醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點(diǎn)措施

1、    醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點(diǎn)措施    康紅巖【摘要】醫(yī)院基建檔案具有特殊的意義和作用，不能夠單純采取提升重視程度的方法，而應(yīng)當(dāng)在信息化的時(shí)代下以全新的眼光面對(duì)其管理，即通過(guò)科學(xué)的定位、科學(xué)的手段、科學(xué)的思維、規(guī)范的制度等實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理?！娟P(guān)鍵詞】醫(yī)院基建檔案；科學(xué)化管理；信息化醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基本建設(shè)檔案的簡(jiǎn)稱，主要是指醫(yī)院在各個(gè)基礎(chǔ)建設(shè)階段所涉及的各種文本、圖像、表格、圖紙、材料、攝影、錄音等資料按照一定科學(xué)、合理的管理手段和布局形成的有體系的、有規(guī)模的檔案，其涉及到醫(yī)院基本建設(shè)的階段包括立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、籌劃、修正的總起設(shè)計(jì)階段，

2、在報(bào)項(xiàng)報(bào)批、審批、修改、招標(biāo)、投標(biāo)、勘察的施工準(zhǔn)備階段，在簽訂委托合同、施工組織成立、正式施工、成立監(jiān)理組織、施工監(jiān)理、竣工、成立驗(yàn)收小組、驗(yàn)收、投產(chǎn)的施工及竣工階段。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也進(jìn)入了全新的時(shí)代，檔案的建成、整理、保存、展示、利用、修整的過(guò)程已經(jīng)不再仰賴于實(shí)物和載體，而更加注重信息和數(shù)據(jù)的運(yùn)用，但這也對(duì)專業(yè)知識(shí)提出了更高的要求，對(duì)科學(xué)化的程度與合理化的標(biāo)準(zhǔn)均產(chǎn)生了較大的影響?？偲饋?lái)看，對(duì)于醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)從以下兩個(gè)層面展開(kāi)：第一，當(dāng)前醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義；第二，當(dāng)前醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的幾點(diǎn)措施。一、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的意義對(duì)于醫(yī)院而言，基建

3、檔案具有三重意義：第一，基礎(chǔ)意義，像其他檔案所起到的作用一樣，基建檔案首先起到的是對(duì)于客觀事實(shí)忠實(shí)地予以記錄的作用，是對(duì)于當(dāng)時(shí)發(fā)生的客觀事實(shí)的佐證，故其起到了證據(jù)的基礎(chǔ)作用；第二，建設(shè)意義，醫(yī)院基建檔案所記錄的內(nèi)容是醫(yī)院進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)時(shí)的方方面面，如果醫(yī)院進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的增減或者進(jìn)行擴(kuò)建，基建檔案則是進(jìn)行此類建設(shè)的基礎(chǔ)，否則工程建設(shè)便無(wú)法正常展開(kāi)；第三，文化意義，醫(yī)院基建檔案在一定程度上代表了人們對(duì)于醫(yī)院從設(shè)計(jì)到施工到落成的全過(guò)程的記憶。因此，對(duì)于醫(yī)院基建檔案管理科學(xué)化的意義應(yīng)當(dāng)有以下三個(gè)：（一）專門性作用。保存醫(yī)院基建檔案，發(fā)揮其原本作用。醫(yī)院常常面臨著基建檔案滅失的情況，從而難以在擴(kuò)建、裝修、

4、轉(zhuǎn)型過(guò)程中很好地與原本基本建設(shè)相一致。對(duì)于紀(jì)檢檔案的科學(xué)化管理，有利于該檔案的保存，并且科學(xué)化管理主要指向一套完整并且詳細(xì)的基建檔案，加以儲(chǔ)存和科學(xué)化管理，有利于其原本作用的完全發(fā)揮。（二）綜合性作用。提升醫(yī)院綜合化建設(shè)的水平。醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理是手段的創(chuàng)新，在面臨員工不注重保存檔案、隨意丟棄或者恣意破壞、僅僅注重提取而不注重放回的背景下，實(shí)現(xiàn)管理手段的科學(xué)化能夠培養(yǎng)醫(yī)院的員工意識(shí)和員工素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人的提升作用；另外，醫(yī)院綜合化建設(shè)并不僅僅指醫(yī)院功能的提升、醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的完善以及醫(yī)院服務(wù)水平的提高，而且指醫(yī)院形成了一個(gè)在功能上綜合化、具有相當(dāng)自給自足性的整體，因此紀(jì)檢檔案的科學(xué)化管理是其

5、中的重要一環(huán)。（三）生態(tài)性作用。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案科學(xué)化管理的整體生態(tài)圈建設(shè)?；n案應(yīng)該與其他檔案相輔相成、互相作用才能形成醫(yī)院檔案整體的生態(tài)意義上的和諧，在所有種屬的醫(yī)院檔案管理中，醫(yī)院基建檔案遠(yuǎn)不如其他受到重視的程度高，這一方面與其本身發(fā)揮作用的時(shí)間線較長(zhǎng)（醫(yī)院建設(shè)后很長(zhǎng)一段時(shí)間才會(huì)重新修整），另一方面也與醫(yī)院基建檔案發(fā)揮直接作用較少而發(fā)揮間接作用較多有關(guān)。因此，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理，按照發(fā)揮作用的先后以及大小，在某一方面有需要之時(shí)對(duì)于某個(gè)檔案進(jìn)行提取和利用之時(shí)便將該檔案提取出，并且在單一檔案無(wú)法起到相應(yīng)的證明、激發(fā)情感的作用時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案的相互促進(jìn)，進(jìn)而進(jìn)一步建設(shè)起生態(tài)圈。二、醫(yī)院基建檔案科學(xué)化管理的

6、措施（一）建立新時(shí)代下科學(xué)化管理的意識(shí)。對(duì)于基建檔案而言，單單提升對(duì)于此的意識(shí)水平是不夠的，原因在于：從心理學(xué)的角度講，醫(yī)院基建檔案并不能夠像其他類型的檔案一樣實(shí)時(shí)發(fā)揮著作用，并且不具備可視化的功能，因此，管理人員心理上無(wú)法對(duì)其產(chǎn)生足夠的重視，而如果派專人進(jìn)行管理則又要面對(duì)成本過(guò)高且管理人員拖沓、消極怠工的情形，因此強(qiáng)調(diào)該意識(shí)是沒(méi)有意義的。信息化的時(shí)代，應(yīng)當(dāng)采取新的思路對(duì)于醫(yī)院基建檔案進(jìn)行管理，即首先建立科學(xué)觀，科學(xué)定位醫(yī)院基建檔案而不是隨意以“提升”“認(rèn)識(shí)到”一言以蔽之，其次以全局的眼光看待基建檔案管理，以系統(tǒng)的思維和管理學(xué)的先進(jìn)理論武裝自己。（二）運(yùn)用新技術(shù)、新手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。醫(yī)院基建

7、檔案是城市治理中的重要一環(huán)。對(duì)于醫(yī)院基建檔案，不能夠采取傳統(tǒng)技術(shù)的眼光，即運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖像、文本、錄像等加以記錄，更重要的是采取數(shù)字化的特征，建立一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案毀損、滅失、丟失、被盜的幾率會(huì)大大降低，而管理的成本、人力、物力、財(cái)力也會(huì)得到節(jié)省；除了通過(guò)數(shù)字化的手段，還有其他技術(shù)手段可以加以利用，例如：影印的手段、矢量圖的手段、修復(fù)數(shù)碼的手段等?？茖W(xué)化、技術(shù)化手段的利用對(duì)于醫(yī)院基建檔案具有重要作用，這是由于其本身具有儲(chǔ)存的長(zhǎng)久性和利用的間歇性，二者形成了沖突從而造成科學(xué)化管理的需求急劇增加。（三）建立完整的規(guī)范制度。對(duì)于檔案管理而言，規(guī)范的作用是毋庸置疑的，“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。必須要建立一整套規(guī)范制度從而使得醫(yī)院基建檔案的操作規(guī)范化、系統(tǒng)化、秩序化。對(duì)于基建檔案而言，鑒于其使用