采購工作流程及控制

1、采購工作流程及控制一、目的：對采購過程進行規(guī)范和控制，在確保采購的產(chǎn)品符合要求的前提下，降低采購成本。二、適用范圍：適用于原材料、輔助材料和其他生產(chǎn)材料的采購。三、職責1、采購部負責公司生產(chǎn)所需物資的采購。2、采購部負責確保采購物資符合要求以及供貨的及時率。3、采購部應根據(jù)財務狀況合理使用資金。四、措施和方法1、采購控制原則：根據(jù)采購產(chǎn)品對公司產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度不一，確定不同的控制程度，以確保以最經(jīng)濟簡單的方式實現(xiàn)有效的控制。2、采購產(chǎn)品的分類：公司對采購產(chǎn)品實施分類控制，根據(jù)采購物資批量的大小和對產(chǎn)品質(zhì)量影響的重要程度，分為A、B、 C 三類，具體分類規(guī)定如下：A 類：對產(chǎn)品質(zhì)量影響程度大、

2、額大、量多的物資。B 類：對產(chǎn)品質(zhì)量影響程度較小，金額和數(shù)量不大的物資。C 類：一般的配件、不能固定供方的次要物資。3、供方的選擇和評定A 產(chǎn)品質(zhì)量達到采購要求的質(zhì)量。B 有足夠的保證質(zhì)量的生產(chǎn)能力，提供穩(wěn)定產(chǎn)品的能力，以滿足交貨期和質(zhì)量的要求。C 價格在公司可接受的范圍內(nèi)從優(yōu)擇廉，貨比三家擇優(yōu)錄用，從質(zhì)量、價格、交貨期的對比中選擇優(yōu)者，并給予最大配套份額。F 每種產(chǎn)品應選定兩個以上的供方，以利競爭和適應市場變化要求。4、合格供方的評定內(nèi)容A 由采購部組織評定，并提供供方名單，生產(chǎn)技術部、技術部等相關部門應參與評定。B B 類物資供方經(jīng)評定后，由董事長批準納入合格供方名單。C C 類物資的供方

3、一般由采購人員根據(jù)樣品或材料要求直接選定，評審過程不作記錄。5、評定依據(jù)A 質(zhì)量證據(jù)提供：按產(chǎn)品技術質(zhì)量要求，按采購產(chǎn)品分類提供相應的合格證據(jù)，由質(zhì)檢部對樣件進行認可，認可方式為：A 類：提供檢測報告或在有條件時由公司實施檢測，必要時進行現(xiàn)場評定。B 類：提供相關產(chǎn)品證明，對于已長期供貨業(yè)績優(yōu)良的供方，可由其提供書面報告。C 類：由采購人員目測其外觀質(zhì)量。.B綜合評定：通過樣件的認可和提供相關資料的供方，還應按4 所列原則進行綜合評定。綜合評定合格的供方，經(jīng)總經(jīng)理批準列入“合格供方名錄”，作為采購時確定供方的依據(jù)。“合格供方名錄”應發(fā)放至采購、生產(chǎn)、財務、倉庫等有關部門。五、采購流程1、采購申

4、請A 生產(chǎn)物資的采購由庫管提出申請，報生產(chǎn)部經(jīng)理審核，通過后報總經(jīng)理審批，交采購部實施采購。大宗物資的采購應至少提前 7-15 天通知采購部。B 項目現(xiàn)場的零星采購、應急采購應由公司指定專人負責，采購權限為2000 元以下（包括2000 元），且應在采購完成后及時將采購清單回傳給采購部，由采購部對所采買的物品進行核價，差價不得超過5-10% ；2、采購審批權限A 申請采購的物品由相關部門領導簽字，再由總經(jīng)理審批后，交由采購部門采購。B 對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。3、采購實施采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進行采購。A 采購員a 根據(jù)申購物品的

5、要求進行市場調(diào)查，進行比質(zhì)、比價。b 將收集到的產(chǎn)品信息、供應商信息整理齊全，交由采購部經(jīng)理審核并提出參考意見，c 將經(jīng)過審核后的采購清單交由總經(jīng)理最終確定。B 采購部經(jīng)理a 根據(jù)審核后的采購清單與供貨商進行采購談判；b 審閱采購員擬定的采購合同，報相關負責人審批后簽訂購貨合同。4、退、換貨A 庫管須根據(jù)倉管驗收細則嚴格驗收進倉物料，如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量問題，應拒絕收貨；B 如需退、換貨的，由庫管填寫“退貨申請”經(jīng)該部經(jīng)理同意后交采購部辦理退貨手續(xù)，C 所有物料驗收合格并辦妥入庫手續(xù)后，所發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等問題，由倉管部負責處理；5、提貨A 物品采購原則上須要求貨主送貨上門；B 特殊品

6、種或特殊情況，須到市內(nèi)或車站、碼頭、機場提貨的，均由采購部負責；6、采購報銷A 采購報銷實行一支筆負責制，即采購員憑采購清單、發(fā)票和驗收入庫單，經(jīng)部門主管領導審核后報總經(jīng)理審批，簽字、通過后方能前往財務部進行報銷；.B 如有手續(xù)不齊全，年月日、大小寫不相符的等情況，財務部有權不予報銷；C 項目現(xiàn)場的物資采購也應在報銷里提供票據(jù)。6、采購信息A 采購文件（包括采購計劃、請購單、訂購單、可能的采購合同等）應包含明確的采購產(chǎn)品質(zhì)量要求信息，如：產(chǎn)品的材質(zhì)、品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家等，必要時應參考確認樣、質(zhì)量要求或檢驗標準。B 采購文件的制定：由采購部按生產(chǎn)計劃進度要求編制采購計劃，填寫訂購單

7、和請購單，并需與倉庫核對庫存量，報主管領導審批。C 采購文件的批準：原輔材料的采購計劃、采購合同、訂購單、請購單（含補料采購）應由采購部負責人審核批準；價值較大的生產(chǎn)設備和檢測設備、設備的配件等的申購，則需經(jīng)總經(jīng)理審核后交董事長批準。采購：采購員應從“合格供方名錄”選擇供方簽訂合同或下達訂單。采購監(jiān)督：財務、生產(chǎn)、倉庫對是否按“合格供方名錄”采購實行監(jiān)督。財務部對非“合格供方名錄”的采購，應提出質(zhì)疑，可拒絕報銷；生產(chǎn)技術部對非“合格供方名錄”的采購物資可拒絕驗收；倉庫對非“合格供方名錄”的采購物資，可拒絕入庫。補料采購：在大量生產(chǎn)中，由于單耗計算錯誤或操作錯誤需要補料時，應由責任部門主管提出補

8、料申請，由倉庫管理員確認庫存量報生產(chǎn)技術部主管批準，采購員方可采購。例外采購：當因特殊情況造成原有“合格供方名錄”內(nèi)的供方不能正常供貨，而生產(chǎn)急需時可實施例外采購，但應按以下要求嚴格控制：a 經(jīng)總經(jīng)理批準。b 通知技術部進行嚴格檢驗。c 通知生產(chǎn)技術部和倉庫，對例外采購的物資應作出標識。d 只適用于限定的數(shù)量或時間內(nèi)，若試用情況良好，則應按供方選擇、評定的要求進行評定，符合條件者列入“合格供方名錄”。供方的再評價：采購部應根據(jù)合格供方的供貨質(zhì)量確定其是否繼續(xù)成為合格供方。供方業(yè)績考核：應對每個供方進行業(yè)績評定，主要內(nèi)容為：質(zhì)量、數(shù)量、交期、價格、服務態(tài)度，包括進貨一次交檢合格率，在加工過程和最終檢驗中暴露的質(zhì)量問題；顧客反饋涉及到的進貨質(zhì)量問題；采購部應進行記錄和評價。對供方控制的方式和程度:a 采購部根據(jù)供方的業(yè)績，調(diào)整控制力度、供貨份額?？儍?yōu)者增加份額，績劣者減少份額，也可根據(jù)實際業(yè)績進行經(jīng)常性調(diào)整。.b 當合格供方的供貨質(zhì)量出現(xiàn)問題時，采購部應及時通知生產(chǎn)技術部，由采購部及時通知供方改進，防止此類事情的再次發(fā)生；c 對所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生較大質(zhì)量問題或整改不力者應由采購部發(fā)出警告并限期整改。在整改期間應暫停供貨，整改后要重新評價。d 當供方連續(xù)五次出現(xiàn)提供不合格品、 所供產(chǎn)品質(zhì)量發(fā)生