影樓管理辦公設(shè)備、文具管理辦法

1、aco有限公司辦公設(shè)備、辦公文具管理辦法一、合理管理及節(jié)約公司辦公成本，特制定本辦法。二、本辦法適用于公司辦公設(shè)備的使用、維護(hù)與辦公文具的領(lǐng)用及采購(gòu)的管理。三、行政部負(fù)責(zé)本標(biāo)準(zhǔn)制定、修改、廢止的起草工作?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)木標(biāo)準(zhǔn)制事實(shí)定、 修改、廢止的核準(zhǔn)。本辦法出行政部實(shí)施和管理。四、辦公設(shè)備的管理辦法（-）電話的管理：1、將電話管理予以合理化以利業(yè)務(wù)進(jìn)行，充分發(fā)揮電話的最大效力，節(jié)省成本。2、凡隸屬使用本公司的國(guó)內(nèi)外長(zhǎng)途電話及市內(nèi)電話（含公私事）， 依本標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)范的體制管理。3、管理辦法（1）行政秘書(shū)接轉(zhuǎn)總機(jī)應(yīng)迅速、準(zhǔn)確、用語(yǔ)簡(jiǎn)練、清晰、禮貌、耐心、應(yīng)使用“您好”、 “請(qǐng)”、“對(duì)不起”等禮貌用語(yǔ)。

2、（2）總機(jī)接聽(tīng)外線電話的基準(zhǔn)用語(yǔ)為“您好，xx公司”，當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)電話號(hào)碼 時(shí)，說(shuō)“請(qǐng)稍等”；如分機(jī)占線，說(shuō)“對(duì)不起，電話在占線，請(qǐng)稍后再打。”（3）總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí)，一般電話鈴聲響五次沒(méi)人接聽(tīng)即掛線。（4）辦公人員上班時(shí)間不得與人在電話中閑聊，不得偷聽(tīng)或泄霜公務(wù)機(jī)密。（5）不得在總機(jī)撥掛電話，非相關(guān)人員不得在總機(jī)上操作。（6）電話使用時(shí)間控制在5分鐘內(nèi)，最多不得超過(guò)10分鐘，長(zhǎng)話短說(shuō)。使用前應(yīng)對(duì) 洽談內(nèi)容稍加構(gòu)思記錄。（7）各部門(mén)人員遇電話鈴響時(shí)，應(yīng)馬上拿起話簡(jiǎn)，不等對(duì)方講話，得先說(shuō)出公司、部 門(mén)名稱。凡外來(lái)電話，接話人外岀時(shí)，應(yīng)由總機(jī)或部門(mén)人員禮詢對(duì)方事由、留言轉(zhuǎn)告。（8）長(zhǎng)途電話

3、使用%1 公司盡可能使用如tp電話等節(jié)省成本的方式撥打長(zhǎng)途電話。%1 總臺(tái)在每次撥打長(zhǎng)話前應(yīng)登錄長(zhǎng)途電話使用登記表備查。員工每次撥打 長(zhǎng)話前應(yīng)登錄長(zhǎng)途電話使用登記表。注意長(zhǎng)話短說(shuō)，非重大緊急情況， 嚴(yán)禁用公司電話處理私人事務(wù)。%1 每月初管理部應(yīng)將上月長(zhǎng)途電話使用登記表與電信局的長(zhǎng)途電話清 單朝暉行核對(duì)，核算出各部門(mén)的長(zhǎng)話費(fèi)用，對(duì)于私務(wù)的話費(fèi)，應(yīng)從其工 資中扣除，情節(jié)嚴(yán)重者依獎(jiǎng)懲處罰相關(guān)條例處理。（-）傳真機(jī)的管理1、傳真機(jī)的使用申請(qǐng)、登記、維修等作業(yè)依本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定辦理。2、傳真機(jī)設(shè)置于行政區(qū)內(nèi)，由行政秘書(shū)負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、統(tǒng)計(jì)、報(bào)告等到作業(yè)。3、傳真機(jī)的使用，僅限定業(yè)務(wù)上的連接，非業(yè)務(wù)（私用）

4、一律禁止文件的收發(fā)（傳 真）事宜，倘有非業(yè)務(wù)使用者，初犯記小過(guò)，累犯記大過(guò)處分。4、凡員工因公須使用傳真機(jī)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“文件傳真屮請(qǐng)單”，并附有關(guān)傳真機(jī)文件 及說(shuō)明理由，經(jīng)行政總監(jiān)批示后，送行政秘書(shū)辦理。5、行政秘書(shū)憑“文件傳真?zhèn)鞒錾暾?qǐng)單”之核定后，才得辦理對(duì)外傳送作業(yè)，作業(yè)完 畢應(yīng)登記于“文件傳真?zhèn)鞒龅怯洸尽眱?nèi)，原稿發(fā)還原屮請(qǐng)人。6、文件對(duì)外傳送后，在“文件傳真出登記簿”內(nèi)須記明發(fā)文編號(hào)、中請(qǐng)人姓名、傳 真13期、時(shí)間、事由、收文人姓名、收文（電傳）號(hào)碼等，于每月底影印一份后，翌月一 日（下班前）送總管理處核閱，逾期未報(bào)時(shí)，主辦人員應(yīng)記警告處分。7、凡外來(lái)公務(wù)文件（含內(nèi)部傳入），由行政秘書(shū)登記

5、于“文件傳真?zhèn)魅氲怯洸尽眱?nèi)， 并記明來(lái)文編號(hào)，來(lái)文者姓名，傳真日期、時(shí)間、事由、經(jīng)辦（收文）人姓名等，于每 月底影卬一份后次月一口（下班而）呈行政總監(jiān)核閱，逾期未報(bào)時(shí)，主辦人員應(yīng)記警告 處分。8、行政秘書(shū)因公外出或下班時(shí)，由其他行政人員暫代行其職務(wù)，并確實(shí)作好開(kāi)關(guān)機(jī) 作業(yè)（節(jié)假日、休假日一律關(guān)機(jī)）。9、行政秘書(shū)應(yīng)隨時(shí)注意紙張及機(jī)器的維護(hù)。（三）復(fù)印機(jī)的管理1、為有效使用復(fù)印機(jī)，控制復(fù)印內(nèi)容及數(shù)量，特制定此制度。2、本公司復(fù)印機(jī)操作人員及所有需復(fù)印者，依本制度執(zhí)行。3、行政部負(fù)責(zé)本標(biāo)準(zhǔn)制定、修改、廢止的起草工作。行政部負(fù)責(zé)本標(biāo)準(zhǔn)制定、修改、 廢止的核準(zhǔn)。4、管理辦法（1）復(fù)印機(jī)由行政部秘書(shū)使用及

6、保管，其他人員未經(jīng)允許不得自行開(kāi)機(jī)。（2）需復(fù)印文件資料者要登錄復(fù)印文件登記表，詳填復(fù)印時(shí)間、內(nèi)容、張數(shù)。 復(fù)印機(jī)管理人員核對(duì)無(wú)誤后方可予以復(fù)印。（3）禁止復(fù)印公司機(jī)密資料和非公務(wù)資料（|大i特殊需要、經(jīng)部門(mén)主管核準(zhǔn)才可復(fù)?。?、維護(hù)（1）復(fù)卬機(jī)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵照操作手冊(cè)進(jìn)行操作。（2）平時(shí)隨手保養(yǎng)，保持復(fù)印清潔。（3）定期（每月一次）請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行維護(hù)。五、辦公用貝的管理辦法（-）文具的分類(lèi)：本公司文具用品分為消耗品、管制消耗品、管制品等到三種。1、消耗品：刀片、膠水、膠帶、大頭針、回型針、橡皮盤(pán)、筆記本、復(fù)寫(xiě)紙、標(biāo)內(nèi)貼、使用箋、各類(lèi)印刷表單、橡皮擦、鉛筆、圓珠筆、釘書(shū)針、直尺等。2、管制

7、消耗品：名片、簽書(shū)筆、鋼筆、口板筆、熒光筆、修正液、電池、印泥、卷 宗夾、美工刀、郵票、筆筒等。3、管制品:釘書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、打碼機(jī)、會(huì)計(jì)章、日期戳、職章、公司章、計(jì)算機(jī)、 卷尺等。（-）領(lǐng)用管理原則：依文具用品的分類(lèi)不同而異1、一般文具：文具屮請(qǐng)由齊部門(mén)填寫(xiě)文具領(lǐng)用屮請(qǐng)單，交行政總務(wù)部采購(gòu)員統(tǒng) 一采購(gòu)。2、名片：名片的申請(qǐng)須因公務(wù)按實(shí)際需要填寫(xiě)簽呈表。注明印刷內(nèi)容、數(shù)量， 經(jīng)部門(mén)主管簽認(rèn)后，送交采購(gòu)部屮購(gòu)。如制作數(shù)碼名片需憑免費(fèi)生產(chǎn)單交制作中心或金 亮沖印部生產(chǎn)。3、在職及新進(jìn)員工由該部門(mén)主管提出文具申請(qǐng)單，向行政部申領(lǐng)文具。人員離職 時(shí)，應(yīng)將剩余文貝一并繳交至所屈部門(mén)交接人，并由行政部督辦。

8、4、印刷品領(lǐng)用%1 一般印刷品（如名片、信封、便用箋、表格）的印刷、申購(gòu)、保管均由庫(kù)房 負(fù)責(zé)，各部門(mén)特殊用途的表單及印刷品則口行保管。%1 印刷品如屈部門(mén)特殊專(zhuān)用表單、應(yīng)填寫(xiě)簽呈表，在需求日前兩周交采購(gòu)部 統(tǒng)一采購(gòu)。六、辦公用具采購(gòu)原則由采購(gòu)部統(tǒng)一向文貝批發(fā)商采購(gòu)，并于采購(gòu)前經(jīng)比價(jià)部多家比價(jià)后，選定其價(jià)廉物 美的批發(fā)商進(jìn)行采購(gòu)，其必需品或采購(gòu)不易或耗用量較大者，應(yīng)酌予庫(kù)存；特殊文具緊 急措施需用時(shí)，可經(jīng)總經(jīng)理或人力資源中心總監(jiān)同意授權(quán)各部門(mén)口行采購(gòu)。七、本辦法由行政部負(fù)責(zé)制訂修改，解釋權(quán)歸屈行政部，a卜文z日起執(zhí)行。附件1:長(zhǎng)途電話使用登記表附件2：文件傳真屮請(qǐng)單附件3：文件傳真?zhèn)鞒龅怯洸靖郊?/p>

9、4：文件傳真?zhèn)魅氲怯洸靖郊?：復(fù)卬文件登記表附件6：文具領(lǐng)用申請(qǐng)表附件1:長(zhǎng)途電話使用登記表長(zhǎng)途電話使用登記表部門(mén)： 月份：日期使用人電話號(hào)碼通話事由通話時(shí)間確認(rèn)批準(zhǔn)說(shuō)明：1、不得使用長(zhǎng)途電話處理私人業(yè)務(wù);2、使用長(zhǎng)途電話，事前應(yīng)做好通話內(nèi)容準(zhǔn)備。附件2：文件傳真中請(qǐng)單文件傳出申請(qǐng)單申請(qǐng)（發(fā)文）單位收文單位發(fā)文時(shí)間年月日時(shí)分事由收文（fax） 號(hào)碼收文姓名核準(zhǔn)行政經(jīng)理主管中請(qǐng)人附件3：傳真?zhèn)鞒龅怯洸緜髡鎮(zhèn)鞒龅怯洸驹路荩喊l(fā)iii 日期發(fā)出 時(shí)間傳真內(nèi)容收文單位收件人發(fā)出部門(mén)經(jīng)手人核準(zhǔn)人附件4：傳真?zhèn)魅氲怯洸緜髡鎮(zhèn)魅氲怯洸驹路荩航邮誹期接收 時(shí)間傳真內(nèi)容發(fā)文單位發(fā)件人收文部門(mén)收件人經(jīng)手人附件5：復(fù)印文件登記表復(fù)印文件登記表月份：序號(hào)日期原稿頁(yè)數(shù)份數(shù)使用部門(mén)使用人備注a3a4b4b5附件6：文具領(lǐng)用屮請(qǐng)表文具領(lǐng)用申請(qǐng)表類(lèi) 別項(xiàng)n合計(jì)上月 丿乖存采購(gòu)數(shù)量單價(jià)金額合計(jì)備注管 制nn類(lèi)剪