北京市不動產(chǎn)登記檔案管理暫行辦法

1、不動產(chǎn)登記檔案管理暫行辦法 第一條 為規(guī)范本市不動產(chǎn)登記檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，有效保護和利用不動產(chǎn)登記檔案，根據(jù)中華人民共和國檔案法、北京市實施辦法、不動產(chǎn)登記暫行條例等法律、法規(guī)、規(guī)章，制定本辦法。第二條 不動產(chǎn)登記檔案是指在登記工作中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的紙質(zhì)檔案和電子檔案，包括登記申請材料、登記機構(gòu)的內(nèi)部審核文件以及具有保存價值的其他材料。第三條 北京市國土資源局 (以下簡稱市國土局)不動產(chǎn)登記部門負責全市不動產(chǎn)登記檔案的管理工作，對各分局不動產(chǎn)登記檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。各級不動產(chǎn)登記檔案管理機構(gòu)具體負責各類不動產(chǎn)登記檔

2、案的管理和保護利用。第四條 北京市不動產(chǎn)登記事務(wù)中心和各區(qū)縣不動產(chǎn)登記事務(wù)中心應(yīng)當設(shè)立不動產(chǎn)登記檔案管理機構(gòu)(以下簡稱檔案管理機構(gòu))，配備專職檔案管理人員，提供必要條件，建立健全管理制度和工作標準，明確工作責任，保障不動產(chǎn)登記檔案管理工作正常開展。第五條 各級不動產(chǎn)登記檔案管理機構(gòu)應(yīng)履行下列職責： （一）貫徹執(zhí)行相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，建立、健全本單位的檔案管理工作制度； （二）負責接收、整理本單位不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門移交的登記檔案；（三）指導(dǎo)本級不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門完成歸檔工作；（四）統(tǒng)一管理本單位的不動產(chǎn)登記檔案并提供利用。 第六條 各級不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門應(yīng)當按照本辦法規(guī)定，向本單位檔案管理機構(gòu)

3、移交應(yīng)當立卷歸檔的材料，集中管理。任何單位和個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。第七條 檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具備專業(yè)知識。各單位應(yīng)當保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定，加強對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)。第八條 不動產(chǎn)登記檔案，應(yīng)當做到書寫材料合乎標準、字跡工整、內(nèi)容規(guī)范、圖形清晰、數(shù)據(jù)準確、符合檔案立卷歸檔的要求。第九條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)配備與檔案管理工作相適應(yīng)的庫房、辦公室、閱覽室。檔案庫房應(yīng)符合檔案保護的要求，保持規(guī)定的溫濕度，配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，做好防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、防有害生物、防有害氣體等工作，確保不動產(chǎn)登記檔案的完整、安全和有效利用。第十條 不動產(chǎn)登記檔案的保管期

4、限分為永久和定期。檔案管理機構(gòu)應(yīng)當會同不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。對于已過保存期限失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)當提出處理意見，經(jīng)各區(qū)縣不動產(chǎn)登記事務(wù)中心審核，報北京市不動產(chǎn)登記事務(wù)中心同意后，方可銷毀。第十一條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)當嚴格執(zhí)行國家檔案管理的保密規(guī)定，防止檔案散失和泄密，定期對不動產(chǎn)登記檔案的密級進行鑒定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定及時調(diào)整檔案密級。涉密不動產(chǎn)登記檔案應(yīng)設(shè)有獨立的專用庫房，由專人負責管理。利用涉密不動產(chǎn)登記檔案，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。第十二條 各級不動產(chǎn)登記部門應(yīng)當為不動產(chǎn)登記檔案的現(xiàn)代化管理提供必要條件，采用新技術(shù)、新設(shè)備，逐步實現(xiàn)

5、不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。第十三條 檔案管理機構(gòu)應(yīng)當建立不動產(chǎn)登記檔案檢索工具，實現(xiàn)檔案信息資源共享，方便不動產(chǎn)登記檔案查詢，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫與登記簿數(shù)據(jù)庫之間動態(tài)更新。第十四條 不動產(chǎn)登記信息查詢利用按照不動產(chǎn)登記暫行條例及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定執(zhí)行。第十五條 有下列行為之一的，由市和分局不動產(chǎn)登記行政主管部門通報批評，對負有直接責任的主管人員和其他責任人員依法給予行政處分；造成不動產(chǎn)登記檔案損毀的，責令賠償損失；情節(jié)嚴重，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：（一）不按規(guī)定收集、保存和移交不動產(chǎn)登記檔案的；（二）涂改、偽造不動產(chǎn)登記檔案的；（三）擅自提供、抄錄、公布、銷毀不動產(chǎn)登記檔案的；（

6、四）出賣或者轉(zhuǎn)讓不動產(chǎn)登記檔案的；（五）不動產(chǎn)登記檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失的；（六）其他違反檔案管理規(guī)定的行為。第十六條 本辦法自2015年10月1日起實施。附件：1.不動產(chǎn)登記(紙質(zhì))檔案管理工作規(guī)范2.不動產(chǎn)登記(電子)檔案管理工作規(guī)范附件1:不動產(chǎn)登記（紙質(zhì)）檔案管理工作規(guī)范1.不動產(chǎn)登記檔案的歸檔范圍和收集 1.1不動產(chǎn)登記檔案的歸檔范圍1.1.1不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)部門實施不動產(chǎn)登記暫行條例，在辦理各類不動產(chǎn)登記中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，包括： （1）不動產(chǎn)登記申請審批表； （2）詢問筆錄； （3）申請人提交的登記材料； （4）實地查看記錄； （5）其他必要材

7、料。1.1.2作出不予登記決定后，應(yīng)復(fù)印留存的登記申請材料。1.1.3司法協(xié)助執(zhí)行文書（司法機關(guān)生效法律文書、協(xié)助執(zhí)行通知書等）。1.1.4依據(jù)不動產(chǎn)登記暫行條例，查詢登記信息過程中形成的查詢申請表和查詢結(jié)果證明復(fù)印件。1.2不動產(chǎn)登記檔案的收集、移交1.2.1登記工作完成后，不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)人員應(yīng)在一個工作日內(nèi)將材料移交檔案管理機構(gòu)，檔案管理機構(gòu)指定專人對接收的各種材料進行驗收，不符合要求的，不得接收。1.2.2不動產(chǎn)登記業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員移交檔案應(yīng)當填寫移交清冊一式兩份。交接雙方應(yīng)根據(jù)檔案移交清冊進行清點核對，由移交人、接收人簽字后各執(zhí)一份。1.2.3數(shù)字化整理掃描人員對檔案進行整理、掃

8、描、錄入、裝訂等工作，整理立卷、檢查驗收完成后，及時移交檔案管理機構(gòu)。1.2.4移交清冊包括序號、權(quán)證號、權(quán)利人、坐落、頁數(shù)等基本情況（見附表1）。1.3不動產(chǎn)登記檔案歸檔的質(zhì)量要求 1.3.1歸檔材料應(yīng)當齊全完整，字跡清晰。材料的書寫、紙張、裝訂應(yīng)當符合檔案保護技術(shù)要求。1.3.2接收檔案時,檔案管理人員依據(jù)文件要求對案卷質(zhì)量進行抽檢。 2.不動產(chǎn)登記檔案的整理和立卷歸檔2.1不動產(chǎn)登記檔案整理對象與內(nèi)容 數(shù)字化整理掃描人員負責檔案材料、協(xié)助執(zhí)行通知書的整理和掃描工作。整理項目包括：卷內(nèi)材料的排列與編號、卷內(nèi)材料目錄的編寫、卷內(nèi)備考表的編寫、填寫案卷封面、紙質(zhì)檔案的電子化、案卷的裝訂、檔案的

9、入庫排列等內(nèi)容。檔案管理工作人員負責日常管理和保管利用工作。2.2不動產(chǎn)登記檔案整理人員職責不動產(chǎn)登記檔案由數(shù)字化整理掃描人員立卷歸檔，檔案管理機構(gòu)人員負責指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查數(shù)字化整理掃描的具體工作。數(shù)字化整理工作應(yīng)細化內(nèi)部崗位職責標準、作業(yè)流程、技術(shù)要求、質(zhì)量控制和人員統(tǒng)籌等方面事項。2.2.1接收檔案工作人員的工作職責按時接收登記業(yè)務(wù)部門當天已辦結(jié)件的檔案，并且核對實物檔案與移交清冊是否相符。2.2.2數(shù)字化整理掃描工作負責人工作職責 （1）熟知中華人民共和國檔案法、不動產(chǎn)登記暫行條例等法律、法規(guī)和規(guī)章，認真執(zhí)行不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)章制度； （2）組織、協(xié)調(diào)、溝通數(shù)字化整理掃描與檔案管理機構(gòu)

10、之間的關(guān)系，加強數(shù)字化整理掃描人員的管理、業(yè)務(wù)培訓(xùn)及考核，并及時進行監(jiān)督、檢查； （3）負責指導(dǎo)檔案裝訂、掃描檔案等各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的分析、處理及疑難問題呈報工作。2.2.3檔案掃描人員的工作職責 （1）將材料按照順序進行掃描； （2）按照掃描操作的要求，生成的圖片材料按要求存放在指定的文件夾下； （3）掃描材料要求圖像清晰，色彩真實，沒有斑點壞點，圖片要正；（4）掃描過程中注意不要損壞檔案，掃描后要將材料按照目錄順序擺放好；（5）檢查掃描件是否合乎要求，不能有遺漏、錯掃、重復(fù)掃的現(xiàn)象。2.2.4檔案整理人員的工作職責 （1）按規(guī)范整理檔案，托裱，并排序、編頁、編目； （2）不得私自涂改、抽取

11、或偽造檔案材料； （3）不得擅自處理和銷毀檔案材料，對檔案中有里外號不相符的情況需要更改時，須進行登記，經(jīng)檔案管理人員批準后方能修改； （4）在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失損壞檔案材料； （5）嚴禁吸煙，以確保檔案的安全。 2.2.5裝訂人員的工作職責 （1）對已經(jīng)掃描完成的檔案進行裝訂； （2）案卷裝訂前要將材料上的金屬物剔除干凈； （3）折疊取齊，以a4紙張大小為標準； （4）裝訂采用三孔一線法在材料左側(cè)裝訂。2.2.6抽檢人員的工作職責 （1）檢查紙質(zhì)檔案是否符合檔案整理標準； （2）檢查電子檔案是否符合數(shù)字化標準； （3）將抽檢檔案情況在記錄本上登記。2.3不動產(chǎn)登

12、記檔案的立卷原則2.3.1不動產(chǎn)登記檔案以每一不動產(chǎn)登記為立卷單位，每變動一次產(chǎn)生的材料立為一卷。2.3.2立卷后，要及時建立相關(guān)案卷之間的聯(lián)系，做好檔案信息的動態(tài)管理。2.3.3卷內(nèi)材料應(yīng)按下列順序排列： （1）目錄； （2）審核表單； （3）當事人提供的申請材料； （4）圖紙； （5）其他； （6）備考表。2.4不動產(chǎn)登記檔案頁號的編寫2.4.1每一頁材料編寫一個頁號。單面書寫的材料在右上角編寫頁號；雙面書寫的材料，正面在右上角編寫、背面在左上角編寫頁號。圖表、照片可編在與此相應(yīng)位置的空白處或其背面。2.4.2編寫頁號后要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施。重號：將重號改為支號式。如6號

13、為重號，可改為6-1和6-2，在備考表內(nèi)注明第6頁共兩頁。漏號：采用分號式。如6頁后應(yīng)是7而編寫成8，可將第6頁改成6-7，在備考表中注明6-7頁共1頁。錯號：將錯號劃掉，重新編上正確的頁號，并在備考表中加以注明。2.4.3卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。2.4.4編寫頁號一律使用阿拉伯數(shù)字，從“1”開始，有效數(shù)字前不得出現(xiàn)“0”。2.5不動產(chǎn)登記檔案目錄的填寫（見附表2）2.5.1順序號：按卷內(nèi)材料的排列順序，每份材料應(yīng)編一個順序號。不重復(fù)，不遺漏。2.5.2材料題名：填寫該材料自身的標題，不得隨意更改和省略。如材料沒有標題，應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容準確、簡練地擬寫一個標題。材料題名欄內(nèi)不得填“其他”。2.

14、5.3頁次：填寫該材料所在的起始頁，最后頁應(yīng)填起止頁號（即單頁材料標明材料所在頁號，兩頁以上材料標明材料首頁的頁號，卷內(nèi)最后一份材料有多頁要標明起止頁號）。2.5.4備注：需要注明的內(nèi)容。2.6不動產(chǎn)登記檔案案卷封面的填寫（見附表3）2.6.1案卷封面的規(guī)格、樣式統(tǒng)一規(guī)定如下： （1）案卷封面的設(shè)計及表面尺寸、字體型號、文字排列、天地頁邊、封面設(shè)計的規(guī)格和處置都應(yīng)得體、劃一； （2）書寫一律自左而右，橫寫橫排，左側(cè)裝訂，裝訂線嚴禁寫字、印字； （3）用紙規(guī)格：參照文書檔案國家標準，長297毫米，寬210毫米（硬卷皮）。2.6.2卷皮封面項目包括：案卷號、立檔單位、不動產(chǎn)登記檔案、坐落、權(quán)利人、

15、權(quán)證號、保管期限。2.6.3案卷號編寫：不動產(chǎn)登記檔案案卷號編制參照不動產(chǎn)證書、證明編號規(guī)則制定，案卷號由省份簡稱漢字、年度、屬地行政區(qū)劃簡稱漢字、類別和案卷順序號五部分組成。具體分類根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，由市不動產(chǎn)登記事務(wù)中心協(xié)調(diào)有關(guān)部門統(tǒng)一制定。 （1）示例1：石景山2015年不動產(chǎn)登記（證書類）檔案歸檔案卷號編寫為：京2015石zs0000001。具體解釋為：京（北京）-2015（年度）石（石景山區(qū)不動產(chǎn)登記事務(wù)中心）zs（證書類）0000001（案卷順序號）。 （2）示例2：朝陽區(qū)2016年度不動產(chǎn)登記（證明類）檔案歸檔案卷號編寫為：京2016朝zm0000001。具體解釋為：京（北京）-

16、2016（年度）朝（朝陽區(qū)不動產(chǎn)登記中心）zm（證明類）0000001（案卷順序號）。 （3）示例3：海淀區(qū)2017年不動產(chǎn)登記（注銷類）檔案歸檔案卷號編寫為：京2015海zx0000001。具體解釋為：京（北京）-2017（年度）海（海淀區(qū)不動產(chǎn)登記中心）zx（注銷類）0000001（案卷順序號）。 （4）示例4：東城區(qū)2015年度不動產(chǎn)登記（協(xié)執(zhí)類）檔案歸檔案卷號編寫為：京2015東xz0000001。具體解釋為：京（北京）-2015（年度）東（東城區(qū)不動產(chǎn)登記中心）xz（協(xié)執(zhí)類）0000001（案卷順序號）。 （5）示例5：西城區(qū)2016年度不動產(chǎn)登記（其他類）檔案歸檔案卷號編寫為：京2

17、016西qt0000001。具體解釋為：京（北京）-2016（年度）西（西城區(qū)不動產(chǎn)登記中心）qt（其他類）0000001（案卷順序號）。 2.6.4立檔單位名稱：填寫各分局全稱。2.6.5保管期限：一般為永久、定期保存。2.6.6不動產(chǎn)登記坐落：以不動產(chǎn)登記簿記載的信息為準。2.6.7權(quán)利人：以不動產(chǎn)登記簿記載的信息為準。2.6.8權(quán)證號：填寫登記部門向不動產(chǎn)權(quán)利人頒發(fā)證書、證明證號。2.6.9填寫封面使用電腦打印卷皮封面或使用碳素或藍黑墨水筆書寫，字體工整，不得涂改。2.7不動產(chǎn)登記檔案備考表的填寫（見附表4）2.7.1備考表用于保護材料，介紹和說明卷內(nèi)材料變化情況。2.7.2備考表每卷一

18、份，如暫時沒有情況填寫，也要放于卷末，以供日后注記時使用。2.7.3規(guī)格：參照文書檔案國家標準，長297毫米，寬210毫米，使用a4紙（硬卷皮）。2.7.4立卷人：負責材料整理、立卷歸檔的人員姓名。2.7.5檢查人：負責檢查歸檔材料整理、立卷質(zhì)量檢查人員的姓名。2.7.6立卷時間：歸檔材料整理、立卷完畢的日期。2.7.7卷內(nèi)材料說明：需要說明的情況。2.8 不動產(chǎn)登記檔案的裝訂2.8.1裝訂前的準備工作 （1）將材料上的金屬物全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料進行剪裁； （2）破損的或幅面過小的材料應(yīng)用a4白襯紙托裱，一頁白襯紙應(yīng)托裱一張材料，不得托裱兩張以上（含兩張）材料；字跡擴散

19、的應(yīng)復(fù)制并與原件一起存檔，復(fù)制件在前，原件在后； （3）卷內(nèi)材料大于a4幅面的，應(yīng)按a4大小折疊整齊，并注意預(yù)留出裝訂邊際，便于展開翻閱； （4）凡是遇有火漆、鉛封、蠟封等裝訂成冊的材料以及公證書等法律證明文件，不要改變原裝訂方式； （5）核對卷內(nèi)目錄題名與卷內(nèi)材料題名是否一致，核對檔案卷皮姓名（名稱）與卷內(nèi)材料姓名（名稱）是否一致。姓名（名稱）不得用同音字或隨意簡化字代替。2.8.2裝訂 （1）采用三孔一線法在材料左側(cè)裝訂，孔間距離7厘米，用線繩裝訂，結(jié)頭打在背面； （2）卷內(nèi)材料應(yīng)向左下角對齊。裝訂孔中心線距材料左邊際應(yīng)為2.5厘米，最少不得少于1.5厘米； （3）大型圖紙折疊后過厚的，應(yīng)

20、在裝訂線位置加入墊片，使其保持平整； （4）卷內(nèi)材料與卷皮裝訂在一起，做到整齊美觀，不壓字、不掉頁、不妨礙閱讀； （5）檔案裝訂完成后，檔案管理人員審核后簽名； （6）檔案整理裝訂完畢須經(jīng)消毒除塵后方能入庫、上架。2.9裝盒或裝袋2.9.1將整理好的檔案裝入檔案袋，檔案袋封面的填寫要與袋內(nèi)檔案的內(nèi)容一致，檔案袋不易裝得過滿，一般同一卷檔案應(yīng)裝在同一個檔案袋內(nèi)，不得分散保存。對于頁數(shù)較多的檔案，可采用設(shè)立分卷的方式解決。2.9.2整理好的檔案也可以裝盒，裝盒后需將檔案案卷號的起始號等檢索項標注在盒側(cè)面，以方便查找。2.10入庫排列 2.10.1不動產(chǎn)登記檔案入庫后，排列方式須與檔案案卷編號方式一

21、致，保持案卷之間的有機聯(lián)系,確定存放位置，便于保管和利用。2.10.2不動產(chǎn)抵押登記檔案、不動產(chǎn)注銷登記檔案、協(xié)助執(zhí)行通知書應(yīng)單獨立卷，單獨排列。2.10.3檔案柜應(yīng)標明存放檔案起止編號。3.不動產(chǎn)登記檔案的保管3.1檔案庫房應(yīng)當安裝溫濕度記錄儀，配備空調(diào)及去濕、增濕設(shè)備，并定期進行檢修、保養(yǎng)。庫房的溫度應(yīng)當控制在14-24, 相對濕度應(yīng)當控制在45%-60%。3.2檔案密集架應(yīng)與地面保持80mm以上距離，其排列應(yīng)便于通風降濕。3.3建立蟲霉鼠害檢查制度，發(fā)現(xiàn)蟲霉、鼠害應(yīng)及時滅菌殺蟲、投放藥劑予以消滅。3.4配備吸塵器，加密封門，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的可設(shè)置空氣過濾裝置，防止污染氣體進入庫

22、房。3.5檔案庫區(qū)配備適用的消防器材，使用的消防器材要在有效期內(nèi)，并按要求定期檢查、更換。安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫區(qū)內(nèi)嚴禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。檔案庫房應(yīng)安裝火警及防盜自動報警裝置，并定期檢查。3.6檔案庫房宜選用白熾燈作為人工照明光源，照度不宜超過100勒克斯，如采用熒光定時，應(yīng)對紫外線進行過濾。不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施，檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。4.不動產(chǎn)登記檔案的利用4.1不動產(chǎn)登記檔案以電子檔案利用為主，原始檔案必須在指定場所，有專業(yè)檔案管理人員在場時方可查閱。4.2查閱、抄錄和復(fù)制不動產(chǎn)登記檔案應(yīng)當經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責人同

23、意,查詢過程中注意愛護檔案，不得隨意勾劃、涂改、撕頁、抽取或損毀。借閱時應(yīng)填寫借閱登記簿。4.3檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立不動產(chǎn)登記檔案利用效果登記簿，記錄檔案利用情況。5.不動產(chǎn)登記檔案的保密5.1不動產(chǎn)登記檔案管理人員應(yīng)當認真執(zhí)行中華人民共和國保守國家秘密法，遵守保密制度和保密紀律，對密級的檔案內(nèi)容不泄密、不失密，確保檔案的安全。5.2法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定不宜公開的不動產(chǎn)登記檔案，其查詢范圍和方式按法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定辦理。附表1：不動產(chǎn)登記檔案移交清冊序號權(quán)證號權(quán)利人坐落頁數(shù)備注移交人： 接收人：移交日期：附表2 : 案卷號： 不 動 產(chǎn) 登 記 檔 案 卷 內(nèi) 目 錄坐落： 區(qū)(縣) 號權(quán)利人

24、： 權(quán)證號： 順序號材 料 名 稱頁次備注附件3不動產(chǎn)登記檔案坐落：權(quán) 利 人： 權(quán) 證 號： 保管期限本卷共 件 頁 案 卷 號附件4卷 內(nèi) 備 考 表本卷 情況說明 立 卷 人 檢 查 人 立卷時間 附件2：不動產(chǎn)（電子）檔案管理工作規(guī)范1不動產(chǎn)登記電子檔案一般規(guī)定1.1 為加強對本市不動產(chǎn)登記電子檔案的歸檔與管理，保障不動產(chǎn)登記電子檔案的安全和有效利用，依據(jù)國家標準電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb/ti8894-2002），結(jié)合實際,制定本規(guī)范。1.2 不動產(chǎn)登記電子檔案是指在不動產(chǎn)登記過程中形成的具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子材料。包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加

25、工處理成果。 1.3 各單位檔案管理機構(gòu)負責電子檔案的管理、利用及涉密電子檔案的保密監(jiān)督管理，協(xié)助信息化部門為電子檔案管理提供信息化支持。1.4電子登記簿應(yīng)按照不動產(chǎn)登記基本單元建立，錄入各類屬性數(shù)據(jù)，形成登記簿數(shù)據(jù)庫，并與電子檔案目錄形成關(guān)聯(lián)。1.5屬于歸檔范圍內(nèi)的不動產(chǎn)登記檔案，應(yīng)當進行數(shù)字化加工處理。1.6數(shù)字化處理基本流程應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處附件2：不動產(chǎn)(電子)檔案管理工作規(guī)范1.不動產(chǎn)登記電子檔案一般規(guī)定1.1為加強對本市不動產(chǎn)登記電子檔案的歸檔與管理，保障不動產(chǎn)登記電子檔案的安全和有效利用，依據(jù)國家標準電子文件歸檔與管理規(guī)范（gb/ti8894-2002），結(jié)合實際,

26、制定本規(guī)范。1.2不動產(chǎn)登記電子檔案是指在不動產(chǎn)登記過程中形成的具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子材料。包括電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果。 1.3各單位檔案管理機構(gòu)負責電子檔案的管理、利用及涉密電子檔案的保密監(jiān)督管理，協(xié)助信息化部門為電子檔案管理提供信息化支持。1.4電子登記簿應(yīng)按照不動產(chǎn)登記基本單元建立，錄入各類屬性數(shù)據(jù)，形成登記簿數(shù)據(jù)庫，并與電子檔案目錄形成關(guān)聯(lián)。1.5屬于歸檔范圍內(nèi)的不動產(chǎn)登記檔案，應(yīng)當進行數(shù)字化加工處理。1.6數(shù)字化處理基本流程應(yīng)包括案卷整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份與異地保存。1.7在數(shù)字化處理過程中應(yīng)

27、加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全，同時紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范記錄。2.不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化處理2.1掃描方式2.1.1應(yīng)根據(jù)檔案原件幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進行掃描，對大幅面的檔案材料由于掃描后圖像拼接技術(shù)難度大，又浪費時間、人力，建議采用數(shù)碼相機拍攝的方式，拍攝精度應(yīng)高于300萬像素，同時要注意被拍攝物的影像要充滿取景框；紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。2.1.2紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率；不適合拆卷的檔案

28、可采用零邊距掃描儀或者是相機拍攝的方式。2.2色彩的選擇2.2.1頁面為黑白兩色且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。2.2.2頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。2.2.3頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。2.3分辨率的選擇2.3.1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。2.3.2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率宜選擇大于或等于200dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當

29、提高分辨率。2.4特殊頁面的掃描2.4.1對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決。2.4.2采用高分辨率灰度或彩色掃描技術(shù)將插圖與文字一起掃描，保證原來的頁面布局和插圖清晰。2.4.3對于頁面中有黑白或彩色照片的文件，采用jpeg格式掃描，確保照片清晰度，同時可避免圖像存儲空間過大。2.5數(shù)字化圖像處理2.5.1圖像糾偏采用自動或手動糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。2

30、.5.2圖像去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。2.5.3圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。2.5.4裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像材料的容量，節(jié)省存儲空間。 2.6存儲格式2.6.1采用黑白二值模式掃描的圖像材料，一般采用tif(g4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的材料，一般采用jpeg格式存儲。2.6.2存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀為前提，盡量減小存儲容

31、量為準則。提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為ceb、pdf或其他格式。2.7圖像材料命名圖像材料的命名應(yīng)確保其唯一性，并與電子檔案目錄形成對應(yīng)。2.8圖像轉(zhuǎn)換要求不動產(chǎn)登記檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像材料，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接，數(shù)字圖像的排列順序應(yīng)與物理檔案相符合。3.不動產(chǎn)登記電子檔案管理3.1電子檔案數(shù)據(jù)驗收3.2.1電子檔案目錄與電子登記簿錄入質(zhì)量對錄入的目錄數(shù)據(jù)和登記簿數(shù)據(jù)應(yīng)進行抽查，抽查率不得低于10%，保證錯誤率不得高于萬分之三。3.2.

32、2圖像質(zhì)量對紙質(zhì)材料掃描后形成的圖像材料應(yīng)進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問題的控制，以達到要求的圖像質(zhì)量。保證掃描后的數(shù)字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應(yīng)各種紙張和手寫、印刷字的情況。3.3.3數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量對圖像和目錄數(shù)據(jù)掛接應(yīng)進行抽查，抽查率不得低于10%，保證錯誤率不得高于萬分之三。3.4電子檔案備份和保存3.4.1備份范圍電子檔案目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理成果均應(yīng)進行備份。3.4.2備份方式為保證不動產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)的安全性，備份載體的選擇性也應(yīng)多樣化，應(yīng)做好在線增量備份、定時完全備份以及異地容災(zāi)體系。 （1）在線增量備份至少每天一次做好增量數(shù)據(jù)和材料備份，也可根據(jù)自身的設(shè)備

33、和資金情況，制定更為嚴謹?shù)膫浞莶呗浴?（2）定時完全備份至少應(yīng)每周一次定時做好完全備份，并根據(jù)自身條件，建立至少每年一次的離線存放制度，存放地點除要滿足防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等要求外，還應(yīng)采用專用的防磁柜存放。3.4.3異地異柜保存不動產(chǎn)登記部門應(yīng)選用成熟可靠的產(chǎn)品與技術(shù)，建立科學(xué)的異地異柜保存制度，以應(yīng)對可能的災(zāi)害事故，電子檔案備份數(shù)據(jù)應(yīng)異柜保存一份確保安全，異地保存的數(shù)據(jù)存放地點至少保證與源數(shù)據(jù)存放地點間隔距離不得小于二十公里。3.4.4備份數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢驗。檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、材料數(shù)量是否準確等。3.5電子檔案歸檔管

34、理3.5.1歸檔的不動產(chǎn)登記電子檔案必須是最終數(shù)據(jù)信息。歸檔時，應(yīng)附帶說明文件（readme.txt），對不動產(chǎn)登記電子檔案的內(nèi)容、創(chuàng)建時間、存儲格式與文件類型、保管期限、密級等加以說明。3.5.2歸檔的不動產(chǎn)登記電子檔案基礎(chǔ)信息要嚴格做到檔案、數(shù)據(jù)庫（數(shù)字化檔案和數(shù)據(jù)信息）和登記簿三者信息的一致性，確保信息的完整、準確和有效。3.5.3在確保信息安全的前提下，各單位向檔案管理機構(gòu)移交不動產(chǎn)登記電子檔案載體時，交接雙方應(yīng)按紙質(zhì)檔案移交要求履行簽字手續(xù)。3.5.4在接收不動產(chǎn)登記電子檔案載體時，應(yīng)由電子檔案形成部門按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，

35、并填寫電子文件交接登記表（見附表1），并把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。 3.5.5不動產(chǎn)登記電子檔案接收后，檔案部門要嚴格做好不動產(chǎn)登記電子檔案的保管和再檢驗工作。接收入庫的各類不動產(chǎn)登記電子檔案應(yīng)定期機讀抽檢，抽檢率不低于40%，確保上機測試無病毒和100%的準確率。3.5.6對涉密不動產(chǎn)登記電子檔案要嚴格按相關(guān)保密條例進行處理，確保做到不在非涉密計算機等設(shè)備處理涉密不動產(chǎn)登記電子檔案，涉密不動產(chǎn)登記電子檔案的編目、入庫、收藏均須另行處理。3.5.7不動產(chǎn)登記電子檔案載體應(yīng)采用光盤、硬盤等載體。光盤備份方式是將數(shù)據(jù)或掃描件刻錄到光盤中，硬盤備份方式是把數(shù)據(jù)或掃描件保存在作業(yè)單位的備份硬盤中。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為不動產(chǎn)登記電子檔案保存的載體。3.5.8存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)注明反應(yīng)其內(nèi)容的檢索標識。檢索標識一般包括載體序號、類別號、保管期限、存入日期等項目。3.5.9磁性載體上歸檔的不動產(chǎn)登記電子檔案應(yīng)定期復(fù)制，一般