問題無大小 工作無小事——兼談如何做好辦公室工作

1、問題無大小 工作無小事 兼談如何做好辦公室工作辦公室是一個部門辦文、辦公、辦事、辦會的綜合工作機構。任務千頭萬緒，工作千辛萬苦，但沒有一樁屬于小事，沒有一件可以疏忽，任何微小的疏漏，都可釀造成大的失誤，稍有不慎或不當都會影響整體甚至全局工作。每個人都會犯錯誤，對于辦公室從事具體管理事務的人員來說，不犯錯誤是不可能的。但是，我們不能在同一個地方不斷犯錯，這就要求我們不能忽略一些不起眼的小問題。千里之堤，潰于蟻穴，要想提高綜合辦公室的管理水準，就不能只重視“線”和“面”，而忽視了“點”，“點”真正完善了，“線”和“面”就簡單了。因此，要想避免辦公室工作在細小問題上不出差錯，就必須從小事抓起，從基礎

2、做起，充分發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查落實、后勤保障四個作用，確保政令暢通、高效運轉。按照這一思路，辦公室工作應在內(nèi)強素質、外塑形象上下功夫，在統(tǒng)籌兼顧、會彈鋼琴上做文章，在創(chuàng)新服務、提升效率上求實效，堅持 “辦公室里無小事”的工作理念，形成大事小事認真辦、當日事情當日辦、能辦事情馬上辦、一切事情依法辦“四辦”的工作格局，以新亮點、新變化影響和感染其他科室的工作，帶動和促使機關整體工作質量和水平的提高。小問題之大管理，從個人來說，要樹立“活電腦”形象。辦公室的特殊性質要求在此崗位上的每位辦公人員都必須具備較高的綜合素質。一是知識要廣。要廣學博采，對古今中外、歷史地理、邊緣科學、前沿知識都要有所

3、涉獵，努力成為包羅萬象的“百科全書”和方方面面的“百事通”。二是信息要靈。辦公室人員要成為信息靈通人士，對國際、國內(nèi)以及本地本部門發(fā)生的重要事件要及時了解，始終掌握最新信息，特別是對領導決策有重要參考價值的信息要快速反饋，及時提供。三是情況要熟。辦公室人員要做“有心人”，注意搜集整理各層面的情況，成為領導的“資料庫”。對兄弟縣市好的經(jīng)驗和做法，注意搜集總結，并結合實際加以吸收利用；對本地本部門的情況要了如指掌，尤其是對當年重點工作、經(jīng)濟發(fā)展情況、基層先進典型等要掌握具體，能夠熟記在胸，做到心中有數(shù)。四是反應要快。堅持高效率，快節(jié)奏，雷厲風行，立竿見影。對領導交辦的事項要區(qū)分輕重緩急，做到急事急

4、辦，特事特辦，今日事今日結，不推諉扯皮，不拖拉散漫。小問題之大管理，從機關來說，要規(guī)范辦公流程。要處理好細節(jié)問題，黨政辦公室就必須在文書傳送、文件制發(fā)、會務工作、檔案管理、印章管理等工作職責和管理制度上標準化、規(guī)范化、制度化，以各項制度規(guī)范保障機關運行。文件收發(fā)管理制度文件收發(fā)、管理工作是各級黨政機關的一項經(jīng)常性、基礎性工作，是傳遞黨和國家政令以及有關信息的一條重要途徑，在上傳下達、溝通左右等方面具有其他渠道不可替代的作用。做好文件收發(fā)、管理工作，對確保黨政機關工作有序、高效運行，具有重要意義。為加強開發(fā)區(qū)黨政機關文件收發(fā)、管理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，提高文件制發(fā)效率，保證文件質量，經(jīng)黨

5、政辦研究，決定對文件制定、審核校對、簽發(fā)程序及來文辦理予以規(guī)范，特制訂本方案。一、總體要求（一）文件收發(fā)、管理工作在黨政辦公室主任的領導下進行。（二）黨政辦應確定專職人員擔負文件收發(fā)、管理工作。擔負文件收發(fā)、管理工作的人員，應當具有高度的工作責任心和全心全意為人民服務的奉獻精神，具有嚴謹細致、熱情周到、雷厲風行的工作態(tài)度和作風，具有一定政策理論水平、文化素養(yǎng)，以及組織觀念和保密意識強的共產(chǎn)黨員或共青團員。（三）黨政辦公室應配備專門用于收發(fā)和保管文件的鐵質檔案柜。（四）文件收發(fā)、管理工作總的要求是準確、及時、安全、保密。文件管理人員必須嚴格按公文處理的有關法規(guī)和領導的批示辦事，優(yōu)質高效地搞好服務

6、。二、收文辦理文件管理人員應每日登陸黨政網(wǎng)、開發(fā)區(qū)郵箱、省、襄陽發(fā)改委開發(fā)區(qū)管理處網(wǎng)站及楚都宜城網(wǎng)，每日到值班室收取信件、快遞、包裹，連同收到的外單位送達本機關的文件（包括電報、機要信函、傳真件、內(nèi)部刊物，下同）要認真做好簽收、清點、登記、擬辦、分發(fā)、傳閱、收集、歸檔等工作。1、簽收。文件管理人員接收到文件時，首先應對文件進行初審，認真清點核對。初審的內(nèi)容是：（1）文件是否多頭主送、行文是否規(guī)范；（2）文件的字號、份數(shù)、密級、起止號與發(fā)文通知是否一致；（3）檢查文件發(fā)出日期與收到日期的間隔時間是否正確，傳遞途中有無延誤現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)問題，要與來文機關或文件投遞單位聯(lián)系，查明原因并商定處理辦法，及時

7、解決。2、登記。配置專門的收文登記本，文件管理人員對收到的文件分門別類及時、準確、完整地進行登記。登記的項目是：收文日期、來文單位、文件字號、文件標題、密級、收文份數(shù)、文件起止號、文件的閱讀傳送范圍。需要分送的還應登記分送的對象或范圍。收文登記本應視同機要件保存。3、擬辦。根據(jù)收文是只需傳閱的文件，還是需要辦理的文件，分別印制不同的收文處理單。文件管理人員根據(jù)文件性質附上相應的收文處理單后，第一時間呈黨政辦主任，黨政辦主任就文件的傳達、閱讀、分發(fā)、貫徹落實等問題逐件提出擬辦建議或預案，并填寫在文件處理單上，連同文件一并報辦公室分管領導審定。此項工作應當在24小時內(nèi)完成，保證當天的文件當天處理，

8、緊急文件必須馬上向領導匯報并處理。4、傳閱。黨政辦主任提出的擬辦意見經(jīng)分管領導審示后，文件管理人員應嚴格按照領導批注的意見（或已有的規(guī)定和慣例）及時、準確地呈班子成員傳閱。傳閱文件由文件管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。呈文順序一般自下而上，特殊情況下，也可按實際需要調(diào)整傳閱順序。班子成員在閱讀或處理完文件后應在收文處理單上署名，并簽署閱文日期。5、辦理。一般情況下，公文要先傳閱，特殊情況下，邊簽邊辦，提高辦公效率。傳閱文件當天下班之前必須收回，特殊公文要按時限要求辦理，“特急”電報應在24小時內(nèi)辦理完畢。對領導閱文時作的批示，要及時報告辦公室分管領導和相關部門領導或交辦。要隨時掌握文件去

9、向，避免漏傳、誤傳和延誤，注意按照文件辦理時限要求督促經(jīng)辦人員，堅持催閱（退）制度。6、收回。對已處理完畢的文件，文件管理人員要及時收回，并在回收時檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的文件是否齊全。7、歸檔。對需要歸檔的文件，要按照檔案部門的要求進行整理、編制目錄，按時歸檔。8、清退。做好文件清退工作，每日查對、每月清點、年終清查，發(fā)現(xiàn)缺少，及時查找。 三、 發(fā)文辦理文件制發(fā)應在機關領導人或辦公室負責人的主持、指導下進行。一般來說，綜合性文件由黨政辦公室起草；某一方面工作的文件由相應的職能部門代擬文稿；重要文件由各部門分管領導或主要負責同志親自主持起草。起草公文要嚴格遵循黨的方針政策、上級有關文件

10、精神和區(qū)領導的指示，對公文的準確性和可行性負責。（一）普通文件處理起草人草擬文件（電子文檔拷貝到黨政辦）部門負責人初核（對內(nèi)容進行把關）分管領導修改（文稿合法性審核及字、詞、句的規(guī)范）黨政辦核稿（文字、文種、格式等校對）領導簽發(fā)（涉及全局性的重要文稿，由黨政辦主任審核、簽字后，呈主要領導審定；黨政辦常規(guī)文件，由副主任審核、簽字后，呈主任審定。）黨政辦負責制作打印（編號、登記、排版、用印等）發(fā)文（文件制作好后，黨政辦工作人員通知草擬文件人領取文件并分發(fā)，若重要文件則由黨政辦統(tǒng)一分發(fā)）存檔（領導批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔）。文件簽發(fā)和制作時間：35

11、天。（二）急件文件處理時間較緊的文件，草擬文件人直接請領導簽發(fā)。若簽發(fā)領導不在單位或在外出差，不能及時送到領導手中審簽，但草擬文件人必須在電話里征得領導同意后，黨政辦工作人員才能辦理，事后請簽發(fā)領導補簽后存檔。文件簽發(fā)時間：根據(jù)事情的輕重緩急。文書檔案管理制度 一、文件的收集歸檔（一）按照集中統(tǒng)一管理的原則，凡送本單位所有文件、信函、簡報及其它資料等，統(tǒng)一由黨政辦指定專人實行規(guī)范管理，以達到完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求。（二）其他科室在接收到相關文件時必須先交黨政辦，由黨政辦負責統(tǒng)一登記、編號，呈送領導閱批，不得遺漏、延誤和丟失。文件傳閱完畢后，一般由黨政辦保存，相關科室保存復印件。

12、（三）外出開會或從上級機關帶回的文件，及時交黨政辦專人進行登記入檔保存。（四）所有科室需要送出文件，必須先交由黨政辦進行送出公文登記，并復印一份留存。如若其他科室沒交由黨政辦進行登記留存而直接送走，造成文件遺漏、缺失的，由相關科室負責。（五）黨政辦于次年9月底前，要完成上一年度所有文件、檔案及各種資料的分類登記、整理裝訂、入檔保存工作。每年歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。（六）檔案保管期限分為永久、30年、10年，檔案管理人員應依據(jù)市檔案局等業(yè)務主管部門要求，實施分類管理。對保管期限已滿的檔案，依據(jù)有關規(guī)定進行鑒定銷毀。（七）檔案管理人員應認真做好檔案室的防盜、防火、防濕、防蟲、防毒、防塵

13、等工作。 二、文件借閱（一）檔案借閱要求在辦公室內(nèi)查看，若有關人員因工作需要需借出使用，文件管理人員應根據(jù)文件的閱讀傳達范圍，請示主管領導，經(jīng)批準后方可借閱。秘密文件不得外借。（二）借閱文件要履行簽字手續(xù)，并登記借閱時間、借閱人所在單位名稱、文件字號、密級、份數(shù)、份號，同時確定歸還時間。（三）文件管理人員要及時收回借出的文件。對于歸還的文件，要認真檢查，發(fā)現(xiàn)損毀、涂改，應追究借閱者的責任。三、文件的清退、銷毀。文件管理人員每年要對上年度的文件進行清理，對上級機關下發(fā)的密級文件，要按市委保密局的要求及時清退并寫出書面報告。對上交、歸檔以后余留的文件，要進行登記整理，經(jīng)有關負責人批準后，到指定的地

14、方銷毀，兩人以上監(jiān)銷。四、嚴格遵守保密紀律。各種秘密文件、檔案、統(tǒng)計資料、編制信息、會議記錄等，都由檔案管理人員專人負責管理，保守秘密。需銷毀的文件資料，要進行清理登記，通過一定方式徹底銷毀。印章管理制度一、黨工委、管委會印章由黨政辦公室專人管理。其他業(yè)務章由部門負責人保管或指定專人保管。二、印章平時存放在專用柜中，隨用隨取，用畢放回并上鎖。三、建立用印登記簿，對印章使用情況進行登記備查。其內(nèi)容包括：用印時間、批準領導、內(nèi)容、份數(shù)、經(jīng)辦人員及使用人員簽字。對各類用章文件要復印一份，妥善保管。四、印章應在辦公室內(nèi)使用并由專管人員親自用印。印章保管人因故離開工作崗位，應向分管領導請假，分管領導應指

15、定印章臨時保管人，并監(jiān)督好交接工作。五、用印審批：使用黨工委、管委會印章必須經(jīng)黨工委、管委會領導批準。經(jīng)領導簽批的文件蓋章，按簽批的要求辦理；其它事項蓋章，可經(jīng)領導簽字或口頭批準。一般情況使用印章均須主要負責人批準，特殊情況也可由主要負責人授權辦公室主任審批。其他業(yè)務印章可經(jīng)部門負責人批準。 六、印鑒不準外借或授托外單位使用。七、不得隨意攜帶印章外出辦事，特殊情況須帶印鑒外出使用，必須由辦公室主任、副主任專人保管使用，并嚴格登記手續(xù)。八、因私需要蓋公章的本辦公室干部職工，須本人持有關證件和申請，經(jīng)辦公室領導同意后，方可使用。會務工作制度黨政辦公室負責全區(qū)各類會議的組織籌備及鄉(xiāng)黨工委、管委會領導

16、參加的重要活動和會議傳達、安排、協(xié)調(diào)和聯(lián)系等服務工作。一、 外來會議通知1、黨政辦公室接到上級或其他單位會議通知后，要第一時間向黨政辦主任匯報，由黨政辦主任負責安排參會人員及會議的通知傳達事項。需要班子領導參會的，直接通知到其本人；其他參會人員由黨政辦公室通知到其所在科室辦公室，由所在科室辦公室通知到其本人。2、黨政辦要制定專門的會議登記本，記錄每次會議的時間、地點、主題議題、參會市領導以及本單位參加人員。3、堅持會議提醒制度。需班子領導參加的會議，黨政辦工作人員還須一并告知領導司機按時接送，并在會議之前短信或電話再次提醒參會領導，做到零失誤、零遺漏。二、 本單位辦會流程會議安排流程圖會議安排

17、通知明確會議主題、召開的時間、出席范圍和人數(shù)安排會議場所及會后就餐 會議通知1. 通知內(nèi)容主要包括：會議的議題、時間、地點、出席范圍及其他注意事項。2. 及時與參會人員對接并落實擬出席人員。3. 及時將通知送達的情況和擬出席情況反饋到主會領導。會議前準備會議用品準備會議前一天開始準備會議材料撰寫會議資料（秩序冊、議程、宣傳冊、封套、稿紙、筆）、簽到表、座次表、會標、宣傳片、水果、茶水、午餐安排、投影相關設備、電子歡迎屏。1.領導講話稿（需經(jīng)領導審閱定稿）；2.會議議程、會議資料(如需參會人員反饋資料，需提前將反饋通知與會議通知一并下發(fā))。會場布置安排會議接待安排會議接待。根據(jù)會議需要，做好接站

18、、住宿安排等。大型會議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會議安排，落實參觀游覽安排。會議前一天安排好簽約會： 1. 背景板、條幅、場內(nèi)鮮花、綠植、水牌、背景音樂光盤、公司宣傳片； 2. 茶、礦泉水、煙、煙灰缸、濕毛巾、資料、筆、臺簽； 3. 話筒、音響調(diào)試、錄音、調(diào)節(jié)室溫； 4. 禮儀服務就位（帶花、調(diào)換協(xié)議、倒酒）-由專人負責對接項目推進會：1. 場內(nèi)鮮花、綠植、公司宣傳片試播；2. 茶、礦泉水、煙、煙灰缸、濕毛巾、資料、宣傳冊、筆、臺簽；3. 話筒、音響調(diào)試、錄音、調(diào)節(jié)室溫；4. 接待人員就位非正式會晤：1.（鮮花）、水果、茶、礦泉水、煙、煙灰缸、電子歡迎屏；2. 燈光、會場衛(wèi)生、調(diào)節(jié)室溫；3、就餐。三樓會議室：20人以內(nèi)；六樓會議室：40人以內(nèi)；如超過40人，需聯(lián)系市內(nèi)其他會議室。會前檢查工作會務準備工作布置后，要重視動態(tài)的檢查監(jiān)督，對沒有及時完成規(guī)定任務的，要及時采取措施加以彌補。臨會前后協(xié)調(diào)（大會）重大會議或會務準備工作涉及多個單位和部門的，需要分割工作小組，并召開工作協(xié)調(diào)會，落實有關工作。會務協(xié)調(diào)一般要求明確每一個工作