時間管理培訓講義--anny2520

1、v下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為： 選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經?！庇?分，選擇“總是”記3分。 1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。 2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。 3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務與目標。 4、我盡量一次性處理完畢每份文件。 5、我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序來排列，依 次辦理這些事情。 6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。 7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。 8、我的日程表留有回旋余地，以便應對突發(fā)事件。 9、當其他人想占用我的時間

2、，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。小測試: 結論： 012分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。1317分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。 1822分：你的時間管理狀況良好。 2327分：你是值得學習的時間管理典范。知道了你自己的時間管理方面的總總體水平，接下來，讓我們分析一下時間是如何被浪費掉的。 浪費時間的主觀原因 1、做事目標不明確。 2、作風拖拉。 3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點。 4、過于注重細節(jié)。 5、做事有頭無尾。 6、沒有條理，不簡潔，簡單的事情復雜化。 7、事必躬親，不懂得授權。 8、不會拒絕別人的請求。 9、消極思考。 一項國際查表明：一個效率糟糕

3、的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上!人最容易掉進的時間陷阱人最容易掉進的時間陷阱n工作欠目標， 優(yōu)先次序不明確n危機管理能力薄弱n多項工作須同時進行n自我組織問題n外界騷擾n無力拒絕要求n不能有效授權n拖延工作n會議平均平均8080歲壽命歲壽命1-20、60-80忽略不計，余40 1年為1寸 睡眠 8小時 13.3年 26.7一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5交通 1.5小時 2.5年 20電話 1小時 1.7年 18.3看電視、上網 3小時 5年 13.3看報、聊天 3小時 5年 8.3刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年 6.6休假、白日夢 鬧情緒、身體不適2小時 3.3年

4、3.33.3時間管理的定義與目的時間觀念時間管理定義時間管理定義 時間就是生命，時間就是金錢。 人們往往是重視生命，樂于理財，而忽略了時間管理。 善用時間，就是善用自己的生命! 時間管理是在日常事務中執(zhí)著并有目標地應用可靠的工作技巧，引導并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。時間管理的目的時間管理的目的 時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關的工作達 到“三效”,即效果、效率、效能。 效果，是確定的期待結果； 效率，是用最小的代價或花費所獲得的結果； 效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結果。時間觀念時間管理 = 工作效率時間管理理論的發(fā)展- 第一代時間管理理論n

5、基本是備忘錄型。一方面順其自然，另一方面也會追蹤時間的安排。備忘錄管理的特色就是寫紙條，這種備忘錄可以隨身攜帶，忘了就把它拿出來翻一下。如果今天一天結束完成了大部分的事情，就可以在備忘錄上劃掉，否則就要增列到明天的備忘錄上。這就是第一代時間管理，叫做備忘錄的時間管理。n這種時間管理的優(yōu)點是：重要的事情變化時的應變力很強，是順應事實的。另一個優(yōu)點就是沒有壓力，或者壓力比較小。備忘錄型的管理便于追蹤那些待辦事項。n但備忘錄管理沒有嚴整組織架構，比較隨意，所以往往會漏掉一些事情。忽略了整體性的組織規(guī)劃，有時候會面臨一種好像在應付狀況或者在應付一些工作上的事情，這是第一代時間管理的缺點 時間管理理論的

6、發(fā)展- 第二代時間管理理論n強調的是“規(guī)劃與準備”，特色是記事簿。特點是制定時間表，記錄應該做的事情，表明應該完成的期限，注明開會的日期等等。n這種管理模式優(yōu)點是追蹤約會以及應該做的事情。通過制定的目標和規(guī)劃完成的事情達成率比較高。n缺點是容易產生凡事都要安排的習慣，找不到思考的空間。時間管理理論的發(fā)展- 第三代時間管理理論n主旨是“規(guī)劃、制定優(yōu)先順序，操之在我”。這一代的管理強調的是價值，制定中長短的目標以期實現(xiàn)一種價值觀。因此它的特色就是將每天活動，寫在紙上或者輸入計算機，詳細地規(guī)劃各式各樣的規(guī)劃表或者組織表。它主要是為了提高工作和生活效率。n第三代時間管理的優(yōu)點是比較強調價值觀，以價值為

7、依據(jù)，或者以價值為導向的一種生活工作的方式。它能夠發(fā)揮長期、中期或者短期目標的效果，也能透過每天的規(guī)劃，安排優(yōu)先的順序，可以提高生產力；它的效率比較高，可以感到井然有序。n第三代時間管理的疏忽表現(xiàn)在忽略了自然法則，缺乏遠見。因為它是以價值為導向，你要得到這些東西，你認為這是你生命中最重要的，所以在安排上往往會有些疏失，其實價值觀未必是自然法則。 時間管理理論的發(fā)展- 第四代時間管理理論n強調了一切以自然法則為中心的羅盤理論。這種管理法則超越傳統(tǒng)上追求更快、更好、更具有效率的觀念，它不是換一個時鐘，而是提供一個羅盤，因為人走的多快是一回事，方向對才是最重要的。怎么走，不是求快，而是怎么向未來的目

8、標接近。n這種管理理論強調的是每一天的行動，每一個時段的行動，都要與未來的目標很接近，所以它強調的是一種方向，也叫做正北理論。時間管理的歷史演進表時間管理與心理建設的聯(lián)系n要把時間管理好，首先要做的就是自己的心理建設。如果心理建設不能管理好，卻去談時間管理，是毫無意義的。 問題問題:怎樣進行心理建設怎樣進行心理建設?怎樣進行心理建設1學會自覺學會自覺自覺是治療的開始。 自己首先要覺醒，也就是將自己抽身出來，檢查自己的思想，自己的動機，自己的過去，還有自己的先天條件，自己的行為、習慣。同時看清楚自己的社會傾向以及心理發(fā)展的軌跡，進而拉長這種刺激與匯映的時差。怎樣進行心理建設 2透過良知傾聽心靈內

9、在的聲音透過良知傾聽心靈內在的聲音 傾聽自己內心深處的聲音：這一輩子到底要的是什么，希望過的是一種什么樣的生活。怎樣進行心理建設 3獨立的意志獨立的意志 你在掌握你的生命，你必須要有 一種獨立的意志力。 學習時間管理的理由學習時間管理的理由時間是不能儲存的時間不會停止時間也不可能增加時間無法轉讓時間是租不到，買不到，也借不到思考一下n你是否想過一天有48小時才好?n你是否想過是不是每一分鐘的做事都很有效率?n你是否覺得總有做不完的工作?n你是否有做不出績效而害怕面對每天的工作時間?n你知道你一天浪費多少時間嗎？n如果讓你寫出每天最有績效的三件事,對你來說容易嗎?不要淪為時間的奴隸q 用最短的時

10、間做更多的事q 在承諾的時間內完成應作的事項q 讓更多的時間留給自己做真正想做的事q 提高顧客滿意度q 提升工作績效q 有更多時間善待家人及自己q 感覺更好、精力更充沛、減少壓力和緊張q 斷絕浪費時間的人、事、物q 尋找最新的省時方法q 更容易、更迅速找到所需的資訊時間“規(guī)劃”提高工作效率最關鍵的部分是規(guī)劃。規(guī)劃你自己的工作計劃和過程，充分利用有限的時間，這是高效完成自己工作的有效方法。 時間規(guī)劃一般分為長期規(guī)劃和短期規(guī)劃，一般可以在年初制定本年計劃，月初制定月計劃，周一制定周計劃。每天的工作計劃一般也可以預先制定，但是由于工作內容的復雜性以及臨時隨機任務，每天的計劃會非常難以管理。 時間規(guī)劃

11、的難點是一天時間的規(guī)劃和分類，一天一共24小時，除了上班時間外就是個人業(yè)余時間，上班時間的工作一般是一些日常工作或者臨時任務，而業(yè)余時間則是思維期，一些事情可以吃飯睡覺都在想，這些事情一般不是緊急事情，往往思考累計到一定階段就可以水到渠成，輕松完成。 80/20法則n19世紀意大利經濟學家帕雷托發(fā)現(xiàn)：80%的財富掌握在20%的人手中。從此這種80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應用。一般表述為：在一個特定的組群或團體內，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。n在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80%的價值來自于2

12、0%的項目，而20%的價值則來自于80%的項目。n時間管理的重要意義在于能經常以20%的付出取得80%的成果，最后的結果占了80%的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。v 時間價值表時間價值表：你知道了每分鐘的價值是多少后有什么感想? 普通人耗神于如何打發(fā)時間，精干者卻耗神于如何有效利用時間。（德：叔本華）每個人的時間和精力都是有限的，不可能都成為全才，專精于你的特長才是通往卓越的必經之路。時間管理的致命傷n毫無目標n猶豫不決n精力分散n拖延n逃避n內外打擾目標所能帶來的!數(shù)量比例初始狀態(tài)（25年前）終末狀態(tài)（25年

13、后）27%沒有目標 生活在社會的最底層，生活過得不如意60%目標模糊 生活在社會的中下層，雖衣食無憂，但亦無突出成就10%有清晰但比較短期的目標 生活在社會的中上層，生活穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)不可或缺的專業(yè)人士3%有清晰且長期的目標幾乎都成為了社會各界的頂尖成功人士目標設定原理 人類三種行為間的相互關系1. 目標導向行為是達成目標所必經的，但是，一個人如果停留在目標導向行為的時間太長，就會感到目標“可望而不可及”，出現(xiàn)泄氣思想，從而影響積極性的維持；目標設定原理2. 如果只從事目標行為，而這個目標又不具有挑戰(zhàn)性，會使人感到“唾手可得”，在這種情況下，激勵力量也會降低；3. 一個較有效的不斷保持

14、個體積極性的辦法是：循環(huán)、交替運用目標導向行為和目標行為，即所謂的“大目標、小步子”的辦法。目標設定基礎n何謂目標設定目標的作業(yè)恰恰在于：1. 幫助個體設定明確的行動方向；2. 幫助個體明確行動的優(yōu)先順序及相應的時間規(guī)劃；3. 促使個體未雨綢繆，珍惜今天，把握現(xiàn)在；4. 幫助個體恰如其分地評估行動的效率與效果；5. 給個體以持續(xù)的信心、熱情與動力。目標設定基礎n一般人不愿為自己設定目標的原因1. 恐懼。2. 無此意愿。3. 誤將行動當成就。目標設定的步驟n擬定預期目標n列出優(yōu)點與好處n列出可能的障礙n列出所需資源n列出行動方案n列出評估方式n訂定達成目標的時限 做決定n克服猶豫不決 積極行動

15、目光遠大 不要故意迎合 對小問題做決定也不拖延 知道何時停止 不要排斥改變 目標達成四要素n所有的結果是行動造成的，所有的行動是思考造成的，所有的思考是來自于你一念之間。因此所有的改變是由自己的思考和意念來決定的。它這里包括哪些東西呢？n欲望。你要把事情做好，時間管理好，欲望是不是很強烈?n決定。決定做或時間管理的目標是什么？要把時間管理做好，你的目標價值，人生的方向很重要。n行動。時間管理是一種技巧，也是一種觀念，跟行為有一定差距，必須不斷地去練習，才能養(yǎng)成一種良好的習慣。n決心。時間管理也是一種決心。你下決心持續(xù)地學習，直到運用自如。如果你把時間管理好，就能夠達到自我的理想，建立自我的形象

16、，進一步提升自我價值。每個人應該把自己當成一個時間管理的門外漢，而努力不斷學習。明天、明天、明天何其多 n消極拖延的原因1. 認為做某件事情花費的時間太多；2. 認為長期性工作可以拖延；3. 某事對自己不重要；4. 沒有承諾去做某事；5. 現(xiàn)在沒趣做它；6. 沒有完成工作的期限；7. 看不到做某件工作的現(xiàn)時利益。日計劃 n日計劃就是每天要花一些時間規(guī)劃你的活動。你曾經做過計劃，付諸行動的就是你的每一天。無論選擇何時你都可以寫下你當天的工作，即使你的日計劃僅能成為一個有效快速的過程（工具表單）。 日計劃的五個步驟 n(1)寫下任務n(2)估計做事的時間長短n(3)留些緩沖時間給未預見的事情（60

17、/40規(guī)則）n(4)確定優(yōu)先順序，簡化及授權n(5)追蹤與檢討總結總結: 把你多年的夢想變成多年的計劃，把多年的計劃設定一個目標，然后再逐步地成為你的年計劃，成為你的季計劃、月計劃，甚至成為你的周計劃、日計劃。在這些過程中，就要靠你每一天去把它做好。因此，日計劃在時間規(guī)劃系統(tǒng)中起著重要的作用。日計劃的步驟是：寫下任務，估計做事的時間長短，留些緩沖時間給未預見的事情，確定優(yōu)先順序、簡化及授權，最后追蹤與檢討。日計劃的好處n你可以對第二天有較好的心理準備n集中到重要事情上n因為你在一開始在規(guī)劃里就已經白紙黑字地重復了你的人生目標、你的年度計劃、你的月目標重點、同時你也重復了你的周目標重點。幾個步驟

18、下來，你應該知道你明天該做什么。n借著任務整合，合理地達成你想要的目標。n你可以控制你人生目標或年度目標的進度。小實驗!在這個測試中你感悟到了什么?時間“四象限”法 時間“四象限”法是目前很時髦的一種時間管理理論， 四象限法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”：1.重要且緊急重要且緊急（比如有時間限制的工作計劃等）必須立刻做。例如處理客戶投訴、處理生產異常等突發(fā)性問題，盡量以最短最快的時間內完成這些事情。2.重要但不緊急重要但不緊急（比如學習、做計劃、與人談心、體檢等）只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去

19、做，而不是拖延這一類的事情影響深遠，例如學習新知識、新技能等，這類事情的效益是中長期的，科維提出的時間管理理論的的重點是把主要的精力和時間集中地放在處理重要但不緊急的工作上。時間“四象限”法3.緊急但不重要緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則。4.既不緊急也不重要既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）有閑工夫再說!如果確實需要做，那么要嚴格限定時間，比如娛樂，限定一個小時，時間一到就立刻停止，千萬不要被無聊的人和無關重要的事纏住. 因此，只要我們把精力主要放在重要但

20、不緊急的事務處理上，合理安排時間，我們就能做到自己的長遠規(guī)劃，工作效率就會大幅提升，一段時間過后，等待你的就會是升職和加薪。 四象限法的優(yōu)先矩陣 創(chuàng)造超高的生產力n犧牲某些事情n把目標訂高一點n樂在工作n重視你的時間價值n了解時間價值和金錢價值創(chuàng)造超高的生產力n克服工作耗竭 要求分擔更多的工作 變換工作性質 充電 嘗試新鮮事 重新點燃對工作的熱情 多與不好相處的同事溝通 轉調其他部門節(jié)省時間，提高效率十五法則節(jié)省時間，提高效率十五法則 n法則一：制定時間管理計劃法則一：制定時間管理計劃n法則二：養(yǎng)成快速的節(jié)奏感法則二：養(yǎng)成快速的節(jié)奏感n法則三：學會授權法則三：學會授權n法則四：高效的會議技巧法

21、則四：高效的會議技巧 n法則五：養(yǎng)成整潔的條理的習慣法則五：養(yǎng)成整潔的條理的習慣節(jié)省時間，提高效率十五法則節(jié)省時間，提高效率十五法則 n法則六：專心致志，有始有終法則六：專心致志，有始有終n法則七：簡化工作流程法則七：簡化工作流程n法則八：一次做好，次次做好法則八：一次做好，次次做好n法則九：克服拖延、現(xiàn)在就做法則九：克服拖延、現(xiàn)在就做n法則十：當日事當日畢法則十：當日事當日畢節(jié)省時間，提高效率十五法則節(jié)省時間，提高效率十五法則 n法則十一：善用零散的時間法則十一：善用零散的時間n法則十二：用節(jié)省時間的工具法則十二：用節(jié)省時間的工具n法則十三：高效的閱讀法法則十三：高效的閱讀法n法則十四：高質

22、高效的睡眠法則十四：高質高效的睡眠n法則十五：終生學習法則十五：終生學習n因應高科技競爭的時間管理的策略可以用因應高科技競爭的時間管理的策略可以用五個字來概括，就是五個字來概括，就是快、準、空、多、閑?？臁?、空、多、閑。時間管理五字要訣時間管理五字要訣n快是指加快工作速度，等工作干了一段以快是指加快工作速度，等工作干了一段以后，才回頭斟酌后，才回頭斟酌，必須放棄舊時代的那種，必須放棄舊時代的那種慢工出細活的思想。慢工出細活的思想。n快是一種秘訣。工作要快，快是一種秘訣。工作要快，在時間安排上在時間安排上應有一個密集、超進度、不拘小節(jié)的時段應有一個密集、超進度、不拘小節(jié)的時段，再有一段緩和、改

23、進和修改計劃的時間。再有一段緩和、改進和修改計劃的時間?？炜鞙蕼? 1對準目標對準目標在許多事情同時開展時，不管事情的先后順序在許多事情同時開展時，不管事情的先后順序和形態(tài)，而要和形態(tài)，而要對準你心中的那個核心目標，對準你心中的那個核心目標，這這個目標不一定是長遠的，也可以只是短時間的。個目標不一定是長遠的，也可以只是短時間的。因此必須克服時間的順序和事情的大小，只有因此必須克服時間的順序和事情的大小，只有一句話，對準目標。一句話，對準目標。2. 2. 準許每一周的一到兩天，準許每一周的一到兩天，沒有任何的計劃沒有任何的計劃在這一天到兩天你可以處理一些重要的事情。在這一天到兩天你可以處理一些重

24、要的事情。n空就是隔一段時間空出一天不做任何與工空就是隔一段時間空出一天不做任何與工作有關的事情。作有關的事情。因為在無關的領域中去探索因為在無關的領域中去探索的時候，你的思維框框就會被打破的時候，你的思維框框就會被打破!同時得到的同時得到的那一剎那的靈感可能會解決你多日的困惑那一剎那的靈感可能會解決你多日的困惑多是指要多用筆記本。多是指要多用筆記本。筆記本的好處：筆記本的好處：可以隨時記錄與查閱不用依賴他人的提醒可以隨時記錄與查閱不用依賴他人的提醒或特定環(huán)境的限制或特定環(huán)境的限制!(!(要用電或其他能源要用電或其他能源) )可以使你更好地安排時間可以使你更好地安排時間, ,并做出橫向的并做出橫向的比較哪個是不重要的哪個是重要的比較哪個是不重要的哪個是重要的! !可以使你隨時提醒自己有什么事沒做可以使你隨時提醒自己有什么事沒做! !