Excel的正確使用方法及技巧.doc

1、Excel的正確使用方法及技巧Excel 是人們經(jīng)常使用的一種辦公軟件，掌握正確的使用方法和技巧是很有用的。下面是小編整理的Excel 的正確使用方法，分享給大家!Excel 的使用方法處理表格日常辦公中一些重要的或?qū)儆诒Ｃ苄缘奈募夹枰M行安全性的設置，設置EXCEL 文檔的安全性的操作方法有很多。加密 Excel 文件如果不想讓自己的 Excel 文件被別人查看，最好將其加密：單擊 “工具 ”“選項 ”，在彈出的 “選項 ”對話框中單擊 “安全性 ”選項卡，然后在 “打開權限密碼 ”(只允許讀不能做修改 )、 “修改權限密碼 ”(可以閱讀，也可以修改 )輸入框中輸入該文件的打開權限密碼及修

2、改權限密碼。單擊 “確定 ”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再單擊 “確認 ”，最后點 “保存 ”按鈕完成文件加密。下次只有輸入正確密碼才能打開該文件。對單元格進行讀寫保護 (2003 版本 )1)對輸入信息進行有效性檢測：首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后選擇 “數(shù)據(jù) ”菜單中的 “有效性 ”選項，設置有效條件、顯示信息和錯誤警告來控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。另外，這一部分設置很有用，如在設計一個 Excel 時，不允許用戶輸入負數(shù)年齡及負工資等。2)設置鎖定屬性，以保護存入單元格的內(nèi)容不能被改寫。選定需要鎖定的單元格 ; 選擇 “格式 ”“單元格 ”

3、;在“單元格格式 ”設置對話框中選擇 “保護 ”標簽并選中 “鎖定 ”;選擇“工具 ”“保護 ”“保護工作表 ”，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設置。保護工作簿 (2003 版本 )打開 “工具 ”“保護 ”“保護工作簿 ”。選定 “結構 ”選項可保護工作簿結構，以免被刪除、移動、隱藏、取消隱藏、重命名工作表，并且不可插入新的工作表。選定 “窗口 ” 選項則可以保護工作簿窗口不被移動、縮放、隱藏、取消隱藏或關閉。保護工作表在設置保護工作表前，首先確認要保護的單元格是否處于 “鎖定 ”狀態(tài)，選中并右擊單元格，在彈出的菜單中選擇 “設置單元格格式 ”，選擇 “保護 ”選項卡，確認已選中“鎖定

4、 ”項，在默認狀態(tài)下，單元格和圖形對象均處于鎖定狀態(tài)，此時，如果設置工作表被保護，則相應信息不能修改。保護工作表的方法如下：選擇 “工具 ”“保護 ”“保護工作表 ”，在打開的對話框中有 “內(nèi)容 ”、“對象 ”和 “方案 ”三個復選項，如果要防止、修改工作表中的單元格或圖表中的數(shù)據(jù)及其他信息，并防止查看隱藏的數(shù)據(jù)行、列和公式，則選中 “內(nèi)容 ”復選框 ;如果要防止、改變工作表或圖表中的圖形對象，則應選中 “對象 ”復選框 ;如果要防止、改變工作表中方案的定義，則應選中 “方案 ”復選框。最后為防止其他用戶取消工作表保護，還要在 “密碼 ”文本框中輸入密碼。保護共享工作薄對要共享的工作薄，如果要

5、對工作薄中的修訂進行跟蹤，可設置保護共享工作薄，選擇 “工具 ”“保護 ”“保護共享工作薄 ”，選中 “以追蹤修訂方式共享 ”復選框，如果需要其他用戶先提供密碼，才能取消共享保護和沖突日志，則需要在 “密碼 ”文本框中輸入密碼，注意，如果工作薄已經(jīng)處在共享狀態(tài)，則不能為其設置密碼。為工作薄設置權限密碼如果不想其他用戶打開工作薄，可設置工作薄打開密碼，單擊 “文件 ”“另存為 ”，單擊 “工具 ”菜單上的 “常規(guī)選項 ”，在這里可根據(jù)不同需要設置兩種類型的密碼：如果根本不想其他用戶打開工作薄，則需在 “打開權限密碼 ”文本框中輸入密碼 ; 如果只是不想其他用戶修改工作薄，但可以打開查看，則需要在

6、“修改權限密碼 ”文本框中輸入密碼。當然為了保險起見可以把兩個密碼都設置，最好是設置不同的密碼內(nèi)容。隱藏公式如果不想在共享工作薄后，讓其他用戶看到并編輯已有公式，可在共享之前，將包含公式的單元格設置為隱藏，并保護工作表。步驟如下：選定要隱藏的公式所在的單元格區(qū)域，選擇 “格式 ”“單元格 ”，單擊 “保護 ”選項卡，選中 “隱藏 ”復選框，單擊 “確定 ”按鈕即可隱藏公式。隱藏工作薄選擇 “窗口 ”“隱藏 ”，可以把當前處于活動狀態(tài)的工作薄隱藏起來，如果要取消隱藏，可選擇 “窗口 ”“取消隱藏 ”命令，然后在 “取消隱藏 ”窗口中選擇相應工作薄即可。隱藏工作表選擇 “格式 ”“工作表 ”“隱藏

7、 ”，可以把當前的活動工作表隱藏起來，要取消工作表的隱藏時，選擇 “格式 ”“工作表 ”“取消隱藏 ”，然后在 “取消隱藏 ”窗口中選擇相應的工作表即可。隱藏行或列隱藏行或列共有三種方法，這里以行為例：(1)右擊要隱藏的行號，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇 “隱藏 ”命令。 (2) 單擊需要隱藏行中的任意單元格，然后選擇“格式 ”菜單下的“行隱藏 ”命令即可。 (3) 移動鼠標要隱藏行的右側，按住左鍵，通過移動向左移動的方式，將列寬調(diào)整為0，這樣對應的行號會從工作表中自動消失，起到隱藏效果，要取消隱藏，需要同時選擇該行的左右相鄰的兩行，或者選中整個工作表，然后選擇 “格式 ”菜單下的 “行 取消隱藏

8、”命令即可。Microsoft Excel設置只讀方式選擇 “文件 ”“另存為 ”，在該對話框中選中需要設為 “建議只讀 ”屬性的工作簿文件，然后單擊該對話框上的 “選項 ”按鈕，打開 “保存選項 ”對話框，選中該對話框中的 “建議只讀 ”復選框，然后單擊 “確定 ”按鈕，再單擊 “另存為 ”對話框上的 “保存 ”按鈕即可。在“建議只讀 ”方式下，無論何時打開工作簿， Excel 總是首先顯示出一個提示信息對話框，建議應以只讀方式打開工作簿。修改擴展名修改 Excel 工作薄的擴展名 (把.xls 改為其他擴展名 )，Excel 就不認識了，最好是把擴展名改成 .dll 等系統(tǒng)文件的名稱，然后

9、再把文件的屬性設置為隱藏，讓別人會誤以為這是個系統(tǒng)文件，而不敢去碰它，自己要用時再改回來就行了。添加 Excel 下拉菜單1、首先要打開 Excel 表格，然后在表格上面點擊鼠標左鍵選中要添加下拉菜單的單元格。2、選中單元格以后，在窗口上面的菜單欄點擊數(shù)據(jù)3、點擊數(shù)據(jù)以后出現(xiàn)下拉菜單，在下拉菜單上面點擊有效性。4、點擊有效性以后出現(xiàn)數(shù)據(jù)有效性窗口，再有效性窗口上面點擊設置。5、點擊設置以后，在允許欄點擊右邊的下拉箭頭選擇序列。6、在來源欄里面輸入下拉菜單的內(nèi)容，如：“上面，中間，下面 ”，中間要用逗號隔開，輸入逗號的時候一定要在英文狀態(tài)下輸入，輸入來源后點擊確定。7、這樣下拉菜單添加成功了，點

10、擊下拉箭頭就可以看到菜單上面的內(nèi)容了。1合并單元格1、首先我們需要將 “合并后居中 ”這一按鈕添加到 “快速訪問工具欄 ”。點擊 “快速訪問工具欄 ”的下三角按鈕，打開下拉菜單。在下拉菜單中點擊“其他命令 ”。2、在出現(xiàn)的 “Excel選項 ”對話框中。左邊找到 “合并后居中 ”，并且選擇它。點擊“添加 ”，最后點確定， “合并后居中 ”這一按鈕就添加到 “快速訪問工具欄 ”了。3、我們這時按一下 Alt 鍵，會發(fā)現(xiàn) “快速訪問工具欄 ”中的 “合并后居中 ”按鈕上會出現(xiàn)一個數(shù)字，我這兒是 6。4、這樣，我們就知道 “合并后居中 ”的快捷鍵為 “Alt+6了”(如果你按照本文第三步找到的數(shù)字不

11、是 6，這兒的快捷鍵就是 “Alt+你找到的實際數(shù)字 ”)。隨意選擇一塊區(qū)域，鍵入快捷鍵 “Alt+6，”你會發(fā)現(xiàn)這塊區(qū)域已經(jīng)合并后居中了。Excel 行列轉(zhuǎn)換1.打開需要轉(zhuǎn)置的單元格區(qū)域。2.點擊 “編輯 ”-“復制 ”或按 ctrl+c 復制這片區(qū)域。3.把光標定位到要轉(zhuǎn)置的位置。4.選擇 “編輯 ”菜單，點擊 “選擇性粘貼 ”，在打開的對話框中，右下角有一個轉(zhuǎn)置復選框，我們勾選它 ;設置好點擊 “確定 ”。5.確定之后，可以看到，單元格的數(shù)據(jù)已經(jīng)從行變成列。Excel 數(shù)據(jù)分析1、以 Excel2010 版本為例，新建并打開excel 表格。2、首先添加數(shù)據(jù)分析插件，點擊左上角文件按鈕，

12、出現(xiàn)菜單頁面，點擊選項按鈕。3、然后點擊 “加載項 ”選項，選中 “分析工具庫 ”，點擊下方 “轉(zhuǎn)到 ”按鈕。4、然后出現(xiàn) excel 加載宏界面，在 ”分析工具庫 “前方框內(nèi)打勾，點擊確定。5、經(jīng)過上一步已經(jīng)成功添加”數(shù)據(jù)分析插件 “，在 ”數(shù)據(jù) “-”數(shù)據(jù)分析 “下可以找到。6、然后點擊 ”數(shù)據(jù)分析 “，可以找到相關的分析方法，如回歸分析，方差分析，相關分析等。Excel 的提速大法1、快速啟動Excel日常工作中要經(jīng)常使用動 “我的電腦 ”進入 WindowsExcel ，可以在啟動 Windows目錄，依照路徑 “Start Menu時啟動它，設置方法：(1)啟啟動 ”來打開 “啟動

13、”文件夾： (2)打開 Excel 所在的文件夾，用鼠標將 Excel 圖標拖到 “啟動 ”文件夾，這時 Excel 的快捷方式就被復制到 “啟動 ”文件夾中，下次啟動 Windows 就可快速啟動 Excel 了。2、快速獲取幫助對于工具欄或屏幕區(qū)，只需按組合鍵Shift+F1 ，然后用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就會彈出一個幫助窗口，上面會告訴該元素的詳細幫助信息。3、快速移動或復制單元格先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl 即可。4、快速查找工作簿可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋

14、，方法為：(1) 單擊工具欄中的 “打開 ”按鈕，在 “打開 ”對話框里，輸入文件的全名或部分名，可以用通配符代替;(2) 在“文本屬性 ”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功 ;(3) 選擇 “開始查找 ”即可。在找到滿足條件的文件前， “打開 ”對話框的狀態(tài)欄都會顯示 “找到了 0 個文件 ”的信息，應該耐心等待，只有當 “打開 ”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時，才表明搜尋結束。5、快速打印工作表若選擇 “文件 ”菜單中 “打印 ”命令來打印，會出現(xiàn) “打印 ”對話框，程序繁瑣。若要跳過該對話框，可以單擊 “常用 ”工具欄上的 “打印 ”按鈕或者按下 Sh

15、ift 鍵并單擊 “打印預覽 ” 按鈕， Excel 將使用 “選定工作表 ”選項打印。6、快速切換工作表按 Ctrl+PageUp 組合鍵可激活前一個工作表，按 Ctrl+PageDown 組合鍵可激活后一個工作表。還可用鼠標去控制工作表底部的標簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然后單擊工作表進行切換。7、快速切換工作簿對于較少工作簿切換，可單擊工作簿所在窗口。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用 “窗口 ”菜單最方便。 “窗口 ”菜單的底部列出了已打開了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從 “窗口 ”菜單選擇它的名字即可。 “窗口 ”菜單最多能列出 9 個工作簿，若多于 9 個， “窗

16、口 ”菜單則包含一個名為 “多窗口 ”的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。8、快速插入 Word 表格Excel 可以處理 Word 表格中列出的數(shù)據(jù)，可用以下方法快速插入Word 表格： (1)打開 Word 表格所在的文件 ;(2) 打開要處理 Word 表格的 Excel 文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區(qū)域;(3) 選中 Word 中的表格 ;(4) 按住鼠標左鍵，將表格拖到Excel 窗口中，松開鼠標左鍵將表格放在需要的位置即可。9、快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的

17、鏈接：(1) 打開 Internet 上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯 ”菜單的 “復制 ”命令 ;(2) 打開需要創(chuàng)建鏈接的Excel 工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格 ;(3) 單擊 “編輯 ”菜單中的 “選擇性粘貼 ”命令，在 “選擇性粘貼 ”對話框中，選擇 “粘貼鏈接 ”按鈕即可。若想在創(chuàng)建鏈接時不打開 Internet 工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入 (=)和 URL 地址及工作簿位置。10、快速創(chuàng)建工具欄通過工具欄可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏，可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為：單擊 “工具 ”菜單中的 “

18、自定義 ”命令，選擇 “工具欄 ”選項卡，單擊“新建 ”按鈕，輸入 “新建工具欄 ”名稱，然后單擊 “確定 ”。這時新建工具欄出現(xiàn)在窗口就可以用鼠標把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶 ”。若在拖動時按著 Ctrl 鍵，則會將按鈕復制過來。注意：不能將按鈕拖到 “自定義 ”對話框或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。11、利用模板創(chuàng)建工作簿模板是一用來作為創(chuàng)建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿。創(chuàng)建模板方法為： (1)打開一個要作為模板的工作簿 ;(2) 選擇 “文件 ”菜單中 “另存為 ”命令，打開 “另存為 ”對話框 ;(3) 在 “文件名 ”框中輸入

19、模板的名字，從 “保存類型 ”列表中選定 “模板 (*.xlt) 選”項，這時 “保存位置 ”會自動切換到默認的模板文件夾 Templates 文件夾 ;(4) 在 “保存位置 ”中選擇 “電子表格模板 ”文件夾，單擊 “保存 ”即可。這樣就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作簿了。12、用 “超級連接 ”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件用超級鏈接在各個位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便，若要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可跳轉(zhuǎn)到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的 “返回 ”按鈕即可。Excel 的常用函數(shù)Excel 函數(shù)一共有 11 類，分別是數(shù)

20、據(jù)庫函數(shù)、日期與時間函數(shù)、工程函數(shù)、財務函數(shù)、信息函數(shù)、邏輯函數(shù)、查詢和引用函數(shù)、數(shù)學和三角函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)、文本函數(shù)以及用戶自定義函數(shù)。工程工程工作表函數(shù)用于工程分析。這類函數(shù)中的大多數(shù)可分為三種類型：對復數(shù)進行處理的函數(shù)、在不同的數(shù)字系統(tǒng) (如十進制系統(tǒng)、十六進制系統(tǒng)、八進制系統(tǒng)和二進制系統(tǒng) )間進行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)、在不同的度量系統(tǒng)中進行數(shù)值轉(zhuǎn)換的函數(shù)。財務財務函數(shù)可以進行一般的財務計算，如確定貸款的支付額、投資的未來值或凈現(xiàn)值，以及債券或息票的價值。財務函數(shù)中常見的參數(shù)：未來值 (fv)- 在所有付款發(fā)生后的投資或貸款的價值。期間數(shù) (nper)- 投資的總支付期間數(shù)。付款 (pmt)-

21、對于一項投資或貸款的定期支付數(shù)額?，F(xiàn)值 (pv)- 在投資期初的投資或貸款的價值。例如，貸款的現(xiàn)值為所借入的本金數(shù)額。利率 (rate)- 投資或貸款的利率或貼現(xiàn)率。類型 (type)- 付款期間內(nèi)進行支付的間隔，如在月初或月末。信息可以使用信息工作表函數(shù)確定存儲在單元格中的數(shù)據(jù)的類型。信息函數(shù)包含一組稱為 IS 的工作表函數(shù)，在單元格滿足條件時返回 TRUE 。例如，如果單元格包含一個偶數(shù)值， ISEVEN 工作表函數(shù)返回 TRUE 。如果需要確定某個單元格區(qū)域中是否存在空白單元格，可以使用 COUNTBLANK 工作表函數(shù)對單元格區(qū)域中的空白單元格進行計數(shù)，或者使用ISBLANK 工作表函

22、數(shù)確定區(qū)域中的某個單元格是否為空。數(shù)據(jù)庫當需要分析數(shù)據(jù)清單中的數(shù)值是否符合特定條件時，可以使用數(shù)據(jù)庫工作表函數(shù)。例如，在一個包含銷售信息的數(shù)據(jù)清單中，可以計算出所有銷售數(shù)值大于1,000 且小于 2,500 的行或記錄的總數(shù)。 Microsoft Excel共有 12 個工作表函數(shù)用于對存儲在數(shù)據(jù)清單或數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行分析，這些函數(shù)的統(tǒng)一名稱為Dfunctions ，也稱為 D 函數(shù)，每個函數(shù)均有三個相同的參數(shù)：database 、field 和 criteria 。這些參數(shù)指向數(shù)據(jù)庫函數(shù)所使用的工作表區(qū)域。其中參數(shù)database 為工作表上包含數(shù)據(jù)清單的區(qū)域，參數(shù) field 為需要匯總的列的標志，參數(shù)criteria 為工作表上包含指定條件的