如何撰寫高質(zhì)量工作匯報(bào)郵件

1、意義效果匯總展示工作成果，紙面存檔日常的工作成果，如果不能及時(shí)總結(jié)整理，很容易流失湮沒在瑣事之中，造成成果流失有意識地撰寫工作總結(jié)，實(shí)際上是一種成果管理的方式,讓自己和團(tuán)隊(duì)的努力結(jié)果在紙 面上固化郵件的形式方便轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱，有利于工作成果獲得更廣泛認(rèn)同與領(lǐng)導(dǎo)保持單向信息對稱，推動進(jìn)展單向信息對稱：你不需要了解領(lǐng)導(dǎo)在做什么，但必須讓領(lǐng)導(dǎo)知道你做了什么 領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌全局，需要第一手的執(zhí)行進(jìn)展作為決策依據(jù)，及時(shí)、高質(zhì)量的工作總結(jié)是推動 團(tuán)隊(duì)工作的重要手段領(lǐng)導(dǎo)可以在自己感興趣、有時(shí)間的情況下查閱，一般的匯報(bào)不要詳細(xì)的回復(fù)，收到”和 同意下一步計(jì)劃”足夠工作備忘，請示下一步工作計(jì)劃郵件形式的工作總結(jié)，實(shí)際上

2、是團(tuán)隊(duì)的工作備忘在現(xiàn)有工作成果的基礎(chǔ)上，提出后續(xù)工作計(jì)劃，獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后，即成為后續(xù)工作目標(biāo)如此，以文字的形式達(dá)成目標(biāo)共識，可以避免你做的不是我預(yù)期的窘境3.內(nèi)容結(jié)構(gòu)工作匯報(bào)郵件，實(shí)質(zhì)上是非正式的公對公的業(yè)務(wù)信函在形式和內(nèi)容上不需要個(gè)性化的創(chuàng)新，越規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，效用越好.基本的結(jié)構(gòu)分為三大板塊：工作進(jìn)展問題分析后續(xù)計(jì)劃行文方式應(yīng)當(dāng)結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化 對于結(jié)構(gòu)化的寫作，最好的寫作方式自然是markdow n.3.1 工作進(jìn)展工作成果的描述全部采用黑點(diǎn)開頭的無序列表形式，簡要展示重點(diǎn)信息.若匯報(bào)團(tuán)隊(duì)大項(xiàng)目，可能采用 excel 表格匯總，整體信息添加附件.成果描述的要點(diǎn)有：時(shí)間,若先后完成多項(xiàng)工作，表明分

3、別完成的時(shí)間； 過程，即采用什么方法，用了什么軟件 和技術(shù)；成果，如建立橋梁模型、撰寫會議總結(jié)、繪制 5 施工圖等； 同事關(guān)系 上級負(fù)責(zé)人 同級合作者下屬顯然，成果的描述是核心.相關(guān)人員的描述是為了體現(xiàn)自己的團(tuán)隊(duì)角色，同時(shí)便于領(lǐng)導(dǎo)在興趣的時(shí)候，進(jìn)一步了解工作情況.完整的成果描述如：周二，用鴻業(yè)綜合管廊 2.0，建立濱河路綜合管廊 bim 模型，由張主任安排，與王工一起完 成；簡要的描述如：建立濱河路綜合管廊 bim 模型；3.2 問題分析實(shí)際工作中必然遇到一些問題和困難，需要請示.對于任何困難或問題，提出可能的方案a b,將問答題轉(zhuǎn)換成選擇題問題描述和分析之后，讓領(lǐng)導(dǎo)了解下一步可能采取什么行動

4、，從而 做出決策如果不能給出備選方案，那么領(lǐng)導(dǎo)往往不會立即給出決策指示.表達(dá)結(jié)果為：問題描述，當(dāng)前遇到 xx 狀況；問題分析，這樣的狀況可能導(dǎo)致什么后果（質(zhì)量下降、進(jìn) 度耽誤） ；解決方案，a 方案、b 方案,分析可能的優(yōu)缺點(diǎn)；請示安排；工作電腦故障請示目前的主要問題是工作電腦配置太低，經(jīng)常出現(xiàn)故障 運(yùn)行 autocad 插件經(jīng)常死機(jī)； 大 型三維模型無法打開； 如果問題不能解決，工作進(jìn)度會耽誤，不能在周三按時(shí)出圖； 可能的 解決方法：換電腦機(jī)位； 請?jiān)O(shè)備人員配置我的個(gè)人電腦；如果不能解決電腦安排，可以考慮將工作轉(zhuǎn)交其他同事，以免耽誤進(jìn)度請您考慮知識管理提議程序開發(fā)后續(xù)有兩項(xiàng)工作，1.程序細(xì)節(jié)

5、完善，2.程序技術(shù)文檔.問題是時(shí)間有限，最多完成其中一項(xiàng)； 程序的功能需要長期完善，短期難以完成，技術(shù)文 檔整理更加緊迫如果不能盡快整理技術(shù)文檔：程序規(guī)模很大，后期難以維護(hù)；程序代碼難 以交接，成果流失；兩害相權(quán)取其輕，建議先做技術(shù)文檔請您安排 3.3 后續(xù)計(jì)劃后續(xù)計(jì)劃是匯報(bào)郵件中最具建設(shè)性的部分，推動團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目進(jìn)展的關(guān)鍵在工作總結(jié)和問 題分析的基礎(chǔ)上提出后續(xù)工作計(jì)劃，更容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，比貿(mào)然的提議更有價(jià)值更顯成熟.工作計(jì)劃的表述模式為：時(shí)間節(jié)點(diǎn)+預(yù)期成果.最好對預(yù)期的工作成果 量化描述，如：8.15 日，預(yù)期完成 5 張預(yù)應(yīng)力鋼束圖繪制；量化的工作描述優(yōu)點(diǎn)在于：個(gè)人評估工作計(jì)劃的可行性；便

6、于領(lǐng)導(dǎo)把握總體工作進(jìn)度；主動提出后續(xù)計(jì)劃是發(fā)揮主觀能動性的最佳時(shí)機(jī)，借此機(jī)會可以將工作方向向自己的意向方向推動，主動承擔(dān)和自己優(yōu)勢匹配的高價(jià)值任務(wù)，發(fā)揮個(gè)人優(yōu)勢如：考慮 bim 模型在實(shí)際工作中還不成熟.如果有必要，我希望繼續(xù)深入 bim 技術(shù)實(shí)際應(yīng)用：建立三維可視化模型；施工碰撞檢查；二維圖紙輸出；具體工作，還請您決定4.寫作風(fēng)格簡介扼要正文總結(jié)關(guān)鍵要點(diǎn)，詳細(xì)的成果可以增加附件.不要出現(xiàn)過長的句子和段落，充分考慮對 方的閱讀體驗(yàn)層次清晰用小標(biāo)題和列表結(jié)構(gòu)展示出清晰的層次，讓對方查閱一目了然，清晰地看到關(guān)鍵要點(diǎn).文檔格式標(biāo)準(zhǔn)化，前后一致，用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的形式表現(xiàn)內(nèi)容，降低思維切換成本.客觀敘述客觀

7、總結(jié)工作的成果和現(xiàn)有問題.可以有自己對工作問題的思考判斷，但不要有個(gè)人對其他主觀評價(jià)，尤其負(fù)面評價(jià).如果需要表達(dá)主觀意見，最好見面交流，而非郵件.簡而言之，工作匯報(bào)郵件應(yīng)當(dāng)是 公對公”的話語風(fēng)格檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)即為：這封郵件能否不 加修改,直接抄送其他相關(guān)同事5.郵件匯報(bào)示例收件人馬犧*:將婦.逵封郵件向您匯嗣疏國理懂工作口廈后埃工作計(jì)劃。工作進(jìn)展本周主要負(fù)合巻IB填目;周二*用瀉業(yè)繚色晉麻工o ,罐立濱:可略堀音童駅附權(quán)型.田張主任安排、與王工*周三修改校核供的標(biāo)薦菩徑：* 砥.鑒如售統(tǒng)協(xié)詢堿 *總緒細(xì)Z記錄（與徐工同行:問題困難-目前的主蘿問黑是工作電朧配衣低,經(jīng)常出現(xiàn)故HI*如果問麵不能解決,

8、工作f不能狂下周三按時(shí)岀関:0換電崗機(jī)位；0 1B沒備人員配我的個(gè)人電髓:后續(xù)計(jì)劃型在實(shí)頃工作中還車成熟*如果有細(xì)找常盅讎亦入創(chuàng)M技術(shù)實(shí)際應(yīng)用：也三維可視化橫型：施工施擴(kuò)捲查；翼體工作，還11您決定.湖！image_1aq5vtdg7mr11vq419m91pk n1kph9.p ng-140.4kb 6.實(shí)戰(zhàn)攻略實(shí)際操作中還有一些需要注意的問題.6.1 時(shí)機(jī)最好的時(shí)機(jī)是：階段匯報(bào)，工作日下班前； 一周匯報(bào)，周五下班前；盡可能在公共工作時(shí)間發(fā)送郵件，以免打擾具體情況視領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣 6.2 摘要如果郵件內(nèi)容過長，簡單總結(jié)摘要或關(guān)鍵詞,務(wù)必領(lǐng)導(dǎo)在手機(jī)一屏之內(nèi)了解你的要點(diǎn)6.3 標(biāo)準(zhǔn)化固定自己的寫

9、作表述方式形成高效習(xí)慣，快速完成工作總結(jié) 節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的切換成本 6.4 圖形化表達(dá)過多的文字會造成閱讀負(fù)擔(dān)，要提高表達(dá)效果，可以采用思維導(dǎo)圖，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容可視化.I周二，建立濱河路綜合管廊模型 周三*修改校核管線的標(biāo)高管徑；周五,參加管線協(xié)調(diào)會議，image_1aq60pups1kbrbr2odu5d1cpqm.p ng-48.8kb 6.5附件詳細(xì)、具體的問題采用附件描述.附件文件較少的情況，直接發(fā)送文件，不要發(fā)送壓縮文件，以便對方在手機(jī)快捷打開文件6.6 請求建議請對方給出工作建議，指出自己的不足.6.7 效果預(yù)覽重要的郵件先發(fā)給自己，檢查有沒有錯(cuò)誤，在手機(jī)預(yù)覽效果.iphone 6 的中號屏幕不要超過 三屏內(nèi)容,如果超過，