略論公共管理中的會議管理

1、略論公共管理中的會議管理2010年 7 月 4日，某市政法系統(tǒng)在大型會議室隆重召開了 深化“迎亞運、強素質(zhì)、樹形象”活動誓師大會。會議的入場時 間是下午 2 點 45 分，開始時間是 3 點鐘，原定 5 點鐘結(jié)束。在 政法各組成系統(tǒng)拉歌后， 與會者先觀看了公安系統(tǒng)的先進事跡報 告（或者說是講演），報告者采用了大屏幕DV配合報告者敘說的方式，與會者普遍感到形式新穎，內(nèi)容豐富，事跡感人。一個 多小時很快過去了， 然后是集體宣誓， 宣誓完畢后已經(jīng)接近五點 鐘了，大家以為要散會了。 這時主持人說下面還有五個單位發(fā)言， 會議室一樓和二樓幾千人頓時嘩然， 許多人紛紛起身去洗手間解 決“內(nèi)部矛盾”， 有的人

2、則在私下交談。 整個會場秩序和氣氛與 之前的嚴肅緊張大相徑庭， 領(lǐng)導側(cè)目、 在場內(nèi)巡視都無法恢復原 有的會議氛圍。 等到參會的最高領(lǐng)導講話時， 下面的各種私下交 談還是沒有停止，形成“臺上開大會、臺下開小會”的局面。最 后，等領(lǐng)導講完話， 已經(jīng)接近六點鐘了。 從整個會議的組織來看， 可以說組織者們盡心盡力了， 但是會議氛圍的前后截然不同使人 很難同意這是一次成功的會議。 問題在哪里？會議組織者準備得 不充分？不是。 會議形式不新穎？不是。 與會者素質(zhì)有待提高？ 可是與會者是全市政法系統(tǒng)的干警們， 素質(zhì)應(yīng)該不算低。 看來還 是會議管理出問題了。 到底是什么問題， 需要我們運用公共管理 中的會議管

3、理有關(guān)知識予以解答。一、會議管理的重要性 我們常常聽到公共組織特別是國家機關(guān)的同志們抱怨， “文 山會?？彀盐覀儔嚎辶?、 淹死了”。 可見文件和會議是公共組織 中令人生畏的兩件事情。據(jù) Net Meeting 調(diào)查，美國上班族每周 平均參加十個會議， 約占每周工作時間一到一天半， 經(jīng)理人每周 有一半以上時間在開會， 57%的上班族開會前心情緊張，上班族 普遍認為平均一半的會議時間是浪費的。 而我們國家機關(guān)開的會 無論是頻率還是時間恐怕都不會低于這個數(shù)字，據(jù)有的同志統(tǒng) 計，各種會議平均下來大約一天一個會議還要多。 有人提出削平 文山、填平會海，甚至取消會議。談何容易？現(xiàn)在讓我們想象一 個從年初到

4、年尾沒有會議的公共組織， 恐怕我們不敢想象。 因為 會議好象雖然討厭，但是我們又離不了。（一）會議的意義表現(xiàn)在哪些方面 會議是一個集思廣益的渠道。 會議是一個集合的載體。 通過 會議使不同的人、 不同的想法匯聚一堂， 相互碰撞，從而產(chǎn)生“金 點子”。許多高水平的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn) 物。會議顯示一個組織或一個部門的存在。 會議總是在大于一人 的情況下發(fā)生的， 即使是只有兩個人的會議， 這兩個人也是一種 小型組織。 沒有不開會的組織或部門， 一個組織或部門不召開會 議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個 組織或部門的存在價值。會議是一種群體溝通的方式。 開會很少

5、是一對一的溝通， 絕 大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。 隨著科技的迅猛發(fā)展， 人們的 溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過E -mail、多媒體等種種 形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其它 溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方 式最符合人類原本的溝通習慣。會議在中國還有象征意義。 我國召開的一些會議， 其形式上 的意義要遠遠大于實質(zhì)上意義， 更多地表現(xiàn)為一種符號， 表明一 種態(tài)度，所以我們就有層層開會以示重視的現(xiàn)象。（二）會議又具有哪些作用 開展有效的溝通。會議是一種多項交流，可以集思廣益，實 現(xiàn)有效溝通是會議的一個主要目的。傳達信息。 通過會議可以向員工通

6、報一些決定及新決策， 也 就是說向員工傳達來自上級或其它部門的相關(guān)信息。監(jiān)督員工、 協(xié)調(diào)矛盾。 許多公共組織的常規(guī)會議其主要目的 是為了監(jiān)督、 檢查員工對工作任務(wù)的執(zhí)行情況， 了解員工的工作 進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來 有效協(xié)調(diào)上下級以及員工之間的矛盾。（三）達成協(xié)議與解決問題 資源共享。利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。開發(fā)創(chuàng)意。 開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、 媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其 具有可行性。激勵士氣。 年初或年底的會議通常具有這一目的性。 這種會 議是為了使公共組織上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力。

7、鞏固領(lǐng)導地位。 領(lǐng)導為了體現(xiàn)自身的存在價值， 更為了鞏固 自己的地位， 經(jīng)常會召開一些上下協(xié)調(diào)會議， 以此來強化自己的 地位。一位哲人說過， 如果你不能消滅一件東西， 就要學會和它和 平相處。既然我們離不開會議，就必須對它們進行研究，掌握其 中的規(guī)律，提高會議的效率。可見，會議管理已經(jīng)成為公共管理 中的一個不可忽視、值得研究的課題。二、會議管理的一般規(guī)律會議管理有哪些規(guī)律呢？先從效率不高的會議開始說起， 經(jīng) 學者研究，一個公司會議效率不高的可能原因及其具體表現(xiàn)可以 用下表來表示：會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項次 原因 具體表現(xiàn)（1）時間 會議安排在即將進餐的時間，每個人都饑腸轆 轆，無心開會。

8、（2）地點 會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打 斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇 必須出席會議的人未到，通知來的 是一些可有可無的參加者。4） 主持人的技能 會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能 參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意， 又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的準備工作 開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜， 致使會議拖沓而無成效。（7）開會的原因、目的和結(jié)果 開會的原因、目的和結(jié)果 在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確， 致使會議毫無意義、 宣告失敗。所以要提高開會效率，必須在上述七個方面明確或者提高。 具體而言，要提高效率，需要在下列

9、幾個方面予以注意：（一）會議的時間安排規(guī)范1、上午 8-9 點之間，正是員工從家到組織或者部門，準備 開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一 段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、 試圖讓員工響應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析， 從人的生理和心理角 度來看，是不現(xiàn)實的。2、上午 9-10 點之間，員工已經(jīng)開始進入工作狀態(tài)。在這個 時間段最適合進行一對一的會談， 同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳 時機。3、上午 10-12 點或下午 1-3 點之間，最適合調(diào)動員工集思 廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。當然，員 工需要午休的時間除外。4、下午 3-5 點之間，

10、最好不要安排會議。這個時段的員工 開始進入一天當中的倦怠期， 人人希望馬上回家， 在這個時段舉 行會議往往會事倍功半。5、根據(jù)心理學和一般的常識而言，人的注意力最長不超過45 分鐘，所以與會者發(fā)言最好不要超過 45 分鐘，整個會議不要 超過 90 分鐘，因為會議需要超過 90 分鐘的， 一定要中間安排休 息。這也是符合人的生理需要。但是，這種中間休息要考慮衛(wèi)生 間的容量，如果容量不夠，則要壓縮時間，防止出現(xiàn)會場內(nèi)外人 們川流不息、影響會議氣氛的現(xiàn)象。（二）會議規(guī)范 會議規(guī)范是指大家達成共識的會議守則。 會議規(guī)范主要包括 以下條款：1、所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以 找出最適宜

11、所有參會人的開會時間。2、超過 1 小時的會議應(yīng)有書面通知、 議程表及相關(guān)資料。3、所有與會者都要準備在會上發(fā)言。4、準時開始，準時結(jié)束。5、各業(yè)務(wù)單位負責人對決議能否達成負直接責任。6、所有與會者應(yīng)知道維護別人的尊嚴， 不在會中羞辱別人， 這條規(guī)則最重要，需特別注意。7、意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”8、會議結(jié)束 2-3 天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。9、所有與會者應(yīng)承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責。10、必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。（三）固定的會議流程規(guī)范 固定的會議流程規(guī)范主要包括一個中心、兩個基本點。1、一個中心它是指整個會議的議程，包括：（ 1）會議的開

12、始，具體包 括致歡迎詞、闡明會議目的、交流會議議程、介紹時間安排、相 關(guān)規(guī)章制度、指定會議記錄人等。（ 2）進行會議討論，可以分 為不同的議程，如議程一、議程二、議程三等，具體包括分享話 題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)等。 （3）結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)、安排下次會議等。2、兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾， 即會議開始前的準備和會 議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們 卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。 所以，一個規(guī)范的會議流程必須包含 會前的準備工作與會后的跟蹤工作。 會前的準備工作與會后的跟 蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做 匯報的人選等。在中國，會前的準備非常重要，因為中國許多會 議其實是“會而不議”， 會議的程序性較強而實質(zhì)性不足， 所以 會前的溝通、 了解各方的意見是開好會議的前提和關(guān)鍵。 而會后 的跟蹤也往往被忽視，會議決議執(zhí)行不了成為許多組織的通病， 所以會后及時整理會議決議， 并確定執(zhí)行部門、 責任人和完成時 限就非常重要。三、反思運用上述規(guī)律對照文章開始的會議， 則不難發(fā)現(xiàn)， 會議選擇的時間恰好是最