Excel的正確使用方法及技巧.doc

1、Excel的正確使用方法及技巧Excel 是人們經(jīng)常使用的一種辦公軟件，掌握正確的使用方法和技巧是很有用的。下面是小編整理的Excel 的正確使用方法，分享給大家!Excel 的使用方法處理表格日常辦公中一些重要的或?qū)儆诒Ｃ苄缘奈募夹枰M(jìn)行安全性的設(shè)置，設(shè)置EXCEL 文檔的安全性的操作方法有很多。加密 Excel 文件如果不想讓自己的 Excel 文件被別人查看，最好將其加密：?jiǎn)螕?“工具 ”“選項(xiàng) ”，在彈出的 “選項(xiàng) ”對(duì)話框中單擊 “安全性 ”選項(xiàng)卡，然后在 “打開權(quán)限密碼 ”(只允許讀不能做修改 )、 “修改權(quán)限密碼 ”(可以閱讀，也可以修改 )輸入框中輸入該文件的打開權(quán)限密碼及修

2、改權(quán)限密碼。單擊 “確定 ”按鈕，在彈出的密碼確認(rèn)窗口中重新輸入一遍密碼，再單擊 “確認(rèn) ”，最后點(diǎn) “保存 ”按鈕完成文件加密。下次只有輸入正確密碼才能打開該文件。對(duì)單元格進(jìn)行讀寫保護(hù) (2003 版本 )1)對(duì)輸入信息進(jìn)行有效性檢測(cè)：首先選定要進(jìn)行有效性檢測(cè)的單元格或單元格集合，然后選擇 “數(shù)據(jù) ”菜單中的 “有效性 ”選項(xiàng)，設(shè)置有效條件、顯示信息和錯(cuò)誤警告來(lái)控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。另外，這一部分設(shè)置很有用，如在設(shè)計(jì)一個(gè) Excel 時(shí)，不允許用戶輸入負(fù)數(shù)年齡及負(fù)工資等。2)設(shè)置鎖定屬性，以保護(hù)存入單元格的內(nèi)容不能被改寫。選定需要鎖定的單元格 ; 選擇 “格式 ”“單元格 ”

3、;在“單元格格式 ”設(shè)置對(duì)話框中選擇 “保護(hù) ”標(biāo)簽并選中 “鎖定 ”;選擇“工具 ”“保護(hù) ”“保護(hù)工作表 ”，設(shè)置保護(hù)密碼，即完成了對(duì)單元格的鎖定設(shè)置。保護(hù)工作簿 (2003 版本 )打開 “工具 ”“保護(hù) ”“保護(hù)工作簿 ”。選定 “結(jié)構(gòu) ”選項(xiàng)可保護(hù)工作簿結(jié)構(gòu)，以免被刪除、移動(dòng)、隱藏、取消隱藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。選定 “窗口 ” 選項(xiàng)則可以保護(hù)工作簿窗口不被移動(dòng)、縮放、隱藏、取消隱藏或關(guān)閉。保護(hù)工作表在設(shè)置保護(hù)工作表前，首先確認(rèn)要保護(hù)的單元格是否處于 “鎖定 ”狀態(tài)，選中并右擊單元格，在彈出的菜單中選擇 “設(shè)置單元格格式 ”，選擇 “保護(hù) ”選項(xiàng)卡，確認(rèn)已選中“鎖定

4、 ”項(xiàng)，在默認(rèn)狀態(tài)下，單元格和圖形對(duì)象均處于鎖定狀態(tài)，此時(shí)，如果設(shè)置工作表被保護(hù)，則相應(yīng)信息不能修改。保護(hù)工作表的方法如下：選擇 “工具 ”“保護(hù) ”“保護(hù)工作表 ”，在打開的對(duì)話框中有 “內(nèi)容 ”、“對(duì)象 ”和 “方案 ”三個(gè)復(fù)選項(xiàng)，如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及其他信息，并防止查看隱藏的數(shù)據(jù)行、列和公式，則選中 “內(nèi)容 ”復(fù)選框 ;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對(duì)象，則應(yīng)選中 “對(duì)象 ”復(fù)選框 ;如果要防止、改變工作表中方案的定義，則應(yīng)選中 “方案 ”復(fù)選框。最后為防止其他用戶取消工作表保護(hù)，還要在 “密碼 ”文本框中輸入密碼。保護(hù)共享工作薄對(duì)要共享的工作薄，如果要

5、對(duì)工作薄中的修訂進(jìn)行跟蹤，可設(shè)置保護(hù)共享工作薄，選擇 “工具 ”“保護(hù) ”“保護(hù)共享工作薄 ”，選中 “以追蹤修訂方式共享 ”復(fù)選框，如果需要其他用戶先提供密碼，才能取消共享保護(hù)和沖突日志，則需要在 “密碼 ”文本框中輸入密碼，注意，如果工作薄已經(jīng)處在共享狀態(tài)，則不能為其設(shè)置密碼。為工作薄設(shè)置權(quán)限密碼如果不想其他用戶打開工作薄，可設(shè)置工作薄打開密碼，單擊 “文件 ”“另存為 ”，單擊 “工具 ”菜單上的 “常規(guī)選項(xiàng) ”，在這里可根據(jù)不同需要設(shè)置兩種類型的密碼：如果根本不想其他用戶打開工作薄，則需在 “打開權(quán)限密碼 ”文本框中輸入密碼 ; 如果只是不想其他用戶修改工作薄，但可以打開查看，則需要在

6、“修改權(quán)限密碼 ”文本框中輸入密碼。當(dāng)然為了保險(xiǎn)起見(jiàn)可以把兩個(gè)密碼都設(shè)置，最好是設(shè)置不同的密碼內(nèi)容。隱藏公式如果不想在共享工作薄后，讓其他用戶看到并編輯已有公式，可在共享之前，將包含公式的單元格設(shè)置為隱藏，并保護(hù)工作表。步驟如下：選定要隱藏的公式所在的單元格區(qū)域，選擇 “格式 ”“單元格 ”，單擊 “保護(hù) ”選項(xiàng)卡，選中 “隱藏 ”復(fù)選框，單擊 “確定 ”按鈕即可隱藏公式。隱藏工作薄選擇 “窗口 ”“隱藏 ”，可以把當(dāng)前處于活動(dòng)狀態(tài)的工作薄隱藏起來(lái)，如果要取消隱藏，可選擇 “窗口 ”“取消隱藏 ”命令，然后在 “取消隱藏 ”窗口中選擇相應(yīng)工作薄即可。隱藏工作表選擇 “格式 ”“工作表 ”“隱藏

7、 ”，可以把當(dāng)前的活動(dòng)工作表隱藏起來(lái)，要取消工作表的隱藏時(shí)，選擇 “格式 ”“工作表 ”“取消隱藏 ”，然后在 “取消隱藏 ”窗口中選擇相應(yīng)的工作表即可。隱藏行或列隱藏行或列共有三種方法，這里以行為例：(1)右擊要隱藏的行號(hào)，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇 “隱藏 ”命令。 (2) 單擊需要隱藏行中的任意單元格，然后選擇“格式 ”菜單下的“行隱藏 ”命令即可。 (3) 移動(dòng)鼠標(biāo)要隱藏行的右側(cè)，按住左鍵，通過(guò)移動(dòng)向左移動(dòng)的方式，將列寬調(diào)整為0，這樣對(duì)應(yīng)的行號(hào)會(huì)從工作表中自動(dòng)消失，起到隱藏效果，要取消隱藏，需要同時(shí)選擇該行的左右相鄰的兩行，或者選中整個(gè)工作表，然后選擇 “格式 ”菜單下的 “行 取消隱藏

8、”命令即可。Microsoft Excel設(shè)置只讀方式選擇 “文件 ”“另存為 ”，在該對(duì)話框中選中需要設(shè)為 “建議只讀 ”屬性的工作簿文件，然后單擊該對(duì)話框上的 “選項(xiàng) ”按鈕，打開 “保存選項(xiàng) ”對(duì)話框，選中該對(duì)話框中的 “建議只讀 ”復(fù)選框，然后單擊 “確定 ”按鈕，再單擊 “另存為 ”對(duì)話框上的 “保存 ”按鈕即可。在“建議只讀 ”方式下，無(wú)論何時(shí)打開工作簿， Excel 總是首先顯示出一個(gè)提示信息對(duì)話框，建議應(yīng)以只讀方式打開工作簿。修改擴(kuò)展名修改 Excel 工作薄的擴(kuò)展名 (把.xls 改為其他擴(kuò)展名 )，Excel 就不認(rèn)識(shí)了，最好是把擴(kuò)展名改成 .dll 等系統(tǒng)文件的名稱，然后

9、再把文件的屬性設(shè)置為隱藏，讓別人會(huì)誤以為這是個(gè)系統(tǒng)文件，而不敢去碰它，自己要用時(shí)再改回來(lái)就行了。添加 Excel 下拉菜單1、首先要打開 Excel 表格，然后在表格上面點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵選中要添加下拉菜單的單元格。2、選中單元格以后，在窗口上面的菜單欄點(diǎn)擊數(shù)據(jù)3、點(diǎn)擊數(shù)據(jù)以后出現(xiàn)下拉菜單，在下拉菜單上面點(diǎn)擊有效性。4、點(diǎn)擊有效性以后出現(xiàn)數(shù)據(jù)有效性窗口，再有效性窗口上面點(diǎn)擊設(shè)置。5、點(diǎn)擊設(shè)置以后，在允許欄點(diǎn)擊右邊的下拉箭頭選擇序列。6、在來(lái)源欄里面輸入下拉菜單的內(nèi)容，如：“上面，中間，下面 ”，中間要用逗號(hào)隔開，輸入逗號(hào)的時(shí)候一定要在英文狀態(tài)下輸入，輸入來(lái)源后點(diǎn)擊確定。7、這樣下拉菜單添加成功了，點(diǎn)

10、擊下拉箭頭就可以看到菜單上面的內(nèi)容了。1合并單元格1、首先我們需要將 “合并后居中 ”這一按鈕添加到 “快速訪問(wèn)工具欄 ”。點(diǎn)擊 “快速訪問(wèn)工具欄 ”的下三角按鈕，打開下拉菜單。在下拉菜單中點(diǎn)擊“其他命令 ”。2、在出現(xiàn)的 “Excel選項(xiàng) ”對(duì)話框中。左邊找到 “合并后居中 ”，并且選擇它。點(diǎn)擊“添加 ”，最后點(diǎn)確定， “合并后居中 ”這一按鈕就添加到 “快速訪問(wèn)工具欄 ”了。3、我們這時(shí)按一下 Alt 鍵，會(huì)發(fā)現(xiàn) “快速訪問(wèn)工具欄 ”中的 “合并后居中 ”按鈕上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字，我這兒是 6。4、這樣，我們就知道 “合并后居中 ”的快捷鍵為 “Alt+6了”(如果你按照本文第三步找到的數(shù)字不

11、是 6，這兒的快捷鍵就是 “Alt+你找到的實(shí)際數(shù)字 ”)。隨意選擇一塊區(qū)域，鍵入快捷鍵 “Alt+6，”你會(huì)發(fā)現(xiàn)這塊區(qū)域已經(jīng)合并后居中了。Excel 行列轉(zhuǎn)換1.打開需要轉(zhuǎn)置的單元格區(qū)域。2.點(diǎn)擊 “編輯 ”-“復(fù)制 ”或按 ctrl+c 復(fù)制這片區(qū)域。3.把光標(biāo)定位到要轉(zhuǎn)置的位置。4.選擇 “編輯 ”菜單，點(diǎn)擊 “選擇性粘貼 ”，在打開的對(duì)話框中，右下角有一個(gè)轉(zhuǎn)置復(fù)選框，我們勾選它 ;設(shè)置好點(diǎn)擊 “確定 ”。5.確定之后，可以看到，單元格的數(shù)據(jù)已經(jīng)從行變成列。Excel 數(shù)據(jù)分析1、以 Excel2010 版本為例，新建并打開excel 表格。2、首先添加數(shù)據(jù)分析插件，點(diǎn)擊左上角文件按鈕，

12、出現(xiàn)菜單頁(yè)面，點(diǎn)擊選項(xiàng)按鈕。3、然后點(diǎn)擊 “加載項(xiàng) ”選項(xiàng)，選中 “分析工具庫(kù) ”，點(diǎn)擊下方 “轉(zhuǎn)到 ”按鈕。4、然后出現(xiàn) excel 加載宏界面，在 ”分析工具庫(kù) “前方框內(nèi)打勾，點(diǎn)擊確定。5、經(jīng)過(guò)上一步已經(jīng)成功添加”數(shù)據(jù)分析插件 “，在 ”數(shù)據(jù) “-”數(shù)據(jù)分析 “下可以找到。6、然后點(diǎn)擊 ”數(shù)據(jù)分析 “，可以找到相關(guān)的分析方法，如回歸分析，方差分析，相關(guān)分析等。Excel 的提速大法1、快速啟動(dòng)Excel日常工作中要經(jīng)常使用動(dòng) “我的電腦 ”進(jìn)入 WindowsExcel ，可以在啟動(dòng) Windows目錄，依照路徑 “Start Menu時(shí)啟動(dòng)它，設(shè)置方法：(1)啟啟動(dòng) ”來(lái)打開 “啟動(dòng)

13、”文件夾： (2)打開 Excel 所在的文件夾，用鼠標(biāo)將 Excel 圖標(biāo)拖到 “啟動(dòng) ”文件夾，這時(shí) Excel 的快捷方式就被復(fù)制到 “啟動(dòng) ”文件夾中，下次啟動(dòng) Windows 就可快速啟動(dòng) Excel 了。2、快速獲取幫助對(duì)于工具欄或屏幕區(qū)，只需按組合鍵Shift+F1 ，然后用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會(huì)彈出一個(gè)幫助窗口，上面會(huì)告訴該元素的詳細(xì)幫助信息。3、快速移動(dòng)或復(fù)制單元格先選定單元格，然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置，然后釋放按鍵即可移動(dòng)。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl 即可。4、快速查找工作簿可以利用在工作表中的任何文字進(jìn)行搜尋

14、，方法為：(1) 單擊工具欄中的 “打開 ”按鈕，在 “打開 ”對(duì)話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2) 在“文本屬性 ”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語(yǔ)，以便搜尋更容易成功 ;(3) 選擇 “開始查找 ”即可。在找到滿足條件的文件前， “打開 ”對(duì)話框的狀態(tài)欄都會(huì)顯示 “找到了 0 個(gè)文件 ”的信息，應(yīng)該耐心等待，只有當(dāng) “打開 ”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時(shí)，才表明搜尋結(jié)束。5、快速打印工作表若選擇 “文件 ”菜單中 “打印 ”命令來(lái)打印，會(huì)出現(xiàn) “打印 ”對(duì)話框，程序繁瑣。若要跳過(guò)該對(duì)話框，可以單擊 “常用 ”工具欄上的 “打印 ”按鈕或者按下 Sh

15、ift 鍵并單擊 “打印預(yù)覽 ” 按鈕， Excel 將使用 “選定工作表 ”選項(xiàng)打印。6、快速切換工作表按 Ctrl+PageUp 組合鍵可激活前一個(gè)工作表，按 Ctrl+PageDown 組合鍵可激活后一個(gè)工作表。還可用鼠標(biāo)去控制工作表底部的標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕快速地移動(dòng)工作表的名字，然后單擊工作表進(jìn)行切換。7、快速切換工作簿對(duì)于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對(duì)多個(gè)窗口下的多個(gè)工作進(jìn)行切換，用 “窗口 ”菜單最方便。 “窗口 ”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個(gè)工作簿，從 “窗口 ”菜單選擇它的名字即可。 “窗口 ”菜單最多能列出 9 個(gè)工作簿，若多于 9 個(gè)， “窗

16、口 ”菜單則包含一個(gè)名為 “多窗口 ”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個(gè)按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對(duì)話框，只需單擊其中需要的名字即可。8、快速插入 Word 表格Excel 可以處理 Word 表格中列出的數(shù)據(jù)，可用以下方法快速插入Word 表格： (1)打開 Word 表格所在的文件 ;(2) 打開要處理 Word 表格的 Excel 文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能看見(jiàn)表格和要插入表格的區(qū)域;(3) 選中 Word 中的表格 ;(4) 按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel 窗口中，松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。9、快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的

17、鏈接：(1) 打開 Internet 上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯 ”菜單的 “復(fù)制 ”命令 ;(2) 打開需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的Excel 工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格 ;(3) 單擊 “編輯 ”菜單中的 “選擇性粘貼 ”命令，在 “選擇性粘貼 ”對(duì)話框中，選擇 “粘貼鏈接 ”按鈕即可。若想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開 Internet 工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入 (=)和 URL 地址及工作簿位置。10、快速創(chuàng)建工具欄通過(guò)工具欄可以快捷地訪問(wèn)常用的命令或自定義的宏，可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為：?jiǎn)螕?“工具 ”菜單中的 “

18、自定義 ”命令，選擇 “工具欄 ”選項(xiàng)卡，單擊“新建 ”按鈕，輸入 “新建工具欄 ”名稱，然后單擊 “確定 ”。這時(shí)新建工具欄出現(xiàn)在窗口就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會(huì)在此“落戶 ”。若在拖動(dòng)時(shí)按著 Ctrl 鍵，則會(huì)將按鈕復(fù)制過(guò)來(lái)。注意：不能將按鈕拖到 “自定義 ”對(duì)話框或工作表中，否則該按鈕將會(huì)被刪除。11、利用模板創(chuàng)建工作簿模板是一用來(lái)作為創(chuàng)建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿。創(chuàng)建模板方法為： (1)打開一個(gè)要作為模板的工作簿 ;(2) 選擇 “文件 ”菜單中 “另存為 ”命令，打開 “另存為 ”對(duì)話框 ;(3) 在 “文件名 ”框中輸入

19、模板的名字，從 “保存類型 ”列表中選定 “模板 (*.xlt) 選”項(xiàng)，這時(shí) “保存位置 ”會(huì)自動(dòng)切換到默認(rèn)的模板文件夾 Templates 文件夾 ;(4) 在 “保存位置 ”中選擇 “電子表格模板 ”文件夾，單擊 “保存 ”即可。這樣就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作簿了。12、用 “超級(jí)連接 ”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件用超級(jí)鏈接在各個(gè)位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便，若要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo)指向帶有下劃線的藍(lán)色超級(jí)鏈接文件，然后單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級(jí)鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的 “返回 ”按鈕即可。Excel 的常用函數(shù)Excel 函數(shù)一共有 11 類，分別是數(shù)

20、據(jù)庫(kù)函數(shù)、日期與時(shí)間函數(shù)、工程函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學(xué)和三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。工程工程工作表函數(shù)用于工程分析。這類函數(shù)中的大多數(shù)可分為三種類型：對(duì)復(fù)數(shù)進(jìn)行處理的函數(shù)、在不同的數(shù)字系統(tǒng) (如十進(jìn)制系統(tǒng)、十六進(jìn)制系統(tǒng)、八進(jìn)制系統(tǒng)和二進(jìn)制系統(tǒng) )間進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)、在不同的度量系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)。財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)函數(shù)可以進(jìn)行一般的財(cái)務(wù)計(jì)算，如確定貸款的支付額、投資的未來(lái)值或凈現(xiàn)值，以及債券或息票的價(jià)值。財(cái)務(wù)函數(shù)中常見(jiàn)的參數(shù)：未來(lái)值 (fv)- 在所有付款發(fā)生后的投資或貸款的價(jià)值。期間數(shù) (nper)- 投資的總支付期間數(shù)。付款 (pmt)-

21、對(duì)于一項(xiàng)投資或貸款的定期支付數(shù)額?，F(xiàn)值 (pv)- 在投資期初的投資或貸款的價(jià)值。例如，貸款的現(xiàn)值為所借入的本金數(shù)額。利率 (rate)- 投資或貸款的利率或貼現(xiàn)率。類型 (type)- 付款期間內(nèi)進(jìn)行支付的間隔，如在月初或月末。信息可以使用信息工作表函數(shù)確定存儲(chǔ)在單元格中的數(shù)據(jù)的類型。信息函數(shù)包含一組稱為 IS 的工作表函數(shù)，在單元格滿足條件時(shí)返回 TRUE 。例如，如果單元格包含一個(gè)偶數(shù)值， ISEVEN 工作表函數(shù)返回 TRUE 。如果需要確定某個(gè)單元格區(qū)域中是否存在空白單元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函數(shù)對(duì)單元格區(qū)域中的空白單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)，或者使用ISBLANK 工作表函

22、數(shù)確定區(qū)域中的某個(gè)單元格是否為空。數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)需要分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件時(shí)，可以使用數(shù)據(jù)庫(kù)工作表函數(shù)。例如，在一個(gè)包含銷售信息的數(shù)據(jù)清單中，可以計(jì)算出所有銷售數(shù)值大于1,000 且小于 2,500 的行或記錄的總數(shù)。 Microsoft Excel共有 12 個(gè)工作表函數(shù)用于對(duì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，這些函數(shù)的統(tǒng)一名稱為Dfunctions ，也稱為 D 函數(shù)，每個(gè)函數(shù)均有三個(gè)相同的參數(shù)：database 、field 和 criteria 。這些參數(shù)指向數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù)所使用的工作表區(qū)域。其中參數(shù)database 為工作表上包含數(shù)據(jù)清單的區(qū)域，參數(shù) field 為需要匯總的列的標(biāo)志，參數(shù)criteria 為工作表上包含指定條件的