文書檔案綜述報告

1、綜述報告摘要：隨著我國社會與經濟的飛速發(fā)展，文書檔案管理越來越受到人們的關注。因為，文書檔案管理是一個單位檔案存在的基礎和重要的資源發(fā)生地，是一個單位檔案管理水平的重要衡量標準，是檔案工作的重要組成部分。本文談關于做好文書檔案工作的總結。關鍵詞：文書 檔案 文書處理工作一文書是指機關團體和社會組織和個人在社會活動中，為了一定的目地而形成并使用了具有應用性和特定格式的文字材料。文書作為一種文字材料，其形成條件有三個：一是文字的形成是文字產生的必要條件；二是社會組織的形成是文書產生的充分條件。對于不同的文書，會有不同的格式，且文書要有特定的表達格式。當然文書具有一定的應用性。文書的特點有三點:一是

2、有法定的作者，二是法定的權威和效力，三是現(xiàn)實的執(zhí)行性，及高效，準確，及時。根據文書的特點，又可將其概括為兩個特點:一是文書的記錄性：是指文書內容對社會現(xiàn)象的反映狀態(tài)，它是由文書的形成過程及其結果決定的。二是文書的傳遞性：是文書實體作為信息形式的運行狀態(tài)，它是由文書的制作目地決定的。然而，文書的作用有：領導和指導作用；行為規(guī)范作用，公務聯(lián)系作用，憑證記載作用。關于文件的處理流程，首先發(fā)文辦理，是指以本機關名義制發(fā)公文的過程。包括草擬，審核，簽發(fā)，復核，繕印，用印，登記，分發(fā)等程序。其次是收發(fā)辦理，指對收到的公文的辦理過程，包括簽收，登記，審核，擬辦，承辦，催辦等程序。最后是公文管理，公文由秘書部

3、門或專職人員統(tǒng)一收發(fā)，審核，用印，歸檔和銷毀。二文件是檔案的來源之一，檔案是文件的最終歸屬。檔案是指機關團體，社會組織和個人在社會活動中產生的作為原始記錄保存起來以備查找的文字，圖表，聲像，及其他各種載體的文字材料。檔案的基本屬性包括:原始記錄性，真實性，準確性，并且文件是有條件的轉化為檔案。其條件有三點:一是辦理完畢的文件(是指處理流程是否走完)；二是有參考價值的；三是按照一定的原則方法進行集中保管，且在轉化過程中應注意檔案文件的齊全性。檔案的憑證作用，檔案的憑證作用是指檔案為現(xiàn)實工作，生活或科學研究活動中的某一問題提供了真實可信的證據和依據作用。俗話說：“空口無憑，立字為證?！边@個“字”往

4、往指的就是檔案。檔案是在工作活動中客觀形成的文件轉化來的，它記錄了行程者的思想和行動，從某形式上看，檔案保留著歷史標記，如有的是當事人的親筆手稿，親筆簽署，或有機關，個人的印信，還有的是原來形象的拍照和原生錄音。所以檔案是確鑿的原始材料和歷史證件，是反映歷史活動的真實記錄，是查考，爭辯研究，和處理問題的依據。檔案的參考作用，是指檔案為工作和生活提供某種參考，或向人們提供某種知識和信息，以供人們在實踐中做參考，我國著名史學家沈兼士先生說：“檔案是未參過水的史料?！睓n案是第一手的原始材料，檔案不僅記錄了歷史活動的事實經過，而且記錄了人們在各項活動中的思想發(fā)展，社會實踐中的經驗教訓以及科學研究和文化

5、藝術創(chuàng)造成果。因此，它對人們查考既往情況，掌握歷史材料，研究有關事務的發(fā)展以及總結經驗，吸取教訓，具有重要的參考作用。三文書處理工作，包括公文的處理，管理等一系列工作。檔案的收集工作，其方式有移交，購買，捐贈，強制代管。其中移交方式中有一個相關的歸檔制度。因此首先的一個歸檔范圍：一是緊扣本部門基本業(yè)務有關的文件，二是考慮對以后的參考利用價值。其次是歸檔時間分為三種情況:定時，及時，即時，且需要考慮本單位工作的運轉周期。然后對于歸檔要求有三點：一是歸檔文件要齊全完整；而是所移交的文件材料必須有一個初步的加工；三是文件材料要符合有關標準。對于檔案保存分為三種情況:永久保存是50年及50年以上；長期

6、保存是15年至49年；暫時保存是15年以上。關于編制移交目錄應一式三份，一份歸自己以后查找使用，梁粉碎文書一起交檔案處保管，同時辦理交接手續(xù)需要簽字。對于文件的普通整理，先裝訂，裝訂的順序分四種情況:現(xiàn)正本后定稿，現(xiàn)正文后復件，先轉發(fā)文后被轉發(fā)文，先復文后來文。然后是分類，分類原則有四點:一是根據部門來源劃分；而是根據文件的重要程度；三是根據文件的保存時間；四是根據文件內容。接著是平時歸檔，再排列。要按照時間先后順序排列，可以按照姓氏筆畫排列，也可以按問題，按地區(qū)，按作者來排列。其次再編號，編號應注意：全宗號，年度，保管期限，件號，機構。最后是文件編目以及裝盒。文件的鑒定工作，首先對于內容的真

7、偽判斷。再者是文檔的價值的鑒定，其要求有三點:一是看有無價值需要歸檔；二是已經歸檔的文件仍需要分檔次保管；三是對保管期限已到的文件欲以判斷是否繼續(xù)保存。檔案的鑒定原則有四點:一是應遵守國家相關規(guī)定的標準；二是要符合本地區(qū)本單位的實際工作情況；三是要堅持全面深入長遠的觀點；四是要綜合考慮檔案保管的效益。關于檔案保管期限表，是用表冊的形式列舉檔案的來源，內容及形式，并指明保管期限的指導性文件。它是一個單位鑒定工作的基本依據。其鑒定方法是:分析檔案各種內部因素，根據其來源或作者；根據內容看是否重要，獨特，時效性；還有其時間，外在形式特征以及技術因素。鑒定工作還要全面估計檔案的利用需要，還應根據其相對

8、價值標準：保存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，副本從嚴；本單位從寬，外單位從嚴；年久的從寬，近期的從嚴。檔案的整理工作，根據內容區(qū)分全宗，來自一個立案單位的全部文件作為一個全宗保存。對于立案單位要有相對的獨立的人事權，也要有相對獨立的財權以及能夠獨立對外行文。關于全宗內檔案分類，一般為2至3級別。檔案管理的最基本單位是卷。接著是立卷，檔案案卷的排列和編目。其原則是:保持文件之間的歷史聯(lián)系，保持時間上的聯(lián)系，保持內容上的聯(lián)系，保持形式上的聯(lián)系。要充分利用原有的整理成果，便于保管和利用。組織機構分類法是來源的一種，問題分類法是內容的一種，還有單式分類法和復式分類法。年度組織機構分類法適用于現(xiàn)行機關；組織

9、機構年度分類法用于非現(xiàn)行單位；年度問題分類法用于小單位；以及問題年度分類法。檔案的保管工作，影響檔案保管的最基本因素：自然老化，紙張的質量，書寫材料，紙張書寫方式，書寫材料的化學性能如何。檔案的檢索工作，檔案信息的檢索，存儲于查找。檔案的提供利用，直接利用:是以檔案原件為對象而產生的閱覽，外借，復制，咨詢，檔案證明。間接利用，是對檔案信息的開發(fā)與重組從而形成參考資料。文書檔案是一個單位在運營過程中所產生的，它記錄著一單位的運行情況。它反映黨務，行政管理等活動的檔案。它記錄了一個單位所從事的各類管理活動。在當今社會中扮演著一個與時俱進，不可缺少的重要角色。參考文獻：1. 國務院 黨政機關公文處理

10、工作條例 2000.8.242. 馬海群，周麗霞，影響數字信息資源建設的關鍵因素及對策分析，檔案學通訊 2007.53. 隨堂筆記會計檔案 )會計檔案的保管 會計憑證、會計賬簿和會計報表都是企業(yè)的會計檔案和歷史資料，必須妥善保管不得銷毀和丟失。 正在使用的賬簿，應由經管賬簿的會計人員負責保管。年末結賬后，會計人員應將活頁賬簿的空白賬頁抽出，并在填寫齊全的“賬簿啟用及經管人員一覽表”、“賬戶目錄”前加上封面，固定裝訂成冊。經統(tǒng)一編號后，與各種訂本賬一起歸檔保管。各種賬簿的保管年限如表4-6所示。 表4-6 會計檔案保管期限一覽表 保管期限 備 注 一、會計憑證類 15年 1、原始憑證 15年 2

11、、記賬憑證 15年 3、匯總憑證 二、會計賬簿類 15年 1、日記賬 25年 其中:現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬 15年 2、明細賬 15年 3、總賬 包括日記總賬 4、固定資產卡片 固定資產報廢清理后保管5年 15年 5、輔助賬簿 三、財務報告類 包括各級主管部門的匯總財務報告 3年 1、月、季度財務報告 包括文字分析 永久 2、年度財務報告 檔 案 名 稱 四、其他類 15年 1、會計移交清冊 永久 2、會計檔案保管清冊 永久 3、會計檔案銷毀清冊 5年 4、銀行存款余額調節(jié)表 5年 5、銀行對賬單。各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。 當年形成的會計檔案，在會