科達(dá)企業(yè)公文管理制度(WORD7頁)

1、企業(yè)公文管理制度第一章公文管理體系公司的公文是一個公司管理的基礎(chǔ)和根本， 是公司正常運營時形成的重要文件及規(guī)范公司管理而制成的規(guī)章制度等。公司公文制度的規(guī)范化是一個公司實行內(nèi)部立法的重要保障。公司公文制度的合理與否將直接影響公司的發(fā)展，合理有效的文件可以激勵員工以公司工作為己任、以公司事業(yè)為自己的事業(yè)，積極、高效的開展工作，創(chuàng)造并獲得公司與員工利益；而不好的文件則會降低員工積極性，影響員工的士氣。公司結(jié)合本公司特色及原有經(jīng)驗，現(xiàn)就公司文書管理體系作了規(guī)劃：第二章公司公文種類規(guī)范科達(dá)企業(yè)的公文種類主要包括：（一）條例：由總公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)；（二）

2、規(guī)定：對特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：（三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；（四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)總公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項，人事任免、調(diào)動及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達(dá)； 。（五）通報：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要事項或情況；（六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準(zhǔn)；（七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級的詢問；（八）批復(fù)：對請示事項予以答復(fù)；（九）會議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會議情況及主要議定事項；（十）函：同級或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，資詢答復(fù)問題，向政府有關(guān)部門提出請示等。第三

3、章文件接收、呈批及發(fā)文文件的接收公司文件的接收主要有電子郵件及紙質(zhì)信件的接收。電子郵件中訂單信息部分由訂單信息組處理，其它部分由信息管理部集中整理反饋各部門，并及時記錄臺賬和存檔。紙質(zhì)信件涉及私人的由本人到門衛(wèi)管理處簽字領(lǐng)取，屬公司事務(wù)及公司領(lǐng)導(dǎo)的信件由信息管理部每日定時集中接收，發(fā)送相關(guān)部門及人員。文件的呈批及發(fā)文1 各部門的管理文件由各部門經(jīng)理起草制定和修改，送報總經(jīng)理審批；2 為確保公司文件的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，所有管理類的文件、必須經(jīng)總裁辦領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后才能下發(fā)。附：文件生成流程：3.基于簡潔明確的管理原則，公司的公文發(fā)文時分類如下：（ 1）管理類公文：指由信息管理部及各個部門制訂的公文，共分

4、為十個字號：總 =總裁辦制定的公文銷 =銷售部制定的公文市 =市場部制定的公文人 =行政人事部制定的公文物 =物流部制定的公文生 =生產(chǎn)部制定的公文服 =服務(wù)部制定的公文D=DCRC制定的公文管 =信管部制定的公文財 =財務(wù)部制定的公文（ 2）應(yīng)時性文件，由總經(jīng)理及各個部門下發(fā)的會議紀(jì)要、重要通知等，或者專為某一局部事件而下發(fā)的文件。4公司發(fā)文時格式需使用標(biāo)準(zhǔn)的公司文件管理格式，管理式格式見附錄1，應(yīng)時性格式見附錄二；5公司所有發(fā)文，由信管部統(tǒng)一編號：編號按公文格式規(guī)定的方法編排，一般包括發(fā)文代號、發(fā)文年號、和該年度發(fā)文序號三部分組成；“年號”代表公司發(fā)布文件的年度號，新的年度必須使用新的年度

5、號；發(fā)文代號：“ X 字”代表各部門的簡稱，在全公司范圍內(nèi)有效； “第 XX號”代表各部門文件的順序號，要確保文件按照順序制作發(fā)放，順序號可以跨年度，但不能重號，以反映各部門的文件數(shù)，并方面管理；6對于公司需要保密的文件密級劃分：絕密、機(jī)密、秘密三級。a 絕密級：如被不應(yīng)知悉者獲知，會給公司造成特別嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或特別嚴(yán)重不良影響，如總公司的戰(zhàn)略發(fā)展策劃、總公司的長遠(yuǎn)規(guī)劃、重大項目的決策、整體財務(wù)情況以及總公司領(lǐng)導(dǎo)的變動等。b 機(jī)密級：如被不應(yīng)知悉者獲知，會給公司造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失或嚴(yán)重不良影響，如總公司領(lǐng)導(dǎo)會議的決定、總公司的年度規(guī)劃、總體經(jīng)營狀況、機(jī)構(gòu)調(diào)整和部門、專業(yè)公司負(fù)責(zé)人的人事變動等。c

6、 秘密級： 如被不應(yīng)知悉者獲知，會給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響，指第 1、第 2 項以外的公司內(nèi)部規(guī)定、計劃、經(jīng)營、財務(wù)、人事等情況。公司需保密的文件須標(biāo)明保密等級，明確權(quán)限；7.ISO9001 質(zhì)量體系文件，使用ISO9001 的標(biāo)準(zhǔn)文件格式。第四章公文歸檔借閱為了加強(qiáng)科達(dá)公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為科達(dá)公司各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。公文的歸檔范圍及時間公司文件材料應(yīng)歸檔的有：（一）上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的重要文件材料，包括總廠的重要文件材料及政府部門給我公司的發(fā)文；（二）本公司的重要文件材料：A.

7、行政管理類文件，如公司制度、高層文件、會議紀(jì)要、公司運行類文件、外務(wù)活動紀(jì)實等；B. 人事管理類文件，如公司人事檔案、人員編制、員工福利、考評類文件等；C. 財務(wù)管理類文件，如公司財務(wù)各類發(fā)票、合同、憑證等財務(wù)運行產(chǎn)生的文件等（三）公司同級單位或分公司與公司往來產(chǎn)生的重要文件等。公司的歸檔時間：各部門工作形成的公文應(yīng)在每年年底做歸類整理，第二年三月移交信息管理部人員歸檔。公文的借閱1 公司各部門因工作需要，借閱檔案需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到信息管理部填寫檔案借閱單，方可借閱；2 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，并在登記薄上注銷；3 借閱人不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借和攜帶檔案外出，因工作需要需復(fù)印的需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還；第五章懲罰條例1在公文接受及呈批過程中不按規(guī)定導(dǎo)致公文遺失、貽誤的除賠償造成的相應(yīng)損失外，另罰款 200-1000 元；2對于不按制度規(guī)范發(fā)文的部門和個人，總裁辦領(lǐng)導(dǎo)將不予簽核；3私自以公司名義不經(jīng)正常程序發(fā)文者，除承擔(dān)行為后果外，另罰款200-1000 元；4對公文中涉及保密內(nèi)容進(jìn)行泄密者公司將給予嚴(yán)懲，罰款200-100