最新建設(shè)工程檔案編制規(guī)范

1、廣州市城建檔案館gzuda范圍 本規(guī)范規(guī)定了廣州市建設(shè)工程檔案編制的術(shù)語(yǔ)和定義、基本規(guī)定、紙質(zhì)檔案整理編制要求、電子檔案整理編制要求、聲像檔案整理編制要求、工程文件歸檔要求及工程檔案驗(yàn)收和移交要求。 本規(guī)范適用于廣州市城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的各項(xiàng)新建、改建、擴(kuò)建、續(xù)建和重要部位維修的建設(shè)工程。1.2gzuda規(guī)范性引用文件2.gb/t 10609.3 技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法gb/t 50323 城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范gb/t 50328-2001 建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范cjj/t 158-2011 城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范da/t 18 檔案著錄規(guī)則qj 1587 基本建設(shè)工程檔案管理規(guī)定dbj 4401

2、00/t 121.1-2012 聲像檔案質(zhì)量要求 第一部分：照片dbj 440100/t 121.2-2012 聲像檔案質(zhì)量要求 第二部分：視頻dbj 440100/t 121.3-2012 聲像檔案質(zhì)量要求 第三部分：音頻3gzuda gb/t 50328-2001、cjj/t 158-2011、dbj 440100/t 121.1-2012、dbj 440100/t 121.2-2012和dbj440100/t 121.3-2012界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本規(guī)范。術(shù)語(yǔ)和定義3.建設(shè)工程項(xiàng)目3.1 經(jīng)批準(zhǔn)按一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工，經(jīng)濟(jì)上實(shí)行獨(dú)立核算，行政上具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)單位。

3、 一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目可以有多個(gè)單項(xiàng)工程，也可以只有一個(gè)單項(xiàng)工程，建設(shè)工程項(xiàng)目一般包括建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和地下管線(xiàn)工程。4gzuda 具有獨(dú)立的設(shè)計(jì)文件，竣工后可以獨(dú)立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程，并構(gòu)成建設(shè)工程項(xiàng)目的組成部分。市政基礎(chǔ)設(shè)施工程3.4 為新建、改建或擴(kuò)建城市基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目和附屬建、構(gòu)筑物設(shè)施所進(jìn)行的規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)和施工、安裝、維護(hù)和竣工等各項(xiàng)技術(shù)工作和完成的工程實(shí)體。單位工程3.2 為新建、改建或擴(kuò)建房屋建筑物和附屬構(gòu)筑物設(shè)施所進(jìn)行的規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)和施工、竣工等各項(xiàng)技術(shù)工作和完成的工程實(shí)體。建筑工程3.35gzuda管線(xiàn)工程3.5 新建、改建、擴(kuò)建的各種地上架空線(xiàn)路、地下

4、管道、線(xiàn)路以及相關(guān)的地下工程。建設(shè)工程文件3.6 在工程建設(shè)過(guò)程中形成的全部文件，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件，也可以簡(jiǎn)稱(chēng)為工程文件。工程準(zhǔn)備階段文件3.7 工程開(kāi)工以前，在立項(xiàng)、審批、征地、勘察、設(shè)計(jì)、招標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。6gzuda監(jiān)理文件3.8 監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過(guò)程中形成的文件。施工文件3.9 施工單位在工程施工過(guò)程中形成的文件?？⒐D3.10 工程竣工后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。7gzuda建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。竣工驗(yàn)收文件3.11 在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的

5、歷史記錄，經(jīng)整理后形成，也可簡(jiǎn)稱(chēng)工程檔案，建設(shè)工程檔案一般包括紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案。建設(shè)工程檔案3.12 由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。案卷3.138gzuda立卷3.14 按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門(mén)別類(lèi)整理成案卷，亦稱(chēng)組卷。歸檔3.15 建設(shè)單位完成其工作任務(wù)后，將工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機(jī)構(gòu)。建設(shè)工程聲像檔案3.16 在工程規(guī)劃、建設(shè)、管理過(guò)程中直接形成的，具有保存價(jià)值的照片、錄像、錄音等以聲像為主、文字為輔的歷史記錄。建設(shè)工程電子檔案3.17 具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)

6、據(jù)。9gzuda4.1 建設(shè)、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將建設(shè)工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。基本規(guī)定4.4.2 工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)做好工程檔案的收集、積累、歸檔、保管等工作，并及時(shí)交建設(shè)單位匯總。4.3 工程建設(shè)單位應(yīng)設(shè)置檔案保管場(chǎng)所，配備城建檔案工作人員，及時(shí)收集、妥善保管工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料，并應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交。10gzuda4.4 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程規(guī)劃驗(yàn)收前，應(yīng)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格后，出具工程檔案認(rèn)可文件。4.5 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)

7、對(duì)建設(shè)單位工程檔案的形成、編制、整理、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并組織指導(dǎo)和培訓(xùn)。4.6 列入城建檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在建設(shè)工程規(guī)劃驗(yàn)收前，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。4.7 城鄉(xiāng)規(guī)劃主管部門(mén)在辦理建設(shè)工程規(guī)劃管理業(yè)務(wù)時(shí)，對(duì)未辦理城建檔案預(yù)驗(yàn)收的工程應(yīng)督促其建設(shè)單位按規(guī)定辦理。11gzuda4.8 建設(shè)單位在工程檔案通過(guò)了預(yù)驗(yàn)收、并完成了各專(zhuān)項(xiàng)（質(zhì)量、消防、規(guī)劃、環(huán)保等）驗(yàn)收后，應(yīng)當(dāng)提請(qǐng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)建設(shè)工程的紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案進(jìn)行正式驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，由城建檔案管理機(jī)構(gòu)出具建設(shè)工程檔案驗(yàn)收合格證。4.9 建設(shè)工程檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)

8、確，并與工程實(shí)際相符；其中紙質(zhì)檔案文件應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，并確保簽字蓋章手續(xù)完備；聲像檔案文件的內(nèi)容要與主題密切相關(guān)，并應(yīng)做到圖像清晰、聲音清楚；電子檔案文件的內(nèi)容除了具備紙質(zhì)檔案文件和聲像檔案文件的質(zhì)量要求外，還應(yīng)確保裝載電子檔案文件的介質(zhì)不磨損、不劃傷。12gzuda4.10 工程檔案一般不少于兩套,其中一套包含原件的檔案應(yīng)移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)，其余工程檔案由建設(shè)單位保管。4.11 地鐵、園林綠化和水利部分可參照本規(guī)范進(jìn)行編制，或按照gb/t 50323、da/t 18 和qj 1587要求進(jìn)行竣工檔案編制。13gzuda紙質(zhì)檔案整理編制要求5.1.對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、

9、記載工程建 設(shè)主要 過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文 件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。 2.歸檔范圍：建筑工程、市政基礎(chǔ)工程、管線(xiàn)工程文件的歸檔范圍見(jiàn)附錄a.2。詳細(xì)參見(jiàn)書(shū)本p13-p14。14gzuda3.移交內(nèi)容：建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程和管線(xiàn)工程檔案的移交內(nèi)容，分別見(jiàn)附錄a.3、a.4和a.5。詳細(xì)參見(jiàn)書(shū)本p16-p99。建筑工程市政基礎(chǔ)設(shè)施工程管線(xiàn)工程15gzuda質(zhì)量要求5.21.歸檔的工程文件應(yīng)當(dāng)為原件。2.工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)繪等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。3.工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的、不得使用易褪色的材料。4.工程文件中文字材

10、料幅面尺寸規(guī)格宜為a4 幅面（297210mm），圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。5.工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖或計(jì)算機(jī)直接出圖，不應(yīng)使用圖紙的復(fù)印件出圖。16gzuda6.所有竣工圖（含深化設(shè)計(jì)的竣工圖）均應(yīng)加蓋竣工圖章、設(shè)計(jì)出圖專(zhuān)用章和“施工文件審查章”。 竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理和總監(jiān)?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，并蓋在圖標(biāo)欄上方空白處；竣工圖章尺寸宜為 80mm50mm，示例如圖1 所示：竣工圖施工單位編制人審核人技術(shù)負(fù)責(zé)人編制日期監(jiān)理單位

11、總監(jiān)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理竣工圖章示例17gzuda7.利用施工圖改繪竣工圖，必須以變更圖章標(biāo)明變更修改依據(jù)，變更圖章尺寸宜為：40mm15 mm，可采用的形式如圖2 所示：見(jiàn) 變 更 設(shè) 計(jì) 通 知 單年 月 日 第 號(hào) 第 條變更竣工圖章示例8.凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置圖等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。9.凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置圖等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。18gzuda10.不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成a4 幅面（297mm210mm），橫向按手風(fēng)

12、琴式折疊，豎向按順時(shí)針?lè)较蛳騼?nèi)折，圖標(biāo)欄露在外面，具體要求按gb/t 10609.3 進(jìn)行。11.管線(xiàn)工程竣工測(cè)量圖的測(cè)繪應(yīng)符合專(zhuān)業(yè)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。19gzuda立卷的原則和方法5.3 立卷要遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，符合其專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，便于檔案的保管和利用； 一個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目由多個(gè)單位（子單位）工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位（子單位）工程組卷。原則20gzuda 建筑工程、市政工程文件可按建設(shè)程序劃分為5 部分： 工程準(zhǔn)備階段文件、 監(jiān)理文件、 施工文件、 竣工圖、 竣工驗(yàn)收文件管線(xiàn)工程可按建設(shè)程序劃分為6 部分： 工程準(zhǔn)備階段文件、 監(jiān)理文件、 施工文件、 竣工圖、 竣

13、工測(cè)量成果、 竣工驗(yàn)收文件方法21gzuda1.卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)按以下要求編制：a) 卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)，每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始；b) 頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)的文件在右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角； ；c) 成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件，自成一卷且連續(xù)編有頁(yè)號(hào)的，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼；d) 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。 ；案卷的編目5.422加例子gzuda2.卷內(nèi)目錄應(yīng)按以下要求編制a) 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，樣式應(yīng)符合附錄 b.1 的要求；b) 文件按照卷內(nèi)目錄的順序排列，如果在施工中不產(chǎn)生的文件，在卷內(nèi)

14、目錄上不用打印出來(lái)；c) 序號(hào)：以一份文件為單位，按文件的排列用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”依次標(biāo)注；d) 文件編號(hào)：填寫(xiě)文件的發(fā)文號(hào)、施工用表編號(hào)或圖號(hào)；23gzudae) 責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替；f) 文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題或圖紙的全稱(chēng)；g) 日期：填寫(xiě)文件的形成日期或起止日期（竣工圖填寫(xiě)竣工圖章上的日期）；h) 頁(yè)次：填寫(xiě)每份文件在本案卷的起始頁(yè)號(hào)。最后一項(xiàng)文件填寫(xiě)起、止號(hào)，如最后一項(xiàng)文件為單頁(yè)，只填寫(xiě)起號(hào)（或止頁(yè)號(hào)）即可；i) 備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的問(wèn)題。24gzuda3.卷內(nèi)備考表應(yīng)按以下要求編制：a) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件尾頁(yè)之后

15、，樣式符合附錄 c 的要求；b) 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類(lèi)文件頁(yè)數(shù)，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明；c) 立卷人、審核人由立卷單位的立卷人、審核人簽字；d) 時(shí)間填寫(xiě)完成立卷時(shí)間。25gzuda4.案卷封面應(yīng)按以下要求編制：a) 案卷封面樣式符合附錄 d；c) 案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，具體要求專(zhuān)題介紹。26gzuda案卷裝訂與裝盒5.51.案卷應(yīng)按以下要求裝訂：a)文字材料必須裝訂，裝訂前必須剔除文件上的金屬物；b) 裝訂應(yīng)采用線(xiàn)繩四等分三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用；c) 圖紙不用裝訂（文件附圖、印刷成冊(cè)圖紙除外）。27gzuda2.案卷應(yīng)按以下要

16、求裝盒：a) 工程檔案移交時(shí)必須按案卷順序裝盒；b) 案卷較薄時(shí)，可多卷裝入一盒（至多不超過(guò) 4 卷）；c) 卷盒樣式符合附錄 d 和附錄e 的要求。3.卷盒應(yīng)按以下要求填寫(xiě)內(nèi)容：a) 卷盒封面無(wú)須填寫(xiě)；b) 卷盒脊背的“檔號(hào)”欄填寫(xiě)本盒內(nèi)案卷的卷號(hào)，“案卷題名”欄填寫(xiě)工程名稱(chēng)。28gzuda裝具的要求5.61.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表應(yīng)采用70g 以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅面統(tǒng)一采用a4 幅面；2.案卷封面統(tǒng)一采用牛皮紙制作，文字封面為a3 封面，圖紙封面統(tǒng)一采用a4 幅面；3.案卷裝具一般采用卷盒形式。卷盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。卷盒的外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為30、50mm。29gzu

17、da工程文件歸檔要求8.1.歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：a) 文件材料歸檔范圍及文件材料的質(zhì)量符合本規(guī)范的有關(guān)要求；b) 歸檔文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。2。歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：a) 根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過(guò)竣工驗(yàn)收后進(jìn)行；b) 勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在完成任務(wù)時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。30gzuda工程檔案移交10.1.建設(shè)單位應(yīng)向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案（包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案）。2.停建、緩建建設(shè)工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。3.紙質(zhì)檔案移交

18、時(shí)，需提交城建檔案移交目錄一式二份（含電子目錄），一份交城建檔案管理機(jī)構(gòu)，一份存移交單位。31gzuda4.城建檔案移交目錄必須裝訂成冊(cè)，由以下內(nèi)容組成：a) 城建檔案移交的目錄封面樣式見(jiàn)附錄 i；b) 概況表：32gzudac) 移交書(shū)：1） 紙質(zhì)檔案和聲像檔案移交書(shū)的樣式見(jiàn)附錄 g.1； 2） 電子檔案移交書(shū)的樣式見(jiàn)附錄 g.2。 d) 案卷目錄的樣式見(jiàn)附錄 h。 ； e) 全部案卷的卷內(nèi)目錄的樣式見(jiàn)附錄 b。 33插案卷目錄與卷內(nèi)目錄例子gzuda8. 城建檔案移交目錄中的工程名稱(chēng)、案卷題名、編制單位、編制時(shí)間與對(duì)應(yīng)的案卷封面填寫(xiě)一致，填寫(xiě)具體要求如下：a) 城建檔案移交目錄封面：1) 項(xiàng)目號(hào)、分類(lèi)號(hào)、總登記號(hào)待移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)時(shí)統(tǒng)一填寫(xiě)；2) 工程名稱(chēng)：填寫(xiě)工程項(xiàng)目全稱(chēng)；3) “共_卷”和“第_卷”：是指移交目錄的卷數(shù)。34gzudab) 概況表：1) 建設(shè)單位必須填寫(xiě)：工程名稱(chēng)全稱(chēng)、工程地點(diǎn)、責(zé)任者、地形圖號(hào)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證號(hào)、建設(shè)工程規(guī)劃許可證號(hào)、建設(shè)規(guī)劃驗(yàn)收合格證號(hào)、專(zhuān)業(yè)特征、檔案狀況；2) 排檢與編號(hào)由城建檔案管理機(jī)構(gòu)填寫(xiě)。c) 移交書(shū)：1) 建設(shè)單位必須填寫(xiě)：工程名稱(chēng)全稱(chēng)、工程地點(diǎn)、建