涉密公文管理流程

1、 涉密公文管理流程 文件編號(hào)：ABZ-BG-019涉密公文管理流程1目的本文件規(guī)定了XX農(nóng)村銀行（以下簡稱“本行”）涉密公文管理的流程及控制要點(diǎn)，旨在促進(jìn)本行機(jī)關(guān)密件管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，確保本行安全、穩(wěn)健運(yùn)行。2適用范圍本文件適用于本行涉密公文管理活動(dòng)。3定義、縮寫與分類3.1定義1）公文:是指本行在經(jīng)營管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法經(jīng)營和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。2）涉密公文:是指涉及國家和本行秘密的公文。3.2縮寫無3.3分類涉密公文分為：1）絕密公文：是指內(nèi)容涉及國家和本行最重要的秘密，泄露會(huì)使國家和本行的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。2）機(jī)密公文：

2、是指內(nèi)容涉及國家和本行重要秘密，泄露會(huì)使國家和本行的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。3）秘密公文：是指內(nèi)容涉及國家和本行一般秘密，泄露會(huì)使國家和本行的安全和利益遭受損害的公文。4職責(zé)與權(quán)限部門/崗位職責(zé)與權(quán)限不相容職責(zé)主管領(lǐng)導(dǎo)1）審核、簽發(fā)密件，確定密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍；2）審簽密件收文處理意見。綜合辦公部門/主任崗1）審核相關(guān)部門提交的密件內(nèi)容、密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍是否正確；2）擬定密件收文的處理意見。綜合辦公部門/機(jī)要崗1）密件排版套紅、份數(shù)控制、用印、密件封發(fā)及歸檔；2）簽收密件、送辦、督辦、歸檔、清退。綜合辦公部門/文秘崗審核密件提交稿是否符合公文處理

3、程序和公文格式的規(guī)定，以及密級確定是否符合規(guī)定，緊急程度是否合理。各部門/負(fù)責(zé)人1）審核擬稿人提交的密件初稿；2）根據(jù)密件收文內(nèi)容，安排具體工作人員處理。各部門/相關(guān)崗1）草擬涉及國家及本行密秘的文件，草擬結(jié)束時(shí)應(yīng)擬定密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍等；2）對密件進(jìn)行全面校對，檢查有無錯(cuò)字、格式是否規(guī)范，發(fā)文手續(xù)是否完備；3）根據(jù)收到的密件辦結(jié)時(shí)限要求及時(shí)辦結(jié)，交綜合辦公部門機(jī)要崗存檔。5原則與基本規(guī)定5.1原則1）突出重點(diǎn)原則。涉密公文的保密工作，要圍繞日常經(jīng)營管理工作，突出重點(diǎn)業(yè)務(wù)、重點(diǎn)領(lǐng)域及涉及的重點(diǎn)人員。 2）分層負(fù)責(zé)原則。分管綜合辦公部門的主管領(lǐng)導(dǎo)是本行涉密公文保密工作的第一責(zé)

4、任人，各部門、分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人是本部門、分支機(jī)構(gòu)涉密公文保密工作的第一責(zé)任人，綜合辦公部門機(jī)要崗及閱知涉密公文的相關(guān)人員是直接責(zé)任人。3）積極防范原則。涉密公文保密工作堅(jiān)持積極防范、確保安全、便利工作的方針。5.2基本規(guī)定1）本行產(chǎn)生的企業(yè)秘密，必須對照定密依據(jù)，依法及時(shí)、準(zhǔn)確地確定密級，并在載體上標(biāo)明密級和保密期限。2）傳遞秘密載體，應(yīng)詳細(xì)登記、密封包裝，信封上標(biāo)明密級、編號(hào)和收件單位名稱；傳遞中每個(gè)環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格履行交接簽字手續(xù)；嚴(yán)禁通過普通郵政傳遞秘密載體；在市內(nèi)傳遞絕密級載體，必須雙人同行直接送達(dá)，不得通過公文交換站交換。3）收到秘密載體，由綜合辦公部門機(jī)要崗拆封、清點(diǎn)核對，其他人員不得拆

5、封。4）參加涉密會(huì)議帶回的秘密載體，應(yīng)及時(shí)送交本行綜合辦公部門機(jī)要崗登記處理。5）絕密級文件資料和密碼電報(bào)不允許復(fù)?。粡?fù)印機(jī)密、秘密級文件資料須經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)印件視同原件管理。秘密文件資料必須在內(nèi)部印制或者在經(jīng)保密局批準(zhǔn)的定點(diǎn)單位印制，嚴(yán)禁將秘密載體委托非定點(diǎn)單位印制。6）嚴(yán)禁攜帶秘密載體參與社交活動(dòng)或中途辦理其他事項(xiàng)。7）未經(jīng)審查批準(zhǔn)以及辦理相關(guān)手續(xù)，任何部門和個(gè)人不得向外提供本行秘密；嚴(yán)禁向新聞出版單位提供或公開報(bào)道秘密信息。8）本行應(yīng)指定計(jì)算機(jī)設(shè)備處理涉密業(yè)務(wù)，并登記造冊。用于儲(chǔ)存、傳輸和處理秘密信息的計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不得直接或間接與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)相連接。9）保存秘密

6、載體的場所須安裝鐵門、鐵窗，配備保險(xiǎn)柜，辦公場所無人時(shí)，應(yīng)將秘密載體放入文件保密柜。10）銷毀秘密載體應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)、登記，并經(jīng)本行主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)；密件復(fù)制過程中產(chǎn)生的殘、次頁和廢品，必須及時(shí)銷毀；銷毀數(shù)量少的，應(yīng)使用碎紙機(jī)銷毀，銷毀數(shù)量大的，應(yīng)雙人押送至定點(diǎn)銷毀單位銷毀；銷毀后，要確保秘密載體無法還原；按規(guī)定應(yīng)當(dāng)清退的秘密載體，應(yīng)按期如數(shù)清退，不得自行銷毀。11）禁止將秘密載體當(dāng)作廢品出售或委托他人代為銷毀。12）綜合辦公部門機(jī)崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)與接任人員辦理密件交接手續(xù)。6流程描述與控制要求階段環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6.1擬稿環(huán)節(jié)名稱 : 擬稿適用部門 : 相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 草擬

7、密件操作規(guī)范 : 1）擬稿人員在草擬涉及國家及本行密秘的文件時(shí)，應(yīng)注意保密，草擬時(shí)應(yīng)回避無關(guān)人員介入。2）密件內(nèi)容應(yīng)觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅簡短。草擬結(jié)束應(yīng)擬定密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍等，并報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核。6.2審核環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 相關(guān)部門;適用崗位 : 負(fù)責(zé)人;職責(zé)要求 : 密件審核操作規(guī)范 : 審核密件是否符合公文處理規(guī)定，是否全面、準(zhǔn)確反映決策意圖，行文關(guān)系是否明確，內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否真實(shí)性和準(zhǔn)確等。同時(shí)，應(yīng)審核密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍是否正確。環(huán)節(jié)名稱 : 核稿適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 :

8、文秘崗;職責(zé)要求 : 核稿操作規(guī)范 : 審核密件是否符合公文處理程序和公文格式的規(guī)定，密級確定是否符合規(guī)定，緊急程度是否合理。環(huán)節(jié)名稱 : 審核適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;職責(zé)要求 : 密件審核操作規(guī)范 : 審核密件是否符合公文處理規(guī)定，是否全面、準(zhǔn)確反映決策意圖，行文關(guān)系是否明確，內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否真實(shí)性和準(zhǔn)確等。同時(shí)應(yīng)審核密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍是否正確。環(huán)節(jié)名稱 : 審簽適用部門 : 行長;適用崗位 : 主管領(lǐng)導(dǎo);職責(zé)要求 : 審簽、簽發(fā)操作規(guī)范 : 審核密件，確定密級、保密期限、緊急程度和限定發(fā)放范圍是否正確，簽署是否同意發(fā)文的明確意見。6.3印制環(huán)節(jié)名

9、稱 : 編號(hào)排版套紅適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 編號(hào)排版套紅操作規(guī)范 : 審核是否已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，主題詞是否正確，公文格式是否正確，選擇文種并在密件印發(fā)登記簿（附件一）上詳細(xì)編號(hào)登記。密件應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定標(biāo)明密級和保密期限。環(huán)節(jié)名稱 : 校對適用部門 : 相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 校對密件操作規(guī)范 : 對密件全面核對，檢查有無錯(cuò)字、格式是否規(guī)范，發(fā)文手續(xù)是否完備。風(fēng)險(xiǎn)描述:未認(rèn)真履行校對職責(zé),文件存在格式和排版上的錯(cuò)誤,可能造成公文失效和錯(cuò)誤，影響公文執(zhí)行。風(fēng)險(xiǎn)等級:高風(fēng)險(xiǎn)控制措施:1）加強(qiáng)崗責(zé)培訓(xùn)，提高工作人員責(zé)任心； 2）部門負(fù)責(zé)人加強(qiáng)密

10、件核對情況的監(jiān)督檢查。 控制部門:相關(guān)部門;控制崗位:負(fù)責(zé)人;環(huán)節(jié)名稱 : 文印、控制份數(shù)適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 文印、控制份數(shù)操作規(guī)范 : 按密件限制發(fā)放范圍控制印制份數(shù)。秘密文件資料必須在內(nèi)部印制或在經(jīng)保密局批準(zhǔn)的定點(diǎn)單位印制，嚴(yán)禁將秘密文件委托非定點(diǎn)單位印制。環(huán)節(jié)名稱 : 用印適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 機(jī)要崗用印操作規(guī)范 : 核對密件份數(shù)，加蓋公章。用印程序詳見印章管理操作流程。6.4封發(fā)環(huán)節(jié)名稱 : 封發(fā)適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 密件封發(fā)操作規(guī)范 : 檢查印章是否與

11、文件頭一致，是否漏發(fā)、錯(cuò)發(fā)，發(fā)放范圍是否與密件規(guī)定一致。封發(fā)秘件，應(yīng)詳細(xì)登記、密封包裝，信封上標(biāo)明密級、編號(hào)和收件單位名稱；封發(fā)過程中每個(gè)環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格履行交接簽字手續(xù)；嚴(yán)禁通過普通郵件傳遞秘密文件。風(fēng)險(xiǎn)描述:未正確履行崗位職責(zé),封發(fā)錯(cuò)誤，出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、漏發(fā),造成密件發(fā)送范圍出現(xiàn)錯(cuò)誤，可能產(chǎn)生不良影響。風(fēng)險(xiǎn)等級:高風(fēng)險(xiǎn)控制措施:1）加強(qiáng)崗責(zé)控制，提高履職能力； 2）加強(qiáng)崗責(zé)考核，對工作不盡職的進(jìn)行處罰?？刂撇块T:綜合辦公部門;控制崗位:主任崗;6.5歸檔環(huán)節(jié)名稱 : 歸檔適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 密件歸檔操作規(guī)范 : 整理發(fā)文底稿，留存兩份正式密件備查，編號(hào)登

12、記歸檔。歸檔程序詳見檔案管理流程。階段環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)6.1簽收拆封環(huán)節(jié)名稱 : 簽收拆封適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 密件簽收拆封操作規(guī)范 : 1）收到涉密文件，由綜合辦公部門機(jī)要崗拆封、清點(diǎn)核對，其他人員不得拆封。收到涉密文件，綜合辦公部門機(jī)要崗應(yīng)及時(shí)對來文機(jī)關(guān)、收到時(shí)間、標(biāo)題、字號(hào)、密級、份數(shù)、序號(hào)等作出登記，貼上公文處理標(biāo)簽提交主任崗確定閱讀或傳達(dá)范圍，并在密件收文登記簿（附件二）上詳細(xì)登記。2）相關(guān)人員參加涉密會(huì)議帶回的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交本行綜合辦公部門機(jī)要崗登記處理。6.2閱處環(huán)節(jié)名稱 : 擬處理意見適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 主任崗;

13、職責(zé)要求 : 擬處理意見操作規(guī)范 : 綜合辦公室主任根據(jù)文件的秘密等級、緩急程度、辦結(jié)時(shí)限，提出擬處理意見和閱處范圍，并提交主管領(lǐng)導(dǎo)審批。風(fēng)險(xiǎn)描述:未認(rèn)真履行崗位職責(zé),擬處理意見不正確,擴(kuò)大了秘密文件的閱讀范圍,形成泄密風(fēng)險(xiǎn),影響本行工作順利推進(jìn)。風(fēng)險(xiǎn)等級:中等風(fēng)險(xiǎn)控制措施:1）加強(qiáng)保密工作培訓(xùn)，提高履職意識(shí)； 2）加強(qiáng)涉密工作的監(jiān)督檢查，提高防范意識(shí)?？刂撇块T:行長;控制崗位:主管領(lǐng)導(dǎo);環(huán)節(jié)名稱 : 審批適用部門 : 行長;適用崗位 : 主管領(lǐng)導(dǎo);職責(zé)要求 : 審批操作規(guī)范 : 根據(jù)文件的秘密等級、緩急程度、辦結(jié)時(shí)限，批示處理意見。環(huán)節(jié)名稱 : 送辦適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 :

14、機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 密件送辦操作規(guī)范 : 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示送承辦部門，應(yīng)嚴(yán)格限制閱讀范圍。機(jī)密、秘密級文件需在辦公場所閱讀，閱后及時(shí)收回；絕密件應(yīng)在機(jī)要室閱讀。環(huán)節(jié)名稱 : 閱辦適用部門 : 相關(guān)部門;適用崗位 : 負(fù)責(zé)人;職責(zé)要求 : 密件閱辦操作規(guī)范 : 根據(jù)密件內(nèi)容，安排具體工作人員處理。絕密級文件和密碼電報(bào)不允許復(fù)印，其他密件復(fù)印須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)印件視同原件管理。環(huán)節(jié)名稱 : 承辦適用部門 : 相關(guān)部門;適用崗位 : 相關(guān)崗;職責(zé)要求 : 承辦密件操作規(guī)范 : 根據(jù)密件要求及時(shí)辦結(jié)。絕密級文件資料不允許復(fù)??；復(fù)印機(jī)密、秘密級文件資料須經(jīng)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)印件視同原件管理。借用秘密級和機(jī)密

15、級文件須辦理登記手續(xù)，并限期歸還；絕密級載體不得借用。嚴(yán)禁攜帶涉密文件參與社交活動(dòng)或中途辦理其他事項(xiàng)。未經(jīng)審查批準(zhǔn)以及辦理相關(guān)手續(xù)，任何部門和個(gè)人不得向外提供國家及本行秘密；嚴(yán)禁向新聞出版單位提供或公開報(bào)道國家及本行秘密信息。風(fēng)險(xiǎn)描述:工作效率低下,承辦密件不及時(shí)或遺漏應(yīng)承辦事項(xiàng),密件規(guī)定的事項(xiàng)未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié)，影響工作順利推進(jìn)。風(fēng)險(xiǎn)等級:中等風(fēng)險(xiǎn)控制措施:加強(qiáng)崗責(zé)控制，實(shí)施有效的督查督辦?？刂撇块T:相關(guān)部門;控制崗位:負(fù)責(zé)人;環(huán)節(jié)名稱 : 督辦適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 密件督辦操作規(guī)范 : 督促密件在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢，并詳細(xì)登記密件督辦登記簿（附件

16、三）。督辦工作詳細(xì)督辦管理流程。6.3歸檔清退環(huán)節(jié)名稱 : 歸檔、清退適用部門 : 綜合辦公部門;適用崗位 : 機(jī)要崗 ;職責(zé)要求 : 密件歸檔、清退操作規(guī)范 : 1）由綜合辦公部門機(jī)要崗登記密件收回情況，并立卷歸檔。歸檔程序詳見檔案管理流程。密件歸檔還應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：a)無關(guān)人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入機(jī)要室；b)機(jī)要人員不得在機(jī)要室接待客人、閑談；c)機(jī)要人員離開機(jī)要室，要隨手鎖門，下班時(shí)要認(rèn)真檢查保密柜是否上鎖，門窗是否關(guān)好，防止文件的丟失和泄密；d)絕密文件、密碼電報(bào)要及時(shí)收進(jìn)保密柜并單獨(dú)存放。其他密級文電，要經(jīng)常檢查，妥善保管；e)文件、電報(bào)和資料，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得對外提供；f)因工作需要進(jìn)入機(jī)要室的人員，不得亂翻、亂看、亂拿，防止泄密；g)機(jī)要室按照保密規(guī)定配置“三鐵一器”保密設(shè)施，專人管理，其他人員不得亂用；h)應(yīng)加強(qiáng)對保密設(shè)備的管理和維護(hù)，保證安全，做到萬無一失。2）辦結(jié)后需要退回的密件，應(yīng)及時(shí)退回