倉庫基礎資料管理制度,憑證單據(jù)賬冊報表管理辦法

1、倉庫基礎資料管理制度一、倉儲管理基礎資料的主要內容憑證、單據(jù)類基礎資料：收料單、發(fā)料單、退料單、退料通知單、調整單、報廢單、損溢單、盤虧（事故損失）單、盤盈單。記錄類基礎資料：驗收記錄、送檢記錄、班組工作日記（含巡回檢查記錄）、保管保養(yǎng)記錄、電話記錄、倉儲管理工作自檢記錄及整改記錄等。賬冊類基礎資料：物資明細賬（包括實物臺賬）、報廢物資明細賬。報表類基礎資料：收發(fā)存匯總表（核對表）、倉庫基本工作量匯總表、余額匯總表、庫存物資盤點報表及其他倉儲管理報表。二、倉儲管理基礎資料填寫一般要求字跡工整清晰， 手工填寫 （或系統(tǒng)錄入） 內容齊全， 數(shù)字真實準確， 相關數(shù)據(jù)對應相符，印章、簽字齊全；文字說明

2、等記述清楚、簡潔；單據(jù)、記錄按規(guī)定方法順序編號，不空號和重號；除物資沖銷單、物資退料單的數(shù)量、金額用紅色簽字筆或鋼筆填制外，其他單據(jù)、憑證類基礎資料應用藍（黑）色簽字筆或鋼筆填制；各類基礎資料填寫錯誤時，不允許用刮、擦、貼、補、 涂改液等非正規(guī)方式進行更改，正確的方式是在記錯的數(shù)字及寫錯的文字上用紅色簽字筆或鋼筆劃一道橫線，由填寫人蓋章，再用藍（黑）色簽字筆或鋼筆在錯處上方寫上正確的數(shù)字或文字；各類基礎資料應保持其原始性與完整性，不得隨意損壞、 更改和更換。三、倉儲管理基礎資料裝訂3.1倉儲管理基礎資料裝訂的一般要求單據(jù)、憑證類基礎資料按月分物資大類裝訂成冊；賬冊類基礎資料按年分物資大類裝訂成

3、冊， 每冊前有匯總賬頁；記錄類基礎資料按規(guī)范表格印制成冊；報表類基礎資料按規(guī)定填報時間（月、季、半年、全年）裝訂成冊；工程項目物資管理的保管基礎資料一般按工程項目及物資大類進行裝訂。3.2賬冊裝訂賬冊按物資類別分類裝訂，順序為： 裝訂順序由上到下：封面賬前頁賬頁堆垛記錄（裝訂在相應的賬頁后）；每本賬封皮應標明大類號及賬本號。3.3單據(jù)裝訂及印制裝訂順序： 物資憑證封面物資收發(fā)存匯總表（核對表） 收發(fā)存余額匯總表倉庫基本工作量匯總表入庫單入庫單附件（貨票、運單、供貨商送貨清單等）移庫單 （移收） 調整單盤盈單出庫單或發(fā)料單發(fā)料單附件（運料單、 調撥通知單等）移庫單（移發(fā)）報廢單盤虧（事故損失）單

4、儲存損耗單（損溢單）。各類型退料單分別裝訂在相應類型的收、發(fā)料單之后。送貨清單可裝訂在入庫單后，也可單獨集中管理。單獨集中管理時，應順序編號（如001、002 等），按月或季定期裝訂成冊。收料完畢后，應在送貨清單上注明收料單號，以便查對。送貨清單作為代儲料、代管料登賬憑證時，應分類按順序進行編號，編號規(guī)則為“大類號+年月 +月流水號”，例 48 201103 122。同時，還應在送貨清單上備注物資毛重、車號等必填項，其管理要求與入庫單相同。單據(jù)按物資類別分月裝訂， 編號從上到下， 從小到大排列： 一個類別物資的單據(jù)分幾冊裝訂時， 憑證封面類別處除反映大類號外，并在其后加括號，括號內反映該大類物

5、資裝訂總冊數(shù)和順序號，如47（ 5-3）；一個庫管理多個大類，且收發(fā)動態(tài)不大的，單據(jù)可分月按大類順序裝訂一冊。一個大類的收發(fā)單據(jù)裝訂在一起，各大類收發(fā)單據(jù)間用A4 紙分隔，隔頁紙上寫明大類、單據(jù)類型和份數(shù)，例如：5 大類收料單 10份發(fā)料單 6 份調整單 1 份。單據(jù)的制印尺寸為A4 紙大小，每頁單據(jù)行項目（填物料明細）數(shù)為5 行。四、倉儲管理基礎資料保管要求各種資料應按月裝訂成冊；當年的資料可在本庫（組） 保管， 跨年資料應移送檔案室統(tǒng)一管理， 以便隨時查閱； 各種入檔資料應按其資料的性質，分別建立檔案號，如物資明細賬、收料單、 發(fā)料單等； 入檔的資料應按時間順序進行管理；建立健全檔案管理制

6、度，手續(xù)完備。入檔有記錄，借閱有登記；單據(jù)、憑證、賬冊類資料的保存期限10 年；記錄、報表類基礎資料保存期限5 年。超過期限的資料可統(tǒng)一進行銷毀，銷毀時應有銷毀記錄，銷毀記錄包括銷毀資料名稱、數(shù)量、檔案號、銷毀時間、地點、銷毀人及批準人等。五、物資明細賬的記賬與填寫5.1物資明細賬記賬的一般要求記賬應日清月結。正常記賬以正式憑證為依據(jù)，應用藍（黑）色簽字筆或鋼筆填寫，要求賬面整潔，字跡清楚端正，不得非正規(guī)涂改。上年結轉時間為1 月 1 日，結轉數(shù)量、金額準確，并加蓋上年結轉章和稽核章。各月份在當月扎賬日，在本月所記最后一筆賬的下格作為月計欄，將當月的收、發(fā)、存數(shù)量、 金額記入月計欄內， 在收發(fā)

7、字號及對象欄加蓋“月計”章，同時沿月計欄的下線從收發(fā)字號及對象欄到結存欄用紅色簽字筆或鋼筆劃一道紅線，叫做月結線。 有收發(fā)動態(tài)的當月蓋稽核章和打月結，無收發(fā)動態(tài)的當月不蓋稽核章和不打月結。當賬頁用完后， 應續(xù)接新賬頁， 并進行結轉。 結轉時應在前賬頁的最后一欄和新賬頁的第一欄的“收發(fā)字號及對象”分別加蓋“過次頁”和“承前頁”章，并將本月初至結轉時的收、發(fā)、存數(shù)量和金額及資料份數(shù)記入過次頁和承前頁欄內。賬冊前必須有匯總每本賬每月物資的收、發(fā)、存情況的賬前頁。5.2 物資明細賬的賬前頁2.4.5.2.1物資明細賬的賬前頁填寫舉例賬前頁儲備定額最高03大類1 本最低20XX 年收入發(fā)出結存金額金額金

8、額稽核項件 噸運雜項 件 噸運雜項件噸運雜月 日合計料款合計 料款合計料款費費費上年結轉110.25500.0500.00稽核0120110.25500.0500.00稽核0220110.25500.0500.00稽核0320203001014000. 12000 2000.021301 10.0251450012500.2000.稽核00.000.0000004201010037400.07000.0 400.112017.0257100.5500.01600.稽核000000000520812045000.05000.03813.0252100.500.001600.稽核000000620

9、12150815000. 1500010 105212000.12000.51269.0255100.3500.01600.稽核00.0000000000072051269.0255100.3500.01600.稽核000008201525011 19800. 18000 1800.020376 20.025 2490021500.3400. 稽核00.000.0000009201735012.02522600.20000. 260032682300.1500.0800.0稽核0000.000000102018180216000. 1600012 200810600.10000. 600.96

10、27700.7500.0200.0 稽核00.00000000000011209627700.07500.0 200.0000.000.000.00稽核000012310000.000.000.00稽核總計6588031 64800. 61000380066 88129.02565300.61500. 380000.000000.00物資明細賬的賬前頁填寫說明用于匯總每本賬每月物資的收、發(fā)、存情況。收入、發(fā)出、結存欄下的項，統(tǒng)計時一律按“項次”計算。收入、 發(fā)出、結存欄下的數(shù)量計量單位只列了件、噸兩種。實際工作中相近的計量單位還有只、支、套、組等，統(tǒng)計時一律折算成件；其他計量單位如m、m2、

11、m3 等，統(tǒng)計時在件后加斜杠，斜杠前登記件數(shù)，斜杠后記載m、 m2、 m3 數(shù)，如100 件 /1500m ?；耍吭虏荒苌儆谝淮??；藛T印章蓋在稽核欄內。表中右上角的“儲備定額”：一個大類設一本賬的，記本冊物資核定的儲備定額；配件一個機型設一本賬且儲備定額按機型核定的，記本機型物資儲備定額；一個大類設多本賬且儲備定額按類別核定的，在第一本賬上反映大類物資儲備定額。5.3物資明細賬的賬頁物資明細賬的賬頁填寫舉例a) 單價確定時的賬頁填寫舉例 過次頁的賬頁舉例主1 庫架層5 位四號（場）2（區(qū)）4（排）儲備最高物資明細賬定位副庫架層位（場）（區(qū)）（排）定額最低標準代碼 SY5403-2009單

12、重 (噸）：0.025物資編碼： _圖號： _儲存期（月）12物資名稱：重晶石粉20XX收入發(fā)出結存資料年收發(fā)字號入庫出廠生產(chǎn)稽質合說備注及對象日期日期廠名核月 日數(shù)量料款運費數(shù)量料款運費數(shù)量件數(shù)料款運費證格明書證書2010.2010.四川恒200 3500.500.0稽11上年結轉化有限5200核12.2312.01公司000412122011040122011.2011.四川恒2014000 2000.25100017500 2500.1000四川恒化04.1203.12化有限.0000.0000有限公司公司計量單位：噸42020140002000.251000175002500.稽單 價

13、：月計700.00.0000.0000核費 率四川恒費額：510122011050322010.2010. 化有限428004002184014700 2100.840100.00西鉆 5隊12.2312.01.0000公司型號及14700 2100.515過次頁4280040021840840規(guī)格：.0000一級說明：從月計到結存的“運費”字段的粗線為紅筆劃的月結線，假定每月20 日為倉庫結賬日。承前頁的賬頁舉例主1 庫架層位四號（場）2（區(qū)）54（排）儲備最高定位副庫架層位物資明細賬（場）（區(qū)）（排）定額最低標準代號： SY5403-2009單重 ( 噸）： 0.025物資編碼： _圖號：

14、 _儲存期（月）12物資名稱：重晶石粉計量單位：噸單價：700.00 費率 費額： 100.00型號及規(guī)格：一級20XX年收發(fā)字號入庫出廠及對象日期日期月 日515承前頁515122011050352010.2010.西鉆 2隊12.2312.01515122011050352011.2011.西鉆 2隊04.1203.12520月計過次頁收入發(fā)出結存資料生產(chǎn)廠名 質合數(shù)量料款運費數(shù)量料款運費數(shù)量件數(shù)料款運費證格書 證42800 400.2184014700 2100840.0000.00.00四川恒700.100.14000 2000化有限120800800公司0000.00.00四川恒35

15、00 500.105001500化有限515600600.0000.00.00公司107000 10001560010500 1500.00.00.00.00說明：從月計到稽備結存說核注 的“運明費”字書段的粗線為紅筆劃的月結線，假定每月20日為倉稽庫結核賬日。b) 單價不確定或單價多變化時的代儲料、代管料賬頁填寫舉例儲備最高定額最低標準代號： SY5403-2009儲存期（月）12主1 庫架層5 位四號（場）2（區(qū)）4（排）物資明細賬定位副庫架層位（場）（區(qū)）（排）單重 ( 噸）： 0.025物資編碼： _圖號： _物資名稱：重晶石粉計量單位：噸單價： 700.00費率 費額： 100.00

16、 型號及規(guī)格：一級20XX收入發(fā)出結存資料年收發(fā)字號入庫 出廠生產(chǎn)稽及對象日期 日期廠名質合說備注核月 日數(shù)量 料款 運費 數(shù)量 料款 運費 數(shù)量 件數(shù) 料款 運費證格明書證書化學515承前頁421840840試驗報告 4份四川恒化學122011050352011. 2010.試驗515化有限2014040西鉆2隊02.23 01.15報告 2公司份12201105022四川恒化學試驗518四川恒化2011. 2011. 化有限1011440440有限公司05.18 03.12公司報告 3份520月計107000.1000.241680 2400.114407700. 1100.稽說明：核從月

17、計00 000.00 0000 00過次頁到結存的“運費”字段的粗線為紅筆劃的月結線，假定每月20 日為倉庫結賬日。物資明細賬的賬頁填寫說明用于除報廢物資外的物資記賬使用。A 類物資儲備定額下到具體品種規(guī)格的，儲備定額欄必須填列；A 、 B 類物資儲備定額下到組距的，儲備定額填在該品種的第一張賬頁上，同時注明組距上下限。凡規(guī)定需質檢的物資，標準代號必須登錄并填寫完整。不能只寫GB 、 SY 等不能反映具體標準的符號。單重：指物資毛重。四號定位：用鉛筆填寫，其他字段用藍（黑）色簽字筆或鋼筆書寫。收發(fā)字號及對象：填收發(fā)料單據(jù)及其他單據(jù)的編號和產(chǎn)品的供貨單位（收料時） 或使用單位（發(fā)料時）名稱。入庫

18、日期、出廠日期：填“年月日”，例：；不同入庫日期和出廠日期應分批收發(fā)和記賬，按先進先出發(fā)貨。生產(chǎn)廠名稱：可縮寫，但不能寫成地名，無法核實生產(chǎn)廠家的，填“不清”或填供貨商名稱。件數(shù)：計件的成套物資（如單臺設備配套有多個零件、部件和工具時）和檢斤、量尺同時可點數(shù)的物資，此項必須填寫，其余物資本欄不反映。質證書、合格證、說明書下面一律填寫該項資料的份數(shù)（進口物資除外）。收發(fā)料后庫存物資的資料發(fā)生增減時，物資明細賬中資料結存數(shù)也相應變化，與實際結存的資料份數(shù)相符。隨物存放的技術資料除質證書、合格證、說明書外還有試壓報告、安裝圖紙等，應在備注欄說明。稽核：每月不能少于一次。稽核員印章蓋在稽核欄內。單價：與用戶按裸價料款金額結算料款的， 填不含運費的裸價單價。 與用戶按含運費的綜合