智慧校園背景下益陽市高校教師人事檔案信息化管理研究

1、    智慧校園背景下益陽市高校教師人事檔案信息化管理研究    李煜摘 要：在智慧校園背景下，本文以湖南城市學(xué)院教師人事檔案信息化管理為例，分析高校教師人事檔案信息化管理的意義、存在的問題和解決策略，希望更快促進(jìn)智慧校園建設(shè)，更好體現(xiàn)教師人事檔案的價值，使教師人事檔案為教書育人、新時期教育事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。關(guān)鍵詞：智慧校園;高校教師人事檔案;檔案信息化基金項(xiàng)目：益陽市社科課題：“智慧校園”背景下益陽市高校教師人事檔案信息化管理研究（項(xiàng)目編號：2019ys060）。根據(jù)國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（20102020年）教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（20112

2、020年），高等教育信息化建設(shè)的核心任務(wù)之一是建設(shè)面向服務(wù)的以數(shù)字化校園建設(shè)為基礎(chǔ)的智慧校園。智慧校園主要指高校為了給教職員工和學(xué)生們提供工作和生活便利，在日常教學(xué)、管理工作中科學(xué)地運(yùn)用信息化手段，普及信息化服務(wù)。雖然我國高校智慧校園在很多方面取得了一定成績，但是存在的問題也不容忽視。高校教師人事檔案信息化管理是智慧校園建設(shè)的一個重要部分，但進(jìn)度緩慢，面臨著各種沖擊與挑戰(zhàn)。1 智慧校園建設(shè)與高校教師人事檔案信息化管理之間的關(guān)系1.1 高校教師人事檔案信息化管理的意義高校教師人事檔案記載了教職員工身份、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等多方面信息，跟個人工資待遇、組織關(guān)系等密切相關(guān)，具有法律效用，起著重要的憑證、

3、依據(jù)和參考作用。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式存在易損壞丟失、易涂改等問題，已經(jīng)不再適應(yīng)信息化時代發(fā)展的需要，高校教師人事檔案信息化管理順應(yīng)時代潮流，具有重要意義。第一，高校教師人事檔案作為人事工作最基礎(chǔ)、最重要的內(nèi)容，其信息化管理可以促進(jìn)高校人事工作的快速發(fā)展，高校教師人事檔案詳細(xì)、真實(shí)的記載了教職工的信息，從人事檔案中可以了解不同教職工的詳細(xì)背景及經(jīng)歷，根據(jù)他們檔案記載的情況進(jìn)行合理的崗位調(diào)配和人才優(yōu)化配置，有利于建立一個人盡其才、才盡其用、用盡其能的用人機(jī)制和氛圍;第二，科技與社會的發(fā)展豐富了檔案的載體形式，高校教師人事檔案信息化管理能極大提升工作效率，推動高校信息化建設(shè)步伐，促進(jìn)高校盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)

4、代化管理。1.2 智慧校園建設(shè)與高校教師人事檔案信息化管相輔相成教育部于2018年4月印發(fā)了教育信息化2.0行動計劃，其中指出教育信息化要緊密圍繞立德樹人，廣泛運(yùn)用智能技術(shù)來推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+教育”，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化、個性化、終身化的教育格局，著重強(qiáng)調(diào)開展數(shù)字資源建設(shè)和智慧教育創(chuàng)新發(fā)展行動。智慧校園建設(shè)需要緊密服務(wù)于高等教育立德樹人這個根本任務(wù)，精準(zhǔn)服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)的目標(biāo)，高校教師人事檔案信息化建設(shè)有利于優(yōu)化教師配置，推動人才培養(yǎng)。信息資源服務(wù)的支撐及學(xué)校各個部門的通力合作是建設(shè)智慧校園的必備條件，檔案部門責(zé)無旁貸。高校教師人事檔案記錄了教職員工的成長過程，是建設(shè)智慧校園的重要信息支撐

5、。為更好開發(fā)利用人事檔案信息數(shù)據(jù)，促進(jìn)智慧校園發(fā)展，高校教師人事檔案工作應(yīng)以智慧校園建設(shè)為契機(jī)，著力提升其信息化管理程度。2 益陽市高校教師人事檔案信息化管理現(xiàn)狀分析以湖南城市學(xué)院為例2010年，中組部率先實(shí)現(xiàn)中管干部人事檔案信息化管理。由國家檔案局制定的干部人事檔案信息化技術(shù)規(guī)范于2017年7月作為國家標(biāo)準(zhǔn)正式頒布實(shí)施，這是全國干部人事檔案信息化工作國家層面的指導(dǎo)，也是高校教師人事檔案信息化管理的全國標(biāo)準(zhǔn)。目前益陽市高校教師人事檔案信息化管理存在如下幾個方面的問題：2.1 信息化管理水平不夠高、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范許多高校忽略了對教師人事檔案進(jìn)行信息化管理，工作仍停留在傳統(tǒng)的手工操作階段。已經(jīng)實(shí)施教師

6、人事檔案信息化管理的部分高校采用的軟件系統(tǒng)、管理模式及信息化標(biāo)準(zhǔn)各不相同，以至于高校教師人事檔案信息化缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，不可能實(shí)現(xiàn)信息化資源共享及真正意義上的信息化管理。盡管湖南城市學(xué)院安裝了干部人事檔案管理系統(tǒng)，但該系統(tǒng)主要用于人事檔案目錄及基本花名冊錄入，無法進(jìn)行具體信息查詢和檢索?；麅孕畔⒐蚕沓潭炔桓撸块T及學(xué)院對非本部門和學(xué)院的人才了解不夠全面，教師人事檔案沒有很好地發(fā)揮作用。2.2 信息化建設(shè)任務(wù)重、相關(guān)從業(yè)人員能力有限因?yàn)楦咝＝處煂W(xué)歷層次高、職稱評定次數(shù)多等原因，紙質(zhì)人事檔案材料極其豐富，需要投入巨大的人力、物力和財力開展信息化建設(shè)，但目前很多高校從事人事檔案管理工作的人手不足，有

7、些非檔案相關(guān)專業(yè)，計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代管理技術(shù)水平不夠高，一定程度上阻礙了人事檔案信息化發(fā)展。湖南城市學(xué)院檔案庫房有1千余本教師檔案，1名人事檔案管理員，盡管配備了電腦、掃描儀及復(fù)印機(jī)，教師人事檔案數(shù)據(jù)化處理任務(wù)艱巨。3 高校教師人事檔案信息化管理策略3.1 加強(qiáng)對教師人事檔案信息化管理的重視在智慧校園建設(shè)過程中，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對教師人事檔案信息化建設(shè)的投入。首先是要加大資金投入，配齊基礎(chǔ)設(shè)施，制定相應(yīng)的管理制度;其次培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型的人事檔案管理人員，不僅要求管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識、學(xué)習(xí)計算機(jī)及相關(guān)管理系統(tǒng)的運(yùn)用，而且要求具備較高的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德，在掌握過硬工作技能的同時嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，通

8、過宣傳、培訓(xùn)等方式提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高人事檔案信息化管理的質(zhì)量;最后轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加強(qiáng)各類檔案信息化管理意識，增強(qiáng)教職工對收集并及時提交個人人事檔案的意識。3.2 完善教師人事檔案信息化管理基本內(nèi)容建設(shè)教師紙質(zhì)人事檔案材料包含十類材料，信息覆蓋面廣。科學(xué)合理的高校教師人事檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)包含檔案在線查閱、零散材料提交審核、業(yè)務(wù)管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化及個人信息補(bǔ)充采集這幾個部分。建議請專業(yè)的第三方機(jī)構(gòu)根據(jù)學(xué)校發(fā)展及人事檔案工作需求，建立一個便于操作、能為不同的學(xué)院、部門和人群提供信息服務(wù)的教師人事檔案信息化管理系統(tǒng)。3.3 確保教師人事檔案信息化管理的安全保密性檔案工作必須做

9、好安全保密工作。第一建立嚴(yán)格的信息化管理制度，嚴(yán)格設(shè)置和授予操作權(quán)限，比如院系相關(guān)人員僅能查詢本院系教師信息，對其他院系和部門教師的信息沒有查詢權(quán)限;第二加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，請專業(yè)人員對網(wǎng)絡(luò)、文件等進(jìn)行安全保密設(shè)置，筑牢防火墻，安裝有效的殺毒軟件，杜絕泄密、數(shù)據(jù)丟失等不良情況的發(fā)生。4 結(jié)語高校教師人事檔案是重要的信息資源，在智慧校園環(huán)境下，教師人事檔案信息化管理是必然趨勢，也是一個循序漸進(jìn)的過程。作為一項(xiàng)長期且復(fù)雜的工作，高校教師人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)獲得更加廣泛的重視，檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變管理理念、主動學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)手段、創(chuàng)新檔案服務(wù)方式、積極融入到智慧校園建設(shè)中，才能推動教師人事檔案信息化的早日實(shí)現(xiàn)，讓教師人事檔案對學(xué)校各項(xiàng)發(fā)展發(fā)揮最大的作用。參考文獻(xiàn)1教育部關(guān)于印發(fā)教育信息化2.0行動計劃的通知.2018-04