職業(yè)經(jīng)理人如何進(jìn)行行政管理(doc 78頁(yè))

1、   市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。因此掌握一定的行政管理知識(shí)，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書(shū)旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會(huì)議管理、文書(shū)管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛.第一章 會(huì)議管理技能點(diǎn)1 如何了解會(huì)議的類型主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)議類型適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議的類型多種多樣。不同的會(huì)議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會(huì)議方式應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的或目標(biāo)而定。同時(shí)，不同的

2、會(huì)議類型對(duì)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會(huì)議程序時(shí)，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會(huì)議。1會(huì)議的類型下面是一些主要的會(huì)議類型：（1）董事會(huì)會(huì)議。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開(kāi)。一般在董事會(huì)專用的會(huì)議室由董事長(zhǎng)召集或由董事長(zhǎng)授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政策等。（2）公司股東年會(huì)。每年召開(kāi)一次，由公司的股東就重大問(wèn)題進(jìn)行討論，表決通過(guò)董事會(huì)提交的事項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。（3）管理人員會(huì)議。由公司經(jīng)營(yíng)決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的具體問(wèn)題。（4）研討會(huì)議。這一類型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過(guò)程中應(yīng)尤其注重開(kāi)放式、民主式的意見(jiàn)

3、交流與意見(jiàn)反饋。（5）專業(yè)會(huì)議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問(wèn)題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模較大。（6）員工大會(huì)。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。（7）銷售會(huì)議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會(huì)議。（8）產(chǎn)品、成果發(fā)布會(huì)。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳、發(fā)布。（9）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作出色的員工為主要內(nèi)容的會(huì)議，是企業(yè)的一種重要的激勵(lì)手段。（10）培訓(xùn)會(huì)議。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會(huì)議，這一類會(huì)議的時(shí)間往往不止一天，需要時(shí)間、地點(diǎn)、人員集中。有時(shí)在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。（11）其他一些特殊會(huì)議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一

4、些茶話會(huì)、晚餐會(huì)及一些娛樂(lè)活動(dòng)。這樣的會(huì)議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場(chǎng)所。2常見(jiàn)例會(huì)類型一般來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的各個(gè)部門中，例會(huì)是最為常見(jiàn)的，以下是15種最常見(jiàn)的例會(huì)類型：（1）企業(yè)規(guī)劃會(huì)議；（2）資金會(huì)議；（3）行政技術(shù)會(huì)議；（4）降低成本會(huì)議；（5）經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議；（6）質(zhì)量分析會(huì)議；（7）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議；（8）產(chǎn)品對(duì)策會(huì)議；（9）索賠會(huì)議；（10）IMC會(huì)議（經(jīng)理人懇談會(huì)）；（11）安全衛(wèi)生管理會(huì)議；（12）科（部）長(zhǎng)會(huì)議；（13）部門事務(wù)會(huì)議；（14）班組會(huì)議；（15）行政事務(wù)會(huì)議?？傊?，職業(yè)經(jīng)理人針對(duì)不同的情況，可以采用不同的會(huì)議類型。但會(huì)議的大體程序和需要注意的問(wèn)題是基本相同的和可以相互借鑒的，

5、這就要求經(jīng)理人充分把握會(huì)議的共性和個(gè)性，使二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。9 牢記要點(diǎn)會(huì)議的主要類型包括：_ 企業(yè)常見(jiàn)會(huì)議的類型_ 企業(yè)常見(jiàn)例會(huì)的類型. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：試列舉出您身邊幾個(gè)不同類型的會(huì)議，指出每個(gè)會(huì)議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會(huì)議籌劃管理方法。技能點(diǎn)2 如何做好會(huì)前準(zhǔn)備     主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)前準(zhǔn)備適用情景 當(dāng)需要著手進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議管理作為一個(gè)過(guò)程管理，會(huì)前準(zhǔn)備是其第一個(gè)步驟。通常，大型會(huì)議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)的會(huì)前準(zhǔn)備有以下工作：1確定與

6、會(huì)者作為會(huì)議的主體，與會(huì)者的確定無(wú)疑是十分重要的。出于對(duì)會(huì)議成本的控制，應(yīng)該控制與會(huì)者數(shù)量。但這種控制不以降低會(huì)議的目的和效果為代價(jià)。所以，確定與會(huì)者應(yīng)該考慮以下因素：（1）與會(huì)者是不是必要成員；（2）與會(huì)者是否直接參與會(huì)后執(zhí)行；（3）與會(huì)者是否有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；（4）與會(huì)者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力；（5）與會(huì)者是否能全身心地投入；（6）與會(huì)者是否會(huì)對(duì)他人造成妨礙，從而影響會(huì)議的整體成效。2選擇開(kāi)會(huì)的時(shí)間選擇合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間，確保與會(huì)者可以按時(shí)出席，積極參與，從而取得好的效果。因此，選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間應(yīng)該考慮以下因素：（1）調(diào)查了解與會(huì)者方便的時(shí)間段，盡量不打亂與會(huì)者原來(lái)的時(shí)間計(jì)劃安排；（2）注

7、意選準(zhǔn)會(huì)議中心人物的最佳開(kāi)會(huì)時(shí)間段，確保其能夠集中精力，安心開(kāi)會(huì)；（3）開(kāi)會(huì)時(shí)間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行秩序，影響效益；（4）盡量開(kāi)短會(huì)，可以保證參會(huì)者精力旺盛，達(dá)到最佳的開(kāi)會(huì)效果。3選擇開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)會(huì)場(chǎng)的選擇是否合適，會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會(huì)對(duì)與會(huì)者的情緒產(chǎn)生影響。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。所以，應(yīng)考慮：（1）會(huì)址與參會(huì)人員距離不宜太遠(yuǎn)；（2）會(huì)場(chǎng)的環(huán)境是安靜的場(chǎng)所；（3）會(huì)場(chǎng)有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度；（4）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢；（5）會(huì)場(chǎng)的空間必須合適，過(guò)于空曠和過(guò)于狹窄都會(huì)影響會(huì)議效果。4會(huì)場(chǎng)布

8、置作為會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作：（1）合理安排會(huì)場(chǎng)空間，既要便于與會(huì)者進(jìn)出通暢，又要保持會(huì)場(chǎng)緊湊的格局；（2）認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。（3）按照會(huì)議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會(huì)議座次，做到方便溝通和討論。其主要方式有以下三種： 單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式； 雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式； 多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。5擬訂會(huì)議日程擬訂會(huì)議日程，即擬訂會(huì)議的程序表，是為了讓與會(huì)者事先對(duì)會(huì)議有所了解，以便提前做好準(zhǔn)備。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議日程由會(huì)議籌備部門提出草案，經(jīng)會(huì)議主席審定后確定，包括：會(huì)議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)

9、者姓名、會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議事宜的時(shí)間分配等。會(huì)議的日程安排必須考慮以下因素：（1）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)；（2）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會(huì)議時(shí)間，為重要事項(xiàng)留出充足的時(shí)間；（3）會(huì)議議程不宜過(guò)于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過(guò)多；（4）提前把會(huì)議日程通知與會(huì)者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會(huì)議做出決策的時(shí)間，提高會(huì)議效率。6會(huì)議通知在確定了會(huì)議的議題、召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和場(chǎng)所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知。其內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會(huì)者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。以上關(guān)于會(huì)議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非?，嵥椋瑓s能保證

10、會(huì)議的成功與有效。9 牢記要點(diǎn)會(huì)前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有：_ 確定與會(huì)者_(dá) 選擇開(kāi)會(huì)時(shí)間_ 選擇開(kāi)會(huì)地點(diǎn)_ 進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置_ 擬訂會(huì)議日程_ 發(fā)布會(huì)議通知. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1請(qǐng)您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會(huì)議是必需的，哪些是可有可無(wú)的，哪些是對(duì)照上文可以取消的。2請(qǐng)您總結(jié)一下自己身邊的會(huì)議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？技能點(diǎn)3 如何做好會(huì)前檢查     主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)前檢查適用情景 當(dāng)需要對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢查時(shí)，查看此技能。7 技能描述在會(huì)議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查

11、，以免出現(xiàn)疏漏，從而保證會(huì)議的質(zhì)量和效果。所以，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個(gè)方面的檢查：1會(huì)議籌備期檢查（1）會(huì)議目的： 本次會(huì)議是否確實(shí)需要召開(kāi)？ 開(kāi)會(huì)的議題是否明確？（2）會(huì)議事項(xiàng)： 開(kāi)會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)？ 開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？ 會(huì)議邀請(qǐng)的對(duì)象是否合適？（3）會(huì)議通知： 與會(huì)者是否已經(jīng)得到通知？ 是否已經(jīng)將會(huì)議的宗旨、議題通知與會(huì)者？ 是否要求與會(huì)者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ 與會(huì)者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？（4）會(huì)議準(zhǔn)備： 是否已經(jīng)擬訂好會(huì)議議題的進(jìn)行順序及會(huì)議時(shí)間的分配？ 準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ 所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？ 是否已經(jīng)安排好了會(huì)議

12、記錄？ 是否需要使用相關(guān)設(shè)備？2會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查（1）活動(dòng)的宗旨；（2）活動(dòng)的范圍；（3）預(yù)算；（4）招待對(duì)象的層次；（5）總?cè)藬?shù)（查會(huì)議通知的回執(zhí)）；（6）活動(dòng)的日期及時(shí)間（注意避免與其他同業(yè)的活動(dòng)沖突）；（7）活動(dòng)天數(shù)；（8）籌備單位；（9）活動(dòng)負(fù)責(zé)人；（10）各項(xiàng)活動(dòng)的明細(xì)分工表；（11）會(huì)場(chǎng)的預(yù)定；（12）制作來(lái)賓名冊(cè)（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）；（13）會(huì)議活動(dòng)邀請(qǐng)函（應(yīng)在活動(dòng)日期的23個(gè)星期前寄達(dá)給對(duì)方）；（14）紀(jì)念品；（15）交通工具；（16）酬謝費(fèi)；（17）會(huì)場(chǎng)布置；（18）宴會(huì)的形式；（19）飲料供應(yīng)；（20）煙酒；（21）菜單的印刷；（22）花飾布置；（23）園

13、景制作；（24）看板及標(biāo)示板；（25）拍照及攝像；（26）會(huì)議桌的選擇；（27）座位順序（是否突出主賓、是否便于會(huì)議交流）；（28）胸章及名牌；（29）服務(wù)員的著裝；（30）新聞報(bào)道（文字及攝影）；（31）資料的收發(fā)；（32）住宿安排；（33）特設(shè)專用柜臺(tái)；（34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、電話費(fèi)等）；（35）用餐安排；（36）服務(wù)柜臺(tái)的工作；（37）節(jié)目表演的總預(yù)算；（38）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴；（39）展覽展示；（40）全部活動(dòng)費(fèi)用?？傊?，會(huì)前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對(duì)其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實(shí)予以貫徹落實(shí)。9 牢記要點(diǎn)會(huì)前檢查包括：_

14、會(huì)議籌備期檢查_(kāi) 會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)檢查您的會(huì)前檢查狀況如何：1您是否認(rèn)識(shí)到會(huì)前檢查的重要性？請(qǐng)結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來(lái)的？2您在進(jìn)行會(huì)前檢查時(shí)是否首先考慮到會(huì)議的必要性和目的性？如果您還沒(méi)有養(yǎng)成這樣的思考習(xí)慣，請(qǐng)您予以改進(jìn)。最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對(duì)您開(kāi)好會(huì)議是否有極大的幫助。3您所做的會(huì)前檢查是否全面、實(shí)際？請(qǐng)您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看有沒(méi)有更好的檢查方式？技能點(diǎn)4 如何處理好會(huì)中事務(wù)     主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)中事務(wù)處理適用情景 當(dāng)需要

15、了解會(huì)議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能。7 技能描述在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。而這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量高低，會(huì)直接影響到會(huì)議的進(jìn)程和效率?？梢哉f(shuō)，處理好會(huì)中事務(wù)是會(huì)議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會(huì)議的成功進(jìn)行提供了條件和保證。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面：1會(huì)議簽到會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。一般來(lái)說(shuō)，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)都要簽到。并且，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開(kāi)。而準(zhǔn)確及時(shí)的人數(shù)統(tǒng)計(jì)也為會(huì)議工作的有序安排提供了方便。會(huì)議簽到一般形式有：（1）簿式簽到。簿式簽到是指與會(huì)者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。一般來(lái)說(shuō)，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)

16、容。采用簿式簽到的方法，名單容易保存，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會(huì)議。而對(duì)于大型的會(huì)議來(lái)說(shuō)，簽到的人數(shù)眾多，容易擁擠，簿式簽到則不太方便。（2）卡式簽到?？ㄊ胶灥绞侵腹ぷ魅藛T事先把簽到卡分發(fā)給每位與會(huì)者，與會(huì)者在卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。一般來(lái)說(shuō)，簽到卡應(yīng)注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、座位號(hào)等內(nèi)容?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會(huì)造成簽到時(shí)的擁擠，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會(huì)議。（3）電腦簽到。隨著科技的發(fā)展，電腦簽到這一先進(jìn)手段更多地被應(yīng)用。采用這種方式，與會(huì)者只需在到場(chǎng)時(shí)將特制的卡片放入簽到機(jī)內(nèi)，電腦就會(huì)將與會(huì)者的姓名、號(hào)碼等信息傳到會(huì)場(chǎng)的主機(jī)，即刻完成簽到

17、。同時(shí)，將簽到卡退還本人。電腦簽到有著準(zhǔn)確、快速的優(yōu)點(diǎn)，已更多地被一些大型會(huì)議所采用。此外，還有一些簽到方式，大多根據(jù)會(huì)議的實(shí)際需要而運(yùn)用。總之，會(huì)議簽到是為了精確統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)，保證會(huì)議能夠順利進(jìn)行，必須予以重視。2會(huì)場(chǎng)服務(wù)會(huì)場(chǎng)服務(wù)的好壞直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行，好的會(huì)場(chǎng)服務(wù)是會(huì)議順利進(jìn)行及圓滿結(jié)束的必要條件。會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作的內(nèi)容比較多，主要包括以下幾點(diǎn)：（1）引導(dǎo)座位。大多數(shù)會(huì)議的與會(huì)者座位都是事先安排好的，要求與會(huì)者對(duì)號(hào)入座。同時(shí)，工作人員要引導(dǎo)對(duì)會(huì)場(chǎng)不熟悉的與會(huì)者入座。一般情況下，為了方便管理與交流，往往安排以部門為單位集中就座。在一些大型會(huì)議中，由于會(huì)場(chǎng)較大，與會(huì)者人數(shù)較多，為了做好座

18、位引導(dǎo)工作，可以在會(huì)場(chǎng)設(shè)置指示標(biāo)記，或印制會(huì)議的座次表。以便引導(dǎo)與會(huì)者快捷、方便地入座。（2）分發(fā)會(huì)議的文件資料。會(huì)議中往往有文件和材料需要分發(fā)給與會(huì)者，這就需要工作人員及時(shí)地將其送到與會(huì)者手中。文件資料的分發(fā)有兩種形式。會(huì)前分發(fā)：一般在與會(huì)者入場(chǎng)時(shí)，由工作人員在入口處分發(fā)；也可以在開(kāi)會(huì)之前在每位與會(huì)者的座位上放一份文件材料。會(huì)中分發(fā)：在會(huì)議進(jìn)行期間根據(jù)會(huì)議進(jìn)程的需要，由工作人員將文件資料分發(fā)或收回。有些會(huì)議的文件資料需要收回，一般應(yīng)在文件的右上角寫明收回時(shí)間，以及由何人收回。收回的時(shí)候應(yīng)予以登記，以免發(fā)生錯(cuò)漏。（3）維持會(huì)場(chǎng)秩序。在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，為了防止混亂的發(fā)生，阻礙會(huì)議的正常進(jìn)程，一

19、般需要有工作人員維持會(huì)場(chǎng)秩序，禁止無(wú)關(guān)人員入場(chǎng)，保證會(huì)場(chǎng)的安全。在發(fā)生意外的時(shí)候，應(yīng)及時(shí)做出有效的反應(yīng)，制止發(fā)生的無(wú)序情況。（4）信息傳遞。在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中，會(huì)場(chǎng)往往與外界是隔絕的，需要會(huì)議工作人員傳遞信息，進(jìn)行內(nèi)外的聯(lián)系，將一些緊急情況傳達(dá)給與會(huì)者。但是，在信息的傳遞過(guò)程中，工作人員必須保證對(duì)會(huì)議內(nèi)容的保密，防止泄密。3會(huì)議記錄一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議都需要有記錄。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：第一部分是記錄會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等；第二部分是記錄會(huì)議的內(nèi)容，包括會(huì)議的議題、發(fā)言情況、通過(guò)的決議、決定等。會(huì)議記錄至關(guān)重要，它是會(huì)議內(nèi)容和進(jìn)程的客觀記載，同時(shí)，也是重要的檔案資料。

20、既為撰寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議紀(jì)要提供了材料，又為日后檢查會(huì)議的執(zhí)行情況提供了依據(jù)。所以，必須認(rèn)真地做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄有以下兩種方法：（1）摘要記錄。摘要記錄就是摘錄要義，記錄會(huì)議的重點(diǎn)。例如發(fā)言者的發(fā)言要點(diǎn)、會(huì)議的決議等。摘要記錄要求合理取舍，簡(jiǎn)明扼要，重點(diǎn)突出。用簡(jiǎn)捷的語(yǔ)言準(zhǔn)確地表達(dá)會(huì)議的真實(shí)意思。因此，對(duì)記錄人員素質(zhì)的要求較高，不僅需要有速記能力，還得有較高的分析和語(yǔ)言概括能力。（2）詳細(xì)記錄。詳細(xì)記錄是按照發(fā)言人原話的方式，不加任何改動(dòng)或概括，準(zhǔn)確完整地記錄會(huì)議的所有內(nèi)容。這就對(duì)記錄的速度有極高的要求。所以，為了更加詳細(xì)及時(shí)地記錄會(huì)議內(nèi)容，記錄人員往往運(yùn)用一些速記符號(hào)。而現(xiàn)代化的會(huì)議記錄，

21、更多地使用錄音機(jī)、速錄機(jī)等設(shè)備進(jìn)行記錄?？傊瑫?huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確。這就要求記錄人員對(duì)會(huì)議記錄的工作態(tài)度必須認(rèn)真，技能必須熟練，了解會(huì)議宗旨，具有較高的專業(yè)素質(zhì)，才能勝任會(huì)議記錄工作。會(huì)中事務(wù)，事無(wú)巨細(xì)，任何一個(gè)小小的紕漏，都有可能給會(huì)議造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，職業(yè)經(jīng)理人千萬(wàn)不能疏忽大意。9 牢記要點(diǎn)會(huì)中事務(wù)工作的主要內(nèi)容有：_ 會(huì)議簽到_ 會(huì)場(chǎng)服務(wù)_ 會(huì)議記錄. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1請(qǐng)判斷下列內(nèi)容是否正確，對(duì)的請(qǐng)打“”，錯(cuò)的請(qǐng)打“×”：（1）會(huì)務(wù)工作就是指準(zhǔn)備會(huì)議過(guò)程中的工作。 （ ）（2）會(huì)務(wù)工作應(yīng)由會(huì)議籌備部門主要負(fù)責(zé)，其他部門起輔助作用即可。（ ）2思考題：試列舉

22、幾例成功的會(huì)務(wù)工作，并說(shuō)明它們?yōu)槭裁茨茏屇∠笊羁?？參考答案?（1）×； （2）。2略。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：?成功企業(yè)行政辦公管理制度范本，王榮奎主編，中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2001年。?行政經(jīng)理工作手冊(cè)，甘華鳴著，中國(guó)國(guó)際廣播出版社，2002年。?成功的會(huì)務(wù)組織，Ann J.Boehme著，中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002年。技能點(diǎn)5 如何進(jìn)行合理的會(huì)議控制     主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)議控制適用情景 當(dāng)需要進(jìn)行合理的會(huì)議控制，提高會(huì)議效率時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議有自己特殊的活動(dòng)方式，同時(shí)，也有特定

23、的適用范圍。不具備會(huì)議舉辦的可能和條件，硬要去召開(kāi)會(huì)議，只會(huì)事與愿違，造成浪費(fèi)。所以，在對(duì)會(huì)議進(jìn)行正常的管理之前先要認(rèn)真地對(duì)會(huì)議的數(shù)量及質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。同時(shí)，還要合理地控制會(huì)議的成本，爭(zhēng)取做到會(huì)議精干，效率提高，杜絕浪費(fèi)。一般來(lái)說(shuō)，合理的會(huì)議控制需要重視以下幾個(gè)方面：? 會(huì)議的數(shù)量控制在實(shí)際工作中，會(huì)議的數(shù)量經(jīng)常失控，造成非必要會(huì)議充斥其間，而真正需要開(kāi)的會(huì)議淹沒(méi)于會(huì)海之中而無(wú)法突出其作用。所以，進(jìn)行會(huì)議控制首先應(yīng)遵循盡量減少會(huì)議數(shù)量這一原則?？刂茣?huì)議數(shù)量的主要措施有：? 熟練應(yīng)用包括會(huì)議在內(nèi)的多種工作方式，如打電話、制發(fā)文件、親自指導(dǎo)等，因情制宜，選擇最有效的工作方式；? 建立嚴(yán)格的會(huì)議

24、審批制度；? 提高會(huì)議的質(zhì)量，避免及減少連帶性的冗長(zhǎng)會(huì)議；? 建立統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌安排各部門的會(huì)議，避免重復(fù)會(huì)議；? 定期對(duì)例會(huì)進(jìn)行檢查與分析，取消功能和價(jià)值不高的例會(huì)；? 合理設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，從機(jī)制上控制會(huì)議數(shù)量。? 會(huì)議的質(zhì)量控制會(huì)議的質(zhì)量表現(xiàn)為會(huì)議的效率。所以，要保證會(huì)議的功能和效率，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效的質(zhì)量控制。衡量會(huì)議質(zhì)量的主要標(biāo)準(zhǔn)：? 會(huì)議是否有召開(kāi)的必要性和明確的目的性；? 會(huì)議召開(kāi)的時(shí)機(jī)是否成熟；? 會(huì)議的規(guī)模是否適度；? 會(huì)議的節(jié)奏是否緊湊；? 會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分；? 會(huì)議能否有正面的實(shí)際效果。提高會(huì)議質(zhì)量的主要方法有下列各點(diǎn)：? 嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議審批制度，杜絕不符合程序

25、的會(huì)議；? 充分有效地做好準(zhǔn)備工作，特別是讓與會(huì)者明確會(huì)議的宗旨和目的，以及掌握相關(guān)的文件和材料；? 盡可能地控制會(huì)議的人數(shù)，精干高效；? 會(huì)議的議題集中，會(huì)議日程緊湊；? 保持良好的會(huì)場(chǎng)秩序，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境；? 實(shí)行有效的措施監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行的全過(guò)程，保證會(huì)議的有效性；? 提高會(huì)議主持人的能力，有效掌控會(huì)議。充分利用電視、電話、錄像、圖板、照片、模型等現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高信息的傳遞效率，改變傳統(tǒng)會(huì)議模式，節(jié)省時(shí)間。? 會(huì)議的成本控制現(xiàn)代企業(yè)管理應(yīng)該注重投入與產(chǎn)出的比例。因此，對(duì)會(huì)議成本的核算不可忽視。會(huì)議成本包括會(huì)議所花費(fèi)的費(fèi)用總和和與會(huì)者所消耗的時(shí)間資源。對(duì)于費(fèi)用總和的計(jì)算，現(xiàn)在，國(guó)外流行

26、一種計(jì)算公式：會(huì)議成本 = 2A × B × T其中：A為與會(huì)者的平均工資（以小時(shí)計(jì)）的3倍；B為參加會(huì)議的人數(shù)；T為會(huì)議時(shí)間。時(shí)間的價(jià)值目前還難以量化，一般用倒推法來(lái)計(jì)算。即假定與會(huì)者在這一段會(huì)議時(shí)間若不開(kāi)會(huì)，而進(jìn)行正常的工作所可能創(chuàng)造的價(jià)值?？傊?，要控制會(huì)議的成本，首先需要將會(huì)議的費(fèi)用進(jìn)行精確的計(jì)算，做出會(huì)議預(yù)算，對(duì)預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)格的審批。同時(shí)，強(qiáng)化人們的時(shí)間觀念，提高辦事效率，在減少會(huì)議數(shù)量的同時(shí)，也減少無(wú)形資源的支出。9 牢記要點(diǎn)合理的會(huì)議控制要做到：_ 控制會(huì)議的數(shù)量_ 提高會(huì)議的質(zhì)量_ 控制會(huì)議的成本. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1判斷下列描述的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“

27、”，錯(cuò)的打“×”。（1）會(huì)議的重要性和成本之間存在正比例關(guān)系。 （ ）（2）會(huì)議的成本控制得越低越好。 （ ）2列舉出幾個(gè)您認(rèn)為功能和效率不高的會(huì)議，指出其問(wèn)題所在，并找出合適的解決方法。參考答案：1（1）×； （2）×。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 辦公室文秘事務(wù)處理技巧，方圓編著，石油工業(yè)出版社，2001年。? 現(xiàn)代秘書(shū)學(xué)通論，王熙梅、王景清主編，海洋出版社，1993年。技能點(diǎn)6 如何做好會(huì)后工作     主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)后工作適用情景 當(dāng)會(huì)議結(jié)束后，需要做一些相關(guān)工作以落實(shí)

28、會(huì)議精神時(shí)，查看此技能。7 技能描述一個(gè)會(huì)議要取得真正的成功，不僅取決于會(huì)議過(guò)程的順利與否，更在于會(huì)議的決議和精神是否真正被貫徹執(zhí)行。因此，在會(huì)議結(jié)束之后，仍有許多總結(jié)和落實(shí)的工作需要認(rèn)真去做。否則，會(huì)議就變成了紙上談兵，沒(méi)有任何實(shí)際的指導(dǎo)意義。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)后工作有以下幾個(gè)方面：? 會(huì)務(wù)工作總結(jié)會(huì)務(wù)工作總結(jié)往往以總結(jié)會(huì)的形式進(jìn)行。對(duì)會(huì)議組織及服務(wù)工作的全過(guò)程進(jìn)行總結(jié)，找出其中的漏洞與不足，從中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免再次犯錯(cuò)。同時(shí)，對(duì)會(huì)議工作人員進(jìn)行表彰與鼓勵(lì)。? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是為了方便交流情況。因此，要求簡(jiǎn)報(bào)要真實(shí)地反映會(huì)議的內(nèi)容，并且做到文字簡(jiǎn)練，篇幅短小，著重反映會(huì)議中的重要問(wèn)題。簡(jiǎn)報(bào)的印

29、發(fā)數(shù)量和發(fā)送范圍應(yīng)視需要而定。應(yīng)對(duì)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)進(jìn)行編號(hào)，以便于分類歸檔。通常會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)有兩種寫法：一是指導(dǎo)式寫法。即采用新聞報(bào)道的形式反映會(huì)議情況，從會(huì)議中選取有價(jià)值的內(nèi)容。二是轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。即直接登載某些會(huì)議的發(fā)言，在前面配發(fā)一定的按語(yǔ)或評(píng)論，以強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義。? 會(huì)議紀(jì)要為更好地貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，會(huì)議結(jié)束后，通常要根據(jù)會(huì)議宗旨和精神撰寫會(huì)議紀(jì)要印發(fā)給有關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要是紀(jì)實(shí)，必須反映會(huì)議的真實(shí)意思，不應(yīng)摻雜個(gè)人的主觀意見(jiàn)。同時(shí)，會(huì)議紀(jì)要必須簡(jiǎn)明扼要，語(yǔ)言精練概括，內(nèi)容全面、條理清晰、主次得當(dāng)。會(huì)議紀(jì)要是為宣傳、貫徹會(huì)議宗旨服務(wù)的。所以，撰寫者必須準(zhǔn)確理解會(huì)議宗旨，把握會(huì)議的精神實(shí)質(zhì)，并貫穿

30、于紀(jì)要的始終。一般來(lái)說(shuō)，撰寫者應(yīng)該參加會(huì)議的全過(guò)程。這樣便于他理解會(huì)議精神，消化會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議紀(jì)要一般可分為兩部分：第一，簡(jiǎn)述會(huì)議情況，包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議目的、討論結(jié)果等。第二，闡述會(huì)議的主要精神，所討論的主要問(wèn)題，做出的正式?jīng)Q定等。這是會(huì)議紀(jì)要的主體，往往要對(duì)會(huì)議的原始記錄進(jìn)行提煉、選擇。會(huì)議紀(jì)要寫完之后需要經(jīng)過(guò)有關(guān)人員的審核，審核通過(guò)后及時(shí)發(fā)給有關(guān)部門。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要的方式有兩種：一是全文印發(fā)，二是摘錄需要的部分印發(fā)。所以，應(yīng)視不同情況采用恰當(dāng)?shù)姆绞?。如果?huì)議紀(jì)要的內(nèi)容具有機(jī)密性，應(yīng)注明密級(jí)。并且印發(fā)紀(jì)要編制序號(hào)，以便歸檔保存。? 文件資料的收退一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議文件需要退回有

31、以下幾個(gè)原因：其一，一些文件內(nèi)容有高度的機(jī)密性，為防止泄密，不宜擴(kuò)散；其二，一些文件屬于參考性質(zhì)，與會(huì)議的精神并不完全相符，如果擴(kuò)散會(huì)影響會(huì)議精神的準(zhǔn)確傳達(dá)；其三，一些文件記錄了會(huì)議中與會(huì)人員的即席發(fā)言，不宜擴(kuò)散。文件資料的收退有多種方法，在一些小型的日常會(huì)議中，如與會(huì)者之間比較熟悉，可直接口頭交代，進(jìn)行文件的收交。而召開(kāi)一些大型的會(huì)議往往事先開(kāi)具文件資料的清單，由工作人員分發(fā)給與會(huì)者，要求在會(huì)后按照清單將文件資料退回。? 議定事項(xiàng)的檢查催辦議定事項(xiàng)的檢查催辦是會(huì)后工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它可以保證會(huì)議的精神真正落到實(shí)處。而且它還有利于會(huì)后信息的及時(shí)反饋。一般來(lái)說(shuō)，議定事項(xiàng)的檢查催辦應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)，并

32、制定相關(guān)的登記及匯報(bào)制度。檢查人員可以用電話催辦、發(fā)放催辦通知單或親自檢查催辦。在檢查催辦的同時(shí)應(yīng)隨時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)相關(guān)情況并接受指導(dǎo)?？傊?，會(huì)后工作是會(huì)議管理的收尾工作，看似可有可無(wú)，實(shí)際上卻非常重要。經(jīng)理人在對(duì)會(huì)后工作進(jìn)行管理過(guò)程中，一定要注意上文列舉的諸多注意事項(xiàng)。9 牢記要點(diǎn)會(huì)后工作的主要內(nèi)容有：_ 會(huì)務(wù)工作總結(jié)_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)_ 撰寫及印發(fā)會(huì)議紀(jì)要_ 文件資料的收退_ 議定事項(xiàng)的催辦. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：會(huì)后工作是個(gè)需要注意的問(wèn)題，您和您的組織是否意識(shí)到這一點(diǎn)了，看看有哪些方面是和本文講到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改進(jìn)的方法。關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例

33、如：? 實(shí)用秘書(shū)工作手冊(cè)，王千弓等編，光明日?qǐng)?bào)出版社，1987年。? 現(xiàn)代秘書(shū)實(shí)用手冊(cè)，蔡翔、李保華編譯，中國(guó)卓越出版公司，1990年。技能點(diǎn)7 如何掌握會(huì)議管理的技巧     主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)議管理技巧適用情景 當(dāng)需要了解一些會(huì)議的注意事項(xiàng)時(shí)，查看此技能。7 技能描述會(huì)議的進(jìn)行和管理需要科學(xué)化、合理化，這樣才能達(dá)到預(yù)期目的，這其中有著許多的注意事項(xiàng)以及一定的技巧與方法。如果會(huì)議管理者掌握了這些技巧，無(wú)疑會(huì)對(duì)會(huì)議的管理大有幫助，使會(huì)議能夠順利進(jìn)行，從而事半功倍。1會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)在會(huì)議進(jìn)行的整個(gè)過(guò)程中，為了保證會(huì)

34、議能夠高效進(jìn)行，必須隨時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正一些問(wèn)題。包括：（1）開(kāi)會(huì)和散會(huì)是否準(zhǔn)時(shí)？（2）會(huì)議議題的說(shuō)明是否簡(jiǎn)練、明確？（3）是否有無(wú)法討論的議題？（4）會(huì)議是否按照程序進(jìn)行？（5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？（6）是否批評(píng)某人的發(fā)言？（7）是否有人發(fā)言過(guò)于感情用事？（8）是否有人竊竊私語(yǔ)？（9）是否得出了明確的會(huì)議結(jié)論？（10）是否找到了解決與會(huì)者意見(jiàn)對(duì)峙的辦法？（11）是否尊重了少數(shù)人的意見(jiàn)和想法？（12）是否正確記錄了決定的事項(xiàng)？（13）是否妥善保管了會(huì)議記錄？以上問(wèn)題經(jīng)常在會(huì)議進(jìn)行的過(guò)程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會(huì)對(duì)會(huì)議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會(huì)議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。2主持會(huì)議的注意事項(xiàng)許多會(huì)議

35、都設(shè)有主持人，以便于會(huì)議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會(huì)議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識(shí)，并且運(yùn)用一定的技巧。一般來(lái)說(shuō)，主持會(huì)議需要注意以下事項(xiàng)：（1）清楚開(kāi)會(huì)的時(shí)間；（2）充分了解會(huì)議目的，把握會(huì)議主題；（3）引導(dǎo)與會(huì)者積極參與會(huì)議討論；（4）讓與會(huì)者公平自由地表達(dá)意見(jiàn)，不要擅自指定發(fā)言；（5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時(shí)，應(yīng)有撥亂反正的能力；（6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時(shí)予以扭轉(zhuǎn)；（7）客觀地接受每位與會(huì)者的意見(jiàn)，并及時(shí)總結(jié)歸納；（8）對(duì)會(huì)議的議案，應(yīng)付諸表決，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則；（9）會(huì)議的結(jié)論獲得通過(guò)后，當(dāng)場(chǎng)宣讀會(huì)議決定的事項(xiàng)。主持人的工作水平高低對(duì)會(huì)議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會(huì)前進(jìn)行

36、充分的準(zhǔn)備，有針對(duì)性地做一些模擬練習(xí)。3參加會(huì)議的注意事項(xiàng)作為會(huì)議的主體，與會(huì)者必須真正地投入到會(huì)議中去，這樣，才能保證會(huì)議能取得成功。作為與會(huì)者，必須注意以下幾個(gè)方面：（1）事先了解會(huì)議的宗旨、目的，并對(duì)議題進(jìn)行研究；（2）準(zhǔn)時(shí)出席，如果因故無(wú)法出席，必須事先請(qǐng)假；（3）積極發(fā)言，真實(shí)地表達(dá)個(gè)人意見(jiàn)，不要有所保留；（4）發(fā)言要言簡(jiǎn)意賅，避免長(zhǎng)篇大論，并且要注意發(fā)言時(shí)機(jī)；（5）避免發(fā)言偏離議題；（6）認(rèn)真聽(tīng)取與自己不同的意見(jiàn)；（7）反駁不同意見(jiàn)時(shí)，要注意態(tài)度和語(yǔ)氣；（8）注意自己的發(fā)言時(shí)間，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會(huì)；（9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭(zhēng)論不休；（10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)

37、的原則。4會(huì)議提問(wèn)的注意事項(xiàng)提問(wèn)是會(huì)議中常見(jiàn)的方式，也是最重要的方式之一。因此，會(huì)議的提問(wèn)必須做到合情合理。否則，不適當(dāng)?shù)奶釂?wèn)不僅會(huì)影響會(huì)議的順利進(jìn)行，還可能挫傷與會(huì)者的積極性。所以，注重會(huì)議的提問(wèn)方法和提問(wèn)技巧是必要的，有助于達(dá)到提問(wèn)的預(yù)期目的。提問(wèn)的方式有：（1）間接提問(wèn)：不指名道姓，面向全體與會(huì)人員提問(wèn)；（2）直接提問(wèn)：指名道姓地向特定的人發(fā)問(wèn)；（3）反問(wèn)：在與會(huì)者提問(wèn)之后，會(huì)議主席并不立刻回答，而是反問(wèn)提問(wèn)者或其他與會(huì)者。提問(wèn)時(shí)應(yīng)該注意的問(wèn)題：（1）使用正確的語(yǔ)言；（2）提問(wèn)的問(wèn)題要反映會(huì)議的主旨；（3）要提出引人深思的問(wèn)題；（4）提問(wèn)的語(yǔ)氣要親切；（5）提問(wèn)的順序要得當(dāng)；（6）提問(wèn)的

38、問(wèn)題應(yīng)便于回答；（7）提問(wèn)應(yīng)說(shuō)明問(wèn)題的重點(diǎn)?？傊?，會(huì)議的提問(wèn)是一門藝術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)問(wèn)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)這一點(diǎn)是提高會(huì)議提問(wèn)水平和效率的必備技能。9 牢記要點(diǎn)會(huì)議管理的注意事項(xiàng)有：_ 會(huì)議進(jìn)程中的注意事項(xiàng)_ 主持會(huì)議的注意事項(xiàng)_ 參加會(huì)議的注意事項(xiàng)_ 會(huì)議提問(wèn)的注意事項(xiàng). 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：檢查您對(duì)一些會(huì)議注意事項(xiàng)和技巧的掌握程度：1您是否重視挑選高水平的會(huì)議主持人？試著列舉出具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反思，看看有沒(méi)有更好的方法和模式。2您是否注意提高會(huì)議發(fā)言和討論的質(zhì)量？對(duì)于會(huì)議發(fā)言和討論中存在的問(wèn)題，有沒(méi)有切實(shí)有效的改進(jìn)措施，請(qǐng)您總結(jié)一下。3您是否注意到進(jìn)行會(huì)議提問(wèn)時(shí)的方式、方法？有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)更好的方

39、法？對(duì)現(xiàn)存的有待改進(jìn)的問(wèn)題，請(qǐng)您拿出具體的解決方案。4將一些會(huì)議的注意事項(xiàng)和技巧進(jìn)行總結(jié)提煉，制定成會(huì)議管理的規(guī)范，并在相關(guān)人員范圍內(nèi)進(jìn)行學(xué)習(xí)。第二章 文書(shū)管理技能點(diǎn)1 如何遵循文書(shū)管理原則     主 題 詞 行政管理·文書(shū)管理·管理原則適用情景 當(dāng)需要遵循文書(shū)管理的基本規(guī)則時(shí)，查看此技能。7 技能描述掌握了文書(shū)管理的基本規(guī)則，就把握住了文書(shū)管理的基本特點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)管理應(yīng)當(dāng)遵循以下幾條原則：? 簡(jiǎn)潔明了文書(shū)是用來(lái)傳遞信息的重要工具，簡(jiǎn)潔明了的文書(shū)表達(dá)形式更有利于信息的準(zhǔn)確傳達(dá)和信息接受方的準(zhǔn)確接受。例如，用第一章、第一條等類似

40、的章節(jié)體的表達(dá)方式，更有利于清晰表達(dá)所規(guī)定的事項(xiàng)。一般來(lái)說(shuō)，文書(shū)應(yīng)該是一事一文。文書(shū)標(biāo)題的選擇更應(yīng)把握簡(jiǎn)潔明了的原則，能夠準(zhǔn)確明確地表達(dá)文書(shū)內(nèi)容。? 準(zhǔn)確及時(shí)日常管理中，文書(shū)的運(yùn)用都具有及時(shí)有效的特點(diǎn)。文書(shū)一般是針對(duì)特定的人和特定的事情而做的。信息只有在最快的時(shí)間內(nèi)傳送出去，才能真正地發(fā)揮信息的作用，提高企業(yè)的行政管理效率。這也是文書(shū)管理的本質(zhì)所在。由于信息的準(zhǔn)確性離不開(kāi)文書(shū)的準(zhǔn)確表達(dá)，因而文書(shū)管理過(guò)程中絕不可以為了求快而放棄了文書(shū)的生命準(zhǔn)確性。特別是對(duì)于文書(shū)中所引用的其他文件，更應(yīng)該注明其出處。? 嚴(yán)格保密文書(shū)的內(nèi)容關(guān)系到一個(gè)企業(yè)日常管理的方方面面，有許多甚至是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的重要文件。這就

41、決定了文書(shū)的管理應(yīng)該具有保密性。特別是對(duì)于一些機(jī)密文件的保管更應(yīng)該是管理中的重中之重。文印室人員更應(yīng)該樹(shù)立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意泄露本公司的商業(yè)秘密，不得私自截留任何文件。? 統(tǒng)一管理文書(shū)管理針對(duì)的是全體員工，文書(shū)內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一，傳達(dá)信息應(yīng)該一致，文書(shū)格式應(yīng)該規(guī)范、具體，管理應(yīng)該統(tǒng)一便捷。? 注重程序公文的受理、制發(fā)、歸檔都有著嚴(yán)格的程序規(guī)定。在日常管理中只有嚴(yán)格依程序辦事，才能最大程度地簡(jiǎn)化文書(shū)管理，使之行之有效。 例如在公文的歸檔這樣一個(gè)大的程序上就可以分為：平時(shí)歸卷、立卷、歸檔以及送交檔案室等不同的子程序?？傊臅?shū)管理的優(yōu)劣往往取決于文書(shū)管理人員本身的素質(zhì)高低，只有嚴(yán)格按規(guī)則辦事，才能

42、達(dá)到事半功倍的效果。9 牢記要點(diǎn)文書(shū)管理應(yīng)遵循的基本原則：_ 簡(jiǎn)潔明了_ 準(zhǔn)確及時(shí)_ 嚴(yán)格保密_ 統(tǒng)一管理_ 注重程序. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：評(píng)價(jià)一下您所在單位的文書(shū)管理工作及文書(shū)管理人員，看一看這方面的工作是否嚴(yán)格按文書(shū)管理規(guī)則辦事？關(guān)于這方面的學(xué)習(xí)資源有很多，例如：? 現(xiàn)代成功企業(yè)行政辦公管理文案范本，石向彤主編，中國(guó)時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2002年。? 秘書(shū)工作手冊(cè)，孫云潔等編著，工人出版社，1985年。技能點(diǎn)2 如保設(shè)置文書(shū)管理部門     主 題 詞 行政管理·文書(shū)管理·文書(shū)管理部門設(shè)置適用情景 當(dāng)需要設(shè)置文書(shū)管理部門

43、或調(diào)整文書(shū)管理部門時(shí)，查看此技能。7 技能描述企業(yè)想要運(yùn)行高效，必須有一個(gè)合理的企業(yè)部門的設(shè)置。只有分工到位，才能形成統(tǒng)一化、專業(yè)化的管理模式，做到企業(yè)上下圍繞企業(yè)目標(biāo)共同努力，協(xié)調(diào)一致。如何設(shè)置文書(shū)管理機(jī)構(gòu)呢？何種部門適合擔(dān)當(dāng)此任務(wù)呢？1總收發(fā)部門由總務(wù)部門統(tǒng)一擔(dān)任?？偣靖鞑块T與外界來(lái)往文書(shū)的收發(fā)由總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書(shū)收受及發(fā)送。2管理部門由于各個(gè)部門的管理分工不同，依照其不同的職能特點(diǎn)，可以讓它們擔(dān)當(dāng)不同的管理任務(wù)。例如：各公司總經(jīng)理室或管理處，負(fù)責(zé)管理各部、室、中心及以公司名義與外界來(lái)往的文書(shū)；各業(yè)務(wù)部門的最高主管部門，

44、負(fù)責(zé)管理營(yíng)業(yè)、采購(gòu)、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門的文書(shū)；各公司（工廠）經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門），負(fù)責(zé)管理其所在地域與外界來(lái)往的地區(qū)性文書(shū)；各分公司、部門間的來(lái)往文書(shū)，原則上以廠、處、部、室部門為管理部門。3主辦及會(huì)辦部門（1）資料需報(bào)送工廠主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或獨(dú)立廠區(qū)的管理部門主辦，由法律事務(wù)室會(huì)辦；（2）資料需報(bào)送外匯貿(mào)易主管機(jī)構(gòu)的，由資材部主辦，由法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部會(huì)辦；（3）資料需報(bào)送新聞媒體的，由秘書(shū)室主辦，但是如果資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項(xiàng)，應(yīng)先報(bào)告董事長(zhǎng)核定后才能對(duì)外發(fā)布；（4）資料需報(bào)送股東及一般性客戶的，由公司總經(jīng)理室主辦，但編印前必須先會(huì)晤法律事務(wù)室。（5）資料需報(bào)

45、送金融機(jī)構(gòu)的，由財(cái)務(wù)部主辦；需報(bào)送稅務(wù)主管機(jī)構(gòu)的，由各公司會(huì)計(jì)處主辦；需報(bào)送商業(yè)及證券主管機(jī)構(gòu)的，由各公司總經(jīng)理室或證券辦主辦。總而言之，資料報(bào)送部門的分類和設(shè)置，一定要本著必要和有限的原則，在此基礎(chǔ)上，確定文書(shū)管理部門設(shè)置和工作流程。9 牢記要點(diǎn)文書(shū)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的要點(diǎn)：_ 總收發(fā)部門的設(shè)置_ 管理部門的設(shè)置_ 主辦及會(huì)辦部門的設(shè)置. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請(qǐng)您判斷以下說(shuō)法的對(duì)錯(cuò)，對(duì)的打“”，錯(cuò)的打“×”。1文書(shū)管理工作可以由行政部門代行，沒(méi)有必要再單設(shè)專門機(jī)構(gòu)。 （ ）2文書(shū)管理人員要重在經(jīng)驗(yàn)，而不是理論。 （ ）參考答案：1.×； 2.。技能點(diǎn)3 如何進(jìn)行文書(shū)

46、的行文     主 題 詞 行政管理·文書(shū)管理·文書(shū)行文規(guī)范適用情景 當(dāng)面對(duì)不同的發(fā)文對(duì)象需要選用不同的文書(shū)形式時(shí)，查看此技能。7 技能描述企業(yè)在日常行政管理過(guò)程中，要面對(duì)各種各樣的對(duì)象，發(fā)文對(duì)象的不同決定了文書(shū)寫作方式的不同，文書(shū)寫作絕不能夠千篇一律。就如同在不同的場(chǎng)合我們會(huì)有不同的著裝，見(jiàn)到不同的人說(shuō)不同的話的道理一樣，這既體現(xiàn)了格式的規(guī)范，也是對(duì)發(fā)文對(duì)象的尊重。1 公文類別（1）公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布時(shí)使用。（2）公函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對(duì)機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行文或公司與公司之間及公司內(nèi)各部門間行文使用。（3）便函：

47、在企業(yè)、部門間或企業(yè)內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用。（4）簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用（5）表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。（6）其他：司法文書(shū)依司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?；合同文?shū)依法律、法規(guī)的規(guī)定實(shí)施；會(huì)議記錄及例行報(bào)表等不必行文；業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)必須使用電報(bào)。2行文權(quán)限判別行文時(shí)名義不同，署名就會(huì)不同，如何判別這些署名的正確性呢？這就要求需要?jiǎng)澐植煌臋?quán)限。（1）以董事長(zhǎng)署名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長(zhǎng)審核執(zhí)行。以總經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理審核執(zhí)行。（2）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員執(zhí)行。（3）總

48、管理處各部室、中心代表公司對(duì)外行文須由該部門經(jīng)理（主任）執(zhí)行，以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者，應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理審核執(zhí)行。（4）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管執(zhí)行。（5）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義須蓋用董事長(zhǎng)或總經(jīng)理的業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)由該業(yè)務(wù)主管部門主管在授權(quán)范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后方能蓋用。（6）固定格式行文，應(yīng)由署名的主管對(duì)原稿審核后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。總之，文書(shū)行文有著特定的規(guī)范，寫作者必須遵守這些規(guī)范，如此，才能使文書(shū)合理，并能準(zhǔn)確發(fā)揮作用，從而減少不必要的麻煩。9 牢記要點(diǎn)文書(shū)行文時(shí)要特別注意：_ 公文類別_ 行文權(quán)限. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)

49、題：請(qǐng)檢查您的企業(yè)是否意識(shí)到行文的重要性：1您的企業(yè)行文都有哪些方式？有沒(méi)有可利用的更好的方式？建議您對(duì)此進(jìn)行反思。2請(qǐng)您從行文規(guī)范的角度檢查一下企業(yè)在行文時(shí)的做法是否符合規(guī)定的要求，需要采取哪些措施進(jìn)行改進(jìn)。3您認(rèn)為企業(yè)在文書(shū)管理行文方面還有哪些需要改進(jìn)的地方？最好和同類或相似的企業(yè)進(jìn)行一下比較，以查漏補(bǔ)缺、取長(zhǎng)補(bǔ)短。技能點(diǎn)4 如何收發(fā)文書(shū)     主 題 詞 行政管理·文書(shū)管理·文書(shū)收發(fā)適用情景 當(dāng)各種文書(shū)紛紛到達(dá)公司需要分門別類時(shí)，查看此技能。7 技能描述現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)，各種信息的及時(shí)交流變得越來(lái)越重要。面對(duì)各種文書(shū)紛至沓來(lái)，文書(shū)

50、管理人員如何才能避免手忙腳亂，這就需要掌握熟練的文書(shū)收發(fā)技巧。1文書(shū)收發(fā)部門文書(shū)收發(fā)工作，一般企業(yè)都會(huì)讓總務(wù)部來(lái)負(fù)責(zé)。有些還特別要求總務(wù)部文秘室進(jìn)行統(tǒng)一接收處理。公司各部、處、室都要設(shè)文書(shū)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件的分發(fā)、保管工作。在文書(shū)管理部門還須設(shè)立一名信使，負(fù)責(zé)在各部門之間傳遞各類文書(shū)，以使文書(shū)在各部門順暢流通。2文書(shū)收發(fā)要求（1）一般文書(shū)在啟封后，分送各部門、科室。（2）私人文書(shū)不必開(kāi)啟，直接送收信人。（3）送各部門、科室的文書(shū)若有差錯(cuò)，必須立即退回到文書(shū)收發(fā)部門。（4）啟封后，編上文書(shū)的收發(fā)編號(hào)，注明收發(fā)編號(hào)和收發(fā)日期。（5）文書(shū)當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書(shū)。（6）絕密文件或親啟文書(shū)，必

51、須直接送交當(dāng)事者，由文書(shū)當(dāng)事者開(kāi)封與處置。（7）文書(shū)中夾帶的所有附加物品，必須原樣送到當(dāng)事人手中。3需登記的文書(shū)（1）在一般文書(shū)或送交部門的普通文書(shū)中，如果判定或者未開(kāi)啟也能判斷是重要文書(shū)或者夾有重要物品的文書(shū)要登記。（2）專人傳遞送達(dá)的文書(shū)要登記。（3）標(biāo)有“絕密”類或親啟類字樣的文書(shū)要登記。4規(guī)定時(shí)間以外的文書(shū)收發(fā)在制度工作時(shí)間外接到文書(shū)，如果值班人員能夠判定是緊急重要的文書(shū)，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書(shū)，應(yīng)該立即通知秘書(shū)室主任；其他次重要文書(shū)，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理?？傊臅?shū)的收發(fā)是個(gè)具體過(guò)程，大量的細(xì)節(jié)需要注意，必須明確程序和各個(gè)步驟，如此，才能有條不紊，使收發(fā)工作有

52、序運(yùn)行。9 牢記要點(diǎn)文書(shū)收發(fā)管理要做到：_ 設(shè)置專門部門_ 注意文書(shū)收發(fā)要求_ 部分文書(shū)需要登記_ 制度工作時(shí)間外文書(shū)要注意查收. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：1您認(rèn)為文書(shū)收發(fā)制度的建立對(duì)于您的企業(yè)產(chǎn)生了怎樣有益的作用？2請(qǐng)舉出您的企業(yè)中有哪些需要登記的企業(yè)文書(shū)？技能點(diǎn)5 如何寄發(fā)文書(shū)     主 題 詞 行政管理·文書(shū)管理·文書(shū)寄發(fā)適用情景 當(dāng)文書(shū)對(duì)象距離很遠(yuǎn)，在與其進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)需要傳遞文書(shū)時(shí)，查看此技能。7 技能描述公司的各個(gè)部門和業(yè)務(wù)伙伴不可能都在同一個(gè)地點(diǎn)。當(dāng)面對(duì)距離較遠(yuǎn)的文書(shū)對(duì)象應(yīng)該如何運(yùn)用文書(shū)呢？在這個(gè)時(shí)候，就不得不將

53、文書(shū)用郵寄的方式送到對(duì)方的手中，這個(gè)時(shí)候能夠保證文書(shū)在最短的時(shí)間內(nèi)送達(dá)，就是最具時(shí)效性的文書(shū)傳遞方式。? 寄發(fā)寄發(fā)公司外的一般文書(shū)，各部門、科室及有關(guān)人員封緘之后，直接送交文秘室統(tǒng)一寄發(fā)。文秘室匯集所有待發(fā)文書(shū)，做好文書(shū)發(fā)送登記。待發(fā)文書(shū)必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送出去。特快專遞以及電報(bào)等文書(shū)，必須及時(shí)發(fā)出。? 重要文件機(jī)密或親啟文件，文秘科必須加蓋“絕密”、“密”、“親啟”等字樣印章后發(fā)送，并給發(fā)文部門、科室或發(fā)文者以必要的回復(fù)。其他重要文書(shū)或快遞文書(shū)，必須加蓋“專遞”、“面呈”、“快遞”等字樣印章，并給發(fā)文當(dāng)事者必要的回復(fù)。? 費(fèi)用郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用由文秘科統(tǒng)一開(kāi)支。文秘科須按月決算全部郵費(fèi)與電報(bào)費(fèi)用開(kāi)支。待發(fā)電報(bào)必須填寫“文書(shū)發(fā)送登記簿”，由文秘科負(fù)責(zé)發(fā)送。總之，寄發(fā)文書(shū)是個(gè)需要通盤考慮的問(wèn)題，而且，確保文書(shū)的有效送達(dá)，更是經(jīng)理人必須時(shí)時(shí)提醒的。9 牢記要點(diǎn)文書(shū)郵寄應(yīng)該注意：_ 寄發(fā)要由專門部門負(fù)責(zé)_ 重要文件加蓋印章_ 費(fèi)用統(tǒng)一. 實(shí)踐練習(xí)請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題：請(qǐng)您根據(jù)自己的理解判斷下列說(shuō)法的正誤，正確的請(qǐng)打“”，錯(cuò)誤的請(qǐng)打“×”：1郵寄文書(shū)的費(fèi)用應(yīng)該由文秘科統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 （ ）2對(duì)于一般文件也應(yīng)該加蓋印章。 （ ）3待發(fā)電報(bào)