關(guān)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案館功能的兩點(diǎn)思考_美國(guó)明尼蘇達(dá)大學(xué)數(shù)(精)

1、57?2003 年第 4 期內(nèi)容摘要本文介紹了美國(guó)明尼蘇達(dá)大學(xué)數(shù)字圖書(shū)館高效快捷的圖書(shū)檢索功能，進(jìn)而探討了我國(guó)數(shù)字檔案館在檔案檢索 功能的建設(shè)上應(yīng)注意的問(wèn)題。關(guān)鍵詞數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)數(shù)字圖書(shū)館檢索數(shù)字檔案館這一新概念、新模式隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大 規(guī)模的信息利用系統(tǒng)的迅速發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，并與 數(shù)字圖書(shū)館”一起被視為 21 世紀(jì)信 息產(chǎn)業(yè)主要的發(fā)展方向之一。基于相關(guān)工作和學(xué)科特點(diǎn)，圖書(shū)館界較早地認(rèn)識(shí)到網(wǎng) 絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)其工作的意義，并進(jìn)行了較多的論述與嘗試，因此數(shù)字圖書(shū)館”的發(fā) 展比較成熟。早在 1990 年，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館就進(jìn)行了題為 美國(guó)的記憶” (A merica n Memo

2、r y 的數(shù)字圖書(shū)館”建設(shè)的嘗試,并成功地將館藏的美國(guó)的歷史文獻(xiàn)，包括歷史 照片、手稿、歷史檔案及其他重要文獻(xiàn)數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化。它的成功對(duì)世界 數(shù)字圖書(shū) 館”建設(shè)的影響深遠(yuǎn)。與圖書(shū)館界相比，由于檔案工作涉及安全性、保密性等諸多問(wèn) 題，檔案界一直對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用謹(jǐn)言慎行。但對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件下剛剛起步的 數(shù)字檔案館”的建設(shè)，數(shù)字圖書(shū)館”成功的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)無(wú)疑是一筆不可多得的寶貴財(cái) 富。作者在學(xué)習(xí)和體驗(yàn)了美國(guó)明尼蘇達(dá)大學(xué)圖書(shū)館的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)后，這種認(rèn)識(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)，并由此引發(fā)了在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下建設(shè) 數(shù)字檔案館”的兩點(diǎn)思考。一、數(shù)字檔案館的今天-應(yīng)具備高效便捷的檢索功能數(shù)字檔案館具備多種功能，諸如檔案的保管、

3、存貯、編目、檢索、提供利用等 等，而其中以高效便捷的檢索功能最受檔案工作人員的關(guān)注和檔案利用者的青睞。 這是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案館打破了傳統(tǒng)信息載體形式的約束和時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)的是檔案信息的海量存貯和輸出。因此，要保證檔案信息迅捷的交換，一套完善、 有效、簡(jiǎn)便、易操作的檢索體系是不可或缺的前提，是檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)和檔 案需求得以實(shí)現(xiàn)的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在這一點(diǎn)上，數(shù)字圖書(shū)館的經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。美國(guó)明尼蘇達(dá)大學(xué)圖書(shū)館作為明尼蘇達(dá)大學(xué)和明尼蘇達(dá)州各項(xiàng)科研、教學(xué)和學(xué) 術(shù)交流活動(dòng)重要的信息資源中心，有 5 座主體建筑和 11 個(gè)專業(yè)圖書(shū)館，擁有 600 萬(wàn)冊(cè) 正式出版物、450 萬(wàn)卷叢刊、570 萬(wàn)張

4、縮微膠片、260 萬(wàn)份政府文件和 40 萬(wàn)張地圖 的館藏，居北美研究性圖書(shū)館的第 17 位。明大圖書(shū)館的館藏以各種可能的信息載體 形式，如羊皮紙、絹陳立新吳蘭- 美國(guó)明尼蘇達(dá)大學(xué)數(shù)字圖書(shū)館經(jīng)驗(yàn)借鑒與啟示關(guān)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字檔案館功能的兩點(diǎn)思考? 58?檔案學(xué)研究絲、照片、縮微膠片、錄音、錄像、磁盤(pán)和光盤(pán)，幾乎覆蓋了 19 世紀(jì)以來(lái)所有 知識(shí)領(lǐng)域。所有語(yǔ)種，英文、中文、韓文、日文、俄文、西班牙文、法文、德文、 意大利文、蒙文 在這里也是應(yīng)有盡有。面對(duì)如此龐雜的館藏信息，明大圖書(shū)館依據(jù)英美體系的A n g ro-A merica n Cat alog u2 in g Rule標(biāo)準(zhǔn),建立了 L U

5、M IN A 和 M N2 CA T 兩套檢索體系。L U M IN A 是一種面向本地、本國(guó)和全球聯(lián)網(wǎng)用戶提供完全數(shù)字化信息服務(wù)的檢索體系，通過(guò)這套系統(tǒng)可以直接閱覽已經(jīng)數(shù)字化的各種信息，無(wú)需借閱信息載體，這是一種信 息內(nèi)容和載體形式完全分離的信息傳遞方式。M N CAT 是全部館藏書(shū)籍和期刊的目錄檢索系統(tǒng)。1992 年,該體系又新增全文查尋功能。至今已有 100 萬(wàn)篇可供網(wǎng)上 查尋的各類文章或?qū)W術(shù)論文。這兩套檢索系統(tǒng)雖然利用形式不同，但都遵循 簡(jiǎn)明、易操作、 易查找”的設(shè)計(jì)原則，根據(jù)不同用戶的使用需求分為 4 個(gè)檢索層次，即基礎(chǔ)搜 索、高級(jí)搜索、全文瀏覽和期望搜索。每一種搜索又細(xì)分了搜索限定

6、，如年度、語(yǔ)種、材料類型、搜索區(qū)域和關(guān)鍵詞等。關(guān)鍵詞中再細(xì)分出所有關(guān)鍵詞、標(biāo)題關(guān)鍵詞、作者關(guān)鍵詞、出版社關(guān)鍵詞、出版人關(guān)鍵詞和主題關(guān)鍵詞等。在這種細(xì)致、周 密、簡(jiǎn)單、易操作的檢索系統(tǒng)的引導(dǎo)下，任何一個(gè)人在任何一個(gè)地區(qū)，只要借助網(wǎng)絡(luò) 技術(shù)和必要的設(shè)施都可以不受時(shí)間、空間和距離的限制搜索想要的信息，實(shí)現(xiàn)高效檢索和獲取信息的最終目的。實(shí)踐證明，在這套行之有效的檢索系統(tǒng)的幫助下，明大 圖書(shū)館以每年 20 萬(wàn)卷次的借閱量居北美各大圖書(shū)館借閱量之首。上述數(shù)字圖書(shū)館檢索體系中最值得我們借鑒的是它以人為本的設(shè)計(jì)思路，無(wú)論是檢索途徑、檢索層次，還是可瀏覽的內(nèi)容都充分體現(xiàn)了這點(diǎn)。在全國(guó)創(chuàng)新檔案服 務(wù)工作的今天，這

7、一點(diǎn)尤為重要。目前我國(guó)一些檔案館建立的檢索系統(tǒng)中卻存在著 以下幾個(gè)缺陷：一是檢索項(xiàng)目少，檢索路徑不夠合理，不能滿足檔案利用者不同角度的檢索需 求。要想達(dá)到檢索的高效，首先必須做到檢索的有效，而搜索途徑設(shè)計(jì)的合理、科學(xué) 是實(shí)現(xiàn)檔案檢索有效的前提。當(dāng)然，由于檔案與圖書(shū)在價(jià)值、內(nèi)容和形式等方面的 不同，我們?cè)谠O(shè)置數(shù)字檔案館的檢索系統(tǒng)時(shí)，必須考慮檔案在形成、保管和需求上的 特點(diǎn)，并盡可能全面地覆蓋檔案的這些特點(diǎn)。如檔案的形成單位涉及國(guó)家黨政機(jī) 關(guān)、企事業(yè)單位和民間團(tuán)體等，內(nèi)容包括政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事、科技等社會(huì)生 產(chǎn)生活的各個(gè)方面，且形式多樣，載體繁多。因此在搜索途徑設(shè)計(jì)時(shí)，我們既要借鑒數(shù) 字圖書(shū)館

8、的經(jīng)驗(yàn)，更要結(jié)合檔案本身的特點(diǎn)增加一些諸如收文單位、發(fā)文單位、文 號(hào)、簽發(fā)人、行業(yè)類別等項(xiàng)目。這樣多渠道、多角度、多層次的檢索的途徑才能保 證實(shí)現(xiàn)檢索的有效。二是大量的檔案著錄、標(biāo)引只做到了案卷級(jí)，且著錄用語(yǔ)不規(guī)范，著錄質(zhì)量較低, 標(biāo)引內(nèi)容難以準(zhǔn)確地反映每份檔案文件的原貌。目前我國(guó)檔案著錄標(biāo)引依據(jù)的是中國(guó)檔案主題詞表和中國(guó)檔案著錄規(guī)則，它們對(duì)檔案的著錄、分類和主題詞選取等都做出了明確的要求和規(guī)定。但在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中執(zhí)行的卻不是十分嚴(yán)格 如主題詞與關(guān)鍵詞混用，公歷年與民國(guó)年歷不分，以一份檔案的內(nèi)容取代整卷檔案的 內(nèi)容進(jìn)行著錄標(biāo)引等，這些都使檔案的著錄標(biāo)引質(zhì)量大打折扣，直接影響著檔案檢索 工作的效

9、果，自然檔案的查全率、查準(zhǔn)率也就難以保證。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館檢索 的有效、高效，提高基礎(chǔ)工作質(zhì)量是不可或缺的。三是可瀏覽的內(nèi)容過(guò)于單一，僅限于部分開(kāi)放檔案目錄。如果利用者想要瀏覽 更多的檔案目錄和檔案的具體內(nèi)容，還必須到檔案館查閱，數(shù)字檔案館便捷的服務(wù)功 能只是得到部分體現(xiàn)，利用者的需求仍得不到充分滿足。數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館 相比，不僅起步晚，而且荷載的內(nèi)容也受到很大局限。圖書(shū)是公開(kāi)出版物，檔案則不然,有密級(jí)和開(kāi)放年限的限制，但這并不影響數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，不影響數(shù)字檔案 館便捷服務(wù)功能的發(fā)揮。我們檔案? 59? 2003 年第 4 期工作的直接目的是為利用者服務(wù)，因此各項(xiàng)管理工作的設(shè)計(jì)

10、就應(yīng)該從利用者的 角度出發(fā)加強(qiáng)管理和整合。為利用者提供高效便捷的服務(wù)是數(shù)字檔案館發(fā)展的一個(gè) 重要環(huán)節(jié)。二、數(shù)字檔案館的未來(lái)-發(fā)展館際互借檢索功能實(shí)現(xiàn)檔案的館際間聯(lián)機(jī)檢索是數(shù)字檔案館未來(lái)理想的檢索方式之一。網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了信息的快速傳遞，也為檔案信息的快速交換創(chuàng)造了條件。在這方面，數(shù) 字圖書(shū)館已走在了前面。O CL C 的存在及強(qiáng)大的功能就是一個(gè)很好的佐證。O CL C 全名為聯(lián)機(jī)計(jì)算機(jī)圖書(shū)館中心（O nli ne Co m p uter L ibrar y Cen ter 是世 界上最大的提供網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)信息服務(wù)和研究的機(jī)構(gòu)，以推動(dòng)更多的人檢索世界范圍內(nèi) 的信息、實(shí)現(xiàn)資源共享并減少信息的費(fèi)用

11、為主要目的。O CL C 主要提供以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的聯(lián)合編目、參考咨詢、資源共享和保存服務(wù)。據(jù)最新統(tǒng)計(jì)，使用 O CL C 產(chǎn)品和服務(wù)的用戶已達(dá) 82 個(gè)國(guó)家和地區(qū)的 41000 個(gè)圖書(shū)館和教育科研機(jī)構(gòu)。借助 O CL C館際互借服務(wù)的查詢方式和存取 O CL C 聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目目錄的能力，可以快速 輕易地找到并獲得需要的文獻(xiàn)資料，實(shí)現(xiàn)異館、異地借閱。O CL C 館際互借服務(wù)能 即刻查詢聯(lián)機(jī)聯(lián)合編目目錄中 6 億多條館藏記錄，快速找到潛在的出借館，并指明該 圖書(shū)館是出借館還是非出借館。O CL C 館際互借服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下能夠最大限度 地實(shí)現(xiàn)資源共享，提供方便快捷的有效的服務(wù)，這是信息社會(huì)優(yōu)質(zhì)服

12、務(wù)的又一個(gè)標(biāo) 志。作為 O CL C 的成員館，明尼蘇達(dá)大學(xué)圖書(shū)館可以直接享受到 O CL C 館際互借服務(wù)。一般情況下，任何人會(huì)從本地或本地其它圖書(shū)館借到需要的文獻(xiàn)。但當(dāng)在本 地或本地借不到所需要的文獻(xiàn)時(shí)，O CL C 館際互借服務(wù)將幫助其聯(lián)系世界各地 5500 多所參入 O CL C 館際互借的圖書(shū)館以及一些主要的國(guó)家級(jí)信息資源中心和文獻(xiàn)提 供商,以滿足借閱者的需求。這其中包括：大不列顛圖書(shū)館文件供應(yīng)中心、ER IC 文 件復(fù)制服務(wù)中心、美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館等。上一世紀(jì) 80 年代以來(lái),我國(guó)檔案開(kāi)放原則的確立和近年來(lái)逐漸增加的檔案需求，對(duì)數(shù)字檔案館的檢索功能提出了越來(lái)越高的期望和要求。一方面，按

13、照國(guó)家檔案局 發(fā)布的各級(jí)國(guó)家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定，我國(guó)各級(jí)各類檔案館館藏內(nèi)容重 復(fù)的現(xiàn)象正在逐漸減少。另一方面，檔案利用者可能要求從不同角度、不同地區(qū)獲 得關(guān)于某一專題的全部檔案信息。這就出現(xiàn)了檔案的分級(jí)、分類存貯與檔案信息系 統(tǒng)利用的矛盾。解決這個(gè)矛盾的最有效途徑就是盡快建立檔案的館際間聯(lián)機(jī)檢索系 統(tǒng)。相對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，各檔案館之間的聯(lián)機(jī)檢索意義更大。它能在很大程度上激 活館藏信息，并使其突破時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)雙向主動(dòng)式的服務(wù)和信息資源的共享。這是 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案建設(shè)應(yīng)該著力研究和開(kāi)發(fā)的。建立數(shù)字檔案館的館際聯(lián)機(jī)檢索功能，實(shí)現(xiàn)的是信息資源的共享。我們應(yīng)該首 先樹(shù)立一種觀念，即檔案不是個(gè)體財(cái)富，是大到國(guó)家的，小到每個(gè)公民的共同財(cái)富。 檔案不是文物，保管檔案不是為了存而是為了用”。這種觀念的確立，將打破檔案資源 的壁壘，使檔案工作以更真實(shí)、