應(yīng)用文寫作-會(huì)議管理

1、高效管理會(huì)議高效管理會(huì)議 據(jù)調(diào)查，經(jīng)理級(jí)和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會(huì)上。美國權(quán)威機(jī)構(gòu)的統(tǒng)計(jì)表明，每年企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅?huì)議管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。 另一項(xiàng)調(diào)查表明，企業(yè)80%的員工提升來源于其在會(huì)議上的表現(xiàn)引起上司的注意和賞識(shí)。 如何開會(huì)，如何使會(huì)議有效益和如何開會(huì)，如何使會(huì)議有效益和有效率，對(duì)于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有效率，對(duì)于企業(yè)和企業(yè)人來說，都具有重要的意義。有重要的意義。 會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？ ？ 整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！ 一、一、 初識(shí)會(huì)議初識(shí)會(huì)

2、議會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻繁會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的意義會(huì)議的意義1、會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道2、會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3、會(huì)議是一種群體溝通的方式集思廣益圖集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的目的會(huì)議的目的1、開展有效的溝通2、傳達(dá)資訊3、監(jiān)督員工工作、協(xié)調(diào)矛盾4、達(dá)成協(xié)議與解決問題5、決策和資源共享6、開發(fā)創(chuàng)意7、激勵(lì)士氣8、鞏固地位達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評(píng)議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類會(huì)議的種類 按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)方式分類 按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分類1.團(tuán)

3、隊(duì)會(huì)議2.一對(duì)一會(huì)議1.面對(duì)面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議（例會(huì)）5.集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議：固定的部門會(huì)議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：至少每?jī)稍乱淮谓ㄗh頻率：至少每?jī)稍乱淮巫⒁馐马?xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會(huì)議全體會(huì)議建議頻率：隨時(shí)建

4、議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境讓公司陷入工作無序的可怕境地。地。處理突發(fā)事件的會(huì)議處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超生，但是會(huì)議長(zhǎng)度最好不要超過過1小時(shí)。小時(shí)。一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本的計(jì)算1、會(huì)議的時(shí)間成本、會(huì)議的時(shí)間成本2、直接的會(huì)議成本、直接的會(huì)議成本3、效率損失成本、效率損失成本會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的（

5、與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅游時(shí)間與會(huì)者的旅游時(shí)間+會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）人員工作時(shí)間） 會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本 金錢成本金錢成本=與會(huì)人員時(shí)間成本與會(huì)人員時(shí)間成本與會(huì)人員與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水平均每小時(shí)的薪水會(huì)議的時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本 時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者的旅游時(shí)間+會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間） 會(huì)議成本并不是很直觀轉(zhuǎn)化為金錢成本 金錢成本=與會(huì)人員時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本 直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本=會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)+會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)+交通

6、費(fèi)用交通費(fèi)用+食宿費(fèi)用食宿費(fèi)用+會(huì)議資料準(zhǔn)備費(fèi)會(huì)議資料準(zhǔn)備費(fèi) 效率損失的費(fèi)用效率損失的費(fèi)用 開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。練習(xí)：練習(xí)：假設(shè)你是某班班長(zhǎng)，要組織某主題班會(huì)，假設(shè)你是某班班長(zhǎng)，要組織某主題班會(huì)，請(qǐng)你計(jì)算班會(huì)召開的成本。請(qǐng)你計(jì)算班會(huì)召開的成本。（時(shí)間成本、直接會(huì)議成本、效率成本）（時(shí)間成本、直接會(huì)議成本、效率成本）二、會(huì)議效率不高的原因及解決方案二、會(huì)議效率不高的原因及解決方案1、會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理2、高效會(huì)議的八大特征3、會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高的原因項(xiàng)項(xiàng) 次次原

7、因原因具體表現(xiàn)具體表現(xiàn)（1）時(shí)間安排得不合適會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能不夠參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開會(huì)前沒有通知參會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）目的和結(jié)果不明確開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失

8、敗。會(huì)議的三大致命傷1、主持人的技巧2、會(huì)議的地點(diǎn)3、會(huì)議的準(zhǔn)備工作如何進(jìn)行預(yù)防性管理如何進(jìn)行預(yù)防性管理效率不高的原因效率不高的原因預(yù)防性管理措施預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有

9、的參會(huì)者。高效會(huì)議的八大特征高效會(huì)議的八大特征1、只在必要時(shí)召集2、會(huì)前充分籌劃3、擬訂和分發(fā)會(huì)議程表4、遵守時(shí)間5、一切按部就班6、請(qǐng)最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席7、作出評(píng)論和歸納8、記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類會(huì)議規(guī)范種類1、時(shí)間安排方面的規(guī)范2、固定的會(huì)議流程規(guī)范3、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范 上午午9:30-10:00點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間需一段時(shí)間才能進(jìn)入

10、工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。 上午上午10-12點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。談的最佳時(shí)機(jī)。 下午下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。固定會(huì)

11、議流程固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范開始開始?xì)g迎歡迎會(huì)議目的會(huì)議目的議程議程具體時(shí)間具體時(shí)間安排安排規(guī)章制度規(guī)章制度3議程議程1分享話題和目標(biāo)分享話題和目標(biāo)交換信息交換信息產(chǎn)生生意產(chǎn)生生意/做決定做決定/確認(rèn)行確認(rèn)行動(dòng)動(dòng)總結(jié)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。點(diǎn)。 （1）一個(gè)中心）一個(gè)中心 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度

12、；指定會(huì)議記錄人。安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。 （2）兩個(gè)基本點(diǎn)）兩個(gè)基本點(diǎn) 兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視

13、的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。次做匯報(bào)的人選等。會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3.

14、所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見要有人提出不同的意見8.會(huì)后要能拿到書面的記錄會(huì)后要能拿到書面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量 練習(xí)練習(xí) 假設(shè)你是班長(zhǎng)，要組織召開某主題班會(huì)，假設(shè)你是班長(zhǎng)，要組織召開某主題班會(huì)，請(qǐng)?jiān)敿?xì)說明會(huì)議如何安排，以及會(huì)議的流請(qǐng)?jiān)敿?xì)說明會(huì)議

15、如何安排，以及會(huì)議的流程。程。三、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作三、開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)是否要開會(huì)準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對(duì)單準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會(huì)的五個(gè)如果無需開會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同 時(shí)傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng) 要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開會(huì)的五個(gè)如果必須開會(huì)的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式使參會(huì)者能對(duì)討

16、論有清楚的方向可循使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法法WhyWhatWhenWhoWhereHow 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1.了解會(huì)議的目的了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料確

17、定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會(huì)是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場(chǎng)如何布置研究會(huì)場(chǎng)如何布置10.安排出席者座位安排出席者座位12.是否安排交通工具是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知好事先通知主持人的主持人的4個(gè)準(zhǔn)備個(gè)準(zhǔn)備 設(shè)定溝通目標(biāo)設(shè)定溝通目標(biāo) 制訂行動(dòng)計(jì)劃制訂行動(dòng)計(jì)劃 預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí)預(yù)備可能的爭(zhēng)執(zhí) 進(jìn)行進(jìn)行SWOT分析分析& SWOT分析分析Streng

18、th優(yōu)勢(shì)Weakness劣勢(shì)Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅 自身環(huán)境四、成功會(huì)議的五種策略四、成功會(huì)議的五種策略如何做開場(chǎng)白如何做開場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何圓滿結(jié)束會(huì)議 G ? 如何做開場(chǎng)白如何做開場(chǎng)白 定義：定義：35分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有分鐘的談話，系統(tǒng)、簡(jiǎn)潔及有明確宗旨。明確宗旨。 必說內(nèi)容：必說內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等方式，紀(jì)律規(guī)則等 其他需要添加的程序（其他需要添加的程序（可選）可選） 提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；提供與會(huì)議有

19、關(guān)的資訊； 指定會(huì)議記錄者；指定會(huì)議記錄者； 征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。如何分配發(fā)言時(shí)間如何分配發(fā)言時(shí)間v主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。v主持人發(fā)言最多的原因主持人發(fā)言最多的原因1. 對(duì)會(huì)議的議題特別熟對(duì)會(huì)議的議題特別熟2. 地位最高而且聲音較大地位最高而且聲音較大3. 負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何掌握議事進(jìn)度如何掌握議事進(jìn)度 語言方式語言方式 非語言方式非語言方式用語言方式掌握議事進(jìn)度：用語言方式掌握議事進(jìn)度： 具體做法：具

20、體做法：1、可提醒發(fā)言者控制發(fā)言時(shí)間。、可提醒發(fā)言者控制發(fā)言時(shí)間。2、轉(zhuǎn)移問題。、轉(zhuǎn)移問題。3、轉(zhuǎn)移說話對(duì)象。、轉(zhuǎn)移說話對(duì)象。用非語言方式掌握議事進(jìn)度：用非語言方式掌握議事進(jìn)度： 具體做法：具體做法：用眼神、手勢(shì)等面部表情提醒發(fā)言者用眼神、手勢(shì)等面部表情提醒發(fā)言者1、主持人把目光轉(zhuǎn)向別人。、主持人把目光轉(zhuǎn)向別人。2、手勢(shì)朝下提醒少說、手勢(shì)朝下提醒少說3、合上筆記本、合上筆記本如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議決策方式?jīng)Q策方式 彼德彼德德魯克決議法：德魯克決議法： 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí)用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí) 列舉或圖示各提案并開始討論列舉或圖示各提案并開始

21、討論 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng)客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭(zhēng) 估計(jì)各提案之獲益率估計(jì)各提案之獲益率 估計(jì)有無采集更多參考資料的需要估計(jì)有無采集更多參考資料的需要 征求反對(duì)意見征求反對(duì)意見 以中立角度檢視正反意見以中立角度檢視正反意見 尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同 對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié) 確認(rèn)議事結(jié)果確認(rèn)議事結(jié)果 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策種群體決策權(quán)威決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策共識(shí)決策無異議決策無異議決策 1、權(quán)威決策、權(quán)威決策 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)

22、和否決權(quán)，單權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。方面作出決定時(shí)。 適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。負(fù)責(zé)時(shí)。 不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。項(xiàng)決策時(shí)。 案例：案例： 某項(xiàng)目組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后某項(xiàng)目組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。該領(lǐng)導(dǎo)決定工作日程表，然后通知決策。該領(lǐng)導(dǎo)決定工作日程表，然后通知該小組。該小組。 2、少數(shù)服從多數(shù)決策、少數(shù)服從多數(shù)決策 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于

23、多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。民主原則為基礎(chǔ)。 適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。成消極影響時(shí)。 注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。入。案例：案例： 某團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。某團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。 3、共識(shí)決策、共識(shí)決策 共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。 共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，共識(shí)決策提供一種反映所有成員想

24、法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。 注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。夠技巧，決策就難以形成。案例：案例： 某公司召開提高銷售提成會(huì)議，大家對(duì)此議題有一致某公司召開提高銷售提成會(huì)議，大家對(duì)此議題有一致的方向。的方向。 4、無異議決策、無異議決策 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。無異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。 當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無

25、異議決策。隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。 注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無異議決策。要時(shí)才有可能作出無異議決策。 案例：案例： 一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案件后，呈遞一份無異一陪審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案件后，呈遞一份無異議裁決書。議裁決書。 團(tuán)隊(duì)決策法的小結(jié)：團(tuán)隊(duì)決策法的小結(jié)： 權(quán)威決策權(quán)威決策：決策迅速高效，在急需行動(dòng)的情況下：決策迅速高效，在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用，在權(quán)力界限明顯的地方最有效。最實(shí)用，在權(quán)力界限明顯的地方最有效。 少數(shù)服從多數(shù)：

26、少數(shù)服從多數(shù)：允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表意見。保允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表意見。保證多數(shù)人獲勝，決議可通過簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)高效證多數(shù)人獲勝，決議可通過簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)高效和迅速做出。和迅速做出。 共識(shí)決策：共識(shí)決策：保證所有問題和思想得到公開辯論，保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決策會(huì)每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決策會(huì)議經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。議經(jīng)過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。 無異議決策：無異議決策：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議最佳，并公開支持它議最佳，并公開支持它; 意見不合及沖突最低。意見不合及沖突最低。如何圓滿結(jié)

27、束會(huì)議如何圓滿結(jié)束會(huì)議1、預(yù)留一定時(shí)間總結(jié)、預(yù)留一定時(shí)間總結(jié)2、確保工作分配妥當(dāng)、確保工作分配妥當(dāng)3、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議練習(xí)： 假設(shè)你是某班班長(zhǎng)，主持一個(gè)關(guān)于評(píng)選獎(jiǎng)學(xué)假設(shè)你是某班班長(zhǎng)，主持一個(gè)關(guān)于評(píng)選獎(jiǎng)學(xué)金的班會(huì)，請(qǐng)問你就該會(huì)議寫一份開場(chǎng)白和金的班會(huì)，請(qǐng)問你就該會(huì)議寫一份開場(chǎng)白和會(huì)議小結(jié)，并說明為了達(dá)成最后決議，你將會(huì)議小結(jié)，并說明為了達(dá)成最后決議，你將采用何種決策方法？采用何種決策方法？五、會(huì)議中的溝通與反饋技巧五、會(huì)議中的溝通與反饋技巧v會(huì)議中的溝通v會(huì)議中的反饋技巧溝通的定義溝通的定義 為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程 溝通的漏斗溝通的漏斗

28、別人行動(dòng)的 20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的 80%你心里想的 100%溝通漏斗溝通金三角溝通金三角自己對(duì)方設(shè)身處地溝通的冰山模式溝通的冰山模式 環(huán) 境話題話題5%20%工作層面工作層面80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面有效溝通原則有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素造成溝通困難的因素 缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠 重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭(zhēng)執(zhí) 準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時(shí)間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力

29、差如何建立信任如何建立信任 v找共同點(diǎn)找共同點(diǎn)v適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)展示自己的能力和水平v適當(dāng)暴露自己脆弱的地方適當(dāng)暴露自己脆弱的地方v不必說出所有的真相不必說出所有的真相會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評(píng)三部曲批評(píng)三部曲1.首先表揚(yáng)特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束 六、六、 主持人的會(huì)議管理技巧主持人的會(huì)議管理技巧v傾聽的技巧v實(shí)際的說話技巧 傾聽傾聽 是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)v聽聽別人的

30、故事v聽聽別人完整的故事v先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧傾聽的技巧v點(diǎn)頭且微笑v眼神的接觸v發(fā)出傾聽的聲音v身體向前傾v重復(fù)和總結(jié)v必要時(shí)做記錄傾聽的誤區(qū)傾聽的誤區(qū)v別人說話時(shí)你在想你自己的事v邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較v經(jīng)常打斷別人的談話v為演講者結(jié)束他的演講v忽略過程只要結(jié)果v僅聽自己想聽或愿聽的東西v精力不集中，易被其他東西干擾表達(dá)感受的兩句話表達(dá)感受的兩句話1. 我也有過相同的經(jīng)歷我也有過相同的經(jīng)歷2. 如果我是你，我跟你感覺一樣如果我是你，我跟你感覺一樣說話技巧說話技巧v展示v探詢v評(píng)論v建立v測(cè)試?yán)斫馇闆rv總結(jié)v排除v引進(jìn)v就程序提出建議七、企業(yè)會(huì)議溝通的現(xiàn)狀七、企業(yè)會(huì)議溝通的現(xiàn)狀

31、1、為什么開會(huì)時(shí)員工不說話？、為什么開會(huì)時(shí)員工不說話？2、為什么會(huì)議讓員工困乏了？、為什么會(huì)議讓員工困乏了？3、為什么會(huì)議總是重申無效？、為什么會(huì)議總是重申無效？職場(chǎng)會(huì)議四類職場(chǎng)會(huì)議四類不不能能說說派派不不敢敢說說派派不不愿愿說說派派不不屑屑說說派派 不能說派?；旧鲜悄切┵Y歷尚淺、能力稍顯不足的員工，肚里有東西但沒有能力言簡(jiǎn)意賅的表達(dá)出來，由于會(huì)議議程很緊迫，本來就感到自己無足輕重，不說也罷，別弄的話說不囫圇，搞得上司皺眉頭、老板直瞪眼。只要有一次，這部分人的發(fā)言被中途打斷，其自尊心與自信心就會(huì)被徹底擊垮，打死他都不會(huì)有第二次踴躍發(fā)言，他們就變成為名副其實(shí)的附和派、跟屁蟲。 不敢說派。槍打出

32、頭鳥、露頭的椽子容易爛是這些鴕鳥型員工的座右銘，他們深知言多必失，多一事不如少一事的道理，況且有些真話也不適宜在大會(huì)上講，他們往往會(huì)私下通過別的渠道把自己的意見聰明表達(dá)上去，既顯示了自己的忠誠，又表明自己會(huì)來事兒。這幫人大多是老板的寵兒，他們八面玲瓏、左右逢源、深諳職場(chǎng)政治之精髓。 四大門派有你嗎？四大門派有你嗎？ 不愿說派。與不敢說派想比，不愿說派有水平，但不聰明，他們被認(rèn)為：認(rèn)不清形式，就是認(rèn)清了形式，也在堅(jiān)持自我做事原則。有點(diǎn)像社會(huì)上堅(jiān)持良知的知識(shí)分子。他們往往是群眾中的精神領(lǐng)袖，老板對(duì)這部分人又恨又愛。愛其是人才；恨其不是奴才。天長(zhǎng)日久經(jīng)過漫長(zhǎng)的企業(yè)文化的洗禮，習(xí)慣為了大會(huì)氣氛的和諧，

33、在大會(huì)上他們選擇了沉默。這 種沉默，不是對(duì)抗，也不是智慧，而是為了生存。 不屑說派。這類員工就好比歷史上狂狷之士，或者今日的憤怒青年，憤世嫉俗、指點(diǎn)江山、激揚(yáng)文字，無所不知，無所不能。但這類人往往很會(huì)發(fā)現(xiàn)問題，卻不能很好解決問題。私下里是大炮，狂轟濫炸，把公司政策與細(xì)新動(dòng)向批得體無完膚、慘不忍睹。在大會(huì)上，他們從來都不缺乏奇思妙想，但是懶得表達(dá)、不屑于說。這部分人很容易被老板打入另冊(cè)，罪名就是有才無德，嚴(yán)重缺乏團(tuán)隊(duì)精神與主人翁精神。企業(yè)一旦需要駭猴時(shí)，爾等就作為雞被殺了，話又說了回來，公平講，其實(shí)是替“不能說派”跟屁蟲擋了刀。 八、主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任八、主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任v主持

34、人的守則與責(zé)任v參會(huì)者的守則與責(zé)任v如何處理會(huì)議中的沖突主持人的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任v營(yíng)造和諧氣氛v按照議程進(jìn)行v正確討論總結(jié)內(nèi)容v引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言v幫助參會(huì)者理清不假思索的想法v尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況v減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯和討論v保證中立態(tài)度主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)v聽完陳述后，就沒詞了v向雙方之一表示贊同v阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談v認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題v建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議v引導(dǎo)雙方攻擊你v縮小問題的嚴(yán)重性v換話題v當(dāng)雙方爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒值班經(jīng)理機(jī)制管理值班經(jīng)理

35、機(jī)制管理1、次日的值班議題必須在當(dāng)日確定2、明確會(huì)議風(fēng)格與會(huì)議形式3、寫出會(huì)議大綱，突出重點(diǎn)4、需要演練，特別明確所借助資源5、經(jīng)理需給予一定的輔導(dǎo)6、讓值班經(jīng)理明確值班是一種激勵(lì)，更是一種個(gè)人成長(zhǎng)鍛煉7、值班經(jīng)理需要做卸任總結(jié)8、通過值班機(jī)制塑造員工主人翁情節(jié)9、通過值班機(jī)制構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織參會(huì)者的守則和責(zé)任參會(huì)者的守則和責(zé)任v會(huì)前充分準(zhǔn)備v會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見v以解決問題為己任v開放的心態(tài)，摒除部門之見v盡可能多的獲取信息v耐心聆聽，尊重他人的意見v勇于發(fā)言，言之有物v不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊v避免不當(dāng)?shù)闹w語言v會(huì)后總結(jié)參會(huì)者的責(zé)任時(shí)間時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成如何處理會(huì)議中的沖突如何處理會(huì)議中的沖突決斷：滿足自己的要求決斷：滿足自己的要求回避回避遷就（適應(yīng)）遷就（適應(yīng)）不合作不合作合作合作妥協(xié)妥協(xié)競(jìng)爭(zhēng)（暴力）競(jìng)爭(zhēng)（暴力）協(xié)作協(xié)作決斷決斷不決斷不