工作分析實施

1、第三章 工作分析實施工作分析是對工作做一個全面的評估過程， 它涉及到企業(yè)的各個方面。 工作分析的成功實施有賴于很多條件，諸如企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)，高級管理人員的支持，業(yè)務(wù)部門的配合，受過專業(yè)訓(xùn)練的工作分析人員， 工作分橋方法的選擇， 經(jīng)費的支持等等。 本章著重討論工作分析實施的基本流程以及影響因素。第一節(jié) 工作分析實施概述一、工作分析實施的時機個案研究 3 1新建廠的工作分析計劃制定和修改工作說明是任何一位人力資源管理專業(yè)人員工作中必不可少的組成部分。 如 果沒有完善的工作說明，完成必要的人力資源管理活動將是很困難的。作為佩多塞科公司( pedal cycle compmy) 的高級人力資源管理者，

2、你將參與位于密蘇里州斯普林菲爾德springfiele) 的新建工廠的工作分析計劃。大多數(shù)的工作分析資料都已收集完畢， 現(xiàn)在是準(zhǔn)備具體工作說明的時候了。 你將章到所需的工作分析資料， 謂你根據(jù)這些資料撰寫工作說明。當(dāng)人力資源部經(jīng)理助理愛臆迪爾(ed deal)交給你資料時，他說： “我希望你先完成一份，然后交給我，我們一起研究一下。 ”最初的工作說明是為“點焊工人”這一職位而準(zhǔn)備的。 “工作活動”這一項主要包括將零件焊接在一起。 這些零件由不到兩磅重的薄鋼板組成， 點焊工人要從身邊編了號的箱子里取出初步加工好的鋼板，將工件固定好，然后將它們焊接在一起。 “與其他工人的關(guān)系”這一項對一個工廠的一

3、線工人來說， 是相當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的。 操作著同樣機器的其他操作工人彼此相距不遠，在20 30 英尺范圍內(nèi)。起重機操作工把零件箱根據(jù)要求移到工作合上再移走，放到指定的位置，工作時幾乎沒有時間交談。 “監(jiān)督程度”在該行業(yè)中也是根標(biāo)準(zhǔn)的。點焊工的主管負責(zé)管理著幾名工作內(nèi)容基本相同的操作工人。工人在幾乎無需監(jiān)督的情況下工作，這一項可有可無。為了達到時間的定額標(biāo)準(zhǔn)，工人必須在取出兩個零件，一起放到指定位置并完成加工工作。擠，操作者必須佩戴安全墨鏡，夏天周圍氣溫可能會高達左右，安全但讓人煩躁，此外光線也過強。每位參加者都將采用佩多塞科公司的工作說明形式， 的成員可同時參與這項練習(xí)。并且很少向主管請示。 “記錄和

4、報告”沒有作為這項工作的一部分。 “技能和反應(yīng)速度要求”3 2 秒以內(nèi)分別從不同的箱子中“工作條件”并不理想，工作站相對擁50 80 度、 。噪聲標(biāo)準(zhǔn)在 60 分貝制定出適當(dāng)?shù)墓ぷ髡f明。 不同班級從個案研究3 1 中，我們可以看出，一個企業(yè)如果沒有進行良好的工作分析，勢必會影響人力資源管理的各項活動。 工作分析是組織中的一項常規(guī)性管理活動， 應(yīng)該經(jīng)常進行。 但是，在什么情況下，工作分析對一個組織來說是一種迫切的需求呢一般來說，當(dāng)一個組織出現(xiàn)下列情況時，就表明非常需要進行工作分析：缺乏明確的、完善的、書面的職位說明，人們對崗位的職責(zé)和要求不清楚。然雖然有書面的崗位說明，但與實際工作的情況不符，很

5、難遵照它去實施。常經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮、職責(zé)不清或決策困難的現(xiàn)象。剛剛進行了組織機構(gòu)和工作流程的變革或調(diào)整。新當(dāng)需要招聘某個職位上的新員工時，發(fā)現(xiàn)很難確定用人的標(biāo)準(zhǔn)。 當(dāng)需要對員工的績效進行考核時，發(fā)現(xiàn)沒有根據(jù)崗位確定考核的標(biāo)準(zhǔn)。 當(dāng)需要建立新的薪酬體系時，無法將各個職位的價值進行評估。 二、工作分析信息的收集者工作分析的過程是收集工作信息的過程。 收集工作信息的方法多種多樣， 能夠收集工作 信息的人也有各種不同類型的人 （見技能訓(xùn)練31）, 一般來說，通常有 3種類型，即工作 分析專家、工作任職者和任職者的上級主管。技能訓(xùn)練3-1工作分析人員的條件工作分析人員的條件如下： 具有人事管理、心理學(xué)的

6、一般知識，對工作分析的技術(shù)與程序比較了解 應(yīng)掌握觀察、面談、記錄等技巧 具備較強的文字表達能力 應(yīng)有被分析的工作的常識有有較強的責(zé)任心、耐心 應(yīng)有良好的理解力、記憶力和分析能力 應(yīng)有獲得他人信賴與合作的能力（一）工作分析專家工作分析專家可以來自于組織內(nèi)部，通常是人力資源部門或業(yè)務(wù)流程研究部門；也可以來自于組織外部的專業(yè)機構(gòu)。 無論來自組織內(nèi)部還是組織外部，這些工作分析專家都有一個共同的特點，就是他們都經(jīng)過專門的訓(xùn)練，能夠系統(tǒng)地收集和分析工作信息。他們一般都接受過一種或幾種工作分析方法的訓(xùn)練，通常采用訪談或觀察的方法來收集工作信息。關(guān)于請組織外部的專家還是由組織內(nèi)部的專業(yè)人員來實施工作分析的問題

7、，沒有特定的答案，因為這要依據(jù)具體的情況。在很多組織中沒有受過專門訓(xùn)練的實施工作分析的專業(yè)人 員，這些組織不愿吸收專業(yè)的工作分析人員作為正式的員工，因為在無需進行工作分析的時候，這些人員將是一種浪費。在這樣的情況下，只能請外部的專業(yè)人員來進行工作分析（見實務(wù)指南31）。 實務(wù)指南3-1聘請外部專家進行工作分析的優(yōu)缺點優(yōu)點聘請外部專家來實施工作分析比在組織內(nèi)部保留專職的工作分析人員更節(jié)省費 用。外部專家作為組織外部的人員，對組織內(nèi)部問題的分析會更加客觀、可信。外部專家往往具有在不同組織中實施工作分析的吩咐經(jīng)驗，而組織內(nèi)部的人員往往不具備其他組織中的經(jīng)驗。缺點當(dāng)工作地點分布較廣時，在差旅、時間及相

8、關(guān)方面花費的費用會比較高。工作分析的專家對具體的工作業(yè)務(wù)缺乏了解，他們會花費大量時間去了解工作業(yè) 務(wù)，可能影響工作分析的進程。有的情況下，工作任職者會感到外部專家的壓力，對外部專家不能完全接受，在提供與工作相關(guān)的信息方面會受到限制。（二）工作任職者第二類收集工作信息的人是工作任職者。一般來說，工作任職者最了解工作內(nèi)容， 他們有可能提供關(guān)于工作的最真實、可靠的信息。關(guān)鍵在于，他們能夠描述工作實際上是怎么做的，而不是工作應(yīng)該怎么做。使用工作任職者收集工作信息時，往往會遇到以下幾個問題： 工作任職者不一定愿意報告他們工作的內(nèi)容，因此需要對他們工作的重要性加以強調(diào)，并使用一定的激勵手段以提高他們在工作

9、分析中的投入程度。 工作任職者往往需要接受關(guān)于收集工作信息方法的培訓(xùn)。 一部分工作任職者往往會帶有功利目的，夸大他們的工作，例如夸大自己工作的復(fù)雜性以期提高自己的薪資等級。盡管使用工作任職者收集工作信息會出現(xiàn)上面一些問題，但也有一些好處：作工作任職者能夠提供關(guān)于工作的完整的信息。常通?？梢允褂么罅康娜温氄邔ν宦毼坏墓ぷ魈峁┬畔?。 當(dāng)需要對大量的職位進行工作分析時，使用工作任職者來收集工作信息是最有效率的方法。收集工作信息的工作任職者必須經(jīng)過認真的挑選，他們往往需要滿足以下條件： 參加工作分析的工作任職者必須是自愿的，這樣他們在工作分析中才有比較高的興趣和參與熱情。集收集工作信息的工作任職者必

10、須具有比較好的口頭交流、閱讀和書面表達能力。 工作任職者至少在待分析的職位上工作6個月以上，這樣他們才有可能提供關(guān)于該職位的全面和準(zhǔn)確的信息。當(dāng)某個職位上的工工任職者數(shù)量較少時， 一般使用所有符合要求的人收集工工信息； 當(dāng)某個職位上的工工任職者數(shù)量較多時， 需要對符合要求的工工任職者進行取樣， 取樣時要充分考慮性別、年齡、工工時間、工工地點等方面的因素，保證樣本具有代表性。（ 三 ） 工工任職者的上級主管任職者的上級主管監(jiān)控任職者從事工工， 他們有機會觀察任職者的工工， 能夠客觀地提供工工信息。 使用任職者的上級主管收集工工信息的一個假設(shè)前提是他們在工工中與工工任職者有密切的關(guān)系， 能夠提供其

11、下屬工工的全面信息， 他們很清楚地知道其下屬做了些什么，并能對下屬的工工活動做出相應(yīng)的判斷。 然而， 任職者的上級主管往往傾向于從任職者 “應(yīng)該”怎樣做的角度去描述任職者的工工，而不是從任職者“實際上”是怎么做的角度去描述任職者的工工。通常， 任職者的上級主管并不工為主要的工工信息收集者， 往往需要他們對已經(jīng)收集來的工工信息進行檢查與證明。三、工工分析信息的來源要做好工工分析，就必須了解工工分析內(nèi)容，了解工人和分析信息來源。（ 一 ） 工工分分息內(nèi)容 6wlh國外人事心理學(xué)家從管理角度， 提出了著名的工工分析公式， 把工工分析所要回答的問題歸納為 6wlh, 6w即做什么（what）、為什么（

12、why）、用誰（who）、何時（whem）、在哪里（where）、 為誰（for whom）及如何做（how）。這6w1h基本上概括了工作分析所要收集的信息的內(nèi)容。1 做什么 （what）是指所從事的工工活動。主要包括：任職者所要完成的工作活動是什么任職者的這些活動會產(chǎn)生什么樣的結(jié)果或產(chǎn)品任職者的工工結(jié)果要達到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)2 為什么 （why）表示任職者的工工目的，也就是這項工工在整個組織中的工用。主要包括：做這項工工的目的是什么這項工作與組織中的其他工作有什么聯(lián)系對其他工作有什么影響3 用誰 (who)是指對從事某項工作的人的要求。主要包括： 從事這項工作的人應(yīng)具備什么樣的身體素質(zhì) 從事這項

13、工作的人必須具備哪些知識和技能 從事這項工作的人至少應(yīng)接受過哪些教育和培訓(xùn) 從事這項工作的人至少應(yīng)具備什么樣的經(jīng)驗 從事這項工作的人在個性特征上應(yīng)具備哪些特點 從事這項工作的人在其他方面應(yīng)具備什么樣的條件4 何時 (when)表示在什么時間從事各項工作活動。主要包括： 哪些工作活動是有固定時間的在什么時候做 哪些工作活動是每天必做的 哪些工作活動是每周必做的 哪些工作活動是每月必做的5 在哪里 (where)表示從事工作活動的環(huán)境。主要包括：工作的自然環(huán)境，包括地點(室內(nèi)與戶外)、溫度、光線、噪音、安全條件等。工作的社會環(huán)境，包括工作所處的文化環(huán)境(例如跨文化的環(huán)境)、工作群體中的人數(shù)、 完成

14、工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度、環(huán)境的穩(wěn)定性等。6 為誰 (for whom)是指在工作中與哪些人發(fā)生關(guān)系，發(fā)生什么樣的關(guān)系。主要包括： 工作要向誰請示和匯報 向誰提供信息或工作結(jié)果 可以指揮和監(jiān)控何人7 如何做 (how)是指任職者怎樣從事工作活動以獲得預(yù)期的結(jié)果。主要包括： 從事工作活動的一般程序是怎樣的 工作中要使用哪些工具操縱什么機器設(shè)備 工作中所涉及到的文件或記錄有哪些 工作中應(yīng)重點控制的環(huán)節(jié)是哪些(二) 工作分析信息來源，工作分析信息來源可以分為以下4 種：1 書面資科一些組織里都有關(guān)于現(xiàn)任職務(wù)的資料記錄以及崗位責(zé)任說明， 這些資料對工作分析非常有用。例如組織中現(xiàn)有的崗位職責(zé)、供

15、招聘用的廣告等。2 任職者的報告得到這種報告的方式： 一種是通過訪談， 要求任職者自己描述所做的主要工作以及是如何完成的。 這種訪談對現(xiàn)任職務(wù)的分析是很重要的一環(huán)。 然而， 很難保證所有的工作方面都能在訪談中涉及，而且任職者本人所提供的信息難免會有失客觀( 這也許是由于記憶的失誤造成的 ) 或者故意弄虛作假。另一種方式是要任職者做工作日志和記錄。由于這是在工作中完成的，所以可以避免主觀性和由于記憶而造成的失誤。當(dāng)然這是一種很費時的方法。3 同事的報告除了直接從任職者那里獲得有關(guān)的資料外， 也可以從任職者的上級、 下屬等處獲得資料。同事的報告有助于提供一個對比，也有助于彌補僅從任職者那里獲得的資

16、料的不足與偏頗。對于結(jié)構(gòu)性問卷比如工作分析問卷（paq）,上級的評價還可檢查結(jié)果是否是有效的。4 .直接的觀察到任職者的現(xiàn)場進行直接的觀察也是一種獲取有關(guān)工作信息的方法。盡管工作分析人員出現(xiàn)在任職者的工作現(xiàn)場對于任職者會造成一定的影響（霍桑效應(yīng)），但這種方法仍能提供一些其他方法所不能提供的信息除此之外，工作分析的資料還可以來自于下屬、顧客和用戶等處。盡管信息的來源多種多樣，但作為工作分析人員，要尋求最為可靠的信息來源渠道，以避免信息失真。四、實施工作分析的基本流程實施工作分析一般包括 4個階段，即準(zhǔn)備階段、實施階段、結(jié)果形成階段及應(yīng)用反饋階 段。在每一階段里，又包括若干步驟（詳見圖31）。選擇

17、收集信息的方法與有關(guān)人員溝通制定實施計劃實際收集和分析工作信息實施階段與有關(guān)人員審查和確認信息形成職務(wù)說明書職務(wù)說明書的培訓(xùn)與使用職務(wù)說明書使用的反饋與調(diào)整結(jié)果形成階段 應(yīng)用反饋階段圖 3 1 實施工作分析的基本流程第二節(jié) 工作分析的準(zhǔn)備階段在工作分析的準(zhǔn)備階段，主要解決幾方面的問題，即確定工作分析的目標(biāo)和側(cè)重點；制訂總體實施方案；收集和分析有關(guān)的背景資料；確定所欲收集的信息；選擇收集信息的方法。一、確定工作分析的目標(biāo)和側(cè)重點要想進行工作分析， 首先要明確目前所要進行的工作分析的目的， 也就是進行工作分析主要想解決什么問題， 獲取工作分析信息的用途是什么。 工作分析的目標(biāo)直接決定了進行工作分析

18、的側(cè)重點， 決定了在進行工作分析的過程中需要獲取哪些信息， 以及用什么方法獲得這些信息。在一個新成立的組織中或在一個剛剛進行了重組的組織中實施工作分析時， 其首要目的是將組織的職能分解到各個職位， 明確各個崗位的職責(zé)， 明確組織中的縱向隸屬關(guān)系和橫向的關(guān)聯(lián)關(guān)系。 這時工作分析的側(cè)重點就在于各個職位的工作職責(zé)、 權(quán)限和關(guān)聯(lián)關(guān)系方面。 如果工作分析的目的是為空缺的職位招聘雇員， 那么這時工作分析的側(cè)重點一方面是該職位的工作職責(zé)， 另一方面是對任職者的要求。 因為如果我們需要招聘員工的話， 明確任職者的要求是非常重要的。 如果工作分析的目的是為了確定績效考核的標(biāo)準(zhǔn)， 那么其側(cè)重點就應(yīng)該是衡量每一項工

19、作任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)， 需要澄清任職者完成每一項工作任務(wù)時的時間、 質(zhì)量、 數(shù)量等方面的標(biāo)準(zhǔn)。如果工作分析的目的是為了確定薪酬體系， 那么僅僅通過訪談等方法獲得描述性的信息就是不充分的， 需要采用一些定量的方法對職位進行量化的評估， 確定每一職位的相對價值。 如果我們關(guān)心崗位的定編定員， 那么在工作分析的時候就需要對每個崗位的工作量進行測算，從而計算出所需人員的數(shù)量。考慮工作分析的目的時還應(yīng)考慮所要做的工作分析的精確程度。 在做工作分析時， 是將工作分解成一個個極其精細的成分（ 例如手臂傾斜 90 度、 腳向前移動20 公分 ） ， 還是在一個比較概括的水平上進行（ 例如做金融決策、對員工說話等 ）

20、。當(dāng)然上述兩個例子是極端情況，但在工作分析之前還是要對分析的精確程度做出規(guī)定。 工作的種類、 復(fù)雜程度不同， 工作分析的精確程度也不同。 同時， 為了確保所收集的信息的質(zhì)量， 我們還必須事先確定信息收集的種類和范圍。我們還應(yīng)注意確定所要分析的職位有哪些， 因為當(dāng)一個組織中的職位特別多時， 常常需要選取具有代表性、 典型性的職位進行分析。 對于相似的職位， 并不一定每個職位都進行分析，可能只選取其中的一部分進行分析。二、制訂總體實施方案實施一次完整的工作分析活動， 往往需要調(diào)動大量的資源， 需要花費相當(dāng)長的一段時間，需要來自各個方面的人員的配合， 因此這樣一個比較復(fù)雜的活動需要在實施之前制訂一個

21、方案，以便有計劃、有條理的實施工作分析?？傮w實施方案也就是工作分析的藍圖。工作分析的總體實施方案通常包含以下內(nèi)容： 工作分析的目的和意義。 工作分析所需收集的信息內(nèi)容。 工作分析項目的組織形式與實施者。 工作分析實施的過程或步驟。 工作分析實施的時間和活動安排。,工作分析方法的選擇。 界定待分析的工作樣本。 所需的背景資料和配合工作。 工作分析所提供的結(jié)果。在制訂實施方案時， 還應(yīng)注意規(guī)范用語， 應(yīng)對工作分析中的用語進行規(guī)范。在工作分析過程中，信息的表達方式可以是多種多樣的，對于一個問題的理解和解釋也是不盡相同的。 為了爭取不同工作分析人員所收集上來的信息一致，應(yīng)減少因用語不同所造成的誤差。

22、三、收集和分析有關(guān)的背景資料在工作分析中，有些信息需要實地去收集，而有些現(xiàn)存的背景資料對于工作分析也是非 常重要的，不能忽視。對工作分析有參考價值的背景資料主要包括： 國家職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)或國際職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)。 有關(guān)整個組織的信息（包括組織機構(gòu)圖、工作流程圖、部門職能說明等）。 現(xiàn)有的職位說明或有關(guān)職位描述的信息。 （一）職業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)分類是采用一定的標(biāo)準(zhǔn)， 依據(jù)一定的分類原則， 對從業(yè)人員所從事的各種社會職業(yè) 進行全面、系統(tǒng)的劃分與歸類。 職業(yè)分類的基本依據(jù)是工作性質(zhì)的同一性。我國的職業(yè)分類大典中將職業(yè)分為大類、中類、小類和細類4個層次，依次體現(xiàn)由粗到細的職業(yè)類別。我國的職業(yè)分類體系借鑒國際標(biāo)準(zhǔn)

23、職業(yè)分類體系，將職業(yè)分為8個大類，66個中類，413個小類和1838個細類。每一個層次都有不同的劃分原則和方法。大類層次的職業(yè)分類是依據(jù)工作 性質(zhì)的同一性，并考慮相應(yīng)的能力水平進行分類的；中類層次的職業(yè)分類是在大類的范圍內(nèi)，根據(jù)工作任務(wù)和分工的同一性進行的；小類的職業(yè)分類是在中類的范圍內(nèi)，按照工作環(huán)境、 功能及其相互關(guān)系的同一性進行的；細類的職業(yè)分類即為職業(yè)的劃分和歸類，它是在小類的基礎(chǔ)上，按照工作分析的方法，根據(jù)工藝技術(shù)、對象、操作流程和方法的相似同一性進行分 類的。職業(yè)的細類主要是根據(jù)工作分析方法得出的，它是在許多不同組織中進行工作分析的結(jié)果的總結(jié)。因此，關(guān)于職業(yè)細類的描述對于進行工作分析

24、非常重要。職業(yè)分類詞典，對每個職業(yè)的功能按照對資料、對人、對物的關(guān)系進行標(biāo)準(zhǔn)化編碼（見表 31）。下面是職業(yè)分類詞典中關(guān)于出納職位的描述。表31職業(yè)功能編碼標(biāo)度資料人物復(fù)雜0綜合0指導(dǎo)0創(chuàng)造1調(diào)整1談判1精密加工2分析2教育2操作控制3匯編3監(jiān)督3駕駛、操作4加工4轉(zhuǎn)換4處理5復(fù)制5勸解5照料1t6比較6交淡一小息6反饋一回饋簡單7服務(wù)7服務(wù)7掌握8接受指示、幫助技能訓(xùn)練32211 . 36218 出納（財務(wù)人員）1 .收進和支出資金，并保存資金的記錄和財務(wù)交易中的可轉(zhuǎn)讓票據(jù)。2 .接收現(xiàn)金和支票并存在銀行中，核對數(shù)目，檢查支票背書。核對簽名和余額之后將 支票兌現(xiàn)。將交易的記錄輸入計算機，并出

25、具計算機生成的收據(jù)。安排日常的現(xiàn)金供應(yīng)。計 算將要入賬的現(xiàn)金。平衡現(xiàn)金支票，對賬。開新賬戶，提取存款。使用打字機、復(fù)印機，準(zhǔn) 備支票和其他財務(wù)文件。goe : 07, 03. 0l strength l ged r4 m3 l3 svp : 5在上面的職位描述中，左上角的數(shù)字表示的是職業(yè)代碼。前三位數(shù)字表示的是分類編碼。第4到第6位表示的是對職位所從事的活動的評定，第4位表示與資料的關(guān)系， 第5位表示與人的關(guān)系，第6位表示與物的關(guān)系。在上面這個“出納”職位中，與資料的關(guān)系是“匯編”， 與人的關(guān)系是“交談一示意”，與物的關(guān)系是“操作控制”。在最后一行中的符號和數(shù)字中，“goe表示按照職業(yè)興趣、能

26、力傾向等對職業(yè)進行的分類，“07. 03. 01”表示的是“商業(yè)細節(jié)、財務(wù)細節(jié)、付出與收進” ；“strength表示職業(yè)所需的體力程度，“l(fā)”表示輕度體力活動；“ged,表示教育程度，“r”表示推理能力水平，"m'表示數(shù)學(xué)能力水平， “l(fā)” 表示語言能力水平，均為1 6分，6分表示最高的教育水平，1分表示最低的教育水平；"svp' 表示從事該職業(yè)所需的經(jīng)驗， “5”表示6個月到1年的經(jīng)驗。在進行工作分析時，首先可以查閱職業(yè)分類詞典，找到類似的職位描述，除非所要分析 的職位是全新的職位。但一定要注意，不可照搬現(xiàn)有的資料，只可將現(xiàn)有的資料作為參考， 因為職業(yè)分

27、類詞典中的職位描述并不是針對某個具體組織中的職位。很多情況下，在不同的組織中，名稱相同的職位其具體的職責(zé)、任務(wù)、任職要求等都有很大的差異。因此，應(yīng)針對 具體組織中的實際情況做出具體的分析。（二）組織中的有關(guān)資料對工作進行分析時， 組織中的一些資料是非常重要的。組織機構(gòu)圖是用來描述組織中各個組成部分之間相互關(guān)系的，從組織機構(gòu)圖中，可以看到部門或職位之間的關(guān)系，每一個部門或職位應(yīng)該向誰負責(zé)，每一個部門或職位的下屬是誰，發(fā)生關(guān)聯(lián)的部門和職位有哪些。通過組織機構(gòu)圖，可以很清楚地理解各個職位在組織中的位置（見圖32）。圖32組織機構(gòu)組織機構(gòu)圖表示的是部門或職位之間的一種靜態(tài)聯(lián)系，而工作流程圖則表明了部門

28、或職位之間的動態(tài)聯(lián)系。 在工作流程圖中，我們可以看出在一項工作活動中，某個部門或職位需要接受來自哪些部門或職位的信息或指令，需要對信息和指令做出哪些處理，需要向哪些部門或職位發(fā)出信息或指令等等。通過工作流程圖，可以比較好地了解工作任務(wù)以及工作中的 關(guān)聯(lián)關(guān)系見圖33購買圖書資料的工作流程。各部門負責(zé)人圖書資料室行政副總圖3-3購買圖書資料的工作流程圖除了組織機構(gòu)圖和工作流程圖之外，組織中各個部門的職能說明書也是進行工作分析時非常有用的資料。部門的職能說明書規(guī)定了組織中一個部門的使命和職能，而工作分析就是要將部門的職能分解到下屬的職位上去。仔細研究現(xiàn)有的部門職能說明，可以幫助我們將部門的職能全面有

29、效地分解到部門內(nèi)部的各個職位上。通常，部門職能說明書如表3-2的形式。表3-2部門職能說明書人力資源部職能說明書部門名稱 人力資源部部門負責(zé)人人力資源部經(jīng)理1直接主管 行政副層 :職位設(shè)置人力資源部經(jīng)理、招聘專員、培訓(xùn)專員、薪酬福利專員部 門 使 命人力資源部負責(zé)建立和健全人力資源開發(fā)與管理體系，并確保其得到持續(xù)、有效的實施與發(fā)展，為各部門提供人力資源管理服務(wù)和支持部 門 主 要 職 能1 .擬訂人力資源管理規(guī)范2 .制定人力資源規(guī)劃，進行人力資源需求分析3 .實施工作分析，編寫崗位說明書4 .實施人員招募、甄選、評估工作5 .組織實施集團的績效考核工作6 .建立與調(diào)整薪酬福利體系7.分析培訓(xùn)

30、需求，擬訂培訓(xùn)計劃，組織實施培訓(xùn)（三）現(xiàn)有的職務(wù)說明書或職位描述資料在很多組織中，并不是第一次實施工作分析，因此組織中一般會有一些現(xiàn)成的崗位職責(zé)、 職位描述等資料。這些現(xiàn)有的資料盡管可能不盡完善， 或者由于工作的變化已經(jīng)與現(xiàn)在的實 際狀況不符，但仍會提供工作職位的一些基本信息，因此仍然具有參考價值。四、確定所欲收集的信息從對現(xiàn)有資料的分析中，我們已經(jīng)得到了一些關(guān)于所欲分析的職位的基本信息。但是，關(guān)于職位的最關(guān)鍵的大量的信息往往不是從現(xiàn)有的資料中可以獲得的，需要從實地調(diào)查研究中得到。在實施工作分析調(diào)研之前，我們需要事先考慮收集哪些信息（見個案研究32）。確定要收集哪些信息，可以從以下幾方面加以考

31、慮： 根據(jù)工作分析的目標(biāo)和側(cè)重點，確定要收集哪些信息。 根據(jù)對現(xiàn)有資料的研究，找出一些需重點調(diào)研的信息或需進一步澄清的信息。 按照6w1h勺內(nèi)容考慮需要收集的信息。個案研究3-2教授的工作內(nèi)容信息1 .廣泛層次職能或職完定義：工作任職害的主要責(zé)任范圍。實例：教授的職能是教學(xué)、研究和為大學(xué)/社區(qū)服務(wù)。2 .中間層次任務(wù)定義：在完成該項工作的某項職能時工作人員做什么，它是一項形成具體產(chǎn)品或服務(wù)的活動。實例：教學(xué)的職能要求教授完成好幾項任務(wù)，如講課、出/判考卷以及會見學(xué)生。工作行為定義：一項不是具體任務(wù)的重要活動，這樣的行為在完成各種任務(wù)的時候會有所表現(xiàn)。實例：“溝通”一一在完成如講話和會見學(xué)生的任

32、務(wù)時，教授會表現(xiàn)這種行為。3 .具體層次子任務(wù)定義：在完成一項任務(wù)時所執(zhí)行的步驟。實例：講課的任務(wù)由好幾件子任務(wù)組成，如朗讀課 文和其他有關(guān)材料、決定傳輸什么信息以及確定這一信 息怎樣才能以一種清晰、有趣的方式傳達過去。關(guān)鍵事變定義：區(qū)別有效與無效工作績效的具體活動。實例：在解釋“困難”的概念時，該教授采用了多 個例子解釋。五、選擇收集信息的方法收集工作信息的方法多種多樣， 有定性的方法，也有定量的方法；有以考察工作為中心 的方法，也有以考察任職者特征為中心的方法。 那么在具體進行工作分析時，如何選擇最有 效的方法呢在選擇收集工作信息的方法時，首先要考慮工作分析所要達到的目標(biāo)。當(dāng)工作分析需要達

33、到不同的目標(biāo)時，使用的方法也有所不同。例如，當(dāng)工作分析用于招聘時，就應(yīng)該選用關(guān)注任職者特征的方法； 當(dāng)工作分析關(guān)注薪酬體系的建立時，就應(yīng)當(dāng)選用定量的方法，以便對 不同工作的價值進行比較。其次，選擇收集工作信息的方法時，要考慮所分析的職位的不同特點。例如，有的職位的活動比較外顯， 以操作機械設(shè)備為主， 那么這樣的職位就可以使用現(xiàn)場觀察法； 而有的職位的活動以內(nèi)隱的腦力活動為主， 不易進行觀察， 那么運用觀察法對這樣的職位收集工作信息就不適合。 再比如有些方法要求被調(diào)查者具有一定的書面表達能力， 如開放式問卷的方法，這時一些文化水平要求較低的職位的任職者就無法回答。另外， 選擇收集工作信息的方法時

34、， 還應(yīng)考慮實際條件的限制。 有些方法雖然可以得到較多的信息， 但可能由于花費的時間或財力較多而無法采用。 例如專家訪談的方法， 可以較直接地從工作任職者處獲得信息， 而且訪談?wù)吲c被訪談?wù)咧g可以進行交流， 能夠較深入地挖掘有關(guān)工作的信息，但它需要花費的時間較多。而問卷的方法，雖然獲得的信息有限，但可以很多人同時回答，效率較高，很適合在時間要求較緊的情況下采用。實際上，每一種收集工作信息的方法都有其獨特之處，也有其適合的場合；有其優(yōu)點，也有其不足之處， 并不存在一種普遍適用的或最佳的方法。 在進行工作分析時， 應(yīng)該根據(jù)具體的目的和實際情況，有針對性地選擇一種或幾種方法，這樣才能取得較好的效果。

35、選定了收集信息的方法之后， 有的方法需要事先設(shè)計一定的程序或準(zhǔn)備一定的文件。 例 如，訪談的提綱、調(diào)查問卷、觀察的記錄表格等等。另外，需注意的是，在工作分析的準(zhǔn)備階段，我們要成立專門的工作分析小組。在這樣的工作小組中， 常常包括進行策劃和提供技術(shù)支持的專家， 也包括具體實施操作的專業(yè)人員，另外還應(yīng)有負責(zé)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)的人員。 在準(zhǔn)備階段， 應(yīng)該明確小組成員各自的職責(zé)， 這樣在工作時就可以保證分工明確，并能很好地協(xié)調(diào)，保證工作的效率和質(zhì)量。第三節(jié) 工作分析的實施階段經(jīng)過充分的準(zhǔn)備之后， 就可以進人工作分析的具體實施階段了。 在實施階段， 主要要做的幾項工作是： 與參與工作分析的有關(guān)人員進行溝通； 制定

36、具體的實施操作計劃； 實際收集和分析工作信息。一、與有關(guān)人員進行溝通由于工作分析需要深人到具體的每個工作崗位上， 在進行這項工作的過程中必然要同大量的工作任職者和管理者發(fā)生關(guān)系，因此贏得他們的理解和支持是非常必要和重要的。在開始實施工作分析時， 需要與涉及到的人員進行溝通。 這種溝通一般可以通過召集員工會議的形式進行，在會上可以由工作分析小組對有關(guān)人員進行宣講和動員。與參與工作分析的有關(guān)人員進行溝通的目的主要有3 個：第一， 讓參與工作分析的有關(guān)人員了解工作分析的目的和意義， 消除內(nèi)心的顧慮和壓力，爭取他們在實際收集信息時的支持與合作?？梢韵蛩麄兘榻B工作分析對于開展工作的意義，對于管理工作的好

37、處， 提高他們的興趣。 另外， 還要澄清他們對工作分析的一些認識。 例如，要讓他們認識到工作分析的目標(biāo)是針對工作的， 是為了分析工作的一些特性， 而不是評估工作任職者的表現(xiàn)， 消除他們一些不必要的擔(dān)心。 讓他們認識到工作分析的結(jié)果并不是給大家增加工作量，而是通過職責(zé)分工的明確和效率的提高，減輕大家的工作負擔(dān)。第二， 讓參與工作分析的人了解工作分析大致需要進行多長時間， 大概的時間進度是怎樣的。 這樣， 他們就會了解自己大概會在什么時候花費多少時間進行配合， 便于他們事先做好工作安排，留出足夠的時間來配合工作分析工作。第三， 讓參與工作分析的有關(guān)人員初步了解工作分析中可能會使用到的方法， 以及在

38、各種方法中他們需要如何進行配合，如何提供信息。這樣，會使收集的信息更加有效。二、制定具體的實施操作計劃在工作分析的準(zhǔn)備階段， 已經(jīng)有了工作分析的實施方案。 但這樣的方案， 往往只是提供了大致的計劃，在具體實施時，還應(yīng)該有更細致的操作計劃。在實施的操作計劃中， 應(yīng)該列出具體的精確的時間表， 具體到在每一個時間段， 每個人的具體職責(zé)和任務(wù)是什么。 對于接受訪談或調(diào)研的人， 也應(yīng)事先制定好時間表， 以便其安排手頭的工作或事務(wù)。這一具體的實施操作計劃， 在執(zhí)行的過程中可能還會做出一定的調(diào)整。 一旦計劃發(fā)生改變，應(yīng)及時通知相關(guān)的人員。三、實際收集與分析工作信息這一階段是整個工作分析過程的核心階段。 主要

39、是按照事先選定的方法， 根據(jù)既定的操作程序或計劃收集與工作有關(guān)的各種信息，并對信息進行描述、分類、整理、轉(zhuǎn)換和組織，使之成為書面文字。一般來說，對工作信息的收集和分析通常包括以下內(nèi)容：(1) 職位名稱分析。對職位名稱進行分析時，應(yīng)注意使職位名稱標(biāo)準(zhǔn)化，并符合人們一般的理解，使人們通過職位名稱可以了解職位的性質(zhì)和內(nèi)容。命名應(yīng)準(zhǔn)確，不易發(fā)生歧義；名稱應(yīng)有美感，切忌粗俗。(2) 工作內(nèi)容分析。工作內(nèi)容分析是為了全面地認識了解工作。其具體內(nèi)容包括：工作任務(wù)。明確規(guī)定某職位所要完成的工作活動或任務(wù)，完成工作的程序與方法，所使用的設(shè)備和材料。工作責(zé)任與權(quán)限。以定量的方式確定工作的責(zé)任與權(quán)限。例如，財務(wù)審批

40、的金額、準(zhǔn)假的天數(shù)等等。 工作關(guān)系。 了解和明確工作中的關(guān)聯(lián)與協(xié)作關(guān)系。 該職位會與哪些工作發(fā)生關(guān)聯(lián)關(guān)系，會對哪些工作產(chǎn)生影響， 受到哪些工作的制約， 與誰發(fā)生協(xié)作關(guān)系， 可以在哪些職位范圍內(nèi)進行晉升和崗位輪換。工作量。確定工作的標(biāo)準(zhǔn)活動量。規(guī)定勞動定額、績效標(biāo)準(zhǔn)、工作循環(huán)周期等。實務(wù)指南3 2美國勞動部規(guī)定的 16 項基本分析項目美國勞動部規(guī)定的 16 項基本分析項目：1. 工作內(nèi)容2. 工作職責(zé)3. 有關(guān)工作的知識4. 精神方面的技能5. 靈巧程度6. 經(jīng)驗7. 年齡8. 教育9. 技能培訓(xùn)10. 見習(xí)制度11. 和其他工作的聯(lián)系12. 身體動作13. 工作環(huán)境14. 工作對身體的影響15

41、. 身體狀況16. 所需體質(zhì)(3) 工作環(huán)境分析。主要包括：.工作的自然環(huán)境。包括環(huán)境中的溫度、濕度、照明度、噪音、震動、異味、粉塵、輻 射等，以及任職者與這些環(huán)境因素接觸的時間。.工作安全環(huán)境。主要包括工作的危險性，可能發(fā)生的事故、事故的發(fā)生率和發(fā)生原因， 對身體的哪些部分易造成危害以及危害程度，易患的職業(yè)病、患病率以及危害程度等。.社會環(huán)境。主要包括工作地點的生活方便程度、環(huán)境的變化程度、環(huán)境的孤獨程度、 與他人交往的程度等。(4) 工作任職者的必備條件分析。確定工作任職者所應(yīng)具有的最低資格條件。主要包括：.必備的知識。具體包括最低學(xué)歷要求，有關(guān)理論知識和技術(shù)的最低要求(例如，使用機器設(shè)備

42、的操作方法、工藝流程、材料性能、安全知識、管理知識和技能 等)，對有關(guān)的政策、法令、規(guī)定或文件的了解和掌握程度等。 必備的經(jīng)驗。包括過去從事同類工作的時間和成績，應(yīng)接受的專門訓(xùn)練的程度，完成 有關(guān)工作活動的實際能力等。 必備的身體素質(zhì)。工作任職者應(yīng)具備的行走、跑步、 攀登、站立、平衡、旋轉(zhuǎn)、彎腰、 舉重、推拉、握力、耐力、手指與手臂的靈巧性、手眼協(xié)調(diào)性、感覺辨別力等。.必備的操作能力。通過典型的操作來規(guī)定從事該職位的工作所需的注意力、判斷力、 記憶力、組織能力、創(chuàng)造能力、決策能力等。備必備的個性特征。工作任職者應(yīng)具備的耐心、細心、沉著、誠實、主動性、責(zé)任感、 支配性、情緒穩(wěn)定性等方面的特點。必

43、須注意的是，在分析階段，還需注意以下 3點： 仔細審核、整理獲得的各種信息。 創(chuàng)造性的分析、發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵問題。 歸納、總結(jié)出工作分析必需的材料和要素。第四節(jié)工作分析結(jié)果形成階段工作分析結(jié)果通常為每個職位的工作說明書。在結(jié)果形成階段，需要對收集來的信息進一步審查和確認，進而形成職務(wù)說明書。這一階段主要完成的工作有：與有關(guān)人員共同審查 和確認工作信息；形成職務(wù)說明書。 一、與有關(guān)人員共同審查和確認工作信息通過各種方法收集來的關(guān)于工作的信息，必須同工作任職者和任職者的上級主管進行審查、核對和確認，才會避免偏差。經(jīng)過這樣的過程，一方面可以修正初步收集來的信息中的 不準(zhǔn)確之處，使工作信息

44、更為準(zhǔn)確和完善；另一方面由于工作任職者和任職者的上級主管是工作分析結(jié)果的主要使用者，請他們來審查和確認這些信息有助于他們對工作分析結(jié)果的理 解和認可，為今后的使用奠定基礎(chǔ)。 另外，收集工作信息的人實際上可能并沒有從事過所分 析的工作，因此對工作中的一些實際問題和標(biāo)準(zhǔn)并不是很了解，而在這些方面，恰恰工作任職者和任職者的上級主管更有發(fā)言權(quán)。讓工作任職者和任職者的上級主管共同對工作信息提出意見，也有利于發(fā)現(xiàn)他們對工作的一些不一致的看法，使他們能有一次溝通的機會，以便協(xié)調(diào)一致，便于今后更好地開展工作(見技能訓(xùn)練3 3)。技能訓(xùn)練3-3職務(wù)說明書信息反饋表職務(wù)部門息1 .2 .見3 .職位直接領(lǐng)導(dǎo)：年月

45、日部門(章)、形成職務(wù)說明書職務(wù)說明書是對工作的目的、職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、任職者基本條件等的書面描述。我們 在后面將會用專門的一章來介紹如何編寫職務(wù)說明書，在這里就不做詳細的說明了。但是， 這一階段的工作需注意以下8點：(1) 根據(jù)工作分析規(guī)范和經(jīng)過分析處理的信息草擬“職務(wù)描述書”與“任職說明書”。(2) 將草擬的“職務(wù)描述書”與“任職說明書”與實際工作進行對比。(3) 根據(jù)對比的結(jié)果決定是否需要進行再次調(diào)查研究。(4) 修正“職務(wù)描述書”與“任職說明書”。(5) 若需要，可重復(fù)(2) (4)的工作，例如，對特別重要的崗位，其“任職描述書”與 “職務(wù)說明書”就應(yīng)多次修訂。(6) 形成最終的“職務(wù)

46、描述書”與“任職說明書” 。(7) 將“職務(wù)描述書”與“任職說明書”應(yīng)用于實際工作中，并注意收集應(yīng)用的反饋信 息，不斷完善“職務(wù)描述書”與“任職說明書”。(8) 對工作分析本身進行總結(jié)評估，注意將“職務(wù)描述書”與“任職說明書”歸檔保存， 為今后的工作分析提供經(jīng)驗與信息。第五節(jié)工作分析的應(yīng)用與反饋階段編寫出職務(wù)說明書之后， 可以說工作分析的工作基本結(jié)束了。但是對工作分析結(jié)果的應(yīng)用也是非常關(guān)鍵的。 因為只有應(yīng)用了工作分析結(jié)果，才能體現(xiàn)出工作分析的價值。而且在應(yīng)用的過程中，可能會發(fā)現(xiàn)一些重要問題，通過反饋，可以為后續(xù)的工作分析提出要求。具體 來說，在工作分析結(jié)果的應(yīng)用與反饋階段包括兩方面的工作：一是

47、職務(wù)說明書的使用培訓(xùn)； 二是使用職務(wù)說明書的反饋與調(diào)整(見實物指南3- 3)。實物指南3-3完成工作分析后的后繼工作完成工作分析之后應(yīng)針對每項工作活動進行檢查，以改善或重新設(shè)計最有效的工作分析表。常用的方法是定期對每項工作進行如下檢查：可以刪除嗎可以簡化嗎可以合并嗎可以改良嗎可以創(chuàng)新嗎通過以上escii式的詢問模式之后，你一定會發(fā)覺現(xiàn)有的工作概念、內(nèi)容、方法或者已經(jīng)不盡合理，應(yīng)該改良，或者需要作部分更換，或是發(fā)現(xiàn)原有的一套已經(jīng)完全過時，必須淘 汰，以全新的方法代替，否則就不能提高工作質(zhì)量和附加值。一、職務(wù)說明書的使用培訓(xùn)職務(wù)說明書是由專業(yè)人員編寫的， 而它的使用者是實際從事工作的人員。 在進行

48、職務(wù)說 明書的使用培訓(xùn)時，一方面要讓使用者了解職務(wù)說明書的意義與內(nèi)容，了解職務(wù)說明書中各個部分的含義；另一方面要讓使用者了解如何在工作中運用職務(wù)說明書，例如，如何在招聘 員工時使用職務(wù)說明書， 如何根據(jù)職務(wù)說明書與下屬員工確定工作目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)， 如何根據(jù)職務(wù)說明書考核員工并提出對員工培訓(xùn)的需求等等。二、使用職務(wù)說明書的反饋與調(diào)整這一活動將始終貫穿于組織的經(jīng)營與管理活動之中。 隨著組織與環(huán)境的發(fā)展變化， 一些原有的工作任務(wù)會消亡， 一些新的工作任務(wù)會產(chǎn)生， 現(xiàn)有的許多職位的性質(zhì)、 內(nèi)涵和外延都會發(fā)生變化。因此，應(yīng)經(jīng)常對職務(wù)說明書的內(nèi)容進行調(diào)整和修訂。另外，職務(wù)說明書是否適應(yīng)實際工作的需要，也需在使用過程中得到反饋。第六節(jié) w 公司工作分析實施方案前面提到在實施工作分析時， 需要制訂相應(yīng)的實施方案。 工作分析的實施方案將在整個工作分析過程中起到計劃和引導(dǎo)的作用。下面我們看看w公司的工作分析實施方案。一、背景w 公司是一家大型的電子