淺談人事檔案科學(xué)化管理

1、淺談人事檔案科學(xué)化管理摘耍人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的耍求，更新人事 檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象 等，是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問(wèn)題。人事檔案管理是 個(gè)人經(jīng)丿力、學(xué)丿力、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及獎(jiǎng)勵(lì)處罰 等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真 實(shí)反映。關(guān)鍵詞人事檔案；現(xiàn)狀；對(duì)策；準(zhǔn)確；科學(xué)管理隨看各項(xiàng)制度的改革，人事制度改革也日益深入。而人爭(zhēng)檔案管理 工作更應(yīng)主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，檔 案收集的方式、方法以及人事檔案服務(wù)的對(duì)象等,是我們?nèi)耸聶n案管理者 需要面對(duì)和

2、認(rèn)真思考的問(wèn)題。人事檔案管理也是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān) 系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是個(gè) 人參與社會(huì)方面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。現(xiàn)就人事檔案管 理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題和解決辦法進(jìn)行分析。一、人事檔案現(xiàn)狀及存在的相關(guān)問(wèn)題1.對(duì)檔案管理工作缺乏必要的了解。2人事檔案交接時(shí)手續(xù)不規(guī)范，不注意保密工作。3管理意識(shí)薄弱，水平不高，管理手段落后。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的重要性進(jìn)行大力宣傳。5檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，存在誤區(qū)。6.人事檔案管理手段落后。二、人事檔案管理對(duì)策及思考人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、丁作實(shí)際 等內(nèi)容的真實(shí)記

3、載和反映，所以，只有加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮其 利用價(jià)值，才能更好地為黨組織、人事部門(mén)提供工作參考，為人民服務(wù)。 針對(duì)以上存在的問(wèn)題，就人事檔案管理工作提出以卜幾點(diǎn)思考及對(duì)策。1 嚴(yán)格按程序進(jìn)行交接。人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、 責(zé)任重大的丁作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn) 行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好 借閱記錄，并在記錄上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件要 分類(lèi)存放、清理排序后及時(shí)歸檔（不能歸檔的要和交接人交代清楚并注明 原因）；四是按檔案移交要求進(jìn)行交接，并在交接手續(xù)上注明時(shí)間、地點(diǎn) 和監(jiān)交人、移交人、接收人的

4、姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等，還應(yīng)在移交 文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。2強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序。強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理 意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，要冇單獨(dú)的檔案庫(kù)房，購(gòu)買(mǎi)空調(diào)、除濕機(jī)、 檔案密集架和電腦。引進(jìn)檔案管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索 系統(tǒng)。檔案管理是人事管理t作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱(chēng)評(píng)聘等個(gè) 人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動(dòng)性， 從根木上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔 案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。3建立健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第 一，規(guī)章制度要

5、體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來(lái)的規(guī)章制度必須符合單位 特點(diǎn)、從實(shí)際出發(fā)，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。制度 必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo), 以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。 既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制 定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí) 行過(guò)程中，要做獎(jiǎng)罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。4.檔案管理工作中制度明確、規(guī)范操作。積極主動(dòng)做好檔案收集一工作, 做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案 轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、

6、轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。 對(duì)確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說(shuō)明，為以后的查找工作 提供方便。因此，在收集檔案資料時(shí)要做到口勤、手勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充 新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。5積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做 好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案, 把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過(guò)程屮，檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真 實(shí)完整，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人力資源管理中的重要性， 不斷改進(jìn)丁作方式、丁作方法，創(chuàng)新t作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù) 素質(zhì)。在鑒別過(guò)程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門(mén)外，維 護(hù)人

7、事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。6.提高檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)。一是加大宣傳力度,提高對(duì)人事檔案 重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢(xún)服務(wù)工作，利用多種渠道宣傳有關(guān)人爭(zhēng)檔案的管 理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可冇可無(wú)的，它對(duì)本人今后工作冇 著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整 理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案 的利用價(jià)值。7加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件 對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔 案管理工作的重耍課題。這就耍求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案 的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化?？傊谷耸聶n案管理工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利 時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提升檔案管理人員素質(zhì)、打破原有的思路、模式，形成 一整套新的檔案思想、檔案觀念，以此適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔 案管理的專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。參考文獻(xiàn)：1 檔案管理