分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及提高檔案管理的對(duì)策

1、    分析企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及提高檔案管理的對(duì)策    鄧燎亮摘要：企業(yè)檔案包括企業(yè)在各活動(dòng)中形成的所有的檔案，他能夠完整的記錄一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程。檔案的記錄企業(yè)發(fā)展過程必不可少的一部分。企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的運(yùn)行，利益的維護(hù)，項(xiàng)目的發(fā)展等方面發(fā)揮著重要的作用，做好企業(yè)的檔案管理工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有及其重要的作用和意義。本文通過對(duì)我國現(xiàn)有企業(yè)的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并針對(duì)這些問題提出了相應(yīng)的提高檔案管理水平的解決辦法和措施。關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；對(duì)策前言：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案記錄等，方式也日新月異，更為方便、快捷。但是目前，企業(yè)檔案管理工作的重要

2、性并沒有被大家所認(rèn)識(shí)，還有很多地方需要提高和改善。本文主要分析了現(xiàn)階段國內(nèi)的企業(yè)管理工作的現(xiàn)狀，并且提出了一些改善企業(yè)關(guān)企業(yè)檔案管理的措施及建議。1.我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀及問題1.1個(gè)別企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視目前我國大部分企業(yè)都需要提高對(duì)對(duì)檔案管理工作的重視程度，個(gè)別中小型企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)甚至直接忽略檔案管理工作，直接交，企業(yè)內(nèi)的檔案管理機(jī)構(gòu)撤銷。由于對(duì)檔案管理工作重視度的缺乏導(dǎo)致大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作的水平較為落后。另一方面，如今，企業(yè)更加重視于企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，而檔案管理工作對(duì)企業(yè)的影響是潛移默化的，它本身并不能直接給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)效益。因此導(dǎo)致許多企業(yè)在企業(yè)檔案管理工作問題上有了錯(cuò)誤的認(rèn)

3、識(shí)，覺得企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展并無實(shí)質(zhì)性的幫助。甚至直接將檔案管理工作當(dāng)做一種負(fù)擔(dān)，從而更加的減弱了對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視。1.2檔案管理制度存在問題正如上文所說，企業(yè)主要的目標(biāo)是創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)利益，主要將企業(yè)內(nèi)的管理力度致力于提升企業(yè)的生存與發(fā)展，往往忽視對(duì)檔案管理工作的投入。從而導(dǎo)致在企業(yè)檔案的管理出現(xiàn)許多的問題。另外有些企業(yè)雖然已經(jīng)建立了一定的管理制度，但是在具體的執(zhí)行方面仍存在一些問題，例如，對(duì)檔案管理工作的執(zhí)行力度不夠，或者相關(guān)工作人員缺乏對(duì)企業(yè)管理工作的重視度，和責(zé)任心。常常出現(xiàn)未能及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整理，檔案收集時(shí)常常出現(xiàn)缺漏甚至丟失等情況。在檔案借出方面有問題存在，比

4、如，在借出時(shí)缺少相關(guān)的的記錄，這也會(huì)導(dǎo)致方案的丟失，甚至有些人會(huì)趁機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行不正當(dāng)?shù)男薷暮捅I取。丟掉真實(shí)性的檔案也會(huì)因此失去其存在的價(jià)值。1.3檔案管理人員工作素質(zhì)及水平較低檔案管理人員的素質(zhì)是影響檔案管理工作的直接因素。而我國現(xiàn)階段各企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，處于中等偏下水平。因?yàn)樗麄冎写蠖鄶?shù)人員都為非科班出身，并非專業(yè)的檔案管理科班出身，也正出于此種原因，他們往往不會(huì)也不能意識(shí)到檔案管理工作的重要性，工作時(shí)也不會(huì)那么認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)待工作馬馬虎虎，得過且過，十分隨意，經(jīng)常會(huì)造成檔案的丟失。檔案管理人員的工作素質(zhì)和專業(yè)水平的提高對(duì)于檔案管理工具有十分重大的意義。1.4檔案管理基礎(chǔ)設(shè)

5、施不到位有良好的工作環(huán)境是完成工作的重要前提。由于國家和企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，大部分企業(yè)未對(duì)內(nèi)部檔案管理的進(jìn)行認(rèn)真的建設(shè)，工作環(huán)境水平較差，甚至在部分中小型企業(yè)中，都沒有設(shè)立檔案管理的工作室，而是將檔案管理交于他部門的工作人員作為代理或者有企業(yè)負(fù)責(zé)人接手。有時(shí)也會(huì)為了縮減企業(yè)或公司的辦公面積取消檔案室或檔案庫房，或者將企業(yè)內(nèi)部的各種檔案堆積在一起，并未對(duì)其進(jìn)行分類擺放。因?yàn)?，在企業(yè)檔案中，有很大一部分屬于機(jī)密文件，需要特別的保存及保密措施。其實(shí)這些問題歸根結(jié)底還是由于企業(yè)和國家對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠而導(dǎo)致的。2.提高檔案管理水平的措施2.1提高企業(yè)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)這其中，主要有企

6、業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理部門沒有較高的重視，只是將其看為資料和數(shù)據(jù)的保存，還有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理本身的意識(shí)不夠，不知道檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義和重要性。還有一方面是相關(guān)的檔案管理人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)不到位，沒有對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)。檔案于公司或企業(yè)來說是一種資源，它是由古代史學(xué)家記錄歷史，政治，民情等流傳和演變而來的。它對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部管理，調(diào)整和完善有重要的作用。企業(yè)的相關(guān)人員需要真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和其對(duì)企業(yè)長期發(fā)展所發(fā)揮的意義。我國相關(guān)部門也應(yīng)提高對(duì)檔案管理的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理工作能充分被人們認(rèn)識(shí)和了解，尤其是企業(yè)的和檔案管理有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。在了解

7、了企業(yè)檔案管理工作的重要性之后，企業(yè)中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)時(shí)刻強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)運(yùn)行的重要性，以此來加強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，改善工作態(tài)度，提高工作質(zhì)量。2.2對(duì)檔案管理工作的制度完善建設(shè)一套完善的檔案管理制度系統(tǒng)，對(duì)于公司的良好運(yùn)行和檔案管理工作的順利實(shí)施具有重要意義。當(dāng)管理工作應(yīng)在實(shí)際操作中不斷探索和改進(jìn)。檔案管理主要包括，企業(yè)文件的收集，整理，歸檔與保存，它是在企業(yè)資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)上，在具有同一標(biāo)準(zhǔn)和制度的情況下，對(duì)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)與整理。企業(yè)應(yīng)以相關(guān)的法律，法規(guī)為基礎(chǔ)在確保符合國家相關(guān)規(guī)定的情況下來對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善和修改，從而建設(shè)一套完善的檔案管理制度系統(tǒng)。不同企業(yè)

8、的檔案管理制度也存在差異，各企業(yè)應(yīng)根據(jù)本公司的現(xiàn)狀來制定科學(xué)的契合于自身的運(yùn)行和發(fā)展檔案管理制度。在檔案管理相關(guān)制度擬定以后，可以在公司內(nèi)部各部門之間進(jìn)行討論，并起草最終的企業(yè)檔案管理辦法，以此來保證相關(guān)制度的科學(xué)性，有效性與可行性。另外，需要格外注意的是部分檔案的保密工作，所以，有關(guān)企業(yè)可以采取分開放置的辦法來確保機(jī)密文件的安全。企業(yè)需要嚴(yán)格控制檔案管理工作中的每一個(gè)程序，尤其是檔案的借閱與復(fù)印。因?yàn)檫@對(duì)檔案的安全具有重要的意義。2.3加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)人才的培養(yǎng)提高檔案管理工作人員的檔案管理意識(shí)和專業(yè)工作水平是各企業(yè)能夠做好檔案管理工作的前提。相關(guān)檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個(gè)方面，一個(gè)是

9、管理意識(shí)需要加強(qiáng)，另一方面是他們的專業(yè)工作水平還需要提高。因此，為保證企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。我國相關(guān)行政單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培養(yǎng)，與各企業(yè)聯(lián)手，一起打造一批一流的，專業(yè)的，高素質(zhì)的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。同時(shí)由于檔案管理工的特殊性，也應(yīng)注意加強(qiáng)和提高他們對(duì)檔案的保密工作，以防止檔案的丟失或竊取。2.4加大企業(yè)對(duì)檔案管理工作資金的投入各企業(yè)不能只關(guān)注于眼前的經(jīng)濟(jì)利益，要把目光放長遠(yuǎn)，能夠看到檔案管理對(duì)企業(yè)未來發(fā)展的重要意義和作用，加大對(duì)檔案管理工的資金投入，完善企業(yè)內(nèi)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施。比如，建立檔案管理所必需的檔案室或檔案庫房，完善檔案管理工作人員的相關(guān)工作設(shè)備包括電腦，辦公室等。這其中也包括上面提到的對(duì)工作人員的培養(yǎng)，公司和企業(yè)只有將這些最為基礎(chǔ)的地方做好，做到位，才能從根本上確保檔案管理工作的執(zhí)行。另外企業(yè)也可以從外界引進(jìn)先進(jìn)的管理人員或管理辦法，或者加大對(duì)管理制度的創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)等措施。結(jié)語：檔案管理工作對(duì)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有關(guān)鍵性意義，更是企業(yè)管理中至關(guān)重要的一部分。各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人必須意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作人員也需要重新審視自己對(duì)檔案管理工作態(tài)度和認(rèn)識(shí)，使檔案管理工作在企業(yè)