主辦單位核實(shí)參 展 提 案參展部門(mén)參展人員參展目的：參展費(fèi)用：參展方式：廣告發(fā)布：展位選擇：其他相關(guān)活動(dòng)：備注：提案遞交人：領(lǐng)導(dǎo)審批:參展方案模板一、展會(huì)名稱(chēng)、主題、時(shí)間地點(diǎn)、參加目的二、參會(huì)部 門(mén)三、展示環(huán)境四、參展產(chǎn)品五、展臺(tái)布置設(shè)計(jì)方案

11、六、準(zhǔn)備完成工作七、會(huì)務(wù)輔助物品準(zhǔn)備及要求八、參展人員分工九、參展費(fèi)用估算十、行程安排十一、領(lǐng)導(dǎo)簽批展會(huì)信息收集概要表競(jìng) 爭(zhēng) 對(duì) 手行 業(yè) 信 息產(chǎn) 品 動(dòng) 態(tài)技 術(shù) 動(dòng) 態(tài)客 戶(hù) 信 息其 他參展客戶(hù)信息登記表展會(huì)名稱(chēng)：第17屆中國(guó)國(guó)際工業(yè)博覽會(huì)地點(diǎn)：上海 日期：2015年11月3-7日序 號(hào)客戶(hù)信息產(chǎn)品咨詢(xún)問(wèn)題企業(yè)咨詢(xún) 問(wèn)題客戶(hù)意向及 訴求1客戶(hù)名稱(chēng)：聯(lián)系電話：訪客數(shù)：行 業(yè)：芯片 封裝燈具 配件材料 是否交換名片 其他地區(qū)：洽談產(chǎn)品類(lèi)型：材質(zhì)工藝技術(shù)參數(shù)市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)價(jià)格功能起訂數(shù)量采購(gòu)流程方案售后交貨周期知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品生命周期標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證保質(zhì)期主要合作商LED類(lèi)型：國(guó)產(chǎn) 進(jìn)口其他認(rèn)證需求：D3C

12、 DCQC OCE OUL 無(wú)其他銷(xiāo)售 方式：直銷(xiāo)能源管理其他工作電壓：DC12V/AC220VDAC120其他其他公司地址 公司規(guī)模 企業(yè)資質(zhì) 可否墊資 付款方式 市場(chǎng)份額 是否上市 銷(xiāo)售狀況 技術(shù)實(shí)力 產(chǎn)能 其他2客戶(hù)名稱(chēng)：聯(lián)系電話：訪客數(shù)：行 業(yè)：芯片 封裝燈具 配件材料 是否交換名片 其他 地區(qū)：洽談產(chǎn)品類(lèi)型：材質(zhì)工藝技術(shù)參數(shù)市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)價(jià)格功能起訂數(shù)量采購(gòu)流程方案售后交貨周期知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品生命周期標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證保質(zhì)期主要合作商LED類(lèi)型：國(guó)產(chǎn) 進(jìn)口其他認(rèn)證需求：（J3C DCQC OCE OUL 無(wú)其他銷(xiāo)售 方式：直銷(xiāo)能源管理其他工作電壓：DC12V/AC220VDAC120其他其他公司地址

13、公司規(guī)模 企業(yè)資質(zhì) 可否墊資 付款方式 市場(chǎng)份額 是否上市 銷(xiāo)售狀況 技術(shù)實(shí)力 產(chǎn)能 其他3客戶(hù)名稱(chēng)：聯(lián)系電話：訪客數(shù)：行 業(yè)：芯片 封裝燈具 配件材料 是否交換名片 其他 地區(qū)：洽談產(chǎn)品類(lèi)型：材質(zhì)工藝技術(shù)參數(shù)市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)價(jià)格功能起訂數(shù)量采購(gòu)流程方案售后交貨周期知識(shí)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品生命周期標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)證保質(zhì)期主要合作商LED類(lèi)型：國(guó)產(chǎn) 進(jìn)口其他認(rèn)證需求：E13C CCQC OCE DUL 無(wú)其他銷(xiāo)售 方式：直銷(xiāo)能源管理其他工作電壓：DC12V/AC220VDAC120其他其他公司地址 公司規(guī)模 企業(yè)資質(zhì) 可否墊資 付款方式 市場(chǎng)份額 是否上市 銷(xiāo)售狀況 技術(shù)實(shí)力 產(chǎn)能 其他展會(huì)效果評(píng)估表展會(huì)名稱(chēng)：展會(huì)時(shí)間：展

14、會(huì)地點(diǎn)：主辦方：一.基本情況具體描述1.參展商數(shù)2.參展商地域來(lái)源省內(nèi)：,省外：,國(guó)外：3.展會(huì)參觀人數(shù)自己估算人數(shù)：展會(huì)官方統(tǒng)計(jì)數(shù)：1.參觀人員地域來(lái)源省內(nèi)：，省外： ,國(guó)外：5.參觀人員組成同行：%,客戶(hù)：,普通觀眾：,其他：二、現(xiàn)場(chǎng)目標(biāo)達(dá)成情況實(shí)際完成數(shù)1.宣傳資料發(fā)放數(shù)2接待參觀人員數(shù)3.與參觀人員交流人次4.與公司現(xiàn)有客戶(hù)接待交 流5.與參展商溝通6接收客戶(hù)名片7.收集參展商資料8發(fā)現(xiàn)新產(chǎn)品/新技術(shù)9尋找代理產(chǎn)品10結(jié)識(shí)潛在客戶(hù)三、后期目標(biāo)達(dá)成情況實(shí)際完成數(shù)（本欄請(qǐng)?jiān)?個(gè)月后電話告知商務(wù)中心）潛在客戶(hù)變?yōu)楣究蛻?hù)四、展會(huì)效果綜述填表人：填表日期：編號(hào):總結(jié)報(bào)告模板一、參會(huì)前期準(zhǔn)備工作二、參會(huì)情況：展示效果三、信息收集：行業(yè)信息四、費(fèi)用總結(jié)：五、整體評(píng)價(jià)：參展評(píng)價(jià)六、改進(jìn)建議：參觀訪問(wèn)量潛在客戶(hù)獲取量現(xiàn)場(chǎng)效果 會(huì)議具體內(nèi)容技術(shù)產(chǎn)品 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手 客戶(hù)反饋展會(huì)質(zhì)疑評(píng)價(jià)16/14參會(huì)檔案存檔目錄模板展會(huì)日期：2015年11月3-7日地點(diǎn)：上海類(lèi)型：展會(huì)參展部門(mén)：品牌運(yùn)營(yíng)部 商務(wù)中心軌道交通部檔案編碼:XL-PP-2015112101存檔日期：2015-11-21檔案內(nèi)容：1、參會(huì)總結(jié)1-52、附件1：大會(huì)通知6-7附件2：展會(huì)信息及參展提