涉外接待管理方案.docx

1、工 具名涉外接待管理方案檢索編碼CM030937頁碼6 1一、公司外事接待1. 公司對國內(nèi)外來賓接待工作除由公司總裁或其他高級人員親自接待以外，其余由行政辦公室配合有關(guān)部門負(fù)責(zé)安排接待工作。2. 外事接待工作由行政辦公宣統(tǒng)一安排辦理。3. 外事接待工作的基本要求是：認(rèn)真負(fù)責(zé)、熱情周到、不卑不亢、言行得體、嚴(yán)守機(jī)密。4. 國內(nèi)外賓客來訪， 接待人員應(yīng)準(zhǔn)確掌握賓客乘坐的交通工具和抵離的時間，提前通知有關(guān)部門和人員做好接送準(zhǔn)備。5. 國內(nèi)外賓客來訪時，接待人員根據(jù)來訪者的目的、規(guī)模及興趣、意愿等選擇安排參觀項目，確定活動內(nèi)容，擬定接待方案，報請主管總裁批準(zhǔn)。6. 有關(guān)部門根據(jù)批準(zhǔn)的接待方案，認(rèn)真做好

2、政務(wù)接洽和業(yè)務(wù)洽談。洽談中如遇有非權(quán)限內(nèi)的事情時，應(yīng)向主管領(lǐng)導(dǎo)請示，來不及逐級請示時可直接請示主管裁定。7. 安排外賓用餐除特殊情況外，陪同人員不超過兩名，安排娛樂活動時，我方陪同人員亦應(yīng)控制，避免高消費(fèi)現(xiàn)象發(fā)生。8. 對于本公司附屬外埠企業(yè)人員來訪，進(jìn)行正常接待即可，如對方級別較高或?qū)镜臉I(yè)務(wù)開展具有重要意義，可將接待方案報公司總裁審批。9. 在接待賓客工作中，認(rèn)真做好安全保衛(wèi)工作。二、公司電話接待1. 響鈴時。電話鈴聲響起之后，盡快拿起話筒。在電話鈴聲響起的三次之內(nèi)接聽電話，以免引起客戶失望或不快。工 具名涉外接待管理方案檢索編碼CM030937頁碼6 22. 找人時。來電話指名找人，迅

3、速把電話轉(zhuǎn)給要找的人。如果不在，明確告訴對方，如果需要留言，做好記錄。3. 接聽時。一般由最低職位的員工接聽，但是，新員工對企業(yè)情況知之不多，所以不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。4. 聲小時。若對方說話聲小，要有禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點(diǎn)小”。5. 通話時。通話時如果有其他客戶進(jìn)來，不要置之不理，應(yīng)該點(diǎn)頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說，“請您稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。6. 中斷時。通話突然中斷，要立即掛上電話，再次接通后要表示歉意并說明原因。7. 掛斷時。打完電話，不要自己先掛斷電話，等對方掛斷之后再輕輕放下。8. 高峰時。在業(yè)務(wù)通話高峰時，盡量不要往

4、外打電話，不要占線時間大長，并且設(shè)法告訴客戶，“現(xiàn)在正是進(jìn)電話的高峰時間，對不起 ” 。三、來賓參觀接待1. 公司參觀種類(1) 定時參觀：先以公文或電話預(yù)先約定參觀時間與范圍。定時參觀又分為以下三種：團(tuán)體參觀：政府部門、學(xué)校或社會團(tuán)體約定來公司參觀。貴賓參觀：政府官員、社會名流以及國內(nèi)外各大企業(yè)負(fù)責(zé)人經(jīng)公司允許前來參觀。工 具名涉外接待管理方案檢索編碼CM030937頁碼6 3普通參觀：一般客戶或業(yè)務(wù)有關(guān)人員來公司參觀。(2) 臨時參觀：因業(yè)務(wù)需要臨時決定來公司參觀。2. 接待方式(1) 團(tuán)體參觀：凡參觀人數(shù)能在會客室容納的，均以茶點(diǎn)招待，否則一律免于招待，陪同人員由有關(guān)部門安排。(2) 貴

5、賓參觀：按公司通知以咖啡、糕點(diǎn)、冷飲或其他方式招待并由公司高級人員陪同。(3) 普通參觀：以茶點(diǎn)招待，由有關(guān)部門派人陪同。(4) 臨時參觀：同普通參觀。3. 參觀方法(1) 貴賓參觀及團(tuán)體參觀：由公司核準(zhǔn)并于參觀前三日將參觀通知單填送公司各主管部門，作為辦理接待的憑證，意外時先以電話通知，然后補(bǔ)通知單。(2) 普通參觀：由各部經(jīng)理核準(zhǔn)并于參觀前一日將參觀通知單填送公司辦公室，以利于接待。但參觀涉及兩個部門以上者，視同團(tuán)體參觀辦理。(3) 臨時參觀：由各部經(jīng)理核定并于參觀前一小時以電話通知公司辦公室辦理接待。如參觀涉及兩個部門以上者，應(yīng)協(xié)調(diào)辦理。(4) 未經(jīng)核準(zhǔn)的參觀人員拒絕參觀，擅自率領(lǐng)參觀人

6、員的參觀者，按泄露商業(yè)機(jī)密論。(5) 參觀人員除特準(zhǔn)者外，謝絕拍照并由陪同參觀人員委婉說明。工 具名涉外接待管理方案檢索編碼CM030937頁碼6 4四、公司接待費(fèi)用1. 接待費(fèi)內(nèi)容(1) 會議費(fèi)；(2) 研討費(fèi)；(3) 招待費(fèi)；(4) 交際費(fèi)；(5) 典禮費(fèi)；(6) 捐贈。2. 使用接待費(fèi)注意事項(1) 注意接待費(fèi)的支出項目與接待用途及目的一致。公司的營業(yè)、采購、融資以及其他經(jīng)營，有其客觀的目的性，任何接待上的開支不得背離經(jīng)營上的目的與要求。(2) 接待費(fèi)的開支，應(yīng)充分考慮和認(rèn)清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用經(jīng)費(fèi)開支。(3) 各級責(zé)任者或主管領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)認(rèn)真審核每一次的接待任務(wù)

7、與接待方式，給予接待任務(wù)的擔(dān)當(dāng)者以適當(dāng)?shù)闹甘尽?. 接待方法(1) 每個部門分別進(jìn)行預(yù)算并在預(yù)算范圍內(nèi)開支。預(yù)算按過去的平均實(shí)績來確定。(2) 接待次數(shù)每人每月不得超過次，但是，美元以下的開支不在其列。同樣內(nèi)容與對象的接待盡量避免，不要重復(fù)接待。(3) 對重要的關(guān)系戶設(shè)立接待卡，詳細(xì)記載其嗜好、興趣與特點(diǎn)等。工 具名涉外接待管理方案檢索編碼CM030937頁碼6 54. 接待目的分類(1) 接待新交易伙伴關(guān)系戶；(2) 慶祝合作關(guān)系的建立；(3) 銷售收入提高后的致謝；(4) 出訪時的請客；(5) 來訪時的招待；(6) 接納各種建議后的致謝；(7) 達(dá)到各種目的后的致謝；(8) 重要的節(jié)日或慶

8、典。5. 接待分檔(1)A檔 ( 特別重要和重大的接待) ；(2)B檔 ( 比較重要和重大的接待) ；(3)C檔( 一般的接待 )。6. 接待檔次(1)高 ( 適合于A 檔接待規(guī)格) ，主要指高級的飯店、餐館、美食中心；(2) 中 ( 適合于 B 檔接待規(guī)格 ) ，略低于高檔水平的中、高檔餐館；(3)低 ( 適合于C 檔接待規(guī)格) ，主要指中、低檔大眾用餐場所。7. 接待費(fèi)用審核與支付(1) 接待當(dāng)事人根據(jù)具體情況，判斷是否需要接待或招待并填寫公司的“接待申請及報告書”，向主管領(lǐng)導(dǎo)正式提出申請，主管允許后加蓋印章，送交辦公室主管。(2) 辦公室主管根據(jù)申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后加蓋印章。辦工 具名涉外接待管理方案檢索編碼CM030937頁碼6 6公室主管的審批權(quán)限為一次美元，超過審批權(quán)限，要上報總裁批準(zhǔn)。(3) 接待費(fèi)由辦公室直接