淺談檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

1、淺談檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化論文導(dǎo)讀：文檔一體化在理論上是成立的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。關(guān)鍵詞：文檔一體化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化一、文檔一體化的理論依據(jù)及其必要性所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各部門相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理，而文件管理部門是介于文件產(chǎn)生形成機關(guān)單位和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構(gòu)。文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案

2、永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。依據(jù)文件在不同階段需要不同的管理方式、保管場所。免費論文。其中暫時保存階段文件尤為特殊，這一階段的文件要經(jīng)受時間的考驗，有的可能沒有價值可以銷毀，有的一段時間內(nèi)有價值然后再銷毀，有的具有永久保存價值將來還需要進館保存。因此，需要一個過渡性的部門來專門對其進行整理、保管和利用。文檔一體化在理論上是成立的。在實踐中也是切實可行。二、公文制發(fā)、立卷歸檔是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提和關(guān)鍵環(huán)節(jié)公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅

3、僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮

4、明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。三、完善和落實管理制度，是檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的保障檔案在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下，建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構(gòu)，構(gòu)成一個嚴(yán)密完整的組織體系文件，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案工作領(lǐng)域內(nèi)所有標(biāo)準(zhǔn)按其內(nèi)在聯(lián)系組成的科學(xué)有機整體，它從縱向方面反映著檔案更值得標(biāo)準(zhǔn)層次，或稱之為級別，從橫向的方面反映著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的種類，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)的層次是根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)覆蓋的范圍劃分的，有國家標(biāo)準(zhǔn)、專（行）業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、這四個層次的不能與上一層次相

5、抵觸，新制定的不能與尚在執(zhí)行的相抵觸，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)的種類取決于檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的范圍，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化不僅涉及檔案工作的業(yè)務(wù)技術(shù)的各個環(huán)節(jié)。還涉及到檔案工作的組織管理的各個方面，因此，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)有業(yè)務(wù)技術(shù)和管理工作的，也有強制執(zhí)行的。（一）完善檔案制度。建章立制，規(guī)范行為，沒有規(guī)矩不成方圓。檔案工作規(guī)范化必須有完善的檔案制度作為保障。檔案工作由于工作要求高，涉及部門廣，同時也涉及人員多，要想把檔案完全管理起來，必須制訂嚴(yán)格可行的相關(guān)制度，讓各項工作具體化、程序化。應(yīng)根據(jù)檔案法及檔案法實施辦法和工作實際，制定各類檔案管理歸檔制度、從制度上保證了檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進行。（二）執(zhí)行檔案制度。

6、檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是一項長期的、繁碎的工作，不是一日之功，更不能一蹴而就，只有堅持長效管理，執(zhí)行檔案制度，才能使活動中心檔案管理真正規(guī)范起來。免費論文。1從源頭抓起，杜絕隨意性。在立卷前，在選材、檢查、整理等一些環(huán)節(jié)中，工作人員處理時存在著很大的隨意性，要從檔案形成的源頭抓起，杜絕各種隨意性的事件發(fā)生，扼制檔案不規(guī)范因素的出現(xiàn)。2加強對檔案的日常管理。檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護檔案的完整與安全。 這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要

7、及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。四、提高案卷質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝

8、訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。免費論文?？傊?，不斷深化檔案工作實踐證明，檔案管理制度是否完善和落實，是檔案管理工作能否實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的三個關(guān)鍵因素。隨著改革的不斷深化，各項事業(yè)和工作對檔案管理工作提出的要求會越來越高，任務(wù)也越來越重。在標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展過程中，最為突出的是標(biāo)準(zhǔn)化活動已擴展到我們的經(jīng)濟管理和行政管理領(lǐng)域，標(biāo)準(zhǔn)化事業(yè)的不斷發(fā)展和標(biāo)準(zhǔn)文獻的日益增多，以及情報信息為科研，生產(chǎn)部門利用而轉(zhuǎn)化為生