協(xié)同辦公系統(tǒng)介紹

1、協(xié)同辦公系統(tǒng)學(xué)校日常公務(wù)日益繁重。公文處理、信息共享、交流，以及交辦工作督辦、單位信息上 報等方面，容易存在工作流程不規(guī)范、信息交互不暢順、工作提醒不及時等情況。協(xié)同辦公系統(tǒng)集公文管理、會議管理、事務(wù)管理、個人桌面和公共服務(wù)等應(yīng)用為一體。利用先進(jìn)的計算機(jī)信息技術(shù)，幫助學(xué)校完成日常辦公從傳統(tǒng)手工模式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、科學(xué)化的方向轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)整個組織的協(xié)同辦公。具體功能需求如下：1、系統(tǒng)管理1）用戶與權(quán)限管理：通過部門、崗位、用戶組相結(jié)合的方式進(jìn)行用戶權(quán)限管理。管理員只需要對部門、崗位和權(quán)限組進(jìn)行統(tǒng)一配置，并對少量用戶進(jìn)行特殊化處理，就可以完成權(quán)限配置過程，最大化減輕信息維護(hù)人員工作理。2）行政辦公

2、設(shè)置：包括首頁欄目管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、初始化參數(shù)設(shè)置、操作日志管 理和功能模塊管理等內(nèi)容。3 ）表單管理：以“所見即所得”的方式配置各項(xiàng)業(yè)務(wù)所涉及的表單。配置流程為：建 立表單-定義數(shù)據(jù)字典-配置表單中包含的字段-配置表單布局。管理員可以方便的對表單布 局進(jìn)行設(shè)置，包括繪制表格、插入字段、圖片、動畫等內(nèi)容。豐富表單的展現(xiàn)形式，符合業(yè) 務(wù)實(shí)際需求4）工作流管理：采取文字和圖形配置相結(jié)合的方式，通過“流程定義-節(jié)點(diǎn)設(shè)置-流向設(shè)置-條件設(shè)置-展現(xiàn)設(shè)計”，完成各業(yè)務(wù)處理流程的配置與管理。明確業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)，各環(huán) 節(jié)下工作人員完成的任務(wù)、可查閱和可編輯的信息，以及在不同環(huán)境和條件下，業(yè)務(wù)流向的 條件化設(shè)置

3、。5 ）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)設(shè)置：包括短信統(tǒng)計、編號設(shè)置、模板設(shè)置、系統(tǒng)業(yè)務(wù)配置等參數(shù)管理。2、公文管理1）發(fā)文管理：對公文的起草、流傳、監(jiān)控、辦理進(jìn)行管理。包括發(fā)文擬稿、查詢、匯 總、歸檔、發(fā)文維護(hù)、發(fā)文編號、文件發(fā)送。系統(tǒng)提供發(fā)文模板，可對文檔改稿等各項(xiàng)權(quán)限 進(jìn)行控制。系統(tǒng)根據(jù)文號、業(yè)務(wù)流程等信息提供合適的套紅模板，生成正式文件。正式公文的改稿痕跡全部消除。保留草稿和正式文稿兩份。正式公文下發(fā)時，能設(shè)置下載權(quán)限、打印份數(shù)。2）收文管理：對接收公文的登記、流轉(zhuǎn)、監(jiān)控、辦理進(jìn)行管理。包括收文登記、收文編號、收文查詢、收文歸檔、收文信息編輯、收文激活等功能。流程根據(jù)實(shí)際情況有跳轉(zhuǎn)和 回退功能；辦理過程中有督

4、辦和催辦功能，并可更改受理人；授權(quán)人員可實(shí)時查看每一步流程環(huán)節(jié)下的辦理意見。3 ）報告管理：報告管理用于網(wǎng)上起草校內(nèi)簽呈、請示、報告，實(shí)現(xiàn)審批、會簽、審核、 簽發(fā)、歸檔、統(tǒng)計查詢等功能4）文件傳閱：方便系統(tǒng)用戶之間靈活、便捷的進(jìn)行文件交流。對用戶文件傳閱的范圍 進(jìn)行控制。在充許接收范圍內(nèi)的文件發(fā)送，不需要經(jīng)過審批環(huán)節(jié)5）流程監(jiān)控：提供個人權(quán)限范圍內(nèi)所有業(yè)務(wù)內(nèi)容集中式的流程監(jiān)控，方便工作人員全面掌握與跟進(jìn)。3、會議管理涉及會議申請與審核、會議室管理和會議通知發(fā)布等三部分工作內(nèi)容的相互聯(lián)動。相關(guān)會議安排信息同時進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的會議日程或個人日程中，保障會議工作的有序進(jìn) 行。為方便用戶可以全面掌

5、握個人及部門會議安排情況，系統(tǒng)提供日歷和列表等方式展示會議安排日程。4、事務(wù)管理1 ）通知公告：對日常通知與公告的起草、發(fā)布、審核和瀏覽進(jìn)行有效管理?？砂凑疹A(yù) 定流程進(jìn)行通知公告的發(fā)布審核；也可以由指定人員直接起草并發(fā)布相關(guān)通知公告。2 ）領(lǐng)導(dǎo)日程：提供領(lǐng)導(dǎo)活動安排從記錄、送領(lǐng)導(dǎo)審批、定稿、發(fā)布過程的電子化管理。 實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)活動的匯總、審批、安排、分發(fā)功能。具有提示、跟蹤、反饋并形成日志等功能3 ）車輛管理：車輛基本信息管理，包括車輛名稱、型號、車牌號、車架號、購車時間、司機(jī)等內(nèi)容。對不同級別、部門人員的用車申請進(jìn)行流轉(zhuǎn)和審批。對全校和本部門指定時間區(qū)段內(nèi)用車情況進(jìn)行統(tǒng)計。包括用車時間、事由、性

6、質(zhì)、車型和行程等。4 ）網(wǎng)上信訪方便學(xué)校、教職工以實(shí)名或匿名的方式通過互聯(lián)網(wǎng)向?qū)W校提交相關(guān)投訴、意見和建議。經(jīng)過相關(guān)辦公室的處理， 及時將回復(fù)結(jié)果反饋給信訪信息提交人。非公開的信訪件，提交人通過提交時反饋的受理編號和提取碼查閱信訪辦理具體內(nèi)容，并對辦理結(jié)果進(jìn)行評價5 ）值班管理發(fā)布值班安排。提供在指定時間區(qū)段內(nèi)自動排班、值班調(diào)換、統(tǒng)計查詢等功能，并能即時短信通知到個人。系統(tǒng)支持“自動排班”。工作人員選擇具體值班計劃，并對該計劃進(jìn)行排班規(guī)則的設(shè)定，包括時間區(qū)間、安排星期、各角色人員數(shù)量等，系統(tǒng)自動完成值班計劃排布。6 ）調(diào)查研究通過網(wǎng)絡(luò)投票和在線問答等方式，發(fā)起針對某主題的調(diào)查研究工作。系統(tǒng)提供

7、調(diào)查題庫的有序管理，以及投票或答題結(jié)果的實(shí)時統(tǒng)計，并在線生成報表進(jìn)行導(dǎo)出。7）請假管理完成請假的申請、審核、 銷假與統(tǒng)計等相關(guān)業(yè)務(wù)功能。系統(tǒng)按本周、本月和本年對全?；蛑付ú块T人員的請假情況進(jìn)行統(tǒng)計，形成相關(guān)報表。8）印章管理對單位使用印章進(jìn)行申請、審批、登記，實(shí)行規(guī)范化的管理。9）督查督辦重點(diǎn)完成指定事項(xiàng)的督查督辦工作，有著較為明確的辦結(jié)期限。10 ）接待管理管理校內(nèi)外接待事務(wù)，。對于接待管理中的接待方案，可以用附件的形式保存在接待單 中。11 ）工作安排適用于部門內(nèi)部或上下級領(lǐng)導(dǎo)之間的工作下達(dá)與承接。一項(xiàng)工作會由多項(xiàng)具體任務(wù)組成。系統(tǒng)提供任務(wù)承接人工作分配設(shè)置，將具體事務(wù)落實(shí)到具體工作人員身

8、上。發(fā)起人也可以根據(jù)實(shí)際情況，對任務(wù)分配信息進(jìn)行調(diào)整。實(shí)時查閱各項(xiàng)任務(wù)的承接情況。5、個人辦公1 ）待辦事宜：集中展示當(dāng)前用戶各項(xiàng)待辦事宜。點(diǎn)擊進(jìn)入對應(yīng)功能模塊完成相關(guān)事務(wù) 的具體辦理。2）已辦事宜：集中展示當(dāng)前用戶已經(jīng)完成辦理的相關(guān)事宜信息。方便對個人工作的全面掌握。3）工作委托：將相關(guān)工作委托給第三方人員。設(shè)定時間范圍內(nèi)，所有需要當(dāng)前用戶處理的文件、事務(wù)，將轉(zhuǎn)發(fā)至受托用戶進(jìn)行全權(quán)辦理。4 ）工作日志：提供簡要的個人工作日志的記錄，完成個人工作事務(wù)的實(shí)時記錄。并可 設(shè)置日志的查閱權(quán)限范圍。5 ）通訊錄：按個人通訊錄、公用通訊錄、部門通訊錄和其他人員通訊錄等分類展現(xiàn)相 關(guān)人員的聯(lián)系信息。6）電子郵件：可對內(nèi)對外使用的郵件系統(tǒng)，對內(nèi)可用中文名收發(fā)郵件，支持基本的 POP3、SMTP、WEB訪問。實(shí)現(xiàn)各類重要事件郵件提醒。7）個人日程：日歷樣式的工作界面，可以設(shè)置系統(tǒng)在指定時間以短信方式進(jìn)行工作提 醒。8）個人名片：維護(hù)和管理個人信息，并可設(shè)定指定信息是否對外公開。6、公共服務(wù)1 ）規(guī)章制度：記錄和上傳各項(xiàng)規(guī)章制度信息。2 ）大事記：記錄校內(nèi)發(fā)生的各項(xiàng)大事。3）院務(wù)公開：按照院內(nèi)公開、院外公開、社會公開和全院公開等多種范圍類別發(fā)布院 務(wù)信息。4）學(xué)院動態(tài)：按照班級文章、部門文章、校內(nèi)文章、校外文章等多種類別發(fā)布學(xué)院動