檔案管理暫行辦法范文

1、學(xué)校檔案管理暫行辦法第一章總則第一條為加強學(xué)校的檔案工作，提高學(xué)校檔案管理水平，更好地為學(xué) 校教育教學(xué)工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法和國家檔案局頒發(fā)的 機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范等有關(guān)法規(guī)精神，特制訂本辦法。第二條檔案工作是一項專業(yè)性工作，是學(xué)校工作的重要組成部分，是最新范本，供參考!提高單位工作效率和質(zhì)量的必要條件,是維護學(xué)校工作歷史真實面貌的一項重要工作。第三條檔案室集中統(tǒng)一管理學(xué)校各項工作中形成的全部檔案，其構(gòu)成 是以文書檔案為主體，包括黨政 人事、教研教改 會計、基建 設(shè)備、實 物、聲像等方面的檔案。第四條本制度適用于學(xué)校各種類檔案資料的收集 整理 保管、利用 等基礎(chǔ)管理工作。第二章

2、檔案管理體制第五條檔案管理體制（_）學(xué)校的檔案管理按分級管理的方法進行，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下，由分管 領(lǐng)導(dǎo)、檔案室 各部門組成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。（-）檔案室是在分管領(lǐng)導(dǎo)、教導(dǎo)處主任領(lǐng)導(dǎo)下，具體負責檔案管理的 日常機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理學(xué)校的全部檔案。（三）檔案室管理人員應(yīng)努力學(xué)習檔案管理專業(yè)知識，不斷提高學(xué)識 水平和工作能力。（四）建立科學(xué)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各部門須確定相對穩(wěn)定的兼職檔案 資料員。業(yè)務(wù)上接受檔案室的指導(dǎo)，定期參加檔案網(wǎng)絡(luò)的各項活動。第六條職責范圍（-）檔案室是學(xué)校內(nèi)負責檔案管理的專門機構(gòu)，職責與權(quán)限按照學(xué) 校制訂的檔案工作崗位責任制執(zhí)行。（二）由分管教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)具體分管檔案工作，檔案室管理員必

3、須 定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。（三）各部門要做好文件資料的形成、積累 歸檔工作，確保歸檔文件 的完整、準確 及時。第三章檔案的歸檔第七條歸檔范圍及保管期限（一）各部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，包括黨、政 以及人事、總務(wù)等工作中形成的各種門類和載體的文件資料以及與本學(xué)校業(yè) 務(wù)工作有關(guān)的資料，均屬歸檔范圍。（-）檔案的保管期限和種類分為永久和定期，定期分為長期（十 六 年至五十年）和短期（十五年以下）兩種；會計檔案保管期限和種 類也分為 永久和定期。（三）凡對學(xué)校有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定時間 范圍內(nèi)有利用價值的檔案列為長期或短期。（四）凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保

4、管期限一律從長。第八條 歸檔時間（一）階段歸檔：凡專題項目、基建工程或業(yè)務(wù)活動中形成的文件資 料，在任務(wù)完成告一段落時，在三個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件資料組成保管 單位，由部門負責人審定后，由兼職檔案資料員向檔案室歸檔。（-）隨時歸檔：專題會議、重要設(shè)備儀器和文件資料，在活動 結(jié)束后 三個月內(nèi)須將應(yīng)歸檔的文件資料組成案卷，由兼職檔案資料員向綜合檔案室 歸檔。（三）學(xué)年年度歸檔：各項管理中形成的文件資料一律在次學(xué)年的第 一季度內(nèi)組成保管單位，經(jīng)本部門負責人審定后，由兼職檔案資料員向檔 案室移交。第九條歸檔要求（一）各部門檔案是我學(xué)校的寶貴財富，任何人不得以任何理由占為 己有，必須按時向檔案室移交。（

5、二）歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。（三）歸檔的文件必須準確地反映各部門各項活動的真實情況和歷史過 程。（四）歸檔的文件資料必須層次分明，符合形成規(guī)律，并簽署完備。（五）歸檔的文件資料必須紙質(zhì)優(yōu)良 字跡耐久、書寫工整清晰。（六）文件資料形成 積累、整理和歸檔工作，列入各部門的工 作計 劃、職責范圍和有關(guān)人員的崗位責任制。（七）代表學(xué)校外出參觀學(xué)習、考察和參加各種會議的工作人員帶回的文件材料必須交學(xué)校檔案室先做收文登記編號后，再借出使用；經(jīng)檔 案室證明，財務(wù)部門方可報銷資料費。（八）各部門要歸檔的文件資料，經(jīng)整理后檔案室移交。（九）文件資料立卷的程序一般為：分類-組合-編目，即在文件收集 齊全的

6、基礎(chǔ)上，將文件按有關(guān)特征分開，然后按一定的規(guī)律進行組合，最 后將經(jīng)過組合的文件，進行系統(tǒng)排列和編目。（十）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批 復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的則放在相對 的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在相對的最后一年立卷；跨年度的會議文件 放在會議開幕年立案；其它文件資料的立卷應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（十一）組合的基本要求是：組合應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使 之聯(lián)系緊密，分級適當，做到問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限準 確。（十二）卷內(nèi)文件要去掉金屬物，對破損的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要 求托裱，文件紙張過小的要用A4空白紙襯托上，字跡已

7、擴散的應(yīng)復(fù)制并與 原件一并立卷，即復(fù)制件在前，原件在后，文件沒有留出裝訂線的要加補貼 邊，案卷應(yīng)采用三孔一線的方法裝訂。（十三）卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資 料應(yīng)依序排列一起，即批復(fù)在前，請示在后；文件在前，附件在后；印件在 前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后，轉(zhuǎn)發(fā)件在 前，原件在后。（十四）卷內(nèi)文件應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。成卷裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng) 一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號。圖表和聲像 材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。（十五）永久 長期和短期的案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件 目錄，對文件材料的題名不要隨

8、意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有 的雖然有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責任者（作者）、年、 月、日的文件資料要考查清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議 記錄應(yīng)填寫每次會議的 時間和主要內(nèi)容，填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文 件目錄放在卷首。（十六）有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)， 若無情況可以說明，也應(yīng)將立卷人 檢查人的姓名和時間填上以示負責，備 考表應(yīng)置卷尾。（十七）聲像資料應(yīng)用文字標出攝像 照片或錄音的對象 時間、地 點 中心內(nèi)容和責任者（作者）。（十八）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄、備考表、檔號的格式按 文書檔案案卷格式執(zhí)行。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定 執(zhí)行。

9、（十九）案卷封皮，應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，案卷題名要簡明，確切地 反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，一般包括責任者（作者）、內(nèi)容和名稱等，體式一 致，文字簡練，使用簡稱應(yīng)規(guī)范 通俗易懂，并用毛筆或鋼筆書寫，字跡要 工整 清晰。第十條歸檔手續(xù)（一）各部門向檔案室移交檔案時，必須辦好交接手續(xù)。（-）檔案的整理必須遵循文件資料自然形成規(guī)律，保持文件之間的 歷史聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（三）檔案室接收檔案后要及時分類登記入冊，確定保管期限，并編制 案卷目錄。（四）檔案的保管期限應(yīng)符合第七條的規(guī)定。（五）按照檔案內(nèi)容和載體的不同，檔案室制定統(tǒng)一的分類方案。1. 學(xué)校的檔案按其門類分為文書檔案 基建檔案 設(shè)備檔案、

10、實物檔 案、聲像檔案等。2. 基建檔案按“基建-項目；設(shè)備-型號”等原則進行分類。3. 按照案卷排列順序編制卷號，以固定案卷位置，在一冊案卷目錄內(nèi) 不得出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。3. 案卷目錄應(yīng)區(qū)別不同保管期限，分年度或混年度編制目錄號，案卷目 錄號不得重復(fù)。4. 案卷裝訂整齊美觀，案卷接收（移交）登記簿 檔案借閱登記簿 檔案利用效果登記簿、檔案銷毀冊 檔案工作情況 統(tǒng)計年報等 格式均按機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范執(zhí)行。第四章檔案的保管第十一條存放檔案必須有專用柜、架、箱等裝具，并做到排列有序， 統(tǒng)一編號。不同規(guī)格、不同式樣的檔案裝具應(yīng)該分開排列，盡量做到整齊劃O第十二條照片保管：存放照片、影集，應(yīng)按編號順序

11、排列。第十三條 要定期對收藏檔案的保管狀況進行全面檢查清理核對工作，做到帳物相符。 對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修裱和復(fù)制。第十四條保存檔案必須有專門房屋，并具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜 防火、防光、防潮、防高溫、防塵 防有害生物和污染等安全措施。第十五條檔案應(yīng)保持適宜溫濕度，聲像檔案溫濕度應(yīng)當控制在14 24 C,相對濕度45 65%0管理人員要及時觀察、記錄溫濕度 的變 化，采取措施及時進行調(diào)節(jié)。第十六條檔案室實行專人管理，嚴禁無關(guān)人員進入。第十七條檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放與檔案無關(guān)的物品。第五章檔案的保密第十八條嚴格執(zhí)行保密法，嚴格執(zhí)行上級印發(fā)的一系列有關(guān)國家 秘密及其范圍的規(guī)定，增強保

12、密意識，嚴守黨和國家機密，做好保密工作， 確保局檔案絕對安全。第十九條 建立健全檔案保密組織，做到“三落實”，即領(lǐng)導(dǎo)落實，組 織落實，人員落實。第二十條學(xué)校的保密范圍規(guī)定另行制定。第二十一條屬機密、秘密的檔案應(yīng)有明顯標志。第二十二條非檔案形成人員和部門借閱須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在規(guī)定 的地點閱讀。第二十三條借出、利用有密級的檔案，必須妥善保管，不準轉(zhuǎn)借，不 準帶回家。第二十四條檔案工作人員不準利用工作之便，擅自抄錄 復(fù)制檔案傳 遞他人，不準與無關(guān)人員談?wù)摍n案秘密。第二十五條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)小組每隔一定時間，應(yīng)對檔案保密工作進 行檢 查，及時發(fā)現(xiàn)并整改存在的問題，凡違反保密規(guī)定造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕 重給

13、予處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。第六章檔案的鑒定和移交第二十六條檔案的鑒定（_）學(xué)校檔案的保管期限，執(zhí)行本辦法第三章第七節(jié)有關(guān)條款，定 期對檔案進行鑒定，準確判定檔案的存毀。（二）學(xué)校檔案的鑒定工作，應(yīng)在分管領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室管理 員和各部門有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同組成鑒定小組負責。（三）鑒定采用直接鑒定法。每次鑒定要寫出鑒定報告，對檔案 的鑒 定情況應(yīng)在保管單位備考表中注明意見，由鑒定小組負責人簽名，并說明鑒定日期。（四）鑒定工作一般一年一次，也可臨時組織。（五）檔案通過鑒定，要求達到確定保管期限準確，保管單位質(zhì) 量達到 標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，鑒定小組應(yīng)及時責成有關(guān)部門

14、和人員負責修改 補充。（六）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事，銷毀前要造具清冊，由鑒定 小組提出銷毀申請，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，并報縣教育局和鎮(zhèn)教育辦備案，情況特 殊的專門檔案按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（七）銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，指派兩人以上負責監(jiān)銷，監(jiān) 銷人員在銷毀清冊上簽名。亠第七章檔案白勺統(tǒng)計第二十七條檔案統(tǒng)計的內(nèi) 容（一）檔案管理基本情況統(tǒng)計，主要有檔案管理人員及素質(zhì)狀況，房 屋設(shè)備狀況，檔案保管情況等。（二）檔案數(shù)量統(tǒng)計，主要有檔案庫存數(shù)、入庫數(shù)、出庫數(shù)及收藏結(jié)構(gòu) 等。第二十八條檔案的統(tǒng)計要求（一）檔案的統(tǒng)計應(yīng)嚴格遵守上級的統(tǒng)計 標準。（二）平時要做好檔案的登記工作，統(tǒng)計數(shù)均以原始記錄為依據(jù)， 做

15、到準確 科學(xué)。（三）檔案統(tǒng)計應(yīng)指定專人負責。各項統(tǒng)計項目定期匯總，認真進行統(tǒng) 計分析。（四）按時按規(guī)定向上級報送統(tǒng)計報表。第八章檔案的利用第二十九條檔案信息開發(fā)工作重點服務(wù)于學(xué)校的各項工作。第三十條 檔案利用方式有閱覽服務(wù) 制發(fā)復(fù)制件、制發(fā)檔案證明和咨詢服務(wù)等多種形 式。第三十一條根據(jù)需要編制有效的檢索工具。第三十二條檔案室要對檔案開展加工整理工作，編撰大事記、統(tǒng)計資料匯編等專題資料，主動地為局領(lǐng)導(dǎo)和各部門服務(wù)。第三十三條對積極主動開發(fā)與提供利用檔案，為局機關(guān)工作服務(wù)做出貢獻的人員，應(yīng)給予表彰和獎勵。第三十四條凡學(xué)校教師因工作需要查閱檔案的，可憑部門領(lǐng)導(dǎo)簽署的閱檔申批表可到檔案室查閱，一般不能查閱與本人工作不對口 或帶保密內(nèi)容的檔案。第三十五條 查閱檔案必須辦理登記手續(xù)，并在閱覽室查閱；確 因工作 需要外借的，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)同意，時間一般不超過十天，到期仍需要 者，可辦續(xù)借手續(xù)。第三十六條外單位查閱檔案，需憑單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方能查