淺談醫(yī)院辦公室文書檔案的管理和利用

1、    淺談醫(yī)院辦公室文書檔案的管理和利用    周西民摘 要：醫(yī)院文書檔案管理是醫(yī)院辦公室一項最經(jīng)常、最基礎(chǔ)性的工作，其涉及檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等在內(nèi)的一系列銜接有序的行為或過程。針對醫(yī)院文書檔案管理的綜合性、專業(yè)性、保密性、階段性等特點，分析文書檔案在管理模式、人員培養(yǎng)等方面問題，從理論上提出了醫(yī)院文書檔案管理應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范化、歸口化管理，并著重抓好文書質(zhì)量和人員培訓(xùn)，不斷推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，以期能夠推動醫(yī)院文書檔案管理流程的簡便化、管理方式的實用化以及利用率的高效化。關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；管理；利用文書檔案是醫(yī)院的重要歷史憑證

2、和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環(huán)節(jié)。隨著醫(yī)療水平的不斷進(jìn)步發(fā)展，醫(yī)院的文書檔案管理也越來越需要一個統(tǒng)一的規(guī)范管理，極具重要性。近幾年各級醫(yī)院檔案管理已初具模式，開始向制度化、規(guī)范化以及科學(xué)化方向發(fā)展，不但提高了醫(yī)院檔案管理的水平，而且加強了對文書檔案管理的水平力度，使醫(yī)院文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。為此，筆者結(jié)合自身工作實踐及思考，就如何做好醫(yī)院辦公室文書檔案管理和利用談幾點粗淺的體會。1 目前醫(yī)院辦公室文書檔案管理中存在的問題1.整體文書檔案意識不強，對其利用率相對低。辦公室文書檔案管理是醫(yī)院檔案管理的重要組

3、成部分，對全社會的各項工作的開展都具有十分重要的作用，不僅涉及到醫(yī)院本身歷史發(fā)展的全貌，更關(guān)系到人民群眾的健康和醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。然而，目前相當(dāng)一部分醫(yī)院文書檔案意識不強，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部，對文書檔案管理意識非常淡薄，認(rèn)為文書檔案工作可有可無，認(rèn)識不到文書檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。這就必然不能充分開發(fā)和利用現(xiàn)有的檔案資料的使用價值，造成目前我國許多醫(yī)院對文書檔案信息資源開發(fā)不足，對其利用率不高的不利結(jié)果。2.文書檔案管理制度不健全。檔案學(xué)是社會科學(xué)中的一門科學(xué)，而文書檔案管理是檔案學(xué)中的具體運作方法，因此，它需要有一個專門的管理制度。目前，在我國醫(yī)院的管理工作中，各醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部

4、要求制定了適用于自己的、較為健全的管理制度以及各級各類人員工作職責(zé)，然而涉及文書檔案管理的制度、職責(zé)卻相對不健全，還沒有一個統(tǒng)一的建檔管理制度，一些相關(guān)的制度和檢查考核措施等也都有待于進(jìn)一步地改進(jìn)和完善。3.文書檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院的管理工作中得以日益廣泛的應(yīng)用。但目前我國各醫(yī)院對其文書檔案管理當(dāng)中的計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用卻相對貧乏，許多醫(yī)院還停留在手工收集、檢索階段。2 如何管理和醫(yī)院辦公室文書檔案（一）著力改善文書檔案工作基礎(chǔ)條件醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視文書檔案的管理，充分認(rèn)識醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中的重要作用，為文書檔案

5、工作提供組織保障。要隨著醫(yī)院的發(fā)展，逐步加大檔案管理硬件設(shè)施的投入，配備檔案管理所需硬件設(shè)施，加強綜合檔案室的軟、硬件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。（二）著力提高文書檔案管理人員素質(zhì)要配備業(yè)務(wù)技術(shù)強、政治思想好、綜合素質(zhì)好的管理人員，選派工作細(xì)心、耐心、有責(zé)任心的黨員同志負(fù)責(zé)文書檔案工作。同時，檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為醫(yī)院院領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為醫(yī)院的精神文明建設(shè)和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。要做到這些，光要有愛崗敬業(yè)、耐心細(xì)致的態(tài)度還不夠，還必須按照文書檔案管理工作關(guān)于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求

6、，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務(wù)修養(yǎng)和自身素質(zhì)修養(yǎng)。1.加強知識修養(yǎng)。現(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識和較為廣泛的社會科學(xué)與自然科學(xué)知識，要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學(xué)習(xí)新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供準(zhǔn)確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料，努力讓由其經(jīng)手、處理的文字材料，形成具有較高水平的文書檔案。2.加強技能修養(yǎng)。檔案是專業(yè)性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用、進(jìn)行編研等都有一整套的理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案

7、信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。3.加強職業(yè)修養(yǎng)。文檔人員直接管理和掌握著醫(yī)院的室藏檔案，了解醫(yī)院的秘密，因此，必須有過硬的職業(yè)素質(zhì)，較強的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，使由其經(jīng)手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。4.加強政治修養(yǎng)。檔案管理工作是一項復(fù)雜而細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項

8、既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質(zhì)，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當(dāng)無名英雄。（三）著力強化文書檔案質(zhì)量管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理員要認(rèn)真學(xué)習(xí)歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學(xué)的原則和方法對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用。結(jié)合醫(yī)院實際，擬定相應(yīng)工作計劃，采取有效措施，規(guī)范檔案管理。2.加強檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)外，還應(yīng)經(jīng)常到各科室對兼職檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過邊學(xué)習(xí)、邊實踐，

9、參加檔案部門組織的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。要突出重點，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導(dǎo)各科室認(rèn)真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門檔案移交時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對每年上交歸檔的檔案認(rèn)真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)。3.加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權(quán)限，認(rèn)真做好查閱記錄，做好保密工作，掌握調(diào)控好檔案室溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀等安全管理工作。（四）著力加強文書檔案開發(fā)利用1.認(rèn)真編輯檔案信息資料。辦公室文書檔案工作要主動創(chuàng)新，展示在各級領(lǐng)導(dǎo)和社會各界的大力支持下，醫(yī)院全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印醫(yī)院歷史沿革、醫(yī)院大事記、醫(yī)院榮譽匯編、醫(yī)院檔案利用匯編、醫(yī)院統(tǒng)計資料匯編、醫(yī)院財務(wù)經(jīng)營統(tǒng)計分析匯編等系列資料匯編。2.充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向醫(yī)院及上級主管部門提供各種信息，為醫(yī)院管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結(jié)、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定醫(yī)院工作質(zhì)量評價、醫(yī)療、護理、教學(xué)、科研、論文撰寫等提供信息資料。配合重點?？啤W(xué)科帶頭人選拔、科研課題確立等工作的完成。三是利用檔案信息資源，為經(jīng)濟責(zé)任審計、自查、項