武漢大學(xué) 信息管理學(xué)基礎(chǔ) 考研 9 信息機(jī)構(gòu)

1、第九章信息機(jī)構(gòu)管理簡介信息機(jī)構(gòu)是實施信息搜集、加工、分析、儲存、傳遞等有關(guān)信息管理活動的組織形式。主要包括圖書館、情報所、統(tǒng)計局及其他政府信息服務(wù)機(jī)構(gòu)等非營利性信息機(jī)構(gòu)(或稱公益性信息機(jī)構(gòu))，以及以咨詢公司為代表的營利性信息機(jī)構(gòu) 9.息機(jī)構(gòu)管理的本質(zhì) 圖書情報機(jī)構(gòu)是非營利信息機(jī)構(gòu)，也就是說，這些機(jī)構(gòu)的首要目標(biāo)是傳播信息，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)、科技與社會的進(jìn)步，而不是營利。一個非營利信息機(jī)構(gòu)的繼續(xù)存在必須與繼續(xù)為社會提供信息服務(wù)聯(lián)系在一起。這種機(jī)構(gòu)之所以有必要存在，就是因為它能完成營利機(jī)構(gòu)所不能完成的為社會普遍服務(wù)的使命，這也是它能吸引人們?yōu)橹ぷ鞑⒛軤幦〉酵饨缰С值脑蛩?。 無論一個信息機(jī)構(gòu)建立的目的

2、是要獲取利潤還是要推行普遍服務(wù)，為了實現(xiàn)它的目標(biāo)，都必須要運用現(xiàn)代化管理辦法。 我們認(rèn)為非營利信息機(jī)構(gòu)管理的本質(zhì)在于： 第一，要找到有利于推進(jìn)其信息服務(wù)事業(yè)更有效率、更經(jīng)濟(jì)的管理模式。 第二，要在政府投資日益減少的情況下吸引或獲取足夠的經(jīng)費，以保證信息機(jī)構(gòu)完成它們的社會使命。這些經(jīng)費可以是政府或基金資助、私人或公司捐贈、機(jī)構(gòu)的營業(yè)收入，但無論如何，一個非營利信息機(jī)構(gòu)為了生存，至少要做到收支平衡。這是現(xiàn)代非營利信息機(jī)構(gòu)的管理重點。 9.2信息機(jī)構(gòu)的經(jīng)營思想 非營利信息機(jī)構(gòu)也經(jīng)常擔(dān)心經(jīng)商是否會影響政府投資部門和私人捐贈者支持非營利事業(yè)的積極性。換言之，來自商業(yè)冒險的源源收入會使政府和捐贈者感到資助

3、變得沒有必要了。這種風(fēng)險確實存在。但是，有兩方面的好處足以使非營利信息機(jī)構(gòu)去冒此風(fēng)險：第一，用從事商業(yè)行為獲取的收入來代替本來就不穩(wěn)定的政府資助是最好不過的；第二，非營利信息機(jī)構(gòu)從經(jīng)商中得到其部分收入這一事實，很可能會促使私人捐助者甚至政府部門給該機(jī)構(gòu)以更高的評價。 9.2.1開發(fā)市場 為了獲取資金發(fā)展公益信息服務(wù)的目標(biāo)，非營利信息機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真地像成功的咨詢公司一樣采用“市場導(dǎo)向”策略。 非營利信息機(jī)構(gòu)要隨時了解市場的需求，而不能主觀想象公眾需要什么 。9.2.2利用相對優(yōu)勢 相對優(yōu)勢是指一個組織機(jī)構(gòu)在哪些方面可以相對地比它的競爭者干得更好，在哪些方面是獨一無二的，以及在哪些方面可以充分利用它

4、的天生實力。這樣，就要求對一個信息機(jī)構(gòu)的實力和弱點做客觀的評價，并與其競爭對手就同樣的方面加以比較。在這個充滿激烈競爭的社會里，一個組織只有清楚地認(rèn)識到其實力所在，才能客觀地確定它的發(fā)展方向。9.2.3尋求資助 尋求資助是非營利信息機(jī)構(gòu)獲取資金的一個重要途徑。信息機(jī)構(gòu)可以用以下指標(biāo)來評價申請資助項目：(1)滿足社會的成本收益效率，即社會能否負(fù)擔(dān)預(yù)計收益的成本。(2)項目獲得支持的可能性，即該項目是否有市場。這需要進(jìn)行雙重檢驗：社會對該項服務(wù)有沒有需求，以及有沒有愿意資助此項目的人或者愿意為該項目奮斗的人。 9.2.4投資 投資是非營利信息機(jī)構(gòu)的一種非常重要而又普遍不受信息機(jī)構(gòu)重視的營利方法。對

5、非營利信息機(jī)構(gòu)來說，進(jìn)行有效的投資選擇是獲取資金、保證公共事業(yè)發(fā)展的重要途徑。一個非營利信息機(jī)構(gòu)可以按下列方式籌措投資資金： (1)用現(xiàn)在正在進(jìn)行的創(chuàng)收活動所得到的收入進(jìn)行投資。 (2)用風(fēng)險資金或其他傳統(tǒng)的公共或私人資金來資助高質(zhì)量的新的商業(yè)活動。 (3)同某個商業(yè)信息公司聯(lián)合投資來發(fā)展商業(yè)。(4)由商業(yè)公司提供所有的資本和直接管理，而非營利信息機(jī)構(gòu)的主要作用限于對商業(yè)公司產(chǎn)品的許可和進(jìn)行質(zhì)量控制。信息機(jī)構(gòu)在選擇投資方式時，必須分析如下因素：(1)是否能夠為投資計劃或項目提供技術(shù)或資源；(2)在計劃允許的資金范圍內(nèi)，可提供哪些實施本計劃商業(yè)經(jīng)驗所需要的專門技能和經(jīng)驗； (3)在商業(yè)投資中所尋

6、求達(dá)到的目標(biāo)是什么。 9.2.5營利部門的設(shè)置 非營利信息機(jī)構(gòu)為什么要另外設(shè)置專門營利的部門?原因有二：第一，非營利信息機(jī)構(gòu)如果經(jīng)商在經(jīng)營管理方面的能力令顧客擔(dān)心，它很難改變顧客心目中已經(jīng)建立起來的固有認(rèn)識，人們通常認(rèn)為非營利信息機(jī)構(gòu)在商業(yè)活動中是缺乏經(jīng)驗的。第二，機(jī)構(gòu)的宗旨可能被混淆。非營利信息機(jī)構(gòu)和營利信息機(jī)構(gòu)兩者之間的文化價值觀念相差較大。 9.3信息機(jī)構(gòu)的管理方法 戰(zhàn)略規(guī)劃、營銷活動和預(yù)算是一個信息機(jī)構(gòu)確定和重新確定其方向的最重要的管理工具。盡管宏觀規(guī)劃、營銷計劃和預(yù)算是互不相干的管理技巧，但把它們綜合成一個協(xié)調(diào)的過程則是高級主管確定其信息機(jī)構(gòu)基本方向必不可少的手段。它們能夠使管理適應(yīng)

7、變化，并能夠提供程序上的手段使該機(jī)構(gòu)的計劃和運轉(zhuǎn)適應(yīng)新的環(huán)境。 9.3.1戰(zhàn)略規(guī)劃 戰(zhàn)略規(guī)劃是確定一個信息機(jī)構(gòu)發(fā)展方向的關(guān)鍵。在通過戰(zhàn)略規(guī)劃確定方向的過程中，首先應(yīng)確定信息機(jī)構(gòu)的任務(wù)性質(zhì)該機(jī)構(gòu)應(yīng)該是怎樣一個機(jī)構(gòu)，它應(yīng)該提供什么服務(wù)和為誰服務(wù)。 構(gòu)想一個成功的戰(zhàn)略規(guī)劃，應(yīng)遵循以下幾個相協(xié)調(diào)的步驟： (1)任務(wù)的確定； (2)評價競爭對手的行為 ；(3)外部環(huán)境的評價 ；(4)支出和收入的預(yù)測 ；(5)制定具體目標(biāo) ；(6)建立工作規(guī)范和反饋機(jī)制 9.3.2營銷計劃 營銷計劃是總體戰(zhàn)略規(guī)劃過程的一個重要組成部分。它的基本方法是：首先確定該組織的產(chǎn)品和服務(wù)項目在同一競爭領(lǐng)域中相對于其他組織的產(chǎn)品或服

8、務(wù)項目的位置，即確定組織的核心競爭力。然后設(shè)計一種戰(zhàn)略去鞏固或促進(jìn)這種定位，進(jìn)而把戰(zhàn)略發(fā)展為具體銷售目標(biāo)。在這一過程中，要通過市場調(diào)查來提供信息以確定消費者需求。其次，要設(shè)計一些實施戰(zhàn)略的具體戰(zhàn)術(shù)，以實現(xiàn)銷售目標(biāo)。戰(zhàn)略定位、戰(zhàn)略和目標(biāo)以及實施戰(zhàn)術(shù)組成了銷售計劃的內(nèi)容。 信息機(jī)構(gòu)在制定營銷計劃時需要考慮以下幾點策略：(1)市場定位策略 對市場的有效細(xì)分 ；對目標(biāo)市場的界定 ；(2)產(chǎn)品和服務(wù)策略 產(chǎn)品和服務(wù)定位 ；產(chǎn)品和服務(wù)類別組合 ；營銷計劃報告中需要對以上產(chǎn)品和服務(wù)策略做出具體描述，其中必須強(qiáng)調(diào)整體營銷策略思想是決定產(chǎn)品策略的惟一指導(dǎo)原則。 (3)價格策略 價格定位 ；價格組合 ；定價策略

9、；盈利空間 。(4)渠道策略 渠道策略思想 ；分銷網(wǎng)絡(luò)建設(shè) ；(5)促銷策略 整體促銷策略；促銷推廣形式；推廣內(nèi)容整合。 9.3.3 預(yù)算 預(yù)算是所有以貨幣及其他數(shù)量形式反映的有關(guān)組織未來一段期間內(nèi)全部經(jīng)營活動各項目標(biāo)的行動計劃與相應(yīng)措施的數(shù)量說明。其中最重要的是財務(wù)預(yù)算。財務(wù)預(yù)算是指一系列專門反映組織未來一定預(yù)算期內(nèi)預(yù)計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，以及現(xiàn)金收支等價值指標(biāo)的各項預(yù)算的總稱，具體包括現(xiàn)金預(yù)算、預(yù)計利潤表、預(yù)計資產(chǎn)負(fù)債表和預(yù)計現(xiàn)金流量表、可流動資本預(yù)算等內(nèi)容。 非營利信息機(jī)構(gòu)常用的預(yù)算方法有零基預(yù)算法和滾動預(yù)算法。(1)零基預(yù)算法 零基預(yù)算法是指機(jī)構(gòu)在編制成本費用預(yù)算時，不考慮以往會計期間

10、所發(fā)生的費用項目或費用數(shù)額，而是以所有的預(yù)算支出均為零為出發(fā)點，一切才能夠從實際需要與可能出發(fā)，逐項審議預(yù)算期內(nèi)各項費用的內(nèi)容及開支標(biāo)準(zhǔn)是否合理，在綜合平衡的基礎(chǔ)上編制費用預(yù)算的一種方法。 零基預(yù)算編制的程序如下： 第一，動員與討論。 第二，劃分不可避免項目和可避免項目。 第三，劃分不可延緩項目和可延緩項目。 零基預(yù)算法的優(yōu)點是：不受現(xiàn)有費用項目限制； 能夠調(diào)動各方面降低費用的積極性； 有助于機(jī)構(gòu)未來發(fā)展。 (2)滾動預(yù)算法 滾動預(yù)算又稱連續(xù)預(yù)算或永續(xù)預(yù)算，是指在編制預(yù)算時，將預(yù)算期與會計年度脫離開，隨著預(yù)算的執(zhí)行不斷延伸補(bǔ)充預(yù)算，逐期向后滾動，使預(yù)算期永遠(yuǎn)保持為12個月的一種方法。 其具體做

11、法是：每過一個季度(或月份)，立即根據(jù)前一個季度(或月份)的預(yù)算執(zhí)行情況，對以后季度(或月份)的預(yù)算進(jìn)行修訂，并增加一個季度(或月份)的預(yù)算。這樣如此逐期向后滾動、連續(xù)不斷地預(yù)算和規(guī)劃機(jī)構(gòu)未來的經(jīng)營活動。 滾動預(yù)算法有以下優(yōu)點： 透明度高 ；及時性強(qiáng) ；連續(xù)性、完整性和穩(wěn)定性突出 。9.4信息機(jī)構(gòu)的人員管理9.4.1 高級管理者的選擇 在選擇高級管理者時，不應(yīng)把重點放在候選人是不是一個杰出的專業(yè)工作者上，而應(yīng)把他是否能履行一個信息機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，這些職責(zé)包括：確定該信息機(jī)構(gòu)的優(yōu)先發(fā)展項目及其價值；提出達(dá)到信息機(jī)構(gòu)目標(biāo)的策略，包括投資、吸引資助的方法；識別機(jī)構(gòu)的經(jīng)營管理人才，尤其是杰出的年輕人，并保證他們的專長得以發(fā)揮，給他們施展才能的機(jī)會。 9.4.2 吸引管理人才 非營利信息機(jī)構(gòu)必須建立一套補(bǔ)貼政策以吸引和激勵優(yōu)秀人才努力工作。在制定補(bǔ)貼政策時，有三個關(guān)鍵的目標(biāo)：(1)支付有競爭力的工資； (2)在支付報酬上，保證機(jī)構(gòu)內(nèi)部公平合理； (3)基于表現(xiàn)的補(bǔ)貼。 9.4.3 管理風(fēng)格 作為一個信息機(jī)構(gòu)的最高管理者首先要選擇優(yōu)秀的人才為我所用，而后把時間花在為他們創(chuàng)造舒