檔案管理實務習題答案

1、檔案管理實務習題答案項目一 認識檔案與檔案機構【思考與練習】一、選擇題c d c b d b 二、多項選擇題1、abcde 2、abe 3、bce 4、ae 5、ac三、技能題答案要點：失職，違反檔案工作者的基本職責。由于檔案工作具有特殊的性質，所以要求檔案員一定要在政治上可靠，有較強的責任心，對待工作嚴肅認真。如果不負責任，管理松馳，則是容易出事的。楊朝陽同志的教訓就是前車之鑒。項目二 檔案收集歸檔【思考與練習】一、選擇題b b d c c d二、多選題 1、bc 2、ab 3、abc 4、abcde 5、bcde三、技能題參考答案： （1）第1、4文件必須歸檔，因這兩個文件都是反映了省婦聯

2、的主要工作職能； （2）第2、3文件不必歸檔，因這兩個文件跟省婦聯的主要工作職能無關，并不反映省婦聯的歷史發(fā)展面貌。 四、案例分析參考答案：不符合，因為檔案法實施辦法第十二條規(guī)定：“按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定，應當立卷歸檔的材料由本單位的文書或業(yè)務機構收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據為己有或者拒絕歸檔?！毙￡愒谖募w檔工作中的職責主要是督促和指導單位的檔案收集工作，以保證歸檔案卷的質量。項目三 檔案整理立卷 【思考與練習】一、選擇題a c a a d a c d二、技能題1參考答案： （1）將1、2、3、6組成一卷，案卷標題是：

3、市衛(wèi)生局關于干部職工培訓學習、2004年衛(wèi)生護校招生的意見、通知 （2）將4、5組成一卷，案卷標題是：市衛(wèi)生局、市中心醫(yī)院關于對余所犯錯誤的處分決定、通知 （3）將7、8、9、10組成一卷，案卷標題是：中共市委、市人民政府、市衛(wèi)生局關于劉、王、李、鐘等同志職務任免的決定、通知 2、參考答案： （1）第一個文件應歸入2004年； （2）第二個文件應歸入2004年； （3）第三個文件應歸入2002年； （4）第四個文件應歸入2004年； （5）第五個文件應歸入2005年。項目四 檔案價值鑒定 【思考與練習】一、 填空：1會計檔案銷毀清冊 2、技術鑒定 3、16-50年 4、保管期限二、單選題b b

4、 b b b三、技能題：1、參考答案： （1）小劉的做法是不對的。因為銷毀檔案應得到檔案主管領導的批準，她私自銷毀是錯誤的。再者，該公司一個內部機構雖然撤銷了，但其管理性文件反映了該公司的工作職能和歷史發(fā)展面貌，是重要的文件，應該保留下來。 （2）鑒定檔案的價值應從下面7個方面來分析： 1） 分析檔案的內容（著重分析檔案內容的重要性、獨特性、時效性） 2） 分析檔案的來源（分析文件的責任者，本單位形成的文件大于外單位的） 3）分析檔案產生時間（產生的時間越早越珍貴，在重要歷史時期產生的文件，往往具有重大價值） 4）分析檔案的名稱、稿本和外形特征 5）分析檔案的技術因素（檔案內容和反映對象的技術

5、水平越高，其價值越大） 6）分析檔案的功能因素 7）分析檔案的作者因素（高級領導人、重要機關、著名人物所形成的檔案，往往具有重大價值） 2、參考答案：（1）統(tǒng)計類文件的價值：年度綜合統(tǒng)計報表大于季度報表大于月份報表；通常情況下，全宗內文件比較完整，在分析時要從嚴；年度報表，一般作為永久保存以便查考，而季度報表和月報表一般保存時間相對比較短；（2）總結類文件的價值：季度總結和一些單項工作總結的價值增加，因為總結類文件中缺少年度總結，只有季度總結和一些單項工作總結；季度報表和月報表就會彌補不足而顯出其重要性，保存時間就相對增長。（3）職工代表大會工作報告的草稿要留存，因為職工代表大會的工作報告定稿

6、遺失，草稿在一定程度上可以彌補。3、參考答案：由機關檔案室會同文書部門和業(yè)務部門組成鑒定小組。對期滿檔案進行價值復審，重新劃定保管期限同時剔除無價值的檔案。鑒定工作結束后，應提出工作報告，對需要銷毀的檔案登記造冊，經機關領導人和主管機關批準后銷毀；未經批準的不得銷毀。實行兩人以上的監(jiān)銷制度。可以送到造紙廠或焚燒等；項目五 檔案保管【思考與練習】一、單選題 a b a b二、多選題1、aacd 2、abcd 3、abd 4、abcd三、技能題1參考答案： （1） 合理選擇檔案庫房位置： 1）不宜設在底層或頂層，以防潮防濕 2）不宜設在洗手間或鍋爐房的附近 3）不宜設在樓房的西側或南側，以防陽光直

7、射 4）要與檔案人員的辦公室和生活區(qū)分開 5）門窗要加固 （2） 合理安排檔案庫房布局： 1） 庫房區(qū)域應盡可能集中，同一基本大類的檔案應盡量安排在一個房間或幾個相鄰的房間中； 2） 檔案人員辦公室、閱覽室等應靠近庫房門口及樓梯間； 3） 利用頻率較高的檔案應存放在靠近辦公室的房間里。2參考答案：檔案保管（archives storage），檔案館（室）對檔案進行系統(tǒng)存放和安全保護的工作，是檔案管理中的一項重要內容。檔案保管工作是通過檔案庫房建設，采取各種防治措施，維護檔案實體及信息的完整與安全，保持檔案良好的存放秩序。檔案保管工作是檔案整體工作的基礎，直接關系到檔案壽命。具體內容包括以下幾個

8、方面：1）憑借柜具或庫房對檔案實施的日常管理；如：檔案庫房的使用與安排，檔案及柜具的有序化擺放和檔案檢索、提供利用等環(huán)節(jié)密切相關的檔案移出、收進等。2）預防工作。對一切可能損毀檔案的社會的、自然的因素采取必要的措施，防止檔案的損壞、延長檔案的壽命，維護檔案的安全。檔案保管場所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。3）在檔案流動過程中的各個環(huán)節(jié)對檔案采取安全防護的措施以及為防止檔案的自然和人為的損害而采取的各種專門技術措施，如復制、修補等。環(huán)境：一般紙質檔案適宜的保管溫度為1420（2）。相對濕度為5065%（5%），即一晝夜允許變化范圍溫度為2度左右，濕度為5%；因

9、為一般微生物繁殖所需溫度為20以上。濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。項目六 檔案檢索【思考與練習】一、單選題a b c a二、多選題1、cd 2、cd 3、 bd 4、abd三、技能題1、參考答案： 檔案檢索（archival retrieval），檔案館（室）將所藏檔案材料信息進行系統(tǒng)存儲，編制成各種檢索工具，建立檔案檢索系統(tǒng)，并通過它查找所需檔案以提供利用的一項業(yè)務工作。檔案檢索內容包括檔案信息存儲和查找兩個具體過程。 作用：1）檢索是提供利用的先期工作。檔案館（室）為提供利用所做的更直接的準備工作，具體解決每一個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現的。檔案能否及時、準確地

10、提供給利用者，充分發(fā)揮其作用，在很大程度上取決于檢索工作。 2）檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段。 3）檢索是檔案業(yè)務工作的一個獨立的重要環(huán)節(jié)。2、 檢索出的有關檔案 30（1）實際查全率 = _ * 100% = * 100% =75%全部有關檔案 40漏檢率= 1-75%=25%（2） 檢索出的有關檔案 30 查準率= *100% = *100% = 85.7% 檢索出的全部檔案 35誤檢率=1-85.7%=14.3%3、 b313 071-1-275-2 湖州重型機械制造公司關于機構調整的請示：湖重機199223號/湖重機+湖州重型機械制造公司關于機構調整的方案定稿：請示內部：永

11、久19920310 2頁260mm184mm 機構調整 請示 項目七 檔案編研【思考與訓練】一、單選題d b d c二、多選題1bd 2.bd 3.bc 4.a c三、技能測試 參考答案： 1、機關大事記； 2、編年體； 3、結構：題名、編輯說明、序言、目錄、正文、附錄等。 4、范圍：各種重要會議活動情況；單位黨政領導人的重要活動情況；以單位名義制定的路線、政策、法令、規(guī)定、決議、決定等；本單位重要領導人的任免、獎勵情況；本單位工作中出現的典型事件或事故等；報刊發(fā)表的關于本單位的經驗、事故、批評的報道和重要新聞。 5、收集的主要渠道：上級領導機關、業(yè)務主管機關以及本單位的檔案文件、簡報、快報、

12、月報、要聞摘報、動態(tài)報告等；報刊、電臺等媒體的相關報道；地方史志、年鑒等記實性資料；大事記錄等。項目八 檔案利用【思考與訓練】一、單選題 b c b d 二、多選題 1、bd 2、ac 3、abcd 4、abcd 三、技能訓練 參考答案： 配備設施：服務臺、閱覽桌、存物處、計算機、復印機等； 提供工具書：歷史、地理、政治、經濟文化等方面的工具書；與館藏相關的參考資料等； 規(guī)章制度：接待對象、閱覽范圍、批準權限、檔案索取、歸還手續(xù)、利用行為等方面的規(guī)定；2、出具檔案證明；檔案證明，是指檔案館（室）根據機關、團體或個人的詢問和申請，為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘

13、抄編寫的一種書面證明材料。在社會生活中，有些機關、企事業(yè)單位或個人，為處理和解決問題往往需要檔案部門提供證明材料。例如，公安、司法、檢察部門在審理案件過程中需要證明材料；個人在確認工齡、學歷、職稱方面需要證明材料等。 3、 備 忘 錄至：行政經理自：高葉主題：企業(yè)三十年成果展的主要內容日期：年月日內容： 一、展覽的主要內容 企業(yè)三十年以來在各個方面取得的重大成果：檔案資料等珍貴信息、老照片、實物檔案等； 二、原則 要注意突出其思想性，科學性、業(yè)務性和藝術性。 要對入選檔案合理分類，編寫前言、各部分標題、提要和介紹。 三、作用 突出地表現在兩個方面： 第一有利于宣傳和提高社會意識； 第二有利于廣

14、泛發(fā)揮檔案的作用。項目九 檔案統(tǒng)計【思考與訓練】一、單選題 a b a d 二、多選題 1、cd 2、abc 3、abc 三、技能訓練1、 60 計劃完成相對數= * 100%120% 50 80002、（1）文書檔案的結構相對數 = * 100%=66.7% 12000 3500（2）科技檔案的結構相對數=* 100%=29.2%12000 500（3）會計、音像檔案的結構相對數=* 100%=4.2% 120003、正算法： 2000卷強度相對數 = =400卷/人 5人倒算法： 5人強度相對數 = = 0.0025人/卷 2000卷項目十 專門檔案與檔案數字化【思考與訓練】一、簡答題：（略）二、技能測試1、小張服刑期間的人事檔案原單位某機械廠保管，2003年釋放后到某汽車修理廠工作檔案應及時轉遞過去。因為受刑事處分或勞動教養(yǎng)的人員的檔案，由原單位保管，刑滿釋放或解除勞動教養(yǎng)后重新安置工作的，其人事檔案由主管該人員的部門或所屬的人才服務中心。2、齊某的人事檔案應由紡織廠保管，企業(yè)被并入另一家公司，檔案也應隨之。因為出國不歸、失蹤和逃亡等人員的人事