淺談高效會(huì)議系統(tǒng)管理方法

1、    淺談高效會(huì)議系統(tǒng)管理方法    李東亮低效的會(huì)議既浪費(fèi)時(shí)間又制造“文山匯?！保蔀樵S多公司效率低下、成本增加的重要原因。如何建立企業(yè)的會(huì)議系統(tǒng)，是每一個(gè)管理者都關(guān)心的問(wèn)題。一、避免開(kāi)會(huì)常見(jiàn)的五個(gè)誤區(qū)1.不要為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)很多企業(yè)都有固定的會(huì)議系統(tǒng)，這本身是好事，但管理者往往因?yàn)楣珓?wù)繁忙而忽略了會(huì)議的真正目的，只是為了應(yīng)付工作而開(kāi)會(huì)。在開(kāi)會(huì)之前，既沒(méi)有明確的會(huì)議主題，也沒(méi)有做足準(zhǔn)備，這樣開(kāi)會(huì)不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且增加了管理成本，同時(shí)會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使員工心生倦怠，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。開(kāi)一個(gè)重要的會(huì)議之前，管理者一定要提前把會(huì)議

2、相關(guān)情況進(jìn)行梳理，認(rèn)真分析此次會(huì)議的主題和議題，明確會(huì)上要解決的問(wèn)題和核心方向，對(duì)于怎樣做才能解決這些問(wèn)題做到心中有數(shù)。把思路整理清晰后再開(kāi)會(huì)，掌握主動(dòng)權(quán)和節(jié)奏感，會(huì)議開(kāi)得更有效率。2.開(kāi)會(huì)不全是為了解決問(wèn)題很多人有一個(gè)非常嚴(yán)重的誤區(qū)認(rèn)為開(kāi)會(huì)就是解決問(wèn)題的。事實(shí)上并不是所有的會(huì)議都適合解決問(wèn)題，比如：開(kāi)大會(huì)的時(shí)候就不適合解決問(wèn)題。3.不要讓會(huì)議成為批評(píng)會(huì)公開(kāi)場(chǎng)合隨意批評(píng)人是管理者常犯的錯(cuò)誤。很多時(shí)候我們當(dāng)著所有人的面批評(píng)某人以后，當(dāng)事人不但沒(méi)有改正錯(cuò)誤，反而心生怨念，這樣不但不能解決問(wèn)題，反而會(huì)激化矛盾。4.不要讓會(huì)議成為領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)角戲很多管理者都會(huì)有一種感受，每次開(kāi)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)即便說(shuō)得慷慨激昂，下面

3、的員工依然沉默不語(yǔ)，表面上你講我聽(tīng)，看似意見(jiàn)統(tǒng)一，其實(shí)除了領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)了自己的觀點(diǎn)之外，并沒(méi)有解決實(shí)際問(wèn)題。管理者不要成為舞臺(tái)上的主角，要成為會(huì)議里搭戲臺(tái)的人，讓下屬先發(fā)言談?wù)?，領(lǐng)導(dǎo)后發(fā)言。在這個(gè)過(guò)程中，如果員工的想法比你好，那你可以有一個(gè)更好的解決方案，如果順序反了，領(lǐng)導(dǎo)先拋出解決方案，即使下屬的方案比較好，他也不敢講，這樣不但不利于公司的發(fā)展，還會(huì)讓下屬覺(jué)得領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有水平。5.不要讓會(huì)議議而不決很多公司通知開(kāi)會(huì)，各部門人員如約而至，大家都帶有筆記本，可是進(jìn)入會(huì)議后發(fā)現(xiàn)與會(huì)議主題偏差很遠(yuǎn)，討論了很多與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的內(nèi)容。會(huì)議持續(xù)了很長(zhǎng)時(shí)間，可是最終問(wèn)題怎么解決還是沒(méi)有確定。二、如何打造企業(yè)的會(huì)議系

4、統(tǒng)會(huì)議是企業(yè)管理的重要工具，當(dāng)一個(gè)企業(yè)有了一套完整的會(huì)議系統(tǒng)之后，公司所有的工作，所有的部門，各部門的每個(gè)員工，都可以通過(guò)會(huì)議去協(xié)調(diào)資源，當(dāng)這些會(huì)議能夠自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候，也就意味著這家公司可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn)。公司到底該開(kāi)哪些會(huì)呢？可以說(shuō)以下五個(gè)會(huì)議非常重要，開(kāi)好這些會(huì)，工作局面不僅可以得到巨大的改變，管理者也會(huì)變得輕松。1.早會(huì)每天通過(guò)早會(huì)全方位地對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行透徹了解和把控，讓每一名員工都可以信心滿滿地開(kāi)始一天的工作。如果團(tuán)隊(duì)比較大，可以把早會(huì)分解，如：首先開(kāi)部班組會(huì)，再開(kāi)部門會(huì)，最后開(kāi)公司級(jí)會(huì)議，會(huì)上各部門要通報(bào)昨日情況，明確今日計(jì)劃，做到各項(xiàng)工作有序開(kāi)展。2.周例會(huì)周例會(huì)一般由骨干參加，對(duì)

5、上周的工作進(jìn)行匯報(bào)和總結(jié)，對(duì)下周的工作和目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，并制定具體的行動(dòng)措施。一周開(kāi)一次例會(huì)很有必要，時(shí)間太長(zhǎng)會(huì)積壓太多的問(wèn)題，時(shí)間太短大家會(huì)覺(jué)得力不從心。周例會(huì)既可以增加部門之間相互了解和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，又可以將公司存在的問(wèn)題暴露出來(lái)供大家探討解決。3.月度例會(huì)每個(gè)月度都應(yīng)安排固定的會(huì)議，對(duì)公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行跟蹤，如：成本跟蹤會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等會(huì)議。會(huì)上通過(guò)擔(dān)當(dāng)部門的工作匯報(bào)，公司領(lǐng)導(dǎo)能夠掌握公司目前運(yùn)轉(zhuǎn)情況，發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中的問(wèn)題，并提出改進(jìn)方向。通過(guò)這種方式，可以有效保證公司朝正確方向運(yùn)轉(zhuǎn)。4.季度會(huì)議每個(gè)季度舉行一次戰(zhàn)略研討會(huì)，對(duì)公司整個(gè)季度的工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)下一季度的戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行梳理。大家重新

6、審視產(chǎn)品和市場(chǎng)以及團(tuán)隊(duì)各方面的情況，明確公司和每個(gè)部門的具體方向和策略，以此來(lái)確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠圍繞公司的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略去努力，最終達(dá)成年度目標(biāo)。5.年會(huì)公司比較重要的會(huì)議之一就是年會(huì)，會(huì)對(duì)過(guò)去一年的工作進(jìn)行總結(jié)，并規(guī)劃下一年的工作思路、目標(biāo)。對(duì)過(guò)去一年工作中表現(xiàn)出色的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行表彰，激發(fā)員工的自豪感和歸屬感。三、會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)會(huì)議是管理者的重要舞臺(tái)，也是管理者展現(xiàn)自身魅力、在團(tuán)隊(duì)中獲得威信的重要機(jī)會(huì)。一個(gè)優(yōu)秀的管理者首先應(yīng)是一個(gè)有主見(jiàn)的人，懂得去影響員工的人。1.聽(tīng)大多數(shù)人的建議，和少數(shù)人商量，最終自己做決定聽(tīng)大多數(shù)人的建議，可以讓我們集思廣益，對(duì)一個(gè)問(wèn)題的看法更客觀。跟少數(shù)人商量，更多是跟核

7、心骨干溝通，通常這些人的立場(chǎng)和公司是一致的，能夠從各個(gè)角度深度看待問(wèn)題，這些人在一起時(shí)更容易撞出結(jié)果。任何一家公司既要有民主也要會(huì)集中，最終一定是管理者做決策。2.開(kāi)大會(huì)之前開(kāi)小會(huì)在開(kāi)大會(huì)之前，已經(jīng)把很多議題通過(guò)小會(huì)的方式確定了下來(lái)，所以在大會(huì)上，大家的意見(jiàn)就非常容易統(tǒng)一。如果管理者不懂這種方法，就會(huì)出現(xiàn)每一次在開(kāi)大會(huì)執(zhí)行一項(xiàng)決議時(shí)，都有很多人反對(duì)，這種情況下決議很難實(shí)施，令管理者頗為頭疼和尷尬。久而久之，整個(gè)公司的員工會(huì)對(duì)高層或者領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生一種權(quán)威上的懷疑，這就意味著決策可能有問(wèn)題，大家在執(zhí)行時(shí)難免會(huì)打折扣，給公司的各項(xiàng)政策和任務(wù)的實(shí)施帶來(lái)很大的困難。3.開(kāi)大會(huì)要形式多于內(nèi)容，開(kāi)小會(huì)則內(nèi)容多于形式關(guān)于企業(yè)文化，有一個(gè)非常重要的觀點(diǎn)，即沒(méi)有形式就沒(méi)有內(nèi)容，形式是內(nèi)容的載體。所有的內(nèi)容要通過(guò)形式來(lái)傳遞，內(nèi)容是潛藏在形式當(dāng)中的。越是大的場(chǎng)合就越難以去探討實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，開(kāi)大會(huì)的核心在于造勢(shì)和統(tǒng)一思想，造勢(shì)可以增加員工對(duì)公司的信念，統(tǒng)一思想可以讓團(tuán)隊(duì)更有凝聚力。而