檔案管理及保密制度

1、1.第二條：1.2.3.第三條：1.1)2)3)4)2.1)2)3)3.4.5.第四條：1.2.第六章 檔案管理及保密制度第一條： 總那么本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括：國(guó)家政府部門重要公文、 工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案由人才交流中心代 管)。公司對(duì)檔案實(shí)行集中管理。檔案管理架構(gòu)公司檔案管理由辦公室主管，并設(shè)有綜合檔案室。 綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各部門設(shè)兼職檔案管理員。 綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案管員負(fù)責(zé)檔案的收集、 整理和移 交工作。檔案分類：文書類檔案政府部門各類文件

2、公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文法律公文工程文件工程技術(shù)類開發(fā)檔案預(yù)算合同檔案工程檔案財(cái)務(wù)類檔案合同類檔案公司各類證照歸檔工作流程檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集 、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。 各部門以工程工程為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公 司綜合檔案室歸檔。3.各部門按要求建立檔案， 做好檔案登記目錄， 經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽后， 及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的， 應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔 案借閱手續(xù)。歸檔要求歸檔文件必須完整齊全。歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。登記目錄見(jiàn)附表1檔案編目文書類檔

3、案：年度 +工程部門 +案卷號(hào)如： 2004/ 市場(chǎng) /001工程類檔案：年度 +工程工程 +檔案分類 +案卷號(hào)如： 2004/ 回龍觀 / 工程 /001財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)年度設(shè)置合同類檔案：部門工程 +合同類型 +年份 +案卷號(hào)歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的 件、復(fù)印件均不能歸檔。 音像檔案要求 : 磁帶、錄像帶、光盤要原版；計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。 錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明：題目?jī)?nèi)容、制作日期、制作人、盤數(shù)、 序號(hào)等。檔案借閱、移交公司檔案室檔案原那么

4、上不外借其他單位，如確需外借，需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。 借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)檔案借閱單見(jiàn)附表3。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。各部門只能借閱本部門形成檔案，假設(shè)跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 。 公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作 , 將檔案移 交表填寫清楚。附表 4 保管和保密制度第五條：1.2.3.12344.5.12第六條：1.2.3.4.第七條：1.2.3.存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。 檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。 檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。4.節(jié)假日期間，檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條第八條：附那么工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)那么由部門另行制定。附表1檔 案 目 錄檔案編號(hào)文號(hào)文件標(biāo)題責(zé)任人頁(yè)數(shù)日期備注借閱檔案登記薄序號(hào)日期單位部門案