事業(yè)單位管理類檔案歸檔問題探究

1、    事業(yè)單位管理類檔案歸檔問題探究    孫偉偉【摘 要】事業(yè)單位管理類檔案是單位運(yùn)營管理的重要依據(jù)，在新時(shí)期事業(yè)單位改革持續(xù)深化下，記錄事業(yè)單位經(jīng)營管理、行政管理和黨務(wù)公開等事務(wù)，檔案資料是否完整、齊備和真實(shí)，直接關(guān)乎到事業(yè)單位的決策和管理。當(dāng)前事業(yè)單位管理類檔案歸檔中還存在很多問題，檔案資料未能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響到各項(xiàng)業(yè)務(wù)正常開展?；诖耍疚木褪聵I(yè)單位管理類檔案歸檔展開分析，針對(duì)其中的問題著手改進(jìn)，以提升事業(yè)單位檔案管理工作成效?！娟P(guān)鍵詞】事業(yè)單位；管理類檔案；檔案歸檔；檔案管理管理類檔案屬于事業(yè)單位常見性歸檔內(nèi)容，主要包括單位的運(yùn)營管理、行政

2、管理和黨務(wù)等相關(guān)檔案資料，旨在用檔案資料來反映事業(yè)單位的主要職能活動(dòng)情況，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的保管和利用。做好管理類檔案歸檔工作，確定歸檔范圍，需要轉(zhuǎn)化的資料檔案以及明確保管期限，為事業(yè)單位的管理和決策提供可靠依據(jù)。通過事業(yè)單位管理類檔案歸檔相關(guān)問題分析研究，有利于改進(jìn)工作不足，提升工作效能，推進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作穩(wěn)步良性發(fā)展。一、事業(yè)單位管理類檔案歸檔中的問題分析（一）檔案歸檔范圍涵蓋不全縱觀當(dāng)前事業(yè)單位管理類檔案歸檔工作現(xiàn)狀，受客觀因素影響，檔案歸檔范圍涵蓋不全，表現(xiàn)為重視紅頭文件，忽視非紅頭文件，重視結(jié)論性文件，輕視過程性文件。還有部分事業(yè)單位管理類檔案僅僅局限于紅頭文件，而忽視會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)

3、講話、工作總結(jié)、大事記、工作報(bào)表和專題調(diào)查等資料，未能及時(shí)整理和歸檔，大量重要資料丟失1。另外，一些新增職能所產(chǎn)生的文件資料未能及時(shí)歸檔，致使新時(shí)期的檔案歸檔工作較為被動(dòng)。（二）歸檔管理程序不夠規(guī)范當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化水平逐步提升，實(shí)行電子檔案歸檔管理可以進(jìn)一步提高歸檔工作效率。但是，很多事業(yè)單位的電子檔案管理還存在歸檔信息不明確的問題，在使用計(jì)算機(jī)管理電子檔案時(shí)，并未對(duì)信息進(jìn)行合理篩查和分類，以致電子檔案的歸檔及時(shí)性較差。如果電子檔案歸檔不及時(shí)，信息搜索效率下降，信息精準(zhǔn)性和完整性將受到很大影響，這與建立電子檔案初衷相背離。另外，電子檔案存儲(chǔ)信息時(shí)涉及較多保密文件資料，很多單位選擇非

4、涉密而且為聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)信息，可能出現(xiàn)泄密問題。所以，在做好電子檔案保密文件存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)該保證儲(chǔ)存載體問題，為檔案信息安全提供保障2。（三）電子檔案專業(yè)化人員匱乏事業(yè)單位檔案管理中，管理類檔案由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行歸檔工作，而且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔流程完備，操作規(guī)范，管理完善。但是新時(shí)期的電子檔案歸檔管理未被足夠重視，專業(yè)性電子檔案管理人員相對(duì)缺乏，且所配備的人員學(xué)歷水平偏低，或由其他部門臨時(shí)調(diào)用，并未接受專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，難以滿足新時(shí)期事業(yè)單位管理類檔案歸檔工作需要。所以，為了保證新時(shí)期事業(yè)單位管理類檔案歸檔工作效率和質(zhì)量，要求檔案管理人員不斷加強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和業(yè)務(wù)能力，靈活運(yùn)用前沿技術(shù)輔助各項(xiàng)

5、工作開展，但是由于客觀因素限制，還有很多不足有待完善3。二、事業(yè)單位管理類檔案歸檔原則其一，檔案保存文件整體原則。事業(yè)單位管理類檔案形成于業(yè)務(wù)管理過程中，是單位真實(shí)情況的客觀反映。在事業(yè)單位管理類檔案整理中，需注重穩(wěn)健整體性，保證檔案正文、附件和批復(fù)完整，不拆卷整理。各個(gè)部門需要?dú)w檔的文件資料應(yīng)遵循整體性原則，且盡可能保證檔案原裝性。其二，堅(jiān)持保管和利用原則。在檔案管理中，應(yīng)堅(jiān)持檔案保管和利用原則，合理開發(fā)和利用檔案資源。依托現(xiàn)有的信息化技術(shù)，形成完整的檔案管理體系，便于檔案的保管和有效利用，在保證檔案文件安全的同時(shí)，可以快速檢索需要的信息內(nèi)容，相較于以往的工作方式，工作效率將得到大幅度提升4

6、。其三，遵循歸檔文件整理規(guī)劃。管理類檔案歸檔中，須嚴(yán)格遵循歸檔文件整理規(guī)劃，明確規(guī)定檔案歸檔防范和原則，在不破壞原有文件排列原則基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)相關(guān)文件整理排列，提升文件整理和檔案歸檔工作效率同時(shí)，降低人員工作強(qiáng)度。三、事業(yè)單位管理類檔案歸檔的有效方法（一）準(zhǔn)備工作要求單位檔案管理部門認(rèn)真研讀上級(jí)下達(dá)的文件內(nèi)容，結(jié)合各個(gè)部門實(shí)際情況編制相關(guān)文件，指導(dǎo)各部門梳理文件。以舉例演示的方式進(jìn)行字段說明，梳理工作中產(chǎn)生的文件，以便全面了解檔案管理內(nèi)容和文件資料的構(gòu)成。在此基礎(chǔ)上，確定管理類檔案的具體歸檔范圍，明確對(duì)應(yīng)類別無相應(yīng)類別則自行添加。通常情況下，檔案文件保管期限長短需要結(jié)合文件重要程度來劃分，包括永

7、久、定期30年和定期10年等幾種5。（二）發(fā)布通知展開工作事業(yè)單位管理類檔案歸檔中，對(duì)于其中的問題如何有效解決，需要增強(qiáng)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度，在明確管理類檔案歸檔工作要求和重點(diǎn)基礎(chǔ)上成立項(xiàng)目組，幫助單位內(nèi)部各個(gè)部門梳理文件資料，如果條件不合適可以進(jìn)一步簡化為通知文件，將具體歸檔事項(xiàng)下發(fā)給各個(gè)部門。通過下發(fā)文件來確定工作聯(lián)系人和反饋日期，加強(qiáng)部門之間的配合與交流，便于后期跟蹤和調(diào)查，以提供精準(zhǔn)全面的文件資料。（三）部門自行梳理和歸檔事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)干部需要明確部門職責(zé)，轉(zhuǎn)變工作理念，調(diào)動(dòng)人員工作積極性，加強(qiáng)人員之間的溝通和交流，共同梳理部門業(yè)務(wù)流程，明確歸檔范圍和內(nèi)容，結(jié)合文件的重要性確

8、定保管期限，編制歸檔清單。歸檔材料必須保證真實(shí)、完整和齊全，客觀反映出單位的活動(dòng)規(guī)律和歷史面貌，便于后續(xù)工作開展。同時(shí)突出部門各自職能特色，避免盲目照搬其他部門的文件資料，語言文字表述要清晰、通順，專業(yè)化用詞要化繁為簡、淺顯易懂，避免出現(xiàn)歧義，實(shí)際工作具有可操作性。（四）管理類檔案歸檔規(guī)范化實(shí)施新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作，應(yīng)充分結(jié)合單位實(shí)際情況，制定單位檔案規(guī)范化管理制度，并納入事業(yè)單位制度管理體系，以發(fā)布正式實(shí)施文件為依據(jù)，明確工作要求，組織人員進(jìn)行宣傳、落實(shí)，促進(jìn)管理類檔案歸檔工作規(guī)范化開展。在工作展開后，一定時(shí)期內(nèi)保持穩(wěn)定，便于各項(xiàng)管理和決策的實(shí)施。但是，檔案歸檔范圍和保管時(shí)期是一項(xiàng)長期

9、工作，隨著單位內(nèi)部職能的動(dòng)態(tài)變化，尤其是文件資料的重要程度發(fā)生改變，需要結(jié)合實(shí)際情況相應(yīng)調(diào)整，更新動(dòng)態(tài)。只有這樣，才能確保各項(xiàng)工作順利開展，不斷提升管理類檔案歸檔工作成效。四、結(jié)論綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理中，管理類檔案作為單位決策和管理的重要依據(jù)，實(shí)際工作中需要明確工作范圍，做好準(zhǔn)備工作和梳理工作，整理各個(gè)部門文件資料。依據(jù)相應(yīng)規(guī)定規(guī)范化實(shí)施管理類檔案歸檔，保證資料齊全、完整和真實(shí)，為事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展提供支持?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】1汪麗.事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法淺談j.才智，2018，29（26）：214.2楊玲.事業(yè)單位電子檔案歸檔管理中的問題與對(duì)策j.辦公室業(yè)務(wù)，2018，11（17）：82-83.3馮凱.事業(yè)單位編制外人員人事檔案管理存在的問題及對(duì)策