工程設(shè)備采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告

1、水股份有限公司審計(jì)部審計(jì)報(bào)告項(xiàng)目編號(hào)：2010001項(xiàng)目名稱(chēng)：工程設(shè)備采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)報(bào)告時(shí)間：2010年5月21日主送：工程部、HR水電工程科報(bào)送：*經(jīng)理、X*主任、X*董事長(zhǎng)抄送：總監(jiān)、*副總經(jīng)理、*獨(dú)立董事、*董事目錄頁(yè)數(shù)項(xiàng)目概述3審計(jì)總體結(jié)論3審計(jì)發(fā)現(xiàn)與建議7后續(xù)跟蹤7【項(xiàng)目概述】1、項(xiàng)目背景應(yīng)公司董事會(huì)要求，審計(jì)部于2010年5月4日起對(duì)工程部、HR水電工程科涉及的工程設(shè) 備采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。2、審計(jì)目的希望通過(guò)此次工程設(shè)備采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，達(dá)到以下預(yù)定目標(biāo)：（1）了解公司有關(guān)工程設(shè)備采購(gòu)現(xiàn)狀；（2）發(fā)現(xiàn)工程設(shè)備采購(gòu)事項(xiàng)的內(nèi)控缺失；（3）改善工程設(shè)備采購(gòu)流程。3、審計(jì)X圍（1）業(yè)務(wù)X圍：

2、工程部與HR水電科涉及到工程設(shè)備采購(gòu)事項(xiàng)；（2）期間X圍:2009年1月至2010年3月；（3）資料X圍：供應(yīng)商資質(zhì)清單、供應(yīng)商交易統(tǒng)計(jì)表、采購(gòu)付款統(tǒng)計(jì)表等；（4）組織X圍：工程部、HR水電工程科、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦法務(wù)；（5）流程X圍：公司現(xiàn)有涉及到工程設(shè)備采購(gòu)的流程規(guī)X、外部法規(guī)要求；4、審計(jì)方法本次專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)采用了以下審計(jì)取證方法：（1）對(duì)合同及公司制度執(zhí)行情況的檢查；（2）對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行詢(xún)問(wèn)、訪談；（3）對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行審查、詢(xún)價(jià)；（4）對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)及檢查情況進(jìn)行計(jì)算；【審計(jì)總體結(jié)論】工程部作為公司工程設(shè)備管理部門(mén)，對(duì)公司的技術(shù)革新和工藝改進(jìn)有較大的促進(jìn)和推 動(dòng)作用。HR水電工程科在資料

3、管理、采購(gòu)制度執(zhí)行情況等方面表現(xiàn)良好。綜合本次專(zhuān)項(xiàng)審 計(jì)來(lái)看，被審計(jì)單位通過(guò)工程設(shè)備（含裝修）的采購(gòu)工作（其中工程部采購(gòu)額為2562. 26 萬(wàn)元、HR水電工程科采購(gòu)額為634. 78萬(wàn)元）有效的滿(mǎn)足了公司生產(chǎn)需求，為公司全年目標(biāo) 的完成做出貢獻(xiàn)，但也存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在詢(xún)價(jià)力度不足、儲(chǔ)備供應(yīng)商信息不夠、 制度建設(shè)欠缺等方面?！緦徲?jì)發(fā)現(xiàn)與建議】本次工程設(shè)備采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)主要方向?yàn)橹贫葯z查、合同及價(jià)格審查、內(nèi)控建設(shè)與改善。根據(jù)審計(jì)人員審計(jì)發(fā)現(xiàn)，并依照審計(jì)發(fā)現(xiàn)、合規(guī)規(guī)X、審計(jì)建議的順序列示如下:1、不相容職務(wù)沒(méi)有分離，部門(mén)牽制無(wú)法達(dá)成（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：被審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、詢(xún)價(jià)、議價(jià)、簽訂合同

4、、設(shè)備驗(yàn)收、跟 進(jìn)付款等采購(gòu)主要流程。（2）合規(guī)規(guī)X：采購(gòu)流程中需求部門(mén)、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、詢(xún)價(jià)議價(jià)、確定并簽訂合同、設(shè) 備驗(yàn)收、跟進(jìn)付款等不相容職務(wù)應(yīng)分離。（3）審計(jì)建議：按照工程設(shè)備（標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)）采購(gòu)流程圖的思路由采購(gòu)部起草工程設(shè) 備（標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)）采購(gòu)程序文件，由總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。2、供應(yīng)商檔案管理及詢(xún)價(jià)資料保管不到位（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：工程部40家供應(yīng)商，截止2010年4月30日保留營(yíng)業(yè)執(zhí)照的僅為32.5%。 HR水電工程科也是多次整理才找齊營(yíng)業(yè)執(zhí)照。工程部有關(guān)工程設(shè)備采購(gòu)的詢(xún)價(jià)、議價(jià)資料 除中標(biāo)的均未保存。HR水電工程科議價(jià)資料也有遺漏。（2）合規(guī)規(guī)X：供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照在供應(yīng)商資信調(diào)查時(shí)應(yīng)當(dāng)提交。（

5、采購(gòu)與付款控 制管理制度中2. 3.條規(guī)定供應(yīng)商評(píng)估資料應(yīng)備案存檔）（3）審計(jì)建議：加強(qiáng)供應(yīng)商檔案管理，結(jié)合供應(yīng)商管理及輔導(dǎo)程序，部門(mén)建立供 應(yīng)商信息登記和儲(chǔ)備制度。3、供應(yīng)商或加工方資質(zhì)調(diào)查（考核）執(zhí)行內(nèi)容缺失（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：工程部未能提供工程設(shè)備生產(chǎn)商的有關(guān)資質(zhì)調(diào)查資料，可能影響工程 設(shè)備質(zhì)量及后續(xù)維修質(zhì)保。（2）合規(guī)規(guī)X：對(duì)于工程設(shè)備采購(gòu)必須明確技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)，同時(shí)進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)考 察，避免設(shè)備技術(shù)缺陷和維修難度。（3）審計(jì)建議：參考品管部制訂的供應(yīng)商認(rèn)證細(xì)則，采購(gòu)部門(mén)與工程技術(shù)部門(mén)等 部門(mén)進(jìn)行必要的現(xiàn)場(chǎng)考察和技術(shù)詢(xún)問(wèn)，并提交書(shū)面資質(zhì)技術(shù)認(rèn)證報(bào)告。4、詢(xún)價(jià)力度不夠，沒(méi)有“貨比三家”，影響

6、公司采購(gòu)成本（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：被審計(jì)部門(mén)在比價(jià)時(shí)供應(yīng)商個(gè)數(shù)一般都少于3家，有時(shí)僅有1家。審計(jì) 部在隨機(jī)抽取工程部3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備進(jìn)行價(jià)格審查，占工程部標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備采購(gòu)總數(shù)的6%,取得的 抽查報(bào)價(jià)有8家，有82%低于公司采購(gòu)價(jià)格，其中XX*機(jī)報(bào)價(jià)為12萬(wàn)元（我司采購(gòu)價(jià)格為12. 4 萬(wàn)元）。HR水電工程科X獻(xiàn)祥主任建議裝修、輔助安裝類(lèi)非標(biāo)工程報(bào)價(jià)供應(yīng)商建議有兩家或以上，通過(guò) 所作工程項(xiàng)目的可靠性和信益度建議長(zhǎng)期固定1-2家進(jìn)行相應(yīng)工程制作。（2）合規(guī)規(guī)X：采購(gòu)詢(xún)價(jià)原則上是“貨比三家”。（3）審計(jì)建議：原則上設(shè)備采購(gòu)應(yīng)當(dāng)貨比三家，若達(dá)不到，需提出書(shū)面意見(jiàn)經(jīng)主管副 總批準(zhǔn)方可。同時(shí)采取多種渠道進(jìn)行價(jià)格咨詢(xún)，建

7、立價(jià)格信息庫(kù)。5、工程設(shè)備采購(gòu)立項(xiàng)尚無(wú)規(guī)X程序（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：工程部從2010年度啟動(dòng)工程設(shè)備采購(gòu)立項(xiàng)工作，但有些工程立項(xiàng)與實(shí) 施時(shí)間銜接較緊。經(jīng)詢(xún)問(wèn)生產(chǎn)部*經(jīng)理了解到，有些立項(xiàng)指標(biāo)并未經(jīng)使用部門(mén)會(huì)商，立項(xiàng)也 未經(jīng)其會(huì)簽，可能造成生產(chǎn)線(xiàn)人員編制剩余。工程部李工解釋為由于生產(chǎn)部簽閱立項(xiàng)意見(jiàn) 時(shí)間較久，影響工程進(jìn)展計(jì)劃，所以后期沒(méi)有再找生產(chǎn)部會(huì)簽。（2）合規(guī)規(guī)X：立項(xiàng)目的是為了改善工藝，達(dá)成年度生產(chǎn)目標(biāo)，所以立項(xiàng)應(yīng)經(jīng)各部門(mén) 共同會(huì)商制訂。（3）審計(jì)建議：?jiǎn)?dòng)工程設(shè)備革新立項(xiàng)計(jì)劃工作，采取由上而下與由下而上相結(jié)合的 立項(xiàng)計(jì)劃，同時(shí)由工程部牽頭起草立項(xiàng)規(guī)X程序，明確立項(xiàng)流程及方法。6、工程驗(yàn)收制度未完

8、全履行（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：HR水電工程科存在部分工程設(shè)備尚無(wú)驗(yàn)收單據(jù)或驗(yàn)收時(shí)間與竣工時(shí)間 間隔3個(gè)月以上情形。HR水電工程科經(jīng)辦的某些工程存在一個(gè)部門(mén)（HR水電工程科）驗(yàn)收的 情況。工程部的設(shè)備驗(yàn)收雖是使用部門(mén)與工程部共同驗(yàn)收，但使用部門(mén)大多是班組長(zhǎng)簽字, 生產(chǎn)部主管或經(jīng)理沒(méi)有簽名確認(rèn)，且班組長(zhǎng)簽字內(nèi)容大多為符合要求、滿(mǎn)足生產(chǎn)需要” 等詞句，沒(méi)有明確具體設(shè)計(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)。（2）合規(guī)規(guī)X：設(shè)備或裝修都應(yīng)驗(yàn)收，且應(yīng)當(dāng)是使用部門(mén)與工程技術(shù)部門(mén)共同驗(yàn)收合 格方可。（3）審計(jì)建議：已與工程部陳*、HR水電工程科X主任就工程設(shè)備驗(yàn)收單提出驗(yàn)收 工作需使用部門(mén)與工程技術(shù)部門(mén)共同驗(yàn)收，且使用部門(mén)負(fù)責(zé)人需在驗(yàn)收單上簽字

9、確認(rèn)達(dá)到技術(shù)合作協(xié)議中的某些指標(biāo)（涉及XX性指標(biāo)不會(huì)寫(xiě)在驗(yàn)收單上）。7、加工方未提供合作開(kāi)發(fā)的非標(biāo)設(shè)備技術(shù)圖紙（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn)：非標(biāo)設(shè)備加工方未提供給我司相關(guān)非標(biāo)設(shè)備的機(jī)械原理圖和電氣線(xiàn)路 圖等相關(guān)技術(shù)圖紙信息。工程部李工解釋為公司已有部分設(shè)備的易損件圖紙和編程源程序。（2）合規(guī)規(guī)X：按照公司與非標(biāo)設(shè)備加工方簽訂的技術(shù)協(xié)議明確指出雙方為合作開(kāi)發(fā), 公司有理由和權(quán)力取得經(jīng)加工方確認(rèn)的書(shū)面的非標(biāo)設(shè)備的相關(guān)技術(shù)資料和圖紙，否則可能 影響我司申請(qǐng)專(zhuān)利或是增加維修革新成本。（3）審計(jì)建議：建議由工程部與非標(biāo)設(shè)備加工方協(xié)商取回所有已簽訂技術(shù)合作開(kāi)發(fā)合 同的技術(shù)資料和圖紙的書(shū)面資料。建議法務(wù)專(zhuān)員重新修訂技術(shù)合

10、同版本，明確提交方式和 提供資料的內(nèi)容。8、合同未蓋章、總經(jīng)理未簽字已實(shí)施、未簽XX協(xié)議和技術(shù)協(xié)議等（1）審計(jì)發(fā)現(xiàn):HR水電工程科工程部備注抽查份數(shù)10份42份合同總數(shù)35份251份抽查比例2& 6%1& 7%問(wèn)題點(diǎn)12009年HR水電工程科的二棟一樓男廁所蹬 位隔墻安裝維修工程，合同簽訂日期早于總 經(jīng)理批準(zhǔn)請(qǐng)購(gòu)單日期7份合同未簽訂XX協(xié)議，占抽查總數(shù)的17$問(wèn)題點(diǎn)2法務(wù)專(zhuān)員在審查合同時(shí)發(fā)現(xiàn)HR水電工程科 有關(guān)裝修工程未附工程圖紙，且有部分合同 未經(jīng)其審核，或者是法務(wù)審核后其它人員又 自行添加相關(guān)條款。3份合同未簽技術(shù)協(xié)議，占抽查總數(shù)的7%問(wèn)題點(diǎn)334份合同未加蓋公章或釆購(gòu)合同章（總經(jīng)理巳簽名

11、），占抽查總數(shù)的80. 9%問(wèn)題點(diǎn)4在抽查的35份巳簽XX協(xié)議的合同中，有28份違約金報(bào) 處畫(huà)“廣、有7處違約金額處為10000元，合同總額與 違約金比例嚴(yán)重不符問(wèn)題點(diǎn)5有3份合同（編號(hào)為-GWS20091128 *2009092101 和*2009111807的合同標(biāo)的總額分別為29萬(wàn)元、39.2萬(wàn)元和14.1萬(wàn)元，總經(jīng)理未簽名，占抽查總數(shù)的7.1%工程部李工解釋為 總經(jīng)理出差，中口 頭授權(quán)生產(chǎn)王總代 簽合同。（2）合規(guī)規(guī)X：按照公司規(guī)定有關(guān)合同必須簽訂技術(shù)協(xié)議和商務(wù)XX協(xié)議；2009年11月1 日實(shí)施的財(cái)務(wù)審批制度中明確規(guī)定超過(guò)2000元的請(qǐng)購(gòu)單、合同批準(zhǔn)人為公司總經(jīng)理。 合同一般是在公司法人或授權(quán)簽字人簽字、蓋章后方可生效，除例外情況外。公司應(yīng)建立書(shū)面的合同評(píng)審制度，并由相關(guān)專(zhuān)業(yè)人士對(duì)各類(lèi)合同建立公司的格式合同， 明確合同應(yīng)當(dāng)含有的附件內(nèi)容。（采購(gòu)與付款控制管理制度中2.3.2條提出要按照采 購(gòu)控制程序進(jìn)行合同評(píng)審，但采購(gòu)控制程序中并未提及合同評(píng)審相關(guān)內(nèi)容，僅有采 購(gòu)訂單審批權(quán)限設(shè)置。而且合同評(píng)審的X圍不應(yīng)局限于采購(gòu)合同，涉及公司對(duì)外簽訂的合同 都應(yīng)由法務(wù)審核，必要時(shí)應(yīng)由合同評(píng)審小組簽署意見(jiàn)。財(cái)務(wù)審批制度中對(duì)涉及合同、 訂單的審核、審批權(quán)限有具體規(guī)定）（3）審計(jì)建議：第一、由工程部對(duì)未