公務(wù)員考試公文的格式

1、第三章第三章 公文的格式公文的格式 學(xué)習(xí)提要：學(xué)習(xí)提要： 公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就公文寫作與其他文體寫作的最大區(qū)別，就 在于公文格式的規(guī)范，這種規(guī)范既體現(xiàn)在在于公文格式的規(guī)范，這種規(guī)范既體現(xiàn)在 公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式公文的內(nèi)容上，也體現(xiàn)在公文處理的程式 化、程序化和文面結(jié)構(gòu)的相對固定化上?；?、程序化和文面結(jié)構(gòu)的相對固定化上。 撰制公文是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，探討公撰制公文是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，探討公 文的格式，也就使公文寫作更加規(guī)范化、文的格式，也就使公文寫作更加規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化，從而增強(qiáng)公文外在形式的美好效標(biāo)準(zhǔn)化，從而增強(qiáng)公文外在形式的美好效 果，更能符合通行慣例，使

2、受文者更加準(zhǔn)果，更能符合通行慣例，使受文者更加準(zhǔn) 確、快速地了解公文精神，從而大大提高確、快速地了解公文精神，從而大大提高 公文辦理的效率和質(zhì)量。公文辦理的效率和質(zhì)量。 第一節(jié)第一節(jié) 公文格式的組成公文格式的組成 公文的格式一般包括三部分內(nèi)容：公文的格式一般包括三部分內(nèi)容： 公文的書面格式公文的書面格式 公文的用紙格式公文的用紙格式 公文的印裝格式公文的印裝格式 國家行政機(jī)關(guān)公文格式國家行政機(jī)關(guān)公文格式及及國家行政機(jī)關(guān)國家行政機(jī)關(guān) 公文處理辦法公文處理辦法第三章對公文格式作了明確規(guī)第三章對公文格式作了明確規(guī) 定：定： 公文的書面格式由眉首、主體、版記三部公文的書面格式由眉首、主體、版記三部 分

3、組成（如圖）。置于公文首頁紅色反線分組成（如圖）。置于公文首頁紅色反線 （寬度同版心，即（寬度同版心，即154mm154mm）以上的各要素統(tǒng)）以上的各要素統(tǒng) 稱眉首；至于紅色反線（不含）以下至主稱眉首；至于紅色反線（不含）以下至主 題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置 于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 眉眉 首首 部部 分分 001001 XXXX人民政府文件人民政府文件 X政發(fā)20001號 機(jī)密 一年 特 急 關(guān)于XXXXX的通知 主主 體體 部部 分分 各縣、XXXXX: x x x x x x x x x x x x x x

4、 x x x x x x x x x x x x x x x x x 附件：1.XXXXXXXXXX 2XXXXXXXXXX （ 印 章 ） 二OOO年一月一日 （XXXXX） 版版 記記 部部 分分 主題詞：XX XX XX 抄送：XXX 、XXX、 XXX、 XXX XXXXXXX 2000年XX月XX日印發(fā) 公文的用紙格式，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)公文的用紙格式，一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4A4型型 （210mmX297mm210mmX297mm），左側(cè)裝訂。公文用紙?zhí)欤髠?cè)裝訂。公文用紙?zhí)?頭（上白邊）為頭（上白邊）為37mm37mm1mm1mm，公文用紙訂口，公文用紙訂口 （左白邊）為（左白邊）為

5、28mm28mm1mm1mm，版心尺寸為，版心尺寸為 156mmX225mm156mmX225mm（不含頁碼）。張貼的公文用（不含頁碼）。張貼的公文用 紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。 公文的印裝格式，文字從左至右橫寫、橫公文的印裝格式，文字從左至右橫寫、橫 排。正文用排。正文用3 3號仿宋字體，一般每面排號仿宋字體，一般每面排2222行行 ，每行，每行2828個字。在民族自治地方，可以并個字。在民族自治地方，可以并 用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣 書寫、排版）。書寫、排版）。 第二節(jié)第二節(jié) 公文的眉首部分公文的眉首部分 一、公文份

6、數(shù)一、公文份數(shù) 公文份數(shù)序號是公文份數(shù)序號是 將同一文稿印刷若干將同一文稿印刷若干 份時每份公文的順序份時每份公文的順序 編號。如需標(biāo)識公文編號。如需標(biāo)識公文 份數(shù)序號，用阿拉伯份數(shù)序號，用阿拉伯 數(shù)碼頂格標(biāo)識在版心數(shù)碼頂格標(biāo)識在版心 左上角第左上角第1 1行。行。 二、秘密等級和保密期限二、秘密等級和保密期限 秘密等級簡稱密級，即表明公文保密程度的標(biāo)識秘密等級簡稱密級，即表明公文保密程度的標(biāo)識 符號。依據(jù)公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度通常劃符號。依據(jù)公文內(nèi)容涉及國家秘密的程度通常劃 分為分為“絕密絕密”、“機(jī)密機(jī)密”、“秘密秘密”三個等級。三個等級。 涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，涉

7、及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限， 其中其中“絕密絕密”、“機(jī)密機(jī)密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù) 序號。標(biāo)識密級用序號。標(biāo)識密級用3 3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右 上角第上角第1 1行，兩字之間空行，兩字之間空1 1字；如需同時標(biāo)識秘密字；如需同時標(biāo)識秘密 等級和保密期限，用等級和保密期限，用3 3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右號黑體字頂格標(biāo)識在版心右 上角第上角第1 1行，秘密等級和保密期限之間用行，秘密等級和保密期限之間用 隔開，隔開， 如保密如保密 6 6個月、機(jī)密個月、機(jī)密 3 3個月、絕密個月、絕密 長期。長期。 三、緊急程度三、緊急程度 緊急

8、程度表明對公文遞送和辦理急緩的要求，公緊急程度表明對公文遞送和辦理急緩的要求，公 文分為特急件、急件、普通件、限時送達(dá)件四種文分為特急件、急件、普通件、限時送達(dá)件四種 。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急特急” 、“急件急件”，其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明，其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提特提”、 “特急特急”、“加急加急”、“平急平急”。 緊急程度用緊急程度用3 3號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第號黑體字頂格標(biāo)識在版心右上角第1 1 行，兩字之間空行，兩字之間空1 1字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊字；如需同時標(biāo)識秘密等級與緊 急程度，密級等頂格標(biāo)識在版心右上角第急程度，密

9、級等頂格標(biāo)識在版心右上角第1 1行，緊行，緊 急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2 2行。行。 四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識四、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的發(fā)送機(jī)關(guān)，用于表明公文的責(zé)發(fā)文機(jī)關(guān)即公文的發(fā)送機(jī)關(guān)，用于表明公文的責(zé) 任者，展示公文的法定權(quán)威性。任者，展示公文的法定權(quán)威性。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，有發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后 加加“文件文件”組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā)組成；對一些特定的公文可只標(biāo)識發(fā) 文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣 至版心上緣為至版心上緣為25mm25mm，對于上級

10、的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)，對于上級的公文，發(fā)文機(jī)關(guān) 標(biāo)識上邊緣至版心上緣為標(biāo)識上邊緣至版心上緣為80mm80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推 薦使用小宋字體，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān)薦使用小宋字體，用紅色標(biāo)識。字號由發(fā)文機(jī)關(guān) 以醒目美觀的為原則酌定，但最大不能等于或者以醒目美觀的為原則酌定，但最大不能等于或者 大于大于22mmX15mm22mmX15mm。 五、發(fā)文字號五、發(fā)文字號 發(fā)文字號，指發(fā)文機(jī)關(guān)一年中所發(fā)文件的發(fā)文字號，指發(fā)文機(jī)關(guān)一年中所發(fā)文件的 統(tǒng)一編號。發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份、統(tǒng)一編號。發(fā)文字號由機(jī)關(guān)代字、年份、 序號三部分組成，如序號三部分組成，如“國發(fā)國發(fā)20002320002

11、3號號” 就是國務(wù)院就是國務(wù)院20002000年發(fā)布的第年發(fā)布的第2323號文件。聯(lián)號文件。聯(lián) 合發(fā)文時，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。合發(fā)文時，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 機(jī)關(guān)代字，表明發(fā)文機(jī)關(guān)或主辦單位。機(jī)關(guān)代字，表明發(fā)文機(jī)關(guān)或主辦單位。 六、簽發(fā)人六、簽發(fā)人 簽發(fā)人指批準(zhǔn)發(fā)布公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名簽發(fā)人指批準(zhǔn)發(fā)布公文的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人姓名 ，上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排，上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排 列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1 1字，字， 簽發(fā)人名居右空簽發(fā)人名居右空1 1字；簽發(fā)人用字；簽發(fā)人用3 3號仿宋體號仿宋體 字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號

12、后用字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3 3號楷號楷 體字體標(biāo)識簽發(fā)人姓名。體字體標(biāo)識簽發(fā)人姓名。 第三節(jié)第三節(jié) 公文的主體部分公文的主體部分 公文的主體部分，由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文的主體部分，由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、 公文正文、附件、成文時間、印章、附注幾個內(nèi)公文正文、附件、成文時間、印章、附注幾個內(nèi) 容要素組成。容要素組成。 一、公文的標(biāo)題一、公文的標(biāo)題 公文的標(biāo)題是標(biāo)明公文內(nèi)容的概括性名稱。公文的標(biāo)題是標(biāo)明公文內(nèi)容的概括性名稱。 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明 公文種類，完整的公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱公文種類，完整的公文標(biāo)題一般由發(fā)

13、文機(jī)關(guān)名稱 、事由、公文種類三部分組成。、事由、公文種類三部分組成。 標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般要標(biāo)注機(jī)關(guān)名標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般要標(biāo)注機(jī)關(guān)名 稱的全稱。公布性、知照性公文可以省略稱的全稱。公布性、知照性公文可以省略 發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只標(biāo)明文種。發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只標(biāo)明文種。 標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般要標(biāo)明機(jī)關(guān)標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般要標(biāo)明機(jī)關(guān) 名稱的全稱。公布性、知照性公文可以省名稱的全稱。公布性、知照性公文可以省 略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只標(biāo)明文種。略發(fā)文機(jī)關(guān)和事由，只標(biāo)明文種。 標(biāo)題中的事由，應(yīng)用最少的詞語把公文的標(biāo)題中的事由，應(yīng)用最少的詞語把公文的 主要內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要地概括出來，使人一主要

14、內(nèi)容準(zhǔn)確、簡要地概括出來，使人一 看便知公文主旨。看便知公文主旨。 標(biāo)題中的公文種類，應(yīng)以法定公文文種名標(biāo)題中的公文種類，應(yīng)以法定公文文種名 稱為準(zhǔn)。稱為準(zhǔn)。 0000001 機(jī)密20年 特 急 重 慶 市 文 化 局重 慶 市 文 化 局 渝教發(fā)20041號 關(guān)于關(guān)于的通知的通知 ： 重 慶 市 公 安 局重 慶 市 公 安 局 重慶市教育委員會重慶市教育委員會 文件文件 - 1 - 0000001 機(jī)密20年 特 急 渝教發(fā)20041號 關(guān)于關(guān)于的通知的通知 ： 重 慶 市 教 育 委 員 會 文 件重 慶 市 教 育 委 員 會 文 件 - 1 - 二、主送機(jī)關(guān)二、主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)又叫

15、做收文機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī)主送機(jī)關(guān)又叫做收文機(jī)關(guān)，指公文的主要受理機(jī) 關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識，在標(biāo)題下空主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識，在標(biāo)題下空1 1行，左側(cè)頂格用行，左側(cè)頂格用3 3 號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送 機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而 使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱 移到版記中的主題詞下，抄送之上，標(biāo)識方法同移到版記中的主題詞下，抄送之上，標(biāo)識方法同 抄送。抄送

16、。 主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識應(yīng)注意：主送機(jī)關(guān)的標(biāo)識應(yīng)注意： 1 1、上行公文一般只有一個主送機(jī)關(guān)、上行公文一般只有一個主送機(jī)關(guān) 2 2、下行公文多為兩個以上主送機(jī)關(guān)、下行公文多為兩個以上主送機(jī)關(guān) 三、公文正文三、公文正文 公文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然公文正文位于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然 段，左空段，左空2 2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回 行。公文正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部行。公文正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部 分組成。分組成。 （一）開頭部分（一）開頭部分 開頭部分又稱為序引，其內(nèi)容主要闡明撰開頭部分又稱為序引，其內(nèi)容主要闡明撰 寫的依據(jù)、目的、緣由等。寫

17、的依據(jù)、目的、緣由等。 開頭的主要作用是強(qiáng)調(diào)發(fā)文的必要性、針開頭的主要作用是強(qiáng)調(diào)發(fā)文的必要性、針 對性，引起下文。對性，引起下文。 開頭的撰寫要精確、簡潔、概括性強(qiáng)，要開頭的撰寫要精確、簡潔、概括性強(qiáng)，要 盡快引入主體部分。盡快引入主體部分。 （二）主體部分（二）主體部分 主體部分又稱為中段，是正文的核心，其主體部分又稱為中段，是正文的核心，其 內(nèi)容主要闡述公文的具體事項(xiàng)、意圖。內(nèi)容主要闡述公文的具體事項(xiàng)、意圖。 正文部分應(yīng)使受文者對公文所表達(dá)的信息正文部分應(yīng)使受文者對公文所表達(dá)的信息 獲得具體明確的認(rèn)識。獲得具體明確的認(rèn)識。 主體部分應(yīng)主旨明確，重點(diǎn)突出，直陳其主體部分應(yīng)主旨明確，重點(diǎn)突出，

18、直陳其 事。事。 （三）結(jié)尾部分（三）結(jié)尾部分 公文結(jié)尾一般十分簡潔，其內(nèi)容寫法主要公文結(jié)尾一般十分簡潔，其內(nèi)容寫法主要 有兩種：套語式結(jié)尾或文章式結(jié)尾。有兩種：套語式結(jié)尾或文章式結(jié)尾。 套語式結(jié)尾指人們約定成俗，長期慣用的套語式結(jié)尾指人們約定成俗，長期慣用的 文書套語結(jié)尾。文書套語結(jié)尾。 文章式結(jié)尾，即撰寫一般文章式結(jié)尾。文章式結(jié)尾，即撰寫一般文章式結(jié)尾。 四、附件四、附件 附件，是附屬于公文正文后面的文件或材料，它附件，是附屬于公文正文后面的文件或材料，它 是對公文正文的補(bǔ)充、說明或是公文的具體化。是對公文正文的補(bǔ)充、說明或是公文的具體化。 附件標(biāo)識，在正文下一行左空附件標(biāo)識，在正文下一行

19、左空2 2字用字用3 3號仿宋體標(biāo)號仿宋體標(biāo) 識識“附件附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件如有序，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件如有序 號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。號用阿拉伯?dāng)?shù)碼；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。 附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1 1 行頂格標(biāo)識行頂格標(biāo)識“附件附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件，有序號時標(biāo)識序號；附件 的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。 五、制文機(jī)關(guān)五、制文機(jī)關(guān) 制文機(jī)關(guān)亦叫叫落款，指發(fā)文使用的名義，它是公制文機(jī)關(guān)亦叫叫落款，指發(fā)文使用的名義，它是公 文格式中的一個重要組成部分。文格式中的一個

20、重要組成部分。 黨的機(jī)關(guān)公文一般在落款處暑發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，應(yīng)用黨的機(jī)關(guān)公文一般在落款處暑發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，應(yīng)用 全稱或規(guī)范化簡稱。全稱或規(guī)范化簡稱。 行政機(jī)關(guān)公文在落款處不屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識行政機(jī)關(guān)公文在落款處不屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識 成文時間，并加蓋公章；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個以成文時間，并加蓋公章；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋三個以 上印章時，才暑發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。上印章時，才暑發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。 落款的文職，應(yīng)在正文右下方，成文時間上方，正落款的文職，應(yīng)在正文右下方，成文時間上方，正 文與落款間應(yīng)有一定距離（一般為兩三行間距），文與落款間應(yīng)有一定距離（一般為兩三行間距）， 如有附件，落款則要放在附件標(biāo)注的右下側(cè)

21、。如有附件，落款則要放在附件標(biāo)注的右下側(cè)。 。 附件：1. 2. 二四年一月一日 主題詞： 抄送： ， ， ， 。 2004年 月日印 發(fā) 3 3個個 及以及以 上機(jī)上機(jī) 關(guān)聯(lián)關(guān)聯(lián) 合行合行 文文 - 2 - 成文日期成文日期 此處空此處空2個個 字位置字位置 單位 單位 單位 單位 單位 六、成文時間六、成文時間 成文時間，指公文發(fā)布的確切日期，用于表明公成文時間，指公文發(fā)布的確切日期，用于表明公 文開始發(fā)揮效用的時間。文開始發(fā)揮效用的時間。 成文時間的標(biāo)識，要用漢字將年、月、日標(biāo)全，成文時間的標(biāo)識，要用漢字將年、月、日標(biāo)全， “零零”寫為寫為0 0；成文時間的標(biāo)識位置，應(yīng)在公文末；成文時間

22、的標(biāo)識位置，應(yīng)在公文末 頁頁“公文正文公文正文”或或“附件附件”之后，成文時間空之后，成文時間空4 4字字 。 成文時間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行為以成文時間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行為以 最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 。 附件：1. 2. （ ） 主題詞： 抄送： ， ， ， 。 2004年 月日印 發(fā) 成文日期成文日期 - 2 - 此處空此處空4個個 字位置字位置 二四年一月一日 七、印章七、印章 印章，即機(jī)關(guān)權(quán)利象征的的圖章，它是公文生效印章，即機(jī)關(guān)權(quán)利象征的的圖章，它是公文生效 標(biāo)識。公文印章必須與發(fā)文機(jī)關(guān)一致。標(biāo)識。公文印章必須與發(fā)文機(jī)

23、關(guān)一致。 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不屬發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 ，只標(biāo)識成文時間，加蓋印章應(yīng)上距正文，只標(biāo)識成文時間，加蓋印章應(yīng)上距正文2 24mm4mm 端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下 發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 八、附注八、附注 公文的附注，指公文需要說明的其他事項(xiàng)公文的附注，指公文需要說明的其他事項(xiàng) 的注釋與說明。的注釋與說明。 公文如有附注，用公文如有附注，用3 3號仿宋體字，居左空號仿

24、宋體字，居左空2 2 字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。 第四節(jié)第四節(jié) 公文的版記部分及頁碼公文的版記部分及頁碼 公文的版記部分，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)公文的版記部分，包括主題詞、抄送機(jī)關(guān) 、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三個內(nèi)容要素。、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三個內(nèi)容要素。 版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一 個要素置于最后一行。個要素置于最后一行。 一、主題詞一、主題詞 主題詞又稱主題詞又稱“敘詞敘詞”、“關(guān)鍵詞關(guān)鍵詞”，是反，是反 映公文主題思想或主要內(nèi)容的代表性詞語映公文主題思想或主要內(nèi)容的代表性詞語 。 它一般有它一般有3 35 5個規(guī)

25、范化詞目（即詞或詞組個規(guī)范化詞目（即詞或詞組 ）構(gòu)成，每個詞目間要空一格。）構(gòu)成，每個詞目間要空一格。 如如“XX“XX省公安廳關(guān)于打擊走私活動的會議省公安廳關(guān)于打擊走私活動的會議 紀(jì)要紀(jì)要”一文，的主題詞為一文，的主題詞為“公文緝私紀(jì)要公文緝私紀(jì)要 ”。 （一）主題詞的標(biāo)引方法（一）主題詞的標(biāo)引方法 一份文件的標(biāo)引，最多不超過一份文件的標(biāo)引，最多不超過5個主題詞。個主題詞。 主題詞的標(biāo)引順序是：先標(biāo)反映文件內(nèi)容的類別主題詞的標(biāo)引順序是：先標(biāo)反映文件內(nèi)容的類別 詞和類屬詞，然后標(biāo)反映文件形式的公文文種詞詞和類屬詞，然后標(biāo)反映文件形式的公文文種詞 。 一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一一

26、份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一 個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行個主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進(jìn)行 標(biāo)引。如會議紀(jì)要聽取全國財政工作會議情況標(biāo)引。如會議紀(jì)要聽取全國財政工作會議情況 和全國打擊走私工作會議準(zhǔn)備情況的匯報，先和全國打擊走私工作會議準(zhǔn)備情況的匯報，先 標(biāo)反映一個主題內(nèi)容的類別詞標(biāo)反映一個主題內(nèi)容的類別詞“財政財政”，再標(biāo)類，再標(biāo)類 屬詞屬詞“稅務(wù)稅務(wù)”，然后再標(biāo)翻印第二個主題內(nèi)容的，然后再標(biāo)翻印第二個主題內(nèi)容的 類別詞類別詞“公安公安”，再標(biāo)類屬詞，再標(biāo)類屬詞“緝私緝私”，最后標(biāo)，最后標(biāo) “會議、紀(jì)要會議、紀(jì)要”。 當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類

27、屬詞當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞 時，可只在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。時，可只在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。 （二）主題詞的標(biāo)識（二）主題詞的標(biāo)識 主題詞位于主題詞位于“抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)”上方。上方。 “主題詞主題詞”用用3 3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，號黑體字，居左頂格標(biāo)識， 后標(biāo)全角冒號；后標(biāo)全角冒號； 詞目用詞目用3 3號小標(biāo)宋體字；號小標(biāo)宋體字； 詞目之間詞目之間1 1字。字。 二、抄送機(jī)關(guān)二、抄送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公 文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、 統(tǒng)稱。統(tǒng)稱。 抄送機(jī)關(guān)的排列順序，要根據(jù)機(jī)關(guān)的性質(zhì)、職權(quán)抄送機(jī)關(guān)的排列順序，要根據(jù)機(jī)關(guān)的性質(zhì)、職權(quán) 、隸屬等關(guān)系排列。同系統(tǒng)、同性質(zhì)的機(jī)關(guān)集中、隸屬等關(guān)系排列。同系統(tǒng)、同性質(zhì)的機(jī)關(guān)集中 排列之間用頓號隔開；不同系統(tǒng)、不同性質(zhì)機(jī)關(guān)排列之間用頓號隔開；不同系統(tǒng)、不同性質(zhì)機(jī)關(guān) 之間用逗號隔開。之間用逗號隔開。 公文如有抄送，在主題詞下一行，左空公文如有抄送，在主題詞下一行，左空1 1字用字用3 3號號 仿宋體字標(biāo)識，仿宋體字標(biāo)識，“標(biāo)送標(biāo)送”后標(biāo)全角冒號，行時與后標(biāo)全角冒號，行時與 冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，在最后一個抄送機(jī)關(guān)后冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，在最后一個抄送機(jī)關(guān)后