事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略

1、    事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略    李祖春摘要：近年來(lái)，我國(guó)的信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)不斷地發(fā)展，其應(yīng)用范圍也越來(lái)越廣，為人們的生活和工作帶來(lái)了便捷。在事業(yè)單位檔案管理工作中為了能夠適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在其中，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化和現(xiàn)代化，不僅能夠提高事業(yè)單位工作人員的工作有效率，還能夠提高事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案由文本管理向信息研究、數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。關(guān)鍵詞：檔案;事業(yè)單位;數(shù)字化管理;信息研究digital management strategy of archives in institutionsli zu

2、chun（jilin province hot spring hospital， fusong， jilin province， 134500 china）abstract： in recent years， my country's information technology and digital technology have been continuously developed， and their applications have become wider and wider， bringing convenience to people's lives and

3、 work. in order to be able to adapt to the modern development in the file management of public institutions， the application of computer technology has realized the automation and modernization of file management， which can not only improve the efficiency of the staff of the public institution， but

4、also improve the efficiency of the file business of the public institution. service quality and level， to realize the transformation of archives from text management to information research and digital management.key words： archives; public institutions; digital management; information research0 引言數(shù)

5、字化檔案管理能夠完善傳統(tǒng)檔案管理中存在的缺陷，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化檔案信息分類、鑒別、修復(fù)、統(tǒng)計(jì)、整理、保管、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并且能夠通過(guò)專門(mén)的系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)實(shí)現(xiàn)檔案不受空間限制進(jìn)行查閱、瀏覽。按照檔案查閱工作準(zhǔn)則，通過(guò)事業(yè)單位檔案管理工作人員的審核、授權(quán)，單位內(nèi)部相關(guān)科室和領(lǐng)導(dǎo)能夠隨時(shí)查閱檔案信息。不僅能夠提高事業(yè)單位工作人員的工作有效率，還能夠提高事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)檔案由文本管理向信息研究、數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性1.1 檔案數(shù)字化管理的概念檔案是事業(yè)單位通過(guò)文字、圖片等方式記錄工作人員的工作經(jīng)歷、單位活動(dòng)歷史。檔案信息不僅對(duì)事業(yè)單位的發(fā)

6、展有一定的作用，還對(duì)工作人員有重要的意義是評(píng)級(jí)等方面重要的依據(jù)，也是一種資料記錄。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱藬?shù)字化管理1，檔案數(shù)字化管理中包括掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、智能化技術(shù)等多方面技術(shù)。檔案數(shù)字化管理是指使用各種載體（電腦、優(yōu)盤(pán)）將檔案資源從紙質(zhì)文本記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)管理，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的有效關(guān)聯(lián)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行有效管理，形成一個(gè)結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠隨時(shí)提用，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。在數(shù)字化檔案建設(shè)工作中檔案數(shù)字化是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的檔案載體通過(guò)智能化的技術(shù)加工成數(shù)據(jù)的形式，通過(guò)政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等多種信息技術(shù)進(jìn)行查閱、檢索，不僅能夠提

7、高事業(yè)單位檔案管理水平，還能夠提高工作效率，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案部門(mén)的服務(wù)水平。1.2 檔案數(shù)字化管理的作用（1）長(zhǎng)久保存檔案。檔案對(duì)于事業(yè)單位和工作人員來(lái)說(shuō)是具有價(jià)值的一種文獻(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理是通過(guò)紙質(zhì)文本、光盤(pán)等形式的載體進(jìn)行存儲(chǔ)，其中紙質(zhì)存儲(chǔ)是主要的存儲(chǔ)管理方式，由于紙質(zhì)檔案本身的性質(zhì)決定了保管期限，并且可能會(huì)因?yàn)槭艿酵饨绺蓴_因素導(dǎo)致檔案丟失、損壞等。但是將事業(yè)單位的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存能夠避免檔案損壞、丟失的狀況發(fā)生，還能夠充分利用數(shù)據(jù)備份為檔案上雙重保險(xiǎn)，將重要的檔案，需要長(zhǎng)期或永久保管的檔案能夠在二進(jìn)制中以數(shù)據(jù)的形式永遠(yuǎn)保存。并且計(jì)算機(jī)信息技術(shù)中的圖像處理技術(shù)，能夠?qū)⒈?/p>

8、損壞檔案或由于紙質(zhì)長(zhǎng)時(shí)間的氧化而看不清楚的檔案最大程度的修復(fù)、復(fù)原。（2）改變繁瑣的取用。在事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案的管理方式非常的復(fù)雜、繁瑣，并且其取用的過(guò)程也是非常的復(fù)雜，導(dǎo)致工作人員的工作量大，有效率低。而檔案數(shù)字化，能夠改變工作人員存儲(chǔ)檔案的方式，以及取用檔案的方式。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案取用是在檔案部門(mén)進(jìn)行登記簽字后，工作人員需要在固定年限中尋找檔案，這樣的方式非常的繁瑣，并且檔案只有一份，如果借出丟失就會(huì)造成極大的麻煩和影響。傳統(tǒng)的檔案出借因?yàn)橹挥幸环菟圆荒軌驖M足同時(shí)多人使用的需求。而檔案數(shù)字化管理能夠通過(guò)數(shù)據(jù)備份的方式使檔案不再是孤本，并且在不同的地區(qū)能夠查閱檔案，縮短了查閱

9、檔案的時(shí)間提高了工作人員的有效率。同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享，在管理一些常用檔案時(shí)，工作人員能夠使用網(wǎng)頁(yè)、系統(tǒng)等方式編制檔案，使需要查詢檔案的人員在不受時(shí)間、空間的限制，方便、快捷的查詢到檔案。（3）提高事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，在傳統(tǒng)的檔案管理中，需要大量的人工和空間，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的整理和存儲(chǔ)空間，往往事業(yè)單位需要一定的資金投入，每年花費(fèi)大量的時(shí)間去整理檔案，移交檔案館。這種情況下會(huì)出現(xiàn)檔案擺放不合理的情況，導(dǎo)致工作人員查詢資料有一定的難度，而檔案數(shù)字化管理能夠改善時(shí)間、人力的投入，減少紙張耗損。提高了工作人員的辦公效率、服務(wù)工作，并且能夠使事業(yè)單位檔案管理工作走向科技化。其次檔案自身具有較高

10、的文獻(xiàn)價(jià)值，它記錄著事業(yè)單位與工作人員的工作歷程和發(fā)展?fàn)顟B(tài)，能夠幫助我們更好的發(fā)展、規(guī)劃未來(lái)。2 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀2.1 缺乏專業(yè)管理人才要做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作首先要提高工作人員的專業(yè)性，有部分工作人員雖然具有較高的檔案管理專業(yè)性，但是并不了解數(shù)字化管理的概念，以及對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、圖像處理技術(shù)等數(shù)字管理技術(shù)不夠了解，也不能夠有效開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)闆](méi)有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失，或掌握不了數(shù)字化檔案操作體系和技術(shù)。所以應(yīng)該提高事業(yè)單位工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)，建立檔案數(shù)字化管理部門(mén)2-3。2.2 缺乏檔案數(shù)字化管理意識(shí)目前，還有部分事業(yè)單位沒(méi)有

11、使用數(shù)字化檔案管理機(jī)制，或者因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性所檔案管理制度不完善，沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)管理人員和先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理設(shè)備。導(dǎo)致影響了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程止步不前，不利于提高事業(yè)單位檔案管理的綜合性、有效性、合理性、科學(xué)性目標(biāo)。所以事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案數(shù)字化管理的重要性，明細(xì)檔案管理的相關(guān)制度。3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的策略3.1 健全檔案管理系統(tǒng)要進(jìn)行檔案數(shù)字化管理，首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化管理的重要性，并且學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、智能化技術(shù)的相關(guān)知識(shí)。因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作的特殊性和復(fù)雜性，在檔案數(shù)字化管理工作中，需要建立健全的管理機(jī)制。提高檔案的保密性

12、和升級(jí)操作系統(tǒng)。并采取管理人員提出的相關(guān)問(wèn)題完善檔案數(shù)字化管理制度。（1）檔案錄入。檔案錄入分為掃描、上傳、分類收集等，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠使檔案在系統(tǒng)中自動(dòng)化完成收文、分類、發(fā)文等管理內(nèi)容，并且通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入。（2）檔案歸檔，在進(jìn)行檔案歸檔審核中，管理人員要對(duì)提交系統(tǒng)的檔案進(jìn)行審核，然后入庫(kù)，確保檔案信息無(wú)誤。（3）調(diào)整檔案信息，在檔案管理中，因?yàn)槿藗兠磕甓紩?huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)活動(dòng)，所以檔案需要實(shí)時(shí)更新，比如檔案保管期限、編號(hào)、存放位置、名稱等都可能會(huì)隨著時(shí)間而發(fā)生變化，所以檔案管理員需要每年認(rèn)真仔細(xì)的審核檔案，保障檔案能夠及時(shí)更新存儲(chǔ)。（4）在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，工作人員需要對(duì)檔

13、案進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行檔案管理工作。其檔案收集、整理環(huán)節(jié)較為繁瑣，為了能夠達(dá)到檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，編號(hào)記錄等多種環(huán)節(jié)，最后將檔案入庫(kù)，并且在后期檔案查詢使用中也是非常的復(fù)雜，工作人員需要對(duì)檔案的記錄和時(shí)間保管年限進(jìn)行查詢。檢索和編制無(wú)法順利完成。而使用數(shù)字化管理能夠通過(guò)將檔案原件上傳在管理系統(tǒng)中，隨時(shí)進(jìn)行檢索利用。（5）檔案移交管理，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，事業(yè)單位在工作活動(dòng)中形成具有查考、保存價(jià)值的各類文獻(xiàn)需要按照規(guī)定及時(shí)向檔案管理部門(mén)進(jìn)行移交4。所以工作人員應(yīng)該及時(shí)根據(jù)本單位的實(shí)際情況，及時(shí)、合理的移交檔案。（6）檔案接收管理，工作人員應(yīng)該在檔案接收方面嚴(yán)格審

14、查檔案的可靠性。全面性、完整性，確保檔案無(wú)數(shù)據(jù)誤差，使用檔案系統(tǒng)程序等多種信息接收方式，保障數(shù)據(jù)的可靠性，實(shí)現(xiàn)大量電子檔案的自動(dòng)歸檔。3.2 提高工作人員工作水平要提高事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作，首先要提高工作人員的工作水平、計(jì)算機(jī)水平，引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，建立健全的工作機(jī)制，提升工作晉升空間。其次要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力，事業(yè)單位要經(jīng)常進(jìn)行崗位培訓(xùn)與相關(guān)知識(shí)的講座，更新工作人員數(shù)字化、信息化等方面的知識(shí)。最后，事業(yè)單位的檔案管理是維護(hù)歷史文獻(xiàn)的重要工作。檔案管理工作的服務(wù)性和政治性決定了檔案管理人員必須具備較好的職業(yè)道德和素養(yǎng)，保證檔案的真實(shí)性是檔案管理人員必須具有的職責(zé)。所以

15、檔案工作人員在工作中必須要遵守國(guó)家、單位的相關(guān)政策和法律，嚴(yán)格遵守工作規(guī)章制度和紀(jì)律，將黨的政策貫徹落實(shí)在工作中，提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理，改善檔案數(shù)字化管理?xiàng)l件，逐步實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。3.3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)要注重檔案的安全管理，數(shù)字化雖然帶來(lái)了便捷，但是其中也存在著被盜取的安全隱患。所以事業(yè)單位要注重檔案的安全管理，開(kāi)發(fā)自己的檔案安全工作系統(tǒng)。首先事業(yè)單位要開(kāi)發(fā)科學(xué)化檔案資源的系統(tǒng)，建立專業(yè)的安全管理系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)，并保證檔案有數(shù)據(jù)備份。升級(jí)安全管理系統(tǒng)的軟件和硬件，在檔案管理中設(shè)置查閱權(quán)限和密碼降低數(shù)字化檔案的安全

16、風(fēng)險(xiǎn)，并在軟件中安裝防木馬的軟件防止非法入侵。并且要保障檔案在存取時(shí)除檔案管理人員外不能夠進(jìn)入檔案管理室，避免出現(xiàn)人為破壞的現(xiàn)象出現(xiàn)。其次，嚴(yán)格管理檔案系統(tǒng)，在查閱、瀏覽、檢索管理中，要設(shè)置權(quán)限，有權(quán)限的人員能夠直接線上查閱5，沒(méi)有權(quán)限的人員需要向檔案管理人員發(fā)出查閱申請(qǐng)，在工作人員審核信息后，才能夠?qū)n案進(jìn)行查閱。在檔案編制方面，工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行匯編、修復(fù)、登記入庫(kù)、整理、歸類。在檔案數(shù)字化管理中，事業(yè)單位需要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備比如掃描儀、智能檔案管理架等多種設(shè)備，智能檔案管理架不僅能夠最大程度的保管紙質(zhì)檔案，還能夠有效形成安全管理系統(tǒng)，在使用智能管理架時(shí)，因?yàn)楣芾砑苣軌驅(qū)⒐ぷ魅藛T錄入

17、的檔案信息進(jìn)行檔案位置標(biāo)記，在查閱檔案時(shí)工作人員僅需要在電腦中輸入檔案的關(guān)鍵詞或者年限，智能檔案架就能夠告訴工作人員準(zhǔn)確的檔案位置，同時(shí)，如果有人非法入侵檔案管理室，智能化檔案架能夠有效保管紙質(zhì)檔案。最后工作人員要重視檔案室的門(mén)禁管理，與門(mén)禁管理相結(jié)合，在系統(tǒng)中設(shè)置人員權(quán)限，在關(guān)門(mén)、開(kāi)門(mén)以及人員出入查詢和記錄中，提供考勤功能。當(dāng)門(mén)禁出現(xiàn)異常時(shí)管理人員能夠及時(shí)了解和掌握相關(guān)信息6。4 結(jié)語(yǔ)綜上所述，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中，要保障檔案有效管理和提高工作效率，首先要提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才。其次使用瀏覽器模式構(gòu)架在檔案系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和本地閱檔、查檔功能。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了強(qiáng)化管理，按照長(zhǎng)期有效或短期有效等多種方式，完成檔案借閱授權(quán);閱讀檔案進(jìn)行詳細(xì)的信息登記;檔案數(shù)據(jù)使用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)運(yùn)行更加可靠安全。參考文獻(xiàn)：1楊玉蓉.事業(yè)單位實(shí)施檔案數(shù)字化