合同訂單評審管理工作流程描述(共5頁)

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上合同/訂單評審管理流程一、合同/訂單評審管理流程圖二、合同/訂單評審管理流程說明書一、目的：為正確理解和了解顧客的要求及期望，確定滿足顧客要求的產(chǎn)品質量，以確保公 司按合同要求向顧客提供產(chǎn)品和服務，使顧客滿意。二、適用范圍：本程序適用于公司承攬的所有產(chǎn)品的合同/訂單的評審、修訂、控制和管理。三、規(guī)范性引用文件：*標準四、職責過程 所有 者4.1市場部負責組織合同/訂單的評審，負責承攬項目和加工制造產(chǎn)品合同的簽訂，負責保管合同/訂單及其評審材料。過程 相關 者4.2技術質量部負責產(chǎn)品技術性能要求的理解，提出產(chǎn)品制造可行性、風險分析及評估的結論，并與市場部同顧客進行溝通。

2、負責對產(chǎn)品的工藝、質量要求和其所需的檢測方法、手段等技術要求進行分析、評估，提供證據(jù)以滿足顧客的要求，負責分析機器設備能力、工裝工具能力及包裝方案，當有異議或不能滿足合同要求時，應提出建議和意見交市場部，或直接與顧客進行溝通、協(xié)商；4.3 生產(chǎn)物資部負責分析、評估交付產(chǎn)品所需的生產(chǎn)能力、運輸能力、交付進度、交貨期。當不能滿足其要求時，應提出建議和意見交市場部，由其與顧客進行溝通、協(xié)商。負責分析、評估交付產(chǎn)品所需的原材料、采購成品和外包等供應能力，當不能滿足合同要求時，應提出建議和意見交市場部門；4.4 綜合管理部負責分析、評估承攬產(chǎn)品所需對應單位的人員資質及人力資源能力，提出建議和意見交市場部

3、門；4.5財務部負責分析、評估公司擬承攬產(chǎn)品的資金使用情況能否滿足客戶需要，提出項目產(chǎn)品的利潤率建議和意見交市場部門；4.6 公司領導對訂單評審結果的可行性進行決策。五、術語5.1 一般意向訂單：成熟產(chǎn)品或無特殊需求的意向合同/訂單。5.2 特殊意向訂單的定義：對符合以下要求的訂單為特殊意向訂單：a) 成熟產(chǎn)品對產(chǎn)品質量、交貨期、包裝等方面有特殊要求的意向合同/訂單；b) 新產(chǎn)品意向合同/訂單；c) 對公司業(yè)務發(fā)展有重大影響的意向合同/訂單；上述 3 種情況以外的合同/訂單均為一般意向訂單。5.3 直接評審：由市場部對一般意向訂單的評審。5.4 會簽評審：由市場部召集技術質量部、生產(chǎn)物資部、財

4、務部、綜合管理部等相關部門人員參與特殊意向訂單的評審。5.5 訂單評審決策：對新產(chǎn)品或對公司有較大影響的合同/訂單須由市場部門形成書面匯報材料報公司主管領導決策。專心-專注-專業(yè)六、過程描述序 號步驟名稱 過程描述與控制要求重要輸入或輸出1意向合同/訂單判定【市場部】獲取意向合同/訂單，對意向合同/訂單按一 般、特殊意向訂單進行分類判定、確認。<輸入>意向合同/訂單<輸出>一般、特殊訂單分類結果 2一般意向訂單評審【市場部】在接到顧客的一般意向訂單或口頭訂單時，應確保所接到的訂單的各項要求都明確具體，并填寫合同/訂單評審記錄, 如果評審沒有問題，由市場部主管領導簽字確認

5、，由市場部回復客戶可以滿足要求，進入洽談承攬合同階段。<輸入>意向合同/訂單<輸出>合同/訂 單評審記錄表3特殊意向訂單 評審【市場部、財務部、技術質量部、生產(chǎn)物資部、綜合管理部】市場部接收到顧客的特殊意向訂單后，應充分了解顧客的要求及期望，如：技術要求、數(shù)量、規(guī)格、交付日期、交 付進 度 、包裝要求、關鍵特性和重要特性等，由市場部召集財務部、技術質量部、生產(chǎn)物資部、綜合管理部及項目產(chǎn)品涉及的相關部門對其進行評審，將評審的結果記錄于合同/訂單評審記錄 中。評審中的內(nèi)容包括：關鍵產(chǎn)品特性、顧客和法律法規(guī)的要求、范圍、時間、成本、質量、資源、溝通、風險和變更，必要時將項目管

6、理和設計/開發(fā)的內(nèi)容在所有要求的評審中予以體現(xiàn)；特殊意向訂單（成熟產(chǎn)品）， 采取會簽或會議評審的方式進行評審，形成評審記錄。特殊意向訂單（非成熟產(chǎn)品）采取會議評審的方式，形成評審記錄。評審過程中，產(chǎn)品的技術質量要求、工裝、設備、工具、生產(chǎn)周期、物資采購周期、產(chǎn)品價格、人員能力、利潤率及資金使用等方面均能滿足客戶訂單需求時，形成評審記錄，市場部與客戶溝通，并按相關要求簽訂合同。如無法滿足客戶需求，針對不能滿足的項目條款，由市場部或相關部門與客戶進行溝通和協(xié)商，并將與客戶溝通和協(xié)商的結果記錄于顧客信息溝通記錄表中，與客戶取得一致 后與客戶簽訂合同 。與客戶溝通不能達到一 致時，市場部將其情況報公司

7、主管領導決策，如公司領導決策接受此訂單，則由各相關單位制定滿足產(chǎn)品要求的推進計劃及措施。<輸入>意向訂單<輸出>合同/訂 單評審記錄表 顧客信息溝通記 錄表4意向訂單評審決策對新產(chǎn)品或對公司有較大影響的合同/訂單須由市場部形成書面匯報材料報【公司主管領導】決策。<輸入>合同/訂單<輸出>合同/訂 單評審記錄表5合同審核審批【市場部】根據(jù)投標及客戶商務洽談結果編制合同并履行審批程序；【財務部】對合同相關條款進行審核，審核后市場部報公司主管領導審批；【技術質量部】對新產(chǎn)品或對公司有較大影響的合同進行審核，并與客戶簽訂技術協(xié)議、獲取技術標準；【公司主管

8、領導】對合同進行審批；【財務部】蓋公司合同專用章。<輸入>草本合同<輸出>正本合同6合同訂單履約【市場部】a)將簽訂后的合同建立 合同/訂單匯總臺賬 清單； b)下發(fā)市場需求信息或項目說明書， 各單位按照流程進行合同履約，具體參照生產(chǎn)過程控制管理流程。<輸入>市場需求 信息、項目說明 書<輸出>生產(chǎn)計劃7合同 變 更判定、確認a)若客戶變更合同/訂單，則由【市場部】組織各部門重新對其進行評審，并將評審的結果記錄于合同更改評審記錄表中。 b)由于公司內(nèi)部原因造成合同變更，由【責任主體】以書面形式提出申請，經(jīng)【公司主管】 領導簽字后報市場部，由市場部

9、與客戶溝通、確認后組織各部門對其進行評審并將評審的結果記錄于合同更改評審記錄表中，重新履行合同審批程序，更新合同、評審表。 c)【市場部】與顧客溝通確認后仍存在風險或問題則需組織相關部門進行風險評估。<輸入顧客信息溝通記錄表><輸出>合同/訂 單 更 改 評審 記 錄；顧客信息溝 通記錄表8合同變更后履 約【市場部】根據(jù)變更后的要求或相關信息另行下發(fā)市場 要求信息或項目說明書；【生產(chǎn)物資部】組織安排生產(chǎn)。<輸入>新要求的市場需求信息、項目說明書<輸出>生產(chǎn)作業(yè)計劃9合同完成狀況 跟蹤和統(tǒng)計分 析【市場部】a)市場部進行合同履約跟蹤，對未能履約的狀

10、況由相關責任部門進行原因分析、采取糾正措施進行整改和處理；<輸入>生產(chǎn)作業(yè)計劃<輸出>合同/訂 單匯總臺賬清單b)對新產(chǎn)品或對公司有較大影響的合同完成后進行統(tǒng)計、匯總和分析；c)將合同/訂單進行匯總建立臺帳清單。10合同執(zhí)行效績評估【市場部】對合同的完成情況統(tǒng)計分析進行評估，對責任單位按市場營銷管理效績考核管理規(guī)范進行效績考核。<輸入>統(tǒng)計分析表<輸出>效績考核通知單11記錄歸檔管理【市場部、相關部門】市場部及相關部門將合同/訂單評審過程的相關資料及記錄進行歸檔并管理。七、流程的關鍵控制環(huán)節(jié)：一般、特殊意向訂單評審，意向訂單評審決策，合同審核、審批。八