合同支付與結(jié)算管理軟件快速指南

1、合同支付與結(jié)算管理軟件快速指南2.1 軟件基本功能 合同支付與結(jié)算管理軟件有五大業(yè)務(wù)管理功能，分別對應(yīng)五個功能窗口：1) 合同管理功能-合同臺賬窗口2) 工程款中期支付管理功能-支付臺賬窗口3) 工程變更管理功能-變更臺賬窗口4) 中期結(jié)算、竣工結(jié)算編制功能-結(jié)算臺賬窗口5) 施工期工程材料管理功能-材料臺賬窗口上述五大業(yè)務(wù)功能，均在“開始” 窗口可以打開對應(yīng)的功能窗口。選擇“開始” 窗口業(yè)務(wù)管理窗口啟動界面除了上述業(yè)務(wù)功能以外，還有數(shù)據(jù)管理功能和系統(tǒng)管理功能。數(shù)據(jù)管理功能提供備份和還原軟件處理的重要數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理功能提供合同支付周期設(shè)置、合同格式的模板設(shè)置、合同條款編號的代碼設(shè)置和系統(tǒng)配置等

2、功能。系統(tǒng)管理窗口2.2 用戶角色與使用流程合同支付與結(jié)算管理軟件的用戶角色類型一般有三種：業(yè)主、中介機構(gòu)和承包商。每種類型角色的用戶具有不同的操作權(quán)限。例如：屬于業(yè)主和中介機構(gòu)角色的用戶權(quán)限一般較多，可以建立合同臺帳、修改合同臺帳、審查支付申請、審查變更申請、將變更合同條款寫入合同臺帳（變更生效）等等操作。承包商角色用戶的權(quán)限一般較少，僅能根據(jù)（或引用）合同臺帳的合同條款，提出支付申請。此限制是保證承包商角色的用戶嚴(yán)格按合同條款提出支付申請，合同以外的工程項目須以變更申請的形式向業(yè)主或中介提出。【易操作的權(quán)限管理機制】用戶角色類型和相應(yīng)的操作權(quán)限，在使用過程自動產(chǎn)生，一般不需要專門設(shè)置，簡化

3、了軟件用戶的權(quán)限管理操作。建立一個全新的工程項目的用戶，其角色自動就是業(yè)主、中介機構(gòu)角色。在業(yè)主或中介機構(gòu)提供的合同臺帳文件為基礎(chǔ)建立工程項目的用戶，其角色自動就是承包商角色。用戶角色與權(quán)限對應(yīng)表 用戶角色合同編制合同變更合同執(zhí)行支付申請支付審核支付審批業(yè)主中介機構(gòu)承包商軟件應(yīng)用方式之一：業(yè)主、中介機構(gòu)和承包商使用流程業(yè)主或中介建立工程項目建立合同電子臺帳承包商接收合同電子臺帳建立工程項目承包商向中介機構(gòu)提出支付申請業(yè)主根據(jù)中介機構(gòu)提供的支付證書按合同規(guī)定支付工程款發(fā)出支付通知書中介機構(gòu)審查支付申請?zhí)岢鲋Ц蹲C書生成中期結(jié)算和竣工結(jié)算文件軟件應(yīng)用方式之二：總承包商和分包商使用流程總承包商建立工程

4、項目建立合同電子臺帳分包商接收合同電子臺帳建立工程項目分包商向總承包商提出支付申請總承包商審查支付申請?zhí)岢鲋Ц蹲C書按合同規(guī)定支付工程款發(fā)出支付通知書生成中期結(jié)算和竣工結(jié)算文件2.3 合同管理-合同臺賬合同臺賬也稱合同電子臺賬，合同電子臺賬是將中標(biāo)工程量清單電子標(biāo)書文件導(dǎo)入到合同臺賬窗口，建立的合同電子文件。 2.3.1 業(yè)主或中介機構(gòu)角色用戶新建工程項目 運行合同支付與結(jié)算管理軟件，在“項目向?qū)А贝翱凇靶陆ā币粋€項目。新建工程項目項目向?qū)Т翱?輸入新工程項目信息。輸入計劃工期（日歷天數(shù)），開工日期后，軟件自動計算完工日期。選擇“完成”按鈕，則完成新建工程項目的操作。 新建工程項目2.3.2 業(yè)

5、主或中介機構(gòu)角色用戶新建合同臺賬在“開始”窗口，點擊“合同臺賬”按鈕，進入合同臺賬窗口。選擇“新建合同” 按鈕，軟件提示一系列建立合同電子臺帳的向?qū)Т翱凇Ｄ凑障驅(qū)Т翱诘奶崾?，一步一步就能輕松建立起一個合同臺賬。建立一個合同臺帳的操作流程：進入“合同臺帳窗口”選擇“新建合同”按鈕新建一個合同節(jié)點輸入合同編號和合同名稱輸入合同付款條件設(shè)定：是否允許超額支付工程款工程預(yù)付款計算方式和支付方式工程保修金計算方式和支付方式拖欠工程款利息計算方式和支付方式選擇合同模板合同模板規(guī)定了支付申請書的格式和合同的格式（合同包含的各項費用種類）建立合同支付周期設(shè)定工期、開工日期和完工日期設(shè)定周期長度（月/雙月季度

6、/半年/自定義等等）設(shè)定提交支付申請時間導(dǎo)入中標(biāo)工程量清單支持清單大師文件導(dǎo)入（支持導(dǎo)入國標(biāo)清單格式的EXCEL表格）至此，完成了合同臺帳的建立過程建立合同臺賬流程操作流程界面進入“合同臺帳窗口”選擇“新建合同”按鈕新建一個合同節(jié)點/輸入合同編號和合同名稱輸入合同基本信息輸入合同付款條件設(shè)定：是否允許超額支付工程款工程預(yù)付款計算方式和支付方式工程保修金計算方式和支付方式拖欠工程款利息計算方式和支付方式選擇合同模板合同模板規(guī)定了支付申請書的格式和合同的格式（合同包含的各項費用種類）建立合同支付周期設(shè)定工期、開工日期和完工日期設(shè)定周期長度（月/雙月季度/半年/自定義等等）設(shè)定提交支付申請時間建立周

7、期導(dǎo)入中標(biāo)工程量清單支持清單大師文件導(dǎo)入（支持導(dǎo)入國標(biāo)清單格式的EXCEL表格）至此，完成了合同臺帳的建立過程建立好的合同臺賬（展開至統(tǒng)計節(jié)點）建立好的合同臺賬（展開至工程量清單節(jié)點）2.3.3 分發(fā)合同電子臺賬業(yè)主或中介機構(gòu)角色的用戶建立好一個合同臺賬以后，可以選擇鼠標(biāo)右鍵，將合同臺帳以合同電子臺賬形式分發(fā)給與工程有關(guān)的各個用戶（如總承包商、專業(yè)分包商和其他參與項目投資管理的機構(gòu)），使有關(guān)用戶共同使用相同的合同內(nèi)容控制工程造價。選擇“合同分發(fā)”命令選擇鼠標(biāo)右鍵，將合同臺帳以合同電子臺賬形式分發(fā)給與工程有關(guān)的各個用戶將合同臺帳以合同電子臺賬形式分發(fā)給與工程有關(guān)的各個用戶生成合同電子臺賬文件2.

8、3.4 承包商接收合同電子臺賬，建立對應(yīng)的工程項目為保證承包商角色的用戶嚴(yán)格按合同條款提出支付申請，承包商第一次接收到合同電子臺賬后，在新建項目窗口選擇打開合同臺賬文件類型，打開獲得的合同臺賬文件，軟件自動建立一個新的工程項目，從此使用該項目文件的用戶就自動成為承包商角色的用戶。重新啟動合同支付與結(jié)算管理軟件，在“項目向?qū)А贝翱谶x擇“更多”按鈕，選擇文件類型是“合同臺賬文件”，打開“合同臺賬文件”，軟件自動建立一個新的工程項目文件。選擇文件類型是“合同臺賬文件”，打開“合同臺賬文件”在“項目向?qū)А贝翱谶x擇“更多”按鈕 用合同臺帳文件建立工程項目自動成為承包商角色的用戶和相應(yīng)的權(quán)限使用合同電子臺

9、賬建立的項目文件，用戶角色自動變?yōu)椤俺邪探巧背邪探巧挠脩舨荒苤苯有薷暮贤_帳的內(nèi)容，不能刪除或增加合同條款。如果該合同工程有合同變更，則需業(yè)主或中介角色的用戶發(fā)出新的合同臺帳文件，承包商角色的用戶導(dǎo)入新的合同臺帳即可。選擇“合同導(dǎo)入”命令鼠標(biāo)右鍵菜單，導(dǎo)入新的合同臺帳2.3.5 在合同臺賬可以查閱到什么統(tǒng)計數(shù)據(jù)？當(dāng)建立好合同臺賬以后，除了可以保證每一筆支付嚴(yán)格按合同條款規(guī)定的工程量清單項目和單價進行付款以外，還可以在項目實施的各個階段，查看到各種項目工程款審查和支付的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。合同金額與支付金額、審批金額、申請金額的比較每一個合同條款在各支付周期的支付情況和比例合同條款在各支付周期

10、的審批和支付統(tǒng)計數(shù)據(jù)2.3.6 合同模板與合同條款編號【合同模板】合同模板決定了合同臺帳、支付臺帳和結(jié)算書的費用統(tǒng)計方式。合同臺帳和支付臺帳的費用統(tǒng)計方式與合同所規(guī)定的計價方式是一致的。您可以根據(jù)實際合同規(guī)定的內(nèi)容，靈活修改合同模板的內(nèi)容。合同模板舉例廣東施工合同范本模板(2006版)清單法模板定額法模板合同名稱合同名稱合同名稱合同內(nèi)條款合同內(nèi)條款合同內(nèi)條款 分部分項清單 分部分項清單 分部分項清單 措施項目清單 措施項目清單 措施項目清單 其他項目清單 其他項目清單 其他項目清單 規(guī)費與稅金 規(guī)費與稅金價差調(diào)整預(yù)付款合同外條款(變更項目)規(guī)費與稅金保修金 分部分項清單合同外條款(變更項目)拖

11、欠工程款利息 措施項目清單 分部分項清單合同外條款(變更項目) 其他項目清單 措施項目清單 分部分項清單 規(guī)費與稅金其他項目清單 措施項目清單價差調(diào)整 其他項目清單 規(guī)費與稅金 規(guī)費與稅金、在系統(tǒng)管理窗口，可以修合同模板【合同條款編號】將工程量清單導(dǎo)入到合同臺賬之后，為保證合同條款的唯一性，軟件自動給每一個合同條款編制了一個編碼唯一的合同編號。每一個合同條款都有一個特定的屬性，例如：分部分項統(tǒng)計節(jié)點、工程量清單合同條款、措施項目合同條款等等。合同編號的生成規(guī)則：合同條款屬性代號+流水碼合同條款屬性合同條款屬性代號工程合同統(tǒng)計節(jié)點分部分項清單統(tǒng)計措施項目統(tǒng)計其他項目統(tǒng)計分部分項清單措施項目其他項

12、目規(guī)費（合同內(nèi)）稅金（合同內(nèi)）規(guī)費（合同外）稅金（合同外）預(yù)付款預(yù)付款扣回保修金拖欠工程款利息GCHTTJQDCSXTQCXGFSJGFBSJBYFKYFKHBXJLX在系統(tǒng)管理窗口，可以修合同模板2.4 工程款中期支付管理-支付臺賬在“開始”窗口，點擊“支付臺賬”按鈕，進入支付臺賬窗口。之前，在建立合同臺賬時，已經(jīng)建立了支付周期表，支付臺賬自動默認了已經(jīng)建立好的支付周期。在“支付臺賬”窗口可以建立某一個支付周期的支付申請書。支付申請書一般由承包商建立，并提供給中介機構(gòu)或業(yè)主審查。中介機構(gòu)或業(yè)主用戶導(dǎo)入支付申請書，在支付臺帳記錄審查意見和審查結(jié)果。用戶也可以獨立完成每一支付周期的支付申請書、支

13、付證書和支付通知系列表格。選擇某一支付周期，點擊“增加支付”按鈕，選擇當(dāng)前合同（軟件支持多合同）。當(dāng)前支付申請書自動調(diào)用了與合同臺賬結(jié)構(gòu)完全一樣的合同模板。新建支付申請打開合同臺賬窗口，選擇本周期使用的合同條款。在支付臺賬窗口新建支付申請書用鼠標(biāo)左鍵點擊支付臺賬某一行的合同編號列，可以打開合同臺賬窗口，選擇本周期使用的合同條款。支付申請的所有條款必須從合同臺賬中選擇，不能直接錄入，保證了支付申請嚴(yán)格按合同確定的工程量清單項目、工程量清單單價和工程量清單計量單位申請工程款。承包商角色用戶的在制作支付申請時，僅能根據(jù)（或引用）合同臺帳的合同條款，提出支付申請。此限制是保證承包商角色的用戶嚴(yán)格按合同

14、條款提出支付申請，合同以外的工程項目須以變更申請的形式向業(yè)主或中介提出。點擊“增加”按鈕，將有關(guān)合同條款添加到支付臺帳中雙擊鼠標(biāo)左鍵，選擇合同臺賬中的合同條款選擇合同臺賬中的合同條款可以多選幾個合同條款，點擊“增加”按鈕，將有關(guān)合同條款添加到支付臺帳中，也可以全選所有項目。承包商角色用戶、中介商角色用戶和業(yè)主商角色用戶分別輸入本期各合同條款的申請工程量、審核工程量和審核工程量。工程量批量輸入和支付臺賬文件導(dǎo)入導(dǎo)出等功能介紹，見本手冊對應(yīng)的章節(jié)。輸入本期各合同條款的申請工程量、審核工程量和審核工程量支付臺賬支持工料機抽料功能。選擇“材料匯總”頁面，當(dāng)光標(biāo)在材料匯總表范圍，點擊鼠標(biāo)右鍵菜單，可以進

15、行工料機匯總分析和價差調(diào)整等操作。輸入調(diào)整價格，計算價差【過賬】若支付申請通過中介和業(yè)主的審查，可以調(diào)用“過賬”功能，將支付臺賬的每一個項目的審核金額、審批金額、支付金額等數(shù)據(jù)累計到合同臺賬對應(yīng)的合同條款中，自動計算合同臺賬的累計審核金額、審批金額、支付金額。過賬之后的支付臺賬的數(shù)據(jù)是不能修改的。將當(dāng)前支付周期的支付臺賬數(shù)據(jù)過賬到合同臺賬【取消過賬】 若已經(jīng)“過賬”的支付臺賬，還需要修改數(shù)據(jù)，應(yīng)該先取消過賬?！旧山Y(jié)算書】 可以多選幾個支付臺賬或全部支付臺賬，生成結(jié)算書文件。結(jié)算書文件在“結(jié)算臺賬窗口”打開。2.5 工程變更管理-變更臺賬 在“開始”窗口，點擊“變更臺賬”按鈕，進入變更臺賬窗口

16、。 工程項目建設(shè)過程發(fā)生工程變更是不可避免的。工程變更會引起合同價款的變化。 發(fā)生工程變更后，承包商必須提出變更申請書，說明變更原因，合同價款的調(diào)整方式。 中介機構(gòu)和業(yè)主審查變更申請書，如同意變更，則發(fā)出變更令，并在變更令中附上引起價款調(diào)整的新的合同條款（即合同外條款）。 工程變更引起合同價款的變化方式一般分為三種情況： 單價變更 工程數(shù)量變更 單價和工程數(shù)量同時變更 所有工程變更所產(chǎn)生的新的合同條款，會集中放在合同臺賬的“合同外條款”中，以與原合同的“合同內(nèi)條款”明顯區(qū)別，方便統(tǒng)計出工程變更金額。 點擊“變更申請”按鈕，生成一個新的變更申請，填寫“變更原因簡述”、“變更內(nèi)容簡述”等變更申請報

17、表的有關(guān)信息。 在“工程量增減計算書窗口”或“工程變更價款報價單窗口”選擇鼠標(biāo)右鍵命令“增加資料”?？梢暂斎朐兏贤蜉斎胍粋€全新的合同條款。點擊“增加資料”，輸入造價變更條款選擇鼠標(biāo)右鍵命令“增加資料”，輸入造價變更條款選擇原合同條款輸入變更數(shù)量輸入原變更合同或輸入一個全新的合同條款【審批變更】中介或業(yè)主角色的用戶可以審批變更申請。經(jīng)過審批的變更申請自動生成“變更令”文件。審批變更申請【變更生效】 當(dāng)生成“變更令”文件后，發(fā)出“變更生效”命令，可以將變更令中的合同條款寫入到合同臺賬中的合同外條款部位。從而實現(xiàn)了合同臺賬的修改，新修改的合同臺賬將分發(fā)給工程項目各方，統(tǒng)一按新的合同條款提出支付

18、申請和結(jié)算。 發(fā)出“變更生效”命令工程變更產(chǎn)生的新的合同條款，放在合同外條款目錄下。變更條款在合同臺帳中的位置2.6 中期結(jié)算、竣工結(jié)算編制-結(jié)算臺賬在“開始”窗口，點擊“結(jié)算臺賬”按鈕，進入結(jié)算臺賬窗口。在“支付臺賬窗口”建立的結(jié)算文件，可以在“結(jié)算臺賬窗口”打開。如果所有支付周期的支付證書已經(jīng)過賬，結(jié)算文件也匯總了所有支付周期的支付證書，則結(jié)算金額與合同臺賬的累計審批金額、累計支付金額等是相同的。這正是合同支付與結(jié)算管理軟件實現(xiàn)的管理效果：嚴(yán)格按合同進行結(jié)算，所有支付項目必須是合同規(guī)定的工程量清單項目，支付項目的單價必須是合同單價。【結(jié)算工作變得非常輕松！】由于之前有完整的支付申請-支付證書-支付通知書管理體系，工程結(jié)算將變得非常簡單。結(jié)算只是匯總各周期的支付證書，整理支付證書所附帶的各種變更令文件、各階段工程計量成果。而傳統(tǒng)的結(jié)算編制方法，往往是承包人根據(jù)竣工圖重新計算竣工工程量。根據(jù)大量的簽證資料重新套定額。傳統(tǒng)的結(jié)算審查過程，承包商可能故意將結(jié)算報大，“頭帶三尺帽