如何在新時(shí)期做好檔案管理工作

1、如何在新時(shí)期做好檔案管理工作檔案是依據(jù)、是資源、是財(cái)富，檔案工作是涉及到每個(gè)部門(mén)和個(gè)人，同時(shí)也是一個(gè)機(jī)關(guān)單位公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄；通過(guò)檔案可以真實(shí)再現(xiàn)現(xiàn)階段機(jī)關(guān)工作的歷史面貌。重視檔案工作，進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)提高機(jī)關(guān)各部門(mén)的工作效率具有重要的意義。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。新世紀(jì)、新階段對(duì)檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應(yīng)這個(gè)要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時(shí)俱進(jìn)，樹(shù)立大服務(wù)理念，要擺正位置，在發(fā)展文化事業(yè)的大環(huán)境中發(fā)展自己。一、做好新時(shí)期檔案工作的現(xiàn)實(shí)意義 檔案是對(duì)歷史負(fù)責(zé)為現(xiàn)實(shí)服務(wù)替未來(lái)著想的一項(xiàng)崇高事業(yè)在全面建設(shè)小康社會(huì)、構(gòu)建和諧社會(huì)的進(jìn)程中

2、檔案工作越來(lái)越深入地滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方方面面，做好新時(shí)期檔案工作對(duì)于深入學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)黨的十八大精神，提高黨的執(zhí)政能力構(gòu)建和諧社會(huì)具有重要意義。檔案是社會(huì)先進(jìn)文化的物態(tài)載體。檔案是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物是一種“凝固的歷史”它以各種方式和載體將人類的歷史活動(dòng)過(guò)程和思想記錄下來(lái)并使之流傳后世可以說(shuō)先進(jìn)文化的傳播、交流、確立離不開(kāi)檔案的存在檔案是先進(jìn)文化傳播和確立的一種載體是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄是人類智慧的一種物態(tài)結(jié)晶。檔案是最廣大人民根本利益的有效保證。檔案具有社會(huì)共享性是整個(gè)社會(huì)的寶貴財(cái)富它應(yīng)該順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流符合最廣大人民的根本利益為他們所用。檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄是人

3、們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)借助檔案我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。人們之所以需要檔案就是為了要獲知過(guò)去發(fā)生的事件、存在的事物對(duì)今天和未來(lái)起什么作用有什么樣的意義?？梢哉f(shuō)檔案的憑證性決定了檔案是最廣大人民群眾根本利益的有效保證。二、檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個(gè)關(guān)系問(wèn)題（一）創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案工作歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、

4、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。（二）創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系。工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，許多問(wèn)題沒(méi)有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門(mén)工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。（三）創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系。學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)

5、，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。（四）創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。三、當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題 （一）對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠。檔案工作相對(duì)于機(jī)關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。對(duì)檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)是：檔案工作在個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高；對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠；檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。 （二）基礎(chǔ)設(shè)施

6、差。一是館庫(kù)條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的收集不夠完整。三是文件材料把關(guān)力度不夠，損毀嚴(yán)重。（三）檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高。主要表現(xiàn)是：個(gè)別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉和適應(yīng)過(guò)程，不利于檔案工作的深入開(kāi)展；個(gè)別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。 （四）檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高。檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過(guò)近年來(lái)互查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確；有的注重文件的歸檔，對(duì)重

7、要（相關(guān)）材料的歸檔重視不夠。四、就檔案工作中存在的問(wèn)題我們?cè)撊绾稳プ?（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全組織。工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。首先應(yīng)健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；其次要建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以檔案室為中心，各部門(mén)共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)；第三要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類建檔，逐級(jí)負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制。 （二）把握重點(diǎn)，規(guī)范管理。文件材料的歸檔及管理是檔案工作的重點(diǎn)，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作的中心。在文件材料的歸檔及管理中，要把好四關(guān)：一是把好文件材料收集關(guān)，確保文件材料的齊全完整；二是把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；三是

8、把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實(shí)性和可靠性；四是把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。 （三）加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定。各級(jí)檔案部門(mén)要按照提高整體素質(zhì)、增強(qiáng)創(chuàng)新能力的要求，著力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、充滿活力和創(chuàng)造力的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。一是要進(jìn)一步加大各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)力度。組織參加有關(guān)檔案培訓(xùn)班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領(lǐng)導(dǎo)水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)。積極營(yíng)造有利于人才成長(zhǎng)的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛(ài)檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識(shí)和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。三是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育。

9、要采取多種形式加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村級(jí)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，檔案專業(yè)人員也可到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，也可到好的單位實(shí)地參觀學(xué)習(xí)。檔案人員更要注重自學(xué)，既要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)等與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，做到知識(shí)面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時(shí)期，保持檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進(jìn)一步發(fā)展，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平。五是 切實(shí)改進(jìn)工作作風(fēng)。按照國(guó)家檔案局實(shí)干興檔的要求，大力弘揚(yáng)“忠誠(chéng)、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)、和諧”精神，鼓實(shí)勁、干實(shí)事、務(wù)實(shí)效，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，注重實(shí)踐，狠抓工作落實(shí)，以作風(fēng)建設(shè)推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。六是認(rèn)真開(kāi)展以“為民務(wù)實(shí)清廉”為主要內(nèi)容的黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)。（四）完善設(shè)施，加大軟

10、硬件建設(shè)。硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)買(mǎi)密集柜，要有防盜門(mén)窗、吸塵器、滅火器、溫濕計(jì)等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔，對(duì)歷年文件材料掃描錄入，以備將來(lái)檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國(guó)家檔案局或自治區(qū)檔案局開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡(jiǎn)便化，檔案的利用更加高效化。五、創(chuàng)新方式，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高質(zhì)量（一）創(chuàng)新檔案工作思路。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新就要改變既無(wú)動(dòng)力又無(wú)目標(biāo)的狀況努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新

11、的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場(chǎng)、贏得利用者的滿意才能讓檔案工作在社會(huì)上“熱”起來(lái)。 （二）發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)新主體作用加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。一是要重視觀念更新。檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天隨著各部門(mén)工作人員的減少工作量的增加檔案工作面臨更大的壓力。因此檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)保管員的形象從根本上轉(zhuǎn)變觀念主動(dòng)找婆家、找市場(chǎng)讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。二是要練就過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作這

12、就要求檔案人員既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)要適應(yīng)新形勢(shì)敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)善于提出新辦法、新思路解決新問(wèn)題在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟還應(yīng)掌握各門(mén)類檔案、各種載體檔案的管理方法在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新。三是要拓寬視野、豐富知識(shí)。當(dāng)今社會(huì)處于快速發(fā)展時(shí)期知識(shí)更新呈“爆炸”式發(fā)展新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)因此檔案人員要把學(xué)習(xí)作為第一需要不斷“充電”拓寬視野了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作多思考、多研究營(yíng)造一種銳意進(jìn)取、積極向上的創(chuàng)新氛圍

13、。 （三）創(chuàng)新方式優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)提高館藏質(zhì)量。一是走“特色”之路。其一是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個(gè)地方都會(huì)有其獨(dú)特之處或工業(yè)生產(chǎn)或農(nóng)副產(chǎn)品或文化教育或科學(xué)研究或自然資源或名勝古跡或人文景觀或風(fēng)俗習(xí)慣，將這些“獨(dú)特之處”的各種資料收集起來(lái)就是這個(gè)檔案館與其他館的不同之處。一個(gè)地區(qū)的“獨(dú)特之處”不是一成不變的它會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而變化檔案館收集地方特色檔案必須及時(shí)了解動(dòng)向調(diào)整收集對(duì)象。其二是館藏特色。館藏特色是指館藏中某種門(mén)類或某種載體的檔案較多從而形成本館的特色。如有的檔案館收集了大量的照片檔案有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)及所屬單位在發(fā)

14、展過(guò)程中多次變更了的印模檔案還有的檔案館建立了人物檔案全宗把本地區(qū)的知名人士在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的各類資料收集在一起并為人物檔案全宗開(kāi)辟了一個(gè)專用庫(kù)房。在實(shí)踐中地方特色與館藏特色相輔相成二者往往是互為依托又互相補(bǔ)充。二是走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手：第一，對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定剔除無(wú)保存價(jià)值的案卷；第二，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)把重份文件立卷保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問(wèn)題杜絕在進(jìn)館前；第三，加強(qiáng)館藏信息資源的開(kāi)發(fā)做好檔案開(kāi)放工作、編研工作和建立好科學(xué)檢索體系。 第四，貼近社會(huì)創(chuàng)新服務(wù)力，求檔案事業(yè)跨越發(fā)展。檔案工作的宗旨是利用檔案工作的生命力在于服務(wù)。要圍繞服務(wù)做文章不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制增強(qiáng)服務(wù)效果擴(kuò)大社會(huì)影響使檔案工作服務(wù)貼近“中心”貼近社會(huì)貼近群眾貼近現(xiàn)實(shí)。部分檔案部門(mén)日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面而對(duì)本單位檔案如何主動(dòng)為外單位、為社會(huì)服務(wù)怎樣利用外單位檔案為本單位服務(wù)做得不夠好考慮得也很少。檔案部門(mén)要