OA系統(tǒng)文檔需求分析

1、oa系統(tǒng)文檔需求分析智能化的oa協(xié)同辦公管理系統(tǒng)1.智能化的oa協(xié)同辦公管理系統(tǒng)簡介辦公自動化信息屮心，是高效率、低成本、跨區(qū)域管理的辦公自動化解決方案，是以 知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)軟件，集中了成熟的數(shù)據(jù)技術與管理思想，能有效 提高企業(yè)的方案基于internet技術，可以完全采用b/s體系結構的辦公系統(tǒng)。系統(tǒng)使得信息 在部門方案開發(fā)費用低廉，易于實施，員工可以在任何地方利用任何一臺可上網(wǎng)的電腦參與 公司工作，突破區(qū)域限制，真正實現(xiàn)移動辦公；可根據(jù)企業(yè)的行業(yè)特點、管理模式進行定制。2.oa實現(xiàn)目標提高辦公效率辦公系統(tǒng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)通信技術，改變了傳統(tǒng)的辦公方式，將辦公系 統(tǒng)建立在互

2、聯(lián)網(wǎng)上，使辦公系統(tǒng)實現(xiàn)移動化、實時化、高效化、無紙化，用計算機網(wǎng)絡技術 來推動現(xiàn)代辦公效率的提高。文件管理自動化通過系統(tǒng)，將公司所有文件發(fā)布到系統(tǒng)中, 一方面實現(xiàn)了文件的存檔，另一方面方便了公司員工查詢，可建立各種不同目錄和數(shù)量的文 件柜。文件管理自動化將為貴公司節(jié)省大量紙張、復印、文件柜等辦公費用。 規(guī)范工作 流程可將公司工作流程文件放入系統(tǒng)，便于各級部門的審批、查閱，規(guī)范公司各崗位的工 作規(guī)范。個人信息和fi程管理，協(xié)助員工工作更出色 節(jié)省企業(yè)的辦公費用 節(jié)省支出，尤 其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理 現(xiàn)代化的標志； 新的信息交流方式，全面的

3、資源和信息共享單位各級部門之間及員工通 過電子郵件，bbs、即時信息、手機短信息發(fā)送等方式互相交流，改善了單位的通訊環(huán)境。 單位良好的協(xié)同工作環(huán)境在網(wǎng)上各部門之間實現(xiàn)科學、高效、透明、規(guī)范的數(shù)字化協(xié)同工 作環(huán)境，讓工作組的所有人員都能常握工作進度，發(fā)揮群體工作的威力，讓企業(yè)更具活力。 實現(xiàn)基于電腦網(wǎng)絡的知識管理和網(wǎng)絡培訓通過辦公系統(tǒng)提升金業(yè)員工的素質；利用公共信息庫，共享信息和知識，將所有員工的智 慧積累和發(fā)揚。高效的決策支持辦公系統(tǒng)為管理層隨時隨地、方便安全的查詢掌握全局的業(yè)務、財務、人事情況，為領導 者決策調(diào)整提供支持。為各機關和企業(yè)等提供高效、安全、智能化的網(wǎng)絡辦公壞境，加強辦 公流程的

4、管理，增強辦公的協(xié)調(diào)性，擴大信息通道，從而提高單位的在線管理水平。3.可實現(xiàn)特點基于瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的ie瀏覽器，且操作簡單、方便， 只要懂上網(wǎng)便能得心應手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓。設置靈活、完善的安全 管理和審批、工作流機制，可靈活設置審批路徑、審批權限等工作流程。 具有良好的適應 性，客戶端零維護，避免了 c/s模式麻煩的系統(tǒng)維護過程，系統(tǒng)管理員從此不再需要兩頭奔 波。 方便的系統(tǒng)流程和配置管理。 提供用戶權限、數(shù)據(jù)加密、并結合操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫 的安全管理機制，為系統(tǒng)正常運轉提供安全保障。良好的系統(tǒng)開放能力和可擴展性，使企 業(yè)輕松架構internet應用。

5、4.軟件功能項目描述：oa辦公自動化系統(tǒng)為提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用、全面提升 企業(yè)的核心競爭力而設計。該系統(tǒng)通過提供完善的管理與統(tǒng)計功能，實現(xiàn)無紙化辦公、節(jié)省 資源、優(yōu)化企業(yè)管理流程，提高企業(yè)的管理水平和決策能力。將人從繁瑣、無序、低端的工 作中解放出來處理更有價值、更重要的事務，整體提高了企業(yè)辦事效率和對信息的可控性, 使企業(yè)管理趨于完善。該系統(tǒng)適用于企業(yè)、事業(yè)單位、政府機關用戶的辦公管理系統(tǒng)。該系 統(tǒng)包插：用戶管理、信息管理、郵件系統(tǒng)、審批流程、表單自定義、智能搜索等管理模塊， 涵蓋辦公管理的各項事務，實現(xiàn)提高企業(yè)的運作效率、節(jié)省企業(yè)的辦公費用，具有功能完善、 技術先進、操作

6、方便、高效安全、易于實施等特點。功能模塊描述：、用戶信息管理：用戶列表，錄入用戶信息、部門管理：對企業(yè)部門的組織架構進行劃分和設定，包括：設定部門名稱、部門負責人、以及各部門 的層次架構，從而建立起各部門z間的關聯(lián)關系。部門列表：列表顯示所有部門、上級部門、負責人新建部門：可以指定上級部門、該部門有哪些職位和部門經(jīng)理修改部門：修改頁面顯示部門信息供修改部門的上級部門要在下拉框中默認顯示要顯示該部門的職位、負責人，并可以修改刪除部門：有員工的部門不能刪除，必須先刪除員工有下級部門的部門必須先刪除下級部門、員工管理：新建員工：可以在新建員工同時指定賬號密碼一起保存可以同時錄入員工的多個工作經(jīng)歷一起

7、保存刪除員工：有申請單未審批的具有審批權限的審批人不能刪除，并列出待審的申請單，可以同時錄入員工的工作信息并一起保存員工列表：樹形顯示部門，點擊樹中部門列出部門下員工可以根據(jù)姓名、部門、職位、學歷等任意查詢員工不能真正從數(shù)據(jù)庫刪除，只能標記為不可用姓名提供輸入建議(searchsuggest)員工調(diào)動：在員工列表點調(diào)動彈出頁面選擇目標部門、職位職位通過部門過濾可在員工列表中點員工查看調(diào)動歷史，可以調(diào)動成功員工離職/復職：可將員工設為離職，可將離職的員工改為復職。、人事檔案管理及勞動合同管理：實現(xiàn)檔案信息管理與統(tǒng)計分析合同到期、員工轉正、退休的預警。記錄勞動合同、技術合同以及保密合同等的簽訂、續(xù)

8、約、變更、終止， 并可設置到期提醒功能。建各種不同合同版本，供訂立、變更、解除、 批轉。勞動合同分類統(tǒng)計，并轉入檔案等模塊，合同到期自動提示。、考勤管理：對單位考勤的全方面管理，包含記錄員工的考勤異常悄況，設置休息日，記錄請假信息，設置上下班簽到簽退時間，生成考勤日報、 月報，查詢、自定義打印統(tǒng)計報表。實現(xiàn)上下班登記、外出登記、請 假登記、出差登記，支持設置排版類型、考勤管理人員、免簽人員、 上下班登記的時間段、公休日、節(jié)假日，提供考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析與管 理人員考核，支持考核指標集定義、考核任務管理，有助于將員工考 核、管理人員考核日?；?）績效考核系統(tǒng)設計了一個用戶可以自己定義績效考核的項目

9、和 績效考核的類別的平臺；提供了可以滿足關鍵指標kpi、平衡積 分卡bsc、目標管理opm、經(jīng)濟增長值eva的各種考核方式的 考核設置模式。2）考核可按不同的職務設置不同的考核標準、考核試卷、考核時間。3）系統(tǒng)提供多種考評方式供用戶根據(jù)實際情況選擇。4）考核的結果可按部門及個人進行查詢，按業(yè)績態(tài)度，能多個方 面排序。、勞資管理：允許設置工資項目、定義計算公式，通過管理工資流程，實現(xiàn)部門效 益工資上報、財務錄入、統(tǒng)計分析、工資條通過權限管理421、角色管理：可以添加、刪除角色422、角色成員管理:角色列表中點成員管理彈出頁面通過兩個多選下拉框實現(xiàn)選擇成員并能 顯示已有成員，能設置成功。雙擊角色，

10、展開顯示成員423、角色權限管理：角色列表中點權限設置彈出頁面列出所有功能通過復選框選擇默認已選擇已分配的功能可以再分配功能并能保存成功424、權限控制：對不需要進行權限控制的功能，所有用戶均可訪問對需要控制的功能，必須是授權用戶才能訪問無權訪問時，跳到提示無權限的頁面4.3信息管理、信息交流：有信息編輯器，編輯后的信息可通過新聞、公告、通知、電子期刊、大 事記發(fā)布各種信息文件，與內(nèi)部成員的溝通交流、文件傳遞，也用于系 統(tǒng)的事務消息發(fā)送，如工作跟蹤替辦。用戶可以根據(jù)本身實際情況自定義信息欄目名稱、層次結構，可設定各 欄目相關的發(fā)布、管理權限，實現(xiàn)內(nèi)部新聞、公告、規(guī)章制度等公用信 息的統(tǒng)一上傳管

11、理可瀏覽、修改和刪除信息、企業(yè)論壇：可以隨時發(fā)表相關的意見或針對某一問題進行討論4.3.4、文章管理: 4.3.5、信息交流：4.3.6、信息交流：4.3.7、信息交流：4.3.8、信息交流：4.3.9、信息交 流：4.3.1、信息交流：4.3.1、信息交流：4.3.1、信息交流：431、信息交流：檔案管理模塊基于知識管理模式，既支持傳統(tǒng)以案卷為模式的管理，也支持以知識庫為模 式的檔案管理，同時支持最新的單文檔案卷管理模式。各種重要文獻（包括收文、發(fā)文、會 議紀要、刊物信息等等），以及自定義流程生成的文檔資料，都可以匯總到檔案管理模塊，進行統(tǒng)一、高效、標準的管理。該模塊支持三級目錄管理：檔案種

12、類（全宗）目錄案 卷級目錄文件級目錄，可以對文字、圖片、文件、實物等檔案類型進行管理。檔案管理包括全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、歸檔文件管理、外來文件管理等部分，從檔案著錄、文件自動歸檔到主題詞自動標引、檔案信息統(tǒng)計、檔案檢索、打印 輸出等。可由檔案管理員在后臺管理定義基礎數(shù)據(jù)，包括主題詞、檔案密級。檔案管理系統(tǒng)提供了很強的自定義功能，包括定義檔案的分類、案卷的字段以及字段的相關屬性、卷內(nèi)文件的字段以及字段的相關屬性。在使用檔案前，需要由檔案管理員定義檔案分類以及分類下的案卷字段、文件字段。 檔案有二級分類，兩級分類下都可定義檔案的案卷字段、文件字段。如果一級分類已經(jīng)定義字段，在這個一級分

13、類下不能再增加二級分類。案卷字段和文件字段定義包括了可以增加字段，指定字段的名稱，指定字段的類型、長度；可以指定在編輯時的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件），如果選 擇的是下拉列表則需要對應數(shù)據(jù)詞典；可以指定控件的氏度是一行還是半行；可以指定該字 段是否出現(xiàn)在案卷管理或者卷內(nèi)文件管理的列表中，同吋可以指定寬度以及在列表中的順 序，寬度為0時表示不指定寬度。字段定義中不能刪除字段，如果一個字段己經(jīng)不需要，可 在“需要"屬性中選擇。后臺管理中的數(shù)據(jù)詞典對應字段定義中的數(shù)據(jù)詞典。対于密級高的保密檔案我們提供了閱讀權限和借閱審批授權的功能。后臺管理小的借閱流程提供了借閱審批流程模

14、板。針對某一密級下的某一分類可套用一個審批流程模板。在閱讀權限里可針對某一密級下的某一分類指定可以閱讀該類檔案的人員、職務；如果可以閱讀的不是“全體人員”的選項，則需要選擇“授權人員"，指定的授權人員擁有可 以授權其他人員閱讀本類檔案的權限，這在檔案借閱審批流程的默認流程屮使用。指定某類檔案的閱讀權限后，才町以指定借閱流程。默認流程由申請人發(fā)向部級部門負責人、再發(fā)到授權人。在系統(tǒng)管理屮指定了部門級別的部門為部級部門。部級部門負 責人為申請人所在部門及直系上級部門屮是部級的部門負責人;如果有多個直系上級部門是 部級部門吋，只選擇最高級別的部門。如果默認流程不能滿足要求，則可以使用自定義

15、的審 批流程模板。檔案管理系統(tǒng)還提供了檔案銷毀管理。檔案管理員在后臺的銷毀流程川定義檔案銷毀審批流程模板。在全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理小可進行銷毀檔案申請，可同時 選擇多個全宗、案卷或者文件，在填寫銷毀原因后，可套用審批模板也可以直接選擇審批人 員。相關檔案的審批、銷毀操作在“銷毀管理"中進行。審批辦結后，檔案管理人員在銷毀管 理的申請列表中點擊“查看”進入，可進行銷毀操作，銷毀時需要填寫銷毀說明，銷毀操作有 記錄。檔案管理屮全宗管理、案卷管理、卷內(nèi)文件管理、歸檔文件管理、收文管理等模塊均提供了詳盡的統(tǒng)計、查詢、打印、打印設置、分頁、點擊標題排序的功能。全宗管理提供了全宗的著錄

16、、編制、刪除、銷毀、全宗歷史記錄功能。案卷管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、案卷歷史記錄、以及綜合查詢功能。可通過選擇不同的分類進入案卷。著錄檔案時可設定是否提醒功能，提醒的時間參照是“有 效期限"，可設定提前多少天提醒。對于可查看的案卷，提供了“借閱''的功能；對于不能查 看的案卷，提供了“申請”的功能，申請通過后才有“借閱''功能。點擊案卷名稱可進入該案卷 的卷內(nèi)文件。卷內(nèi)文件管理提供了著錄、編制、刪除、銷毀、以及綜合查詢功能。可通過選擇案卷下拉列表進入該案卷下的文件，也可以通過點擊案卷樹進入文件。當檔案分類和案卷眾 多時。案卷樹將很實用。卷內(nèi)文件

17、有附件、編輯器。公文管理、公告等歸檔將進入檔案的歸檔文件管理。歸檔文件著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文件聯(lián)在一起。著錄后不再出現(xiàn)在歸檔文件列表中，在查看相關的 卷內(nèi)文件時，可直接查看歸檔文件信息。歸檔文件支持附件、正文。收文管理可以自行添加，在著錄時，可選擇具體的案卷，編輯后與卷內(nèi)文件聯(lián)在一 起。著錄后不再出現(xiàn)在收文管理列表中，在查看相關的卷內(nèi)文件時，可直接查看收文文 件信息。收文管理支持附件，有統(tǒng)計功能。在著錄前可進行傳閱，可以查看到傳閱的接收 情況。接收人員在收文管理的接收傳閱中可以接收到傳來的文件。當用戶在案卷管理、卷內(nèi)文件管理針對具體檔案提出借閱申請或者借閱后，管理人員在借閱管

18、理中進行審批和操作。借閱管理中可以查看到借閱歷史情況，這里包括已經(jīng)取 消的、已經(jīng)歸還的以及已經(jīng)否決的；管理人員在借閱辦理中操作借閱情況，如取消借閱、借 閱登記、歸還登記；在借檔案列出了登陸用戶本身已經(jīng)提出的申請和在借的檔案，自己可做 取消操作。即時通訊以web方式向在線用戶和非在線用戶發(fā)送消息。在線用戶會在瞬間收到提示，離線用戶 在登錄吋會得到提示。將其他模塊與此功能結合，如果用戶有新的文件，消息，郵件，待辦事情,系統(tǒng)將以即時通訊的方式告知用戶。對以用于掌握同事的動向，當同事外岀或離線時可以在第一時間知道他的行蹤。并支持 信息群發(fā)，可以選擇某個部門、全體員工或自行選擇多人進行群發(fā)?？山Y合手機短

19、信模塊, 將消息發(fā)送到用戶手機上。信息到達時有聲音提示。日程安排用戶可以通過查看日歷、選定日程表的不同時段來安排每天的事件，私人約會和任務?？蓪⒐鏅?、郵件的有關及共享的名片夾。普通用戶可在個人通訊錄添加通訊信息（可根據(jù)需要設置為私有或共享）；授權用戶 可 在公共通訊錄添加人員通訊信息。定一個或兒個工作人員對信息進行維護?？蓪utlook通訊錄導入進來。通訊錄可實現(xiàn)轉發(fā)功能。并可將通訊錄設置成名片格式?？梢园醋侄闻判颍ㄏ到y(tǒng)里絕大部分模塊都可以按字段排序）。手機短信完美的集成了手機短信的服務及功能，用于系統(tǒng)內(nèi)的信息傳遞與溝通，允許用戶有選擇的 將重要或緊急的內(nèi)容通過該功能通知相關人員，為移動辦

20、公奠定最初的基石。實現(xiàn)與極品協(xié)同辦公系統(tǒng)小公文流轉、會議通知、郵件系統(tǒng)、工作流等的短信提醒?？梢赃M行短信的群發(fā)，可對發(fā)送短信數(shù)目控制、發(fā)送情況統(tǒng)計。三、公共信息公共信息是整個系統(tǒng)的重要組成部分，可以發(fā)布各類信息，是單位信息發(fā)布的平臺，使單 位的新聞、通知、公告、規(guī)章制度、各種類型文檔等能快速傳播；收集單位的各類信息資源, 文檔資料，專家技能，形成內(nèi)部的知識庫，實現(xiàn)知識的快速傳播與共享，從而提高團隊的學 習能力，快速響應能力，提高員工技能素質。系統(tǒng)將公共信息分為：公告欄、論壇、知識管 理、規(guī)章制度、常用電話、郵編區(qū)號、列車航班、天氣預報、政策法規(guī)、意見箱。公告欄公告欄主耍用于發(fā)布重要、正式信息，

21、如新聞、重要決策、通知等。公告欄內(nèi)根據(jù)自己的 需要定制多個欄目，授權人員可在相應欄目或發(fā)布管理文章。電子公告支持全文檢索功能，可按標題、日期、作者等進行檢索、查詢自己感興趣的公告?？梢园窗l(fā)布日期、標題、作者等字段進行排序。能分等級下發(fā)，可帶附件下載，分等 級查看，可回執(zhí)。未讀的公告以few”顯示，并可將重要公告置頂。論壇論壇是員工之間相互溝通和協(xié)作的渠道，在這里員工可提出問題，或答復他人的問題，也 可以就某個問題共同參與，展開討論。論壇可設置多個版面，用戶可在各版面提岀話題參與 討論，發(fā)帖子時采用實名記錄制。論壇功能強大，支持表情、同主題閱讀、精華區(qū)、被閱讀次數(shù)、回貼數(shù)、檢索（根據(jù)作者、日期、

22、標題檢索）等功能，分類別、分話題地存放用戶發(fā)表的文章。論壇區(qū)和版面市論壇管理員管理；每個版面可由管理員設置版主，負責對該版文章的管理。 辦公自動化信息交流模塊圖信息交流用來發(fā)布各種信息文件，企業(yè)對以根據(jù)自己的實際需要口行進行欄冃的分級 設置。 可設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限，實現(xiàn)常用鏈接：可以將單位經(jīng)常使用的各類 相關站點進行設置。企業(yè)論壇：可以隨時發(fā)表相關的意見或針對某一問題進行討論。信息交流功能信息發(fā)布新聞：有相關權限的用戶可以發(fā)送各種業(yè)務、行政、人事等單位的相關新聞，被指定接收 的用戶可以隨時查看，第一時間了解單位動態(tài)。支持新聞評論，可以直接在新聞及新聞評論 屮上傳文件和圖片，可以對重

23、要的新聞進行置頂，有閱讀者的冋執(zhí)以及查看每一個閱讀者的 閱讀時i'可，在發(fā)布新聞z前，可以設定審批流程，可以設定必須通過審批才能發(fā)布相關新聞。公告：有相關權限的用戶可以選擇對某個人、某些人、某個部門或全體人員發(fā)送各種通告、 制度、會議等消息，并可以隨時查看自己已發(fā)和已收的公告，可以在發(fā)送公告時設置自動回 復以確認指定接收人員是否收到，即使一時沒在網(wǎng)上也不會錯過任何信息，及時溝通，協(xié)同 工作?？梢詫χ匾墓孢M行置頂。有閱讀者的冋執(zhí)以及查看每一個閱讀者的閱讀時間。在 發(fā)布公告之前，可以設定審批流程，可以設定必須通過審批才能發(fā)布相關新聞。通知：有相關權限的用戶可以對指定人員發(fā)送通知，并可以

24、隨時查閱自己已發(fā)和己收的通 知，對需要留存的通知進行歸檔?？梢栽诎l(fā)送通知時設置該通知同時以短信形式發(fā)送給指定 人員，有效結合當前各種通訊資源，使信息的傳遞更為及時。可以對重要的通知進行置頂。 有閱讀者的回執(zhí)以及查看每一個閱讀者的閱讀時i'可。在發(fā)布通知之前，可以設定審批流程, 可以設定必須通過審批才能發(fā)布相關通知。電子期刊：可以在其中設置各種欄目，并上傳相關文檔。可以指定人員對月刊進行維護， 包插設置欄目、訪問權限，直接上傳、刪除、保存文檔等，有權限訪問者可以下載其中文件。大事記：可以記錄單位發(fā)展歷程屮的重大事件，建立單位的歷史檔案?？梢栽诎l(fā)表大事記 時直接記錄事件內(nèi)容，也可以上傳相關

25、文檔。大事記在發(fā)表后所有人員都可以發(fā)表相關評論, 有相關權限的用戶可以對事件記錄及評論進行維護。便于單位的宣傳和新進員工的培訓。大 事記中可以插入圖片及附件。管理員可以根據(jù)實際需要進行欄目的分級設置，設定各欄目相關的發(fā)布、管理權限、 顯示模板，實現(xiàn) 文章支持word、excel、powerpoint、pdf、圖片等各種文件 格式，并可設置各種顯示模板和樣式?？稍O定有效期限、發(fā)布范圍，重要公告可集成短信通知提醒。 文章支持word、 excel、powerpoint、pdf、圖片等各種文件格式，并可設置各種顯示模板和樣式。文章分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。 文 章上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。文章查閱：用戶可以根據(jù)權限閱讀或下載相關文件。 文章上傳：可以單個文件上傳, 也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。文章查閱：用戶可以