第8課協(xié)作修改文章--Word文檔批注與修訂功能

1、WordWord中如何使用批注修訂功中如何使用批注修訂功能能 第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章授課人：許才華使用修訂和批注修訂文檔一、插入批注一、插入批注文檔頁邊框中顯示批注的批注框。您要批注的文本“九”以您的審閱顏色突出顯示。您在批注的批注框中鍵入文本。下面說明如何區(qū)分批注的批注框和刪除的文本的批注框：下面說明如何區(qū)分批注的批注框和刪除的文本的批注框： 批注的批注框中的純色背景。刪除的文本的批注框僅外批注的批注框中的純色背景。刪除的文本的批注框僅外框具有顏色?？蚓哂蓄伾?。第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章使用修訂和批注修訂文檔如何區(qū)分哪個(gè)審閱者做了哪些更改如果多個(gè)人員審閱一個(gè)文

2、檔，您可能需要知道哪個(gè)審閱者做了哪些更改。下面說明區(qū)分誰做了更改的一些方法。通過將鼠標(biāo)指針移到文檔中的批注上查看是誰做的批注。查看修訂的顏色。謝麗秋 (Pilar Pinilla) 的批注 (PP) 顯示為一種顏色.而王俊元 (Richard Bready) 的批注 (RB) 顯示為另一種顏色。第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章二、二、 Word Word文檔文檔“修訂修訂”功能功能v我們在進(jìn)行文檔編輯修改時(shí)，需要把一些修改的地方標(biāo)注出來，或添加一些我們在進(jìn)行文檔編輯修改時(shí)，需要把一些修改的地方標(biāo)注出來，或添加一些批注，以方便了解修改的內(nèi)容，這時(shí)，就可以利用批注，以方便了解修改的內(nèi)容，這

3、時(shí)，就可以利用Word的的“修訂修訂”功能，功能，可以將文檔中插入、刪除或修改過的內(nèi)容以特殊的字體、顏色或標(biāo)記顯示在可以將文檔中插入、刪除或修改過的內(nèi)容以特殊的字體、顏色或標(biāo)記顯示在每一處的修改過的文檔中，即使文檔保存退出，下次打開后對上次編輯的情每一處的修改過的文檔中，即使文檔保存退出，下次打開后對上次編輯的情況都有記錄。況都有記錄。vword 的的“修訂修訂”這一工具，在修改或?qū)忛嗠娮游臋n中非常實(shí)用，利用這一工具，在修改或?qū)忛嗠娮游臋n中非常實(shí)用，利用“修修訂訂” 功能，審閱者可以在功能，審閱者可以在word中對文檔進(jìn)行批改，而保留文檔原貌，作者收到中對文檔進(jìn)行批改，而保留文檔原貌，作者收到

4、修改好的文檔后，對所作過的修改內(nèi)容一目了然，而且可以選擇性地接受修修改好的文檔后，對所作過的修改內(nèi)容一目了然，而且可以選擇性地接受修改意見。這一切都只需在改意見。這一切都只需在word中利用文檔的中利用文檔的“修訂修訂”功能實(shí)現(xiàn)。功能實(shí)現(xiàn)。 第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章（1） 如何打開Word文檔“修訂”功能v打開打開Word點(diǎn)擊菜單點(diǎn)擊菜單“視圖工具欄審閱視圖工具欄審閱”可以打開可以打開“審閱審閱”工具欄，工具欄上工具欄，工具欄上右起第二個(gè)按鈕就是右起第二個(gè)按鈕就是“修訂修訂”按鈕，點(diǎn)擊它就可以打開按鈕，點(diǎn)擊它就可以打開Word的的“修訂修訂”功能，如功能，如要想關(guān)閉要想關(guān)閉“修

5、訂修訂”功能，只要再點(diǎn)一下這個(gè)按鈕就可以了。功能，只要再點(diǎn)一下這個(gè)按鈕就可以了。v另一種方法是通過菜單，點(diǎn)擊另一種方法是通過菜單，點(diǎn)擊“工具工具”“修訂修訂”，在修訂與取消修訂進(jìn)行切換。，在修訂與取消修訂進(jìn)行切換。如圖：如圖：第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章v還有一種方法是直接雙擊狀態(tài)欄的還有一種方法是直接雙擊狀態(tài)欄的“修訂修訂”即可，即可，“修訂修訂”變灰色變灰色就是取消修訂，反之，就是進(jìn)入修訂功能。如下圖：就是取消修訂，反之，就是進(jìn)入修訂功能。如下圖：v雙擊下圖紅圈處（灰色修訂），進(jìn)入雙擊下圖紅圈處（灰色修訂），進(jìn)入“修訂修訂”狀態(tài)。狀態(tài)。v雙擊下圖紅圈處（黑色修訂），關(guān)閉雙擊下圖

6、紅圈處（黑色修訂），關(guān)閉“修訂修訂”狀態(tài)。狀態(tài)。vWord的修訂功能是針對單個(gè)文檔的，就是說一個(gè)文檔被打開了修訂的修訂功能是針對單個(gè)文檔的，就是說一個(gè)文檔被打開了修訂功能，不會(huì)影響到其他文檔修訂功能的打開，其他文檔要打開功能，不會(huì)影響到其他文檔修訂功能的打開，其他文檔要打開“修修訂訂”功能還得按照上面的操作來進(jìn)行。功能還得按照上面的操作來進(jìn)行。第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章（2）如何設(shè)置Word文檔“修訂”標(biāo)記選項(xiàng)v默認(rèn)情況下，默認(rèn)情況下，Word 用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標(biāo)記刪除的部分。用戶也可以根用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標(biāo)記刪除的部分。用戶也可以根據(jù)需要來自定

7、義修訂標(biāo)記。如果是多位審閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標(biāo)記顏據(jù)需要來自定義修訂標(biāo)記。如果是多位審閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標(biāo)記顏色以互相區(qū)分，所以用戶有時(shí)需要對修訂標(biāo)記進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置修訂標(biāo)記選項(xiàng)步驟如下：色以互相區(qū)分，所以用戶有時(shí)需要對修訂標(biāo)記進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置修訂標(biāo)記選項(xiàng)步驟如下：v1、單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，在彈出的【選項(xiàng)】對話框中選擇【修訂】選項(xiàng)、單擊【工具】菜單中的【選項(xiàng)】菜單項(xiàng)，在彈出的【選項(xiàng)】對話框中選擇【修訂】選項(xiàng)卡，如圖所示?？ǎ鐖D所示。v2、根據(jù)用戶的需要，分別對【插入的文字】、【刪除的文字】、【修改過的格式】和【修、根據(jù)用戶的需要，分別對【插入的文

8、字】、【刪除的文字】、【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標(biāo)記和顏色。改過的行】選擇標(biāo)記和顏色。v3、單擊【確定】按鈕。、單擊【確定】按鈕。第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章（3）如何使用Word文檔“修訂”功能vWord的的“修訂修訂”功能打開設(shè)置好以后，我們就可以對文章進(jìn)行審閱了，在功能打開設(shè)置好以后，我們就可以對文章進(jìn)行審閱了，在文檔中對編輯或刪除文字內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)刪除的內(nèi)容并沒有消失，而是顯示在文文檔中對編輯或刪除文字內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)刪除的內(nèi)容并沒有消失，而是顯示在文檔右面的一個(gè)紅框中，并在刪除點(diǎn)上以虛線引出，在屏幕的左側(cè)也會(huì)多了一檔右面的一個(gè)紅框中，并在刪除點(diǎn)上以虛線引出，在屏幕的左側(cè)也

9、會(huì)多了一條黑色的豎線，這表示該行文字已經(jīng)修改過，如果在文檔中新添加內(nèi)容，那條黑色的豎線，這表示該行文字已經(jīng)修改過，如果在文檔中新添加內(nèi)容，那添加的文字就會(huì)以紅色下劃線顯示。（如下圖）添加的文字就會(huì)以紅色下劃線顯示。（如下圖） 第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章（4）修訂菜單中的顯示狀態(tài)v在啟動(dòng)了修訂模式后，用戶可以顯示文檔的不同狀態(tài)。在在啟動(dòng)了修訂模式后，用戶可以顯示文檔的不同狀態(tài)。在“修訂修訂”功能區(qū)中單擊顯示功能區(qū)中單擊顯示標(biāo)記按鈕，在下拉菜單中即可進(jìn)行選擇，下拉菜單共有四個(gè)選項(xiàng)，這四項(xiàng)功能分別是：標(biāo)記按鈕，在下拉菜單中即可進(jìn)行選擇，下拉菜單共有四個(gè)選項(xiàng)，這四項(xiàng)功能分別是：v1.顯示

10、標(biāo)記的最終狀態(tài)：顯示所有修訂的最終狀態(tài)。顯示標(biāo)記的最終狀態(tài)：顯示所有修訂的最終狀態(tài)。v2.最終狀態(tài)：取消修訂標(biāo)記的顯示，顯示文檔修改后的狀態(tài)。最終狀態(tài)：取消修訂標(biāo)記的顯示，顯示文檔修改后的狀態(tài)。v3.顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)：顯示修訂標(biāo)記的原始狀態(tài)。顯示標(biāo)記的原始狀態(tài)：顯示修訂標(biāo)記的原始狀態(tài)。v4.原始狀態(tài)：取消修訂標(biāo)記的顯示，顯示回到那個(gè)修訂前的狀態(tài)。原始狀態(tài)：取消修訂標(biāo)記的顯示，顯示回到那個(gè)修訂前的狀態(tài)。v用戶只有在選擇第一個(gè)和第三個(gè)選項(xiàng)時(shí)，才能看到文稿中的修訂標(biāo)記，否則將不顯示用戶只有在選擇第一個(gè)和第三個(gè)選項(xiàng)時(shí)，才能看到文稿中的修訂標(biāo)記，否則將不顯示修訂標(biāo)記。修訂標(biāo)記。第第8 8課課 協(xié)作修改

11、文章協(xié)作修改文章（5）修訂菜單中的各項(xiàng)快捷功能1、查找上一處、查找上一處下一處修訂或批注下一處修訂或批注2、接受所選修訂、接受所選修訂3、拒絕所選修訂、拒絕所選修訂4、插入批注、插入批注5、突出顯示、突出顯示6、打開或關(guān)閉修訂模式、打開或關(guān)閉修訂模式7、審閱窗格、審閱窗格第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章（6）定義用戶信息和打印選項(xiàng) v用戶信息用戶信息 打印選項(xiàng)打印選項(xiàng)第第8 8課課 協(xié)作修改文章協(xié)作修改文章（7）如何去掉Word文檔的“修訂”標(biāo)記 v當(dāng)你想讓文檔的讀者看到的是文檔的最終狀態(tài)，而不是充滿了刪除線、下劃線和邊上的批注框，當(dāng)你想讓文檔的讀者看到的是文檔的最終狀態(tài)，而不是充滿了刪除線、下劃線和邊上的批注框，又或是格式錯(cuò)亂，總顯示已刪除的內(nèi)容的文檔，那么就需要去掉又或是格式錯(cuò)亂，總顯示已刪除的內(nèi)容的文檔，那么就需要去掉word文檔的標(biāo)記（含修訂和批文檔的標(biāo)記（含修訂和批注）。注）。 v要去掉文檔中的修訂和批注標(biāo)記，就需要接受或拒絕更改等操作。要去掉文檔中的修訂和批注標(biāo)記，就需要接受或拒絕更改等操作。v如果接受所有的修訂，單擊如果接受所有的修訂，單擊“接受修訂接受修訂”旁邊的小箭頭，選中旁邊的小箭頭，選中“接受對文檔所做的所有修訂接受對文檔所做的所有修訂”如果拒絕所有的修訂，單擊如果