總賬業(yè)務(wù)處理20130311

1、金蝶K3應(yīng)用第3章總賬業(yè)務(wù)處理3.1 總賬業(yè)務(wù)處理內(nèi)容總賬處理包括以下內(nèi)容：(1) 憑證錄入。(2) 憑證審核。(3) 憑證管理。(4) 憑證過(guò)賬。(5) 賬簿和日常報(bào)表。3.2總賬處理的基本功能和流程3.2.1 基本功能總賬系統(tǒng)是會(huì)計(jì)的核心模塊，利用它可以進(jìn)行憑證處理、賬簿查詢、賬務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)、損益調(diào)整等各種業(yè)務(wù)。它是一切財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的收集點(diǎn)，是K/3系統(tǒng)各個(gè)模塊之間聯(lián)系的交匯點(diǎn)?？傎~處理的基本功能構(gòu)成如圖3-1所示。圖3-1 總賬處理基本功能構(gòu)成在金蝶K/3中初始設(shè)置主要在系統(tǒng)設(shè)置和初始化中完成。3.2.2 憑證處理流程憑證是總賬系統(tǒng)的入口，是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其他處理都是自動(dòng)化控制的。憑證的日常處理流程如

2、圖3-2所示。圖3-2 憑證日常處理流程3.2.3 重新登錄在處理業(yè)務(wù)時(shí)，每個(gè)人負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)不同，權(quán)限也不同，必須以自己的用戶名登錄系統(tǒng)。登錄系統(tǒng)有兩種方式：一是在啟動(dòng)金蝶K/3時(shí)登錄，二是在不退出當(dāng)前系統(tǒng)的情況下登錄。執(zhí)行“系統(tǒng)”|“更換操作員”，輸入用戶名和密碼，登錄進(jìn)入。具體登錄方法與啟動(dòng)金蝶K/3時(shí)的登錄是相同的。3.3憑證錄入與處理3.3.1 憑證錄入方法1.資料4月2日，采購(gòu)部劉一江購(gòu)買了350元的辦公用品，以現(xiàn)金支付，附單據(jù)一張。借：管理費(fèi)用/辦公費(fèi)(6602.03)/采購(gòu)部 350貸：庫(kù)存現(xiàn)金(1001) 3502.操作過(guò)程選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證錄入”，

3、根據(jù)實(shí)驗(yàn)資料錄入憑證，數(shù)據(jù)輸入確認(rèn)無(wú)誤后單擊“保存”(注意業(yè)務(wù)日期與憑證日期一致)完成。如圖3-3所示。圖3-3 憑證錄入操作提示如果不清楚會(huì)計(jì)科目代碼、輔助核算項(xiàng)目等，可以將光標(biāo)移到會(huì)計(jì)科目下，按F7鍵打開相應(yīng)的代碼表直接選取。在操作過(guò)程中，首先要確定“憑證字”，即所輸入憑證的類型是什么。其次是“日期”，這個(gè)日期就是業(yè)務(wù)發(fā)生的日期。“憑證號(hào)”是系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)錄入先后設(shè)定的，但如果中間出現(xiàn)過(guò)因刪除憑證等形成的空號(hào)，也可以直接輸入某個(gè)憑證號(hào)去填號(hào)(具體與設(shè)置的憑證輸入?yún)?shù)設(shè)置有關(guān)，參見“系統(tǒng)設(shè)置”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“總賬”|“系統(tǒng)參數(shù)”)。在實(shí)際工作中，憑證的錄入工作量很大，因此就要采用一些輔助功能

4、來(lái)提高憑證的錄入速度，在憑證錄入過(guò)程中可使用的快捷鍵如表3-1所示。表3-1 憑證錄入輔助功能快 捷 鍵功 能F7在憑證和業(yè)務(wù)單據(jù)編制界面，通過(guò)快捷鍵可調(diào)出基礎(chǔ)資料，如科目代碼、人員代碼、部門代碼等。減號(hào)鍵在憑證錄入界面，可使輸入的金額在正負(fù)間轉(zhuǎn)換.(兩個(gè)句點(diǎn))快速?gòu)?fù)制摘要，在下一行中按“.”可復(fù)制上一條摘要/(兩個(gè)斜杠/)快速?gòu)?fù)制摘要，在下一行中按“/”可復(fù)制第一條摘要空格鍵在憑證錄入界面，可以幫助轉(zhuǎn)換金額的借貸方向F4在憑證錄入界面，快速新增一張憑證，作用同Ctrl+NF12在憑證制作界面中，通過(guò)快捷鍵可以保存新增或修改后的憑證Ctrl+F7制作憑證時(shí)，通過(guò)快捷鍵，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)分錄的借貸金額

5、，直接在當(dāng)前光標(biāo)停留處填入差額，達(dá)到金額借貸自動(dòng)平衡Ctrl+D在憑證編輯查看界面使用此快捷鍵，可打開此科目的明細(xì)賬為了提高憑證的錄入效率，在憑證輸入狀態(tài)下，選擇菜單“查看”|“選項(xiàng)”功能，可按照自己的習(xí)慣和需要進(jìn)行設(shè)置。一般要至少選擇“憑證保存后立即新增”，如圖3-4所示。圖3-4 憑證錄入選項(xiàng)憑證輸入的技巧，需要仔細(xì)摸索，并充分利用系統(tǒng)提供的功能來(lái)提高效率。系統(tǒng)的部分功能如下。還原：發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯(cuò)誤，要將憑證內(nèi)容整個(gè)刪除，此時(shí)可以單擊“還原”按鈕。注意：“還原”功能并非將已保存后的憑證刪除，而是將憑證保存前的操作全部廢除。插入、刪除：插入或刪除憑證中的某一條分錄。外幣：外幣憑證的格式和一般

6、憑證的格式不同，用于兩者格式的切換。代碼：代碼查詢功能，與按F7鍵功能相同。流量：針對(duì)科目屬性中指定為現(xiàn)金類科目或現(xiàn)金等價(jià)物的會(huì)計(jì)科目，可以在此定義其現(xiàn)金流量?jī)?nèi)容，是做現(xiàn)金流量表的一種方法。日期：憑證錄入的日期，錄入后業(yè)務(wù)日期會(huì)跟著改變。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填入上一次錄入的最后一張憑證的日期，可以修改。憑證錄入的日期若在當(dāng)前的會(huì)計(jì)期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入；但允許輸入本期以后任意期間的記賬憑證，在過(guò)賬時(shí)系統(tǒng)只處理本期的記賬憑證，以后期間的憑證不作處理。摘要：對(duì)憑證分錄的文字解釋，可以直接錄入，也可以按F7鍵到摘要庫(kù)中讀取。系統(tǒng)提供了摘要庫(kù)的功能，在憑證錄入界面，將光標(biāo)移動(dòng)到摘要欄，按下F7鍵，就可以選擇

7、已錄入摘要庫(kù)中的摘要，單擊“確定”按鈕后，摘要會(huì)自動(dòng)添入當(dāng)前的憑證中，可以對(duì)摘要庫(kù)進(jìn)行增加、修改、刪除，如圖3-5所示。圖3-5 憑證摘要庫(kù)金額：在輸入完前面的項(xiàng)目以后，如果沒有外幣和數(shù)量的分錄，就可以輸入金額了，金額分為借方金額和貸方金額兩欄，每條分錄的金額只能在借方或貸方，不能在借貸雙方同時(shí)存在。若要輸入負(fù)金額，在錄入數(shù)字后再輸入“-”號(hào)，系統(tǒng)即會(huì)以紅字顯示。如果需要清除金額欄中的數(shù)據(jù)，只需將光標(biāo)移至金額處，按下Esc鍵即可。如果要將已錄入的金額轉(zhuǎn)換到另一方，只需將光標(biāo)定位于要轉(zhuǎn)換的金額欄上，然后按空格鍵進(jìn)行切換。幣別、匯率、原幣金額：當(dāng)會(huì)計(jì)科目有外幣核算時(shí)，單擊“外幣”轉(zhuǎn)換到外幣憑證格式

8、。幣別可以按F7鍵查詢，匯率在選擇了幣別后自動(dòng)提供。原幣金額是指外幣的金額，錄入后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)“外幣匯率原幣金額”得出本位幣的金額。單位、單價(jià)和數(shù)量：當(dāng)會(huì)計(jì)科目要進(jìn)行數(shù)量金額核算時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)要求錄入數(shù)量。單位會(huì)根據(jù)會(huì)計(jì)科目屬性中提供的內(nèi)容自動(dòng)出現(xiàn)，只要錄入單價(jià)和金額即可。系統(tǒng)會(huì)檢驗(yàn)數(shù)量單價(jià)的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統(tǒng)會(huì)提示是否繼續(xù)。往來(lái)業(yè)務(wù)：對(duì)選擇了核算往來(lái)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)科目，要錄入往來(lái)業(yè)務(wù)的編碼。結(jié)算方式和結(jié)算號(hào)：銀行存款的結(jié)算方式和結(jié)算單據(jù)的號(hào)碼，用戶可以錄入也可以不錄入。具體與“系統(tǒng)設(shè)置”|“系統(tǒng)設(shè)置”|“總賬”|“系統(tǒng)參數(shù)”中的憑證相關(guān)設(shè)置有關(guān)。輸入有核算項(xiàng)目的憑證：當(dāng)在科目中

9、定義了核算項(xiàng)目后，輸入相應(yīng)的科目時(shí)，就會(huì)提示輸入核算項(xiàng)目。輸入科目后，在憑證下部顯示“部門”，提示輸入部門，按F7鍵可以調(diào)出部門，然后從中選擇，如圖3-6所示。圖3-6 核算項(xiàng)目輸入輸入完成后的記賬憑證如圖3-7所示。圖3-7 記賬憑證3.3.2 日常業(yè)務(wù)處理1.資料(1)4月2日，工行賬戶收到上海長(zhǎng)江公司支付的貨款3000元，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZ45623。借：銀行存款/工行存款(1002.01) 3 000貸：應(yīng)收賬款(1122)/長(zhǎng)江 3 000(2)4月2日，接銀行通知，工行賬戶支付短期借款利息2000元。結(jié)算方式：其他；結(jié)算號(hào)：QT001借：財(cái)務(wù)費(fèi)用/利息支出(6603.01) 2 000

10、 貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 2 000(3)4月3日，采購(gòu)部李天華采購(gòu)原紙10噸，每噸5 000元，材料直接送入二車間生產(chǎn)專用發(fā)票套打紙，貨款以工行存款支付，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZR002。借：生產(chǎn)成本/直接材料(5001.01)/專用發(fā)票套打紙 50 000貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 50 000(4)4月3日，財(cái)務(wù)部趙小兵從工行提取現(xiàn)金15 000元，作為備用金，現(xiàn)金支票號(hào) XJ001。借：庫(kù)存現(xiàn)金(1001) 15 000貸:銀行存款/工行存款(1002.01) 15 000(5)4月5日，收到興華集團(tuán)投資資金10000美元，匯率1:6.25，中行轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZW0

11、02。借：銀行存款/中行存款(1002.02) 62 500貸：實(shí)收資本(4001) 62 500(6)4月12日，銷售部劉一江收到重慶嘉陵公司轉(zhuǎn)來(lái)一張轉(zhuǎn)賬支票，金額49 600元，用以償還前欠貨款，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZR003。借：銀行存款/工行存款(1002.01) 49 600貸：應(yīng)收賬款(1122)/嘉陵 49 600(7)4月14日，采購(gòu)部李天華從重慶大江集團(tuán)公司購(gòu)入“稅控II號(hào)使用指南”光盤1000張，單價(jià)10元，貨稅款暫欠，商品已驗(yàn)收入庫(kù)，適用稅率17。借：庫(kù)存商品(1405) 10 000應(yīng)交稅費(fèi)/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅額(2221.01.01) 1 700貸：應(yīng)付賬款(2202)/大江

12、 11 700(8)4月16日，行政部支付業(yè)務(wù)招待費(fèi)1 500元，轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZR004。借：管理費(fèi)用/招待費(fèi)(6602.05) 1 500貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 1 500(9)4月18日，行政部孫正出差歸來(lái)，報(bào)銷差旅費(fèi)1800元，交回現(xiàn)金200元。借：管理費(fèi)用/差旅費(fèi)(6602.04) 1 800庫(kù)存現(xiàn)金(1001) 200貸：其他應(yīng)收款(1221.02) 2 000（10）4月20日，開具工行轉(zhuǎn)賬支票（支票號(hào)：ZG1226）20 000元支付本月制造中心租用房屋租賃費(fèi)。借：制造費(fèi)用/租賃費(fèi)(5101.03) 20 000貸：銀行存款/工行存款(1002.01) 20 0

13、002.操作過(guò)程1.憑證修改(1)一般修改如果憑證沒有審核，修改方法如下，選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證查詢”，先選擇條件，如圖3-8所示。圖3-8 設(shè)置條件將光標(biāo)定位于要修改的憑證中，單擊工具條中的“修改”按鈕，或單擊右鍵選擇修改功能。如圖3-9所示。圖3-9 憑證查詢與修改 在實(shí)際工作中，由于是網(wǎng)絡(luò)上并發(fā)操作或其他原因，憑證順序、編號(hào)是不一定相同的，只要業(yè)務(wù)正確即可。在憑證修改頁(yè)面對(duì)憑證進(jìn)行修改，完成后按“保存”按鈕保存。實(shí)驗(yàn)提示如果憑證已經(jīng)審核，但沒有過(guò)賬則可以反審核（取消審核），然后再修改憑證、再審核；如果憑證已經(jīng)過(guò)賬則需要使用“對(duì)沖”的方法先生成一張紅字憑證，再手工

14、制作一張藍(lán)字憑證。必要時(shí)可以使用反過(guò)賬功能，但要謹(jǐn)慎使用。反審核的操作是審核操作的逆過(guò)程，其操作的方法同憑證的審核，在憑證審核窗口的工具欄上，單擊“審核”按鈕，可以在審核和取消審核之間切換。(2)對(duì)出錯(cuò)憑證的處理方法在實(shí)際工作中，難免會(huì)發(fā)生將憑證輸入錯(cuò)誤或者業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤的情況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)時(shí)，有以下幾種處理方法：對(duì)照原來(lái)的憑證，輸入一張紅字沖銷憑證，即金額與原來(lái)相同，但數(shù)據(jù)為紅字，摘要寫明沖銷哪張憑證及沖銷的原因。通過(guò)這張憑證就將原來(lái)的憑證沖銷為零。然后再做一張正確的憑證。如果科目沒有錯(cuò)，僅僅是金額多了或少了，可以再輸入一張憑證，相應(yīng)地增加金額或沖銷多余部分，摘要要寫明具體的憑證號(hào)和原因。2.出

15、納復(fù)核對(duì)于涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”科目的憑證，出納人員都需要進(jìn)行審核，具體是出納人員選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“憑證查詢”，單擊“編輯”菜單中的“出納復(fù)核”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將當(dāng)前操作者的姓名添加在憑證的“出納”項(xiàng)目上。如圖3-10所示。圖3-10 出納審核進(jìn)入出納復(fù)核狀態(tài)后，單擊“復(fù)核”，就完成了復(fù)核。復(fù)核后在會(huì)顯示出納員的名字。如圖3-11所示。圖3-11 出納復(fù)核出納復(fù)核功能，與是否設(shè)置了需要出納復(fù)核有關(guān)。如果沒有設(shè)置必須進(jìn)行出納復(fù)核，出納可以選擇部分憑證進(jìn)行出納復(fù)核。3.憑證審核憑證審核是對(duì)錄入憑證正確性的審查。審核人與制單人不能為同一操作員，否則系統(tǒng)拒絕審核。因此需要換用具有審核權(quán)的操

16、作員進(jìn)入。本案例中，用“孫勝業(yè)”登錄進(jìn)入進(jìn)行審核。選擇“系統(tǒng)”|“更換操作員”，進(jìn)行登錄。選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證查詢”，再選擇憑證過(guò)濾條件，單擊“確定”進(jìn)入會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿。在會(huì)計(jì)分錄序時(shí)簿里，將光標(biāo)定位于需要審核的憑證上，然后單擊工具條中的“審核”按鈕，系統(tǒng)即進(jìn)入憑證窗口，在此窗口中您可以對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核。此窗口中的項(xiàng)目不能修改，只能查看。查看完畢后可以對(duì)此張憑證審核并簽章，單擊“審核”按鈕即表示審核通過(guò)，系統(tǒng)會(huì)在審核人處進(jìn)行簽章。如果記賬憑證已經(jīng)過(guò)審核，則在單擊“審核”按鈕后會(huì)消除原審核簽章。如圖3-12所示。圖3-12 審核還有一種審核方法是成批審核，在會(huì)計(jì)分錄

17、序時(shí)簿的界面，選擇“編輯”|“成批審核”功能，或單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出成批審核項(xiàng)目選擇界面。如圖3-13所示。圖3-13 成批審核功能選擇“成批審核”，將顯示成批審核憑證的提示。選擇“審核未審核的憑證”，如圖3-14所示，則將會(huì)計(jì)序時(shí)簿中所有憑證成批審核(也可以選擇取消審核)。圖3-14 成批審核憑證如果在進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)置時(shí)選擇了“憑證過(guò)賬前必須出納復(fù)核”，則在憑證審核后，出納還要進(jìn)行復(fù)核。也可以先進(jìn)行出納復(fù)核。4.憑證過(guò)賬憑證過(guò)賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會(huì)計(jì)科目登記到相關(guān)的明細(xì)賬簿中的過(guò)程。經(jīng)過(guò)記賬的憑證以后將不允許再修改，只能采取補(bǔ)充憑證或紅字沖銷憑證的方式進(jìn)行更正。因此，在過(guò)賬前應(yīng)該對(duì)記

18、賬憑證的內(nèi)容仔細(xì)審核，系統(tǒng)只能檢驗(yàn)記賬憑證中的數(shù)據(jù)關(guān)系錯(cuò)誤，而無(wú)法檢查業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系。憑證過(guò)賬選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證過(guò)賬”，如圖3-15所示。圖3-15 憑證過(guò)賬單擊“開始過(guò)賬”后，系統(tǒng)自動(dòng)完成過(guò)賬工作。操作提示如果選擇記賬功能時(shí)提示“初始化未完成不能過(guò)賬”，這時(shí)需要選擇“系統(tǒng)設(shè)置”|“初始化”|“總賬”|“結(jié)束初始化”，完成初始化工作，然后再進(jìn)行憑證記賬。如果因?yàn)槟撤N原因影響，需要反過(guò)賬，可選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“憑證處理”|“憑證查詢”，然后再選擇“編輯”|“反過(guò)賬”、“全部反過(guò)賬”等等。但這個(gè)功能應(yīng)當(dāng)盡量嚴(yán)格控制。3.4常用賬表3.4.1 總分類賬選擇“財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)”|“總賬”|“賬簿”|“總分類賬”，再設(shè)置“過(guò)濾條件”，如圖3-16所示。圖3-16 過(guò)濾條件設(shè)置過(guò)濾條件設(shè)置完成后如圖3-17所示。圖3-17 總分類賬要查哪個(gè)科目的明細(xì)賬，要先將光標(biāo)移到該科目上，雙擊該科目，或者單擊工具條上的“明細(xì)賬”按鈕。如選擇銀行存款科目，雙擊后顯示該科目的明細(xì)賬，如圖3-18所示。圖3-18 明細(xì)賬3.4.2