淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理初探

1、    淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理初探    陳群摘 要在如今這個(gè)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，工作中對(duì)于各種信息檔案管理的需求量的劇增，使得信息檔案管理的模式也不再只是局限于紙張記錄的層面，加之紙張記錄管理信息資源存在著易丟失，易更改，記錄內(nèi)容單一，不易查找，浪費(fèi)空間等各種缺陷，一種適應(yīng)當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的新型的檔案管理方式也就應(yīng)運(yùn)而生了，這就是電子檔案管理。關(guān)鍵詞電子檔案；管理；優(yōu)越性引言在我國(guó)目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來(lái)越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來(lái)了進(jìn)步，然而它的優(yōu)越性背后

2、也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過(guò)闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，淺談其背后的不足，提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)。一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲(chǔ)功能，例如儲(chǔ)存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時(shí)省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說(shuō)來(lái)，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)主要有以下幾點(diǎn)：（一）方便、高效、快捷事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動(dòng)，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動(dòng)量，降低了檔案管理人

3、員的工作強(qiáng)度，同時(shí)又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時(shí)出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲(chǔ)都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。（二）提高了檔案信息的利用率檔案存儲(chǔ)的目的就在于對(duì)其信息的使用。而要提供有充分利用價(jià)值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對(duì)信息的理解來(lái)進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)

4、一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值，給以后的使用工作帶來(lái)很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行立卷工作的探索和研究。二、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問(wèn)題過(guò)分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見(jiàn)的情況有，電腦等存儲(chǔ)設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時(shí)安裝更新，對(duì)于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識(shí)淡薄，不注重電腦加密，不注重對(duì)檔案信息的保密和保護(hù)。電子檔案管理工作沒(méi)

5、有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒(méi)有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來(lái)，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒(méi)有明確健全的管理制度，對(duì)電子檔案管理工作人員沒(méi)有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。三、電子檔案管理的方法及建議（一）確保電子檔案管理工作的安全性電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識(shí)。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問(wèn)題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會(huì)對(duì)電子檔案的生成、存儲(chǔ)、共享帶來(lái)?yè)p壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要

6、求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識(shí)。及時(shí)對(duì)辦公軟件修護(hù)和升級(jí)，對(duì)電腦硬件及時(shí)檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時(shí)保存的習(xí)慣，加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級(jí)，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過(guò)確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。（二）注重對(duì)檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高要提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管

7、理形勢(shì)下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的認(rèn)識(shí)及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理，來(lái)確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及檔案法等法規(guī)制度，強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí)，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。結(jié)論時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息量和需求量的增大，使得電子檔案管理在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)運(yùn)而生，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。它的優(yōu)越性值得我們推廣和利用，但是在利用它的同時(shí)要注意對(duì)它缺陷的認(rèn)識(shí)和避免。深化對(duì)電子檔案管理的了解和學(xué)習(xí)，制定電子檔案技術(shù)的改進(jìn)，管理人員的培養(yǎng)都將對(duì)電子檔案管理的發(fā)展有很好的促進(jìn)作用，使它在日后更好的為事業(yè)單位在檔案管理中作出貢獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)：1蔡玲玲.提高當(dāng)前我國(guó)電子檔案管理水平的有效措施j.科技創(chuàng)業(yè)家，