文案管理制度

1、文案管理制度辦公用品管理一、公司辦為公司辦公用品具體管理部門，公司各部門需用辦公用品 的由公司辦統(tǒng)計(jì)匯總后出具采購申請(qǐng)單，日常消耗類辦公用品經(jīng)公司辦負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)后采購。數(shù)量較大或非耗材類辦公用品還需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可 安排米購和發(fā)放。二、辦公用品的采購原則上由公司辦負(fù)責(zé)，批量較大或特別貴重的辦 公用品，在方便情況下公司辦可要求公司采購部門協(xié)助采購。特殊辦公用 品，在部門工作便利情況下，經(jīng)公司辦同意部門可代為采購。三、采購工作要科學(xué)、合理，透明，自覺接受公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督。采購時(shí)采辦人員必須充分掌握欲購物品的性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件。確保所采購物品貨真價(jià)實(shí)，物美價(jià)廉。四、辦公用品由公司辦安排專人負(fù)

2、責(zé)保管。辦公用品的保管與采購應(yīng) 分開負(fù)責(zé)，各負(fù)其責(zé)，不得一人雙兼。所有購入的辦公用品應(yīng)即時(shí)辦理入 庫手續(xù)，采購人員和保管人員要切實(shí)做好驗(yàn)收、交接、與收儲(chǔ)工作。五、辦公用品保管人員要定期做好辦公用品庫房盤點(diǎn)，實(shí)時(shí)掌握庫存物品的數(shù)量、質(zhì)量和需求情況，常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存，已確保障日常供給。庫存辦公用品的種類和數(shù)量要 科學(xué)確定，合理控制。必須避免不必要的儲(chǔ)存或過量積壓，確保供應(yīng)好、 周轉(zhuǎn)快、消耗低、費(fèi)用省。六、公司辦對(duì)于各科室替換下來的各類辦公設(shè)備或階段性使用和暫時(shí) 閑置的辦公用品要及時(shí)回收登記、修舊利廢、妥善保管、隨時(shí)待用。七、公司各部門負(fù)責(zé)人為本部門辦公用品的第

3、一管理責(zé)任人，部門負(fù) 責(zé)人必須切實(shí)做好本部門的辦公用品管理工作，確保辦公用品為辦公所用， 不得據(jù)為已有，擅作私用；辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大 材小用，貴材賤用。日常耗材盡量重復(fù)使用，充分發(fā)揮各種辦公用品的最 大使用效率。杜絕隨意丟棄、廢置等浪費(fèi)辦公用品的事件發(fā)生。八、日常消耗類辦公用品的領(lǐng)用由需用人出具辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)用。非耗材類辦公用品由部門負(fù)責(zé)人出具辦公用品領(lǐng) 用申請(qǐng)表經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)用，批量較大或比較較貴重的辦公用品 還需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。九、辦公用品保管人員，發(fā)放辦公用品時(shí)必須堅(jiān)持原則，照章辦事， 詳細(xì)核實(shí)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表。嚴(yán)禁未經(jīng)批

4、準(zhǔn)擅自發(fā)放，對(duì)于明顯超出常 規(guī)的申領(lǐng)，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)，原因不明的保管人員有權(quán)拒付。十、大件或高檔耐用辦公用品，部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)使用，一般不得重 復(fù)購置。使用中辦公設(shè)備出現(xiàn)故障，由原采購人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、 保修、維修事宜；因使用不當(dāng)，人為造成設(shè)備損壞的，直接責(zé)任人應(yīng)負(fù)賠 償責(zé)任。十一、所有辦公用品在領(lǐng)用時(shí)， 發(fā)放人都必須根據(jù)所領(lǐng)用的具體物品， 詳細(xì)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表并經(jīng)領(lǐng)用人簽字確認(rèn)后造冊(cè)備查。十二、公司所有員工在領(lǐng)用非耗材類辦公品時(shí)還需同時(shí)建立個(gè)人領(lǐng)用 工具、資料管理卡，以作為員工離職或調(diào)崗時(shí)的交接依據(jù)。工具、資料管 理卡由公司辦安排專人管理。文檔管理一、公司級(jí)文件（材料）

5、的起草由公司辦安排專人負(fù)責(zé)，公司各科室 內(nèi)部文件（材料）部門自行安排起草。公司級(jí)文件（材料）由公司辦負(fù)責(zé) 人閱報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)審后經(jīng)公司總經(jīng)理簽批實(shí)施。部門級(jí)文件（材料） 由所在部門負(fù)責(zé)人簽批施行，牽涉到關(guān)聯(lián)部門的由部門負(fù)責(zé)人通報(bào)公司辦 負(fù)責(zé)人后約請(qǐng)關(guān)聯(lián)部門負(fù)責(zé)人會(huì)審后共同簽批實(shí)施，特殊情況報(bào)公司總經(jīng) 理簽批實(shí)施。二、公司經(jīng)營性文件（材料、合同等）由相關(guān)專業(yè)部門安排起草后經(jīng) 公司總經(jīng)理簽批實(shí)施。有關(guān)特殊文件，如：牽涉到外聯(lián)方面的函報(bào)、協(xié)議、 報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等還需經(jīng)公司辦會(huì)審后方可報(bào)總經(jīng)理簽批實(shí)施。三、公司內(nèi)部非制度性文件（材料）如：通知、告示、報(bào)告、請(qǐng)示等 由公司辦安排起草經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人簽批

6、后實(shí)施。四、公司級(jí)的會(huì)議紀(jì)要、材料、報(bào)告、總結(jié)、發(fā)言等由公司辦安排專 人負(fù)責(zé)起草或記錄后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。部門內(nèi)部的會(huì)議紀(jì)要、材料、報(bào)告、 總結(jié)、發(fā)言等由部門負(fù)責(zé)人安排專人專人負(fù)責(zé)起草或記錄后由部門負(fù)責(zé)人 閱批。牽涉到關(guān)聯(lián)部門的由主辦部門安排起草或記錄后相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共 同閱批。五、公司及公司各部門除不具查閱借鑒功能的臨時(shí)性文件（材料）外， 都必須統(tǒng)一收檔保存。公司級(jí)文件（材料）由公司辦安排專人負(fù)責(zé)收集整 理后經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人閱批后歸檔。部門級(jí)文件（材料）由部門安排專人收 集整理后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人閱批后歸檔。公司級(jí)文件（材料）或部門非專項(xiàng)性 文件由公司辦統(tǒng)一安排收檔保管。公司各部門內(nèi)部的專項(xiàng)性文件（材

7、料） 如：財(cái)務(wù)賬冊(cè)、報(bào)表、銷售合同及生產(chǎn)現(xiàn)場類文件材料由各部門安排專人 負(fù)責(zé)收檔保管。牽涉到關(guān)聯(lián)部門的文件（材料）由公司辦安排按公司級(jí)文 件（材料）收檔保管。六、檔案管理員對(duì)所有歸檔文件（材料）都必須按規(guī)定統(tǒng)一編號(hào)、分 類存放、定期檢查、梯級(jí)清理。確保公司的所當(dāng)歸檔文件（材料）清晰、 清楚安全。七、公司檔案原則上只能在內(nèi)部按工作需要借閱，借閱者在借閱前必 須祥細(xì)填寫借閱單，借閱公司級(jí)文件（材料）經(jīng)公司辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后 借閱，借閱部門級(jí)文件（材料）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱，牽涉到公司機(jī) 密的文件（材料）或因特殊原因有公司外人員借閱的一律經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后 方可借閱。八、檔案借閱的最長期限為一周，用畢按時(shí)

8、歸還，如需延長借閱時(shí)間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。九、對(duì)于借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾 期未還，應(yīng)及時(shí)書面逐級(jí)上報(bào)至總經(jīng)理處理。借閱者必須嚴(yán)格保密。不準(zhǔn) 泄露檔案材料內(nèi)容；不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等； 不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容；不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等； 不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專借專用。如發(fā)現(xiàn)借出檔案有遺失、污損、泄密等情況， 公司將依法追究相關(guān)責(zé)任。章印管理一、公司印章的刻制經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由辦公室開具介紹信，報(bào)到 相關(guān)機(jī)關(guān)部門辦理刻制手續(xù)。印章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。印

9、章啟用必須報(bào)總經(jīng) 理批準(zhǔn)并做好相關(guān)文案存檔備查。二、公司印章由公司辦安排專人保管，公司各部門印章由各部門安排 專人保管，各保管人員對(duì)印章的規(guī)范使用負(fù)管理責(zé)任。公司各類印章的保 管必須安全可靠，各印章保管人員不可私自委托他人代管。印章保管人員 因事離崗時(shí)，須由部門主管指定人員暫時(shí)代管，以免貽誤工作。印章保管 出現(xiàn)異常或遺失、損毀等現(xiàn)象的，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)并做好相關(guān)防范措施。 印章保管人員接受印章時(shí)必須同時(shí)在“工具、資料管理卡”上做好詳細(xì)登 記，離崗交接印章時(shí)還需另行簽署移交證明。三、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、 啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。四、公司

10、各印章保管人員嚴(yán)禁私藏私用，嚴(yán)禁員工私自將印章帶出公 司使用。確因工作需要的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。印章外出 期間，借用人只可將印章用于經(jīng)批準(zhǔn)使用的事務(wù)。否則因此而引發(fā)的一切 后果及責(zé)任全部由具體責(zé)任人承擔(dān)。五、當(dāng)出現(xiàn)公司名稱變動(dòng)、印章使用損壞、印章遺失或被竊、聲明作 廢等情況的，印章必須立即停用。停用印章應(yīng)及時(shí)上交，經(jīng)公司總經(jīng)理批 準(zhǔn)后由公司辦負(fù)責(zé)封存或銷毀，并建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。六、公司各部門內(nèi)部文件一律加蓋部門章，凡屬公司級(jí)文件或以公司 名義對(duì)外發(fā)文、開具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司公章。公司各部門 章對(duì)外不具代表公司的法律效用。七、公司各部門內(nèi)部文件（材料）需要加蓋部門章的必須經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)，各部門牽涉到經(jīng)營、金融、稅務(wù)、法律等內(nèi)容的文件（材料）， 在加蓋部門章時(shí)還須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。需加蓋公司印章的非經(jīng)營性、承 諾性、法規(guī)性且對(duì)公司不具任何約束力的一般性文件（材料），經(jīng)公司辦 負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)即可辦理。凡公司級(jí)制度性文件（材料）、公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的承 諾性文件（材料）、對(duì)公司具備約束性的文件（材料）等在加蓋公司公章 時(shí)必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。八、公司各印章的使用必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，需蓋印的文件（材料），一律由需蓋印人填寫用印單后根據(jù)文件（材料）的層次逐級(jí)上報(bào)審批。各印章保管人員在加蓋印