會(huì)務(wù)籌備方案樣板

1、XXXXXX工程XXX會(huì)會(huì)務(wù)籌備方案20xx年xx月xx日為了高效、優(yōu)質(zhì)做好本次會(huì)議的各項(xiàng)籌備匸作，確保xxxxX程XXX會(huì)取得 預(yù)期的效果，特編制此會(huì)務(wù)籌備方案。一、會(huì)務(wù)籌備組組長：XXX副組長：XXX、XXX成 員：XXX、XXX X XXX二. 會(huì)議籌備為了確保會(huì)議能夠順利召開，在接到會(huì)議通知到會(huì)議服務(wù)工作開始之前，成立會(huì)議籌備組，會(huì)務(wù)組全體人員參加，集中落實(shí)會(huì)議前期的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目具體工作事項(xiàng)及內(nèi)容責(zé)任人會(huì)議確認(rèn)確定會(huì)議方案（規(guī)模、人數(shù)）根據(jù)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)信息編制費(fèi)用預(yù)算，并提報(bào)批流程根據(jù)會(huì)議議題確泄參加會(huì)議的單位擬會(huì)議通知制作邀諳函信息收集發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)函、會(huì)議回執(zhí)收集參會(huì)單位、人員信

2、息，形成與會(huì)人員名單落實(shí)參會(huì)人員行程，確定需要接、送人員的航班、車次信息預(yù)訂機(jī)票、火車票確左接、送人員信息表酒店預(yù)訂預(yù)訂灑店，了解各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容及報(bào)價(jià)，住宿、用餐、會(huì)議服務(wù)內(nèi)容考察灑店住宿、用餐（自助、宴會(huì)廳）、會(huì)議室場(chǎng)地情況簽訂酒店合同形成住宿安排表、用餐安排表會(huì)議材料會(huì)議討論材料會(huì)議指南，書而印刷，參會(huì)人員XX份/人會(huì)議議程領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿答謝詞會(huì)議材料目錄，參會(huì)人員1份/人項(xiàng)目具體工作事項(xiàng)及內(nèi)容責(zé)任人參會(huì)人員簽到簿專家簽字表會(huì)議通訊錄場(chǎng)地布置主會(huì)場(chǎng)會(huì)標(biāo)酒店大廳歡迎牌、主會(huì)場(chǎng)指引牌會(huì)場(chǎng)席卡宴會(huì)席卡分會(huì)場(chǎng)指示牌簽到臺(tái)鮮花報(bào)告臺(tái)鮮花印制參會(huì)人員代表證、會(huì)務(wù)服務(wù)人員工作證物資準(zhǔn)備簽字筆打印機(jī)臺(tái)投影儀臺(tái)照

3、相機(jī)臺(tái)碎紙機(jī)臺(tái)錄音筆支、激光筆支A4紙包、淺紅色A4紙包訂書機(jī)只、訂書針盒、起釘器只U盤只5米電源拖線板只剪刀、美工刀、尺子礦泉水箱香煙條酒（白灑箱、紅酒箱）茶葉盒信封只手提紙袋只撲克牌副車輛輛急救箱 只、常規(guī)藥品適量三. 會(huì)議期間工作組分工在會(huì)議期間，為確保各項(xiàng)工作穩(wěn)中有序，忙而不亂，會(huì)務(wù)籌備組劃分為綜合 保障組、交通保障組、接待服務(wù)組3個(gè)工作小組開展具體工作，各行其職。同時(shí) 根據(jù)各個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)務(wù)服務(wù)工作的重點(diǎn)不同，各個(gè)小組在做好本職工作的同時(shí)應(yīng)積極 協(xié)助其他各小組工作。（一）綜合保障組組長：XXX成員：XXX、XXX、XXX主要工作關(guān)鍵環(huán)節(jié) 負(fù)責(zé)會(huì)議資料準(zhǔn)備（發(fā)言稿、會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)致辭等）XX

4、X、XXX報(bào)告、支撐性文件等審查資料準(zhǔn)備及專家臨時(shí) 提出的支撐文件的取得XXX、XXX負(fù)責(zé)會(huì)議期間物資發(fā)放管理（所有財(cái)、物領(lǐng)用 需登記）XXX、XXX 負(fù)責(zé)會(huì)議室布置（會(huì)標(biāo)、會(huì)桌擺放、席卡座次 擺放、麥克.講臺(tái)、燈光、音響、拖線板等）XXX、 XXX、 XXX 負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作（簽到、茶水、筆墨紙張、 參會(huì)人員需要提供的零星服務(wù)）一一XXX 會(huì)議書面材料的打印、復(fù)印、分發(fā)、保存等服務(wù)XXX、 XXX會(huì)議錄音、攝影一一XXX分組討論各小組記錄人員的確認(rèn)。投影、音響、麥克須提前1天調(diào)試， 會(huì)前30分鐘須再次確認(rèn)正常：席卡座次須在會(huì)議召開前1天擺放 妥當(dāng)：會(huì)議室門應(yīng)提前1小時(shí)打開：會(huì)務(wù)中心復(fù)印地點(diǎn)提

5、前熟悉。（二）交通保障組組長：XXX成員：XXX、XXX、XXX主要工作關(guān)鍵環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)車輛調(diào)度一一XXX來賓接、送時(shí)刻表及接最遲在會(huì)議報(bào)到前一天，將所有需要接站（航班、火車） 來賓的姓名、抵達(dá)時(shí)間、站點(diǎn)、通訊聯(lián)系方式等信息收送人員劃單確泄一一XXX負(fù)責(zé)接、送參會(huì)來賓一XXX、 XXX集完成，并形成書而信息表：最遲在會(huì)議結(jié)束前4小時(shí)，將所有需要送站（航班、火車） 來賓的姓名.送站時(shí)間、站點(diǎn)、通訊聯(lián)系方式等信息收 集完成，并形成書而信息表：根據(jù)須接（送）人員信息表，確左接（送）站的車輛、駕 駛員，并落實(shí)到人：根據(jù)須接（送）人員信息，若存在車輛或駕駛員不足的緊 急情況，應(yīng)采取租用酒店車倆或用出租車接送

6、的方案；車輛安排妥當(dāng)后，還應(yīng)做好上一班次接送延誤影響后續(xù)班 次接送的緊急情況；須提前探明接送線路是否有城市髙峰堵塞、道路修繕異常 情況，確立接送最佳線路：同事要求駕駛員提前做好線 路熟悉工作，重點(diǎn)是髙鐵站.地鐵口.機(jī)場(chǎng)。信息溝通機(jī)制、駕駛員保證精神狀態(tài)良好、車況檢査加油、 手機(jī)充電：排車使用派車單、登記表。（三）接待服務(wù)組組長：XXX成員：XXX、XXX、XXX關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要工作 負(fù)責(zé)與會(huì)人員報(bào)到接待、 引導(dǎo)（簽到臺(tái)簽字、發(fā)放 會(huì)議資料、辦理入住登記 手續(xù)、行李搬用.會(huì)議結(jié) 束回收房卡等）一一XXX.XXX制泄住宿房間淸單一一XXX、 XXX住宿房間的調(diào)配XXX、 XXX負(fù)責(zé)會(huì)議期間用餐協(xié)調(diào) 服

7、務(wù)工作XXX、XXX接待工作必須做到熱情、周到：最遲報(bào)到當(dāng)日10： 00應(yīng)拿到與會(huì)人員入住房間鑰匙， 便于快捷辦理完入住手續(xù)：隨時(shí)掌握入住情況.當(dāng)有新增與會(huì)人員時(shí)，及時(shí)匯報(bào)并 采取應(yīng)急調(diào)配措施：來賓入住后還應(yīng)及時(shí)了解掌握苴提出的臨時(shí)性要求。每天須提前做好用餐人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作（重點(diǎn)中餐、晩餐）;及時(shí)確認(rèn)用餐時(shí)間，尤英會(huì)議時(shí)間發(fā)生變化或調(diào)整時(shí)應(yīng) 及時(shí)與酒店方溝通，做好上菜時(shí)機(jī)控制；了解掌握參會(huì)人員有無用特殊餐禁忌；用餐期間現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)（香煙.酒水等九四. 溝通機(jī)制1、XX月XX a XX：00在酒店召開全體會(huì)務(wù)服務(wù)人員工作會(huì)，各保障小組匯 報(bào)會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作落實(shí)情況，需要協(xié)調(diào)解決的問題。2、xx月xx日一xx

8、日，每天晚上由xxx召開碰頭會(huì)，時(shí)間視晚餐結(jié)束時(shí)間 定，總結(jié)當(dāng)天會(huì)務(wù)工作中經(jīng)驗(yàn)與不足，商討布置第二天工作。3、會(huì)務(wù)期間，所有服務(wù)人員的手機(jī)必須確保24小時(shí)開機(jī)，并在夜間休息時(shí) 間做好手機(jī)充電工作。五.專業(yè)組分工安排序號(hào)組長聯(lián)絡(luò)人專業(yè)分組1XXXXXX綜合（環(huán)保、勞動(dòng)安全和職業(yè)衛(wèi)生、招標(biāo)、節(jié)能等）六.會(huì)議日程日期1時(shí)間1會(huì)議內(nèi)容1地點(diǎn)27日上午下午12:00*13:3014:00*14:3014:30*15:3015:30 18:0018:00*20:0028日上午07:00 0&308:30 12:00下12:00*13:30日期時(shí)間會(huì)議內(nèi)容地點(diǎn)午14:00*18:0018:00*20:0029日上午07:00 0&308:30 10:3010:30*12:0012:00*13:30下午13:30六、會(huì)務(wù)預(yù)算一、會(huì)場(chǎng)費(fèi)用：元序號(hào)費(fèi)用名稱單價(jià)數(shù)量小計(jì)（元）備注1大會(huì)場(chǎng)租金元/場(chǎng)間*場(chǎng)2中會(huì)場(chǎng)租金元/場(chǎng)間*場(chǎng)3小會(huì)場(chǎng)租金元/場(chǎng)間*場(chǎng)2會(huì)場(chǎng)雜費(fèi)二.住宿費(fèi)用：195350元序號(hào)費(fèi)用需稱單價(jià)數(shù)量小計(jì)（元）備注1高級(jí)大床房元/間間*天2高級(jí)雙床房元/間間*天三、餐費(fèi)：元序號(hào)費(fèi)用名稱明細(xì)單-價(jià)數(shù)量小計(jì)（元）備注1自